Theo số liệu từ Văn phòng Chính phủ năm 2018 cho biết, trung bình, cán bộ, ngành và địa phương tổ chức từ vài trăm đến 2000 cuộc họp mỗi năm. Họp nhiều nhưng không hiệu quả, họp nhiều gây lãng phí nhân lực là tình trạng chung của các cơ quan Nhà nước và nhiều doanh nghiệp. Không chỉ ở Việt Nam, theo số liệu của SAGA năm 2014, mỗi ngày ở Mỹ có khoảng 25.000 cuộc họp, lãng phí 37 tỷ USD mỗi năm cho những cuộc họp vô ích. Đó chính là lý do những phần mềm quản lý cuộc họp ra đời.
Mục lục nội dung:
Họp nhiều nhưng không hiệu quả: Thực trạng tại nhiều doanh nghiệp
Thực trạng chất lượng cuộc họp trong các cơ quan Nhà nước và Doanh nghiệp Việt Nam hiện nay là:
- Tổ chức nhiều cuộc họp nhưng chất lượng cuộc họp thấp
- Họp lan man không có mục tiêu, lịch trình cụ thể
- Thời gian họp kéo dài
- Sau cuộc họp, người tham gia không nắm được nội dung cuộc họp
- Người tham gia không có tài liệu, kết luận của cuộc họp
- Nhân sự quên lịch họp hoặc lịch họp chồng chéo giữa các phòng ban
- Khó khăn trong việc tìm kiếm lại các tài liệu của những cuộc họp trước đó
- …
Thực trạng trên dẫn đến:
- Lãng phí thời gian và nguồn nhân sự: Vì tham gia họp mà nhân sự không có thời gian thực hiện các công việc khác, chi phí vận hành doanh nghiệp tăng
- Tạo tâm lý mệt mỏi cho nhân sự vì họp quá nhiều
- Hình thành văn hóa làm việc thiếu chuyên nghiệp
Những vấn đề đó âm thầm tồn tại trong các Cơ quan Nhà nước, Doanh nghiệp,… Nhà quản lý có thể “phớt lờ” vì hậu quả trước mắt không quá nghiêm trọng. Tuy nhiên, nếu bạn muốn doanh nghiệp tăng trưởng, phát triển bền vững với môi trường làm việc chuyên nghiệp thì việc tham khảo và ứng dụng những phần mềm Quản lý cuộc họp là cần thiết.
Phần mềm Quản lý cuộc họp là gì?
Phần mềm Quản lý cuộc họp hỗ trợ tổ chức cuộc họp theo quy trình chuyên nghiệp, quản lý nội dung cuộc họp, đảm bảo cuộc họp diễn ra hiệu quả và tập trung.
Các tính năng cơ bản của phần mềm quản lý lịch họp
- Khởi tạo lịch họp gồm: Thời gian, địa điểm, thành viên tham gia, phân vai trò cho người tham gia cuộc họp, lịch trình cuộc họp,…
- Quản lý nội dung, tài liệu, trao đổi,… của cuộc họp
- Chia sẻ thông tin cuộc họp
- Gửi các thông báo tự động
- Nâng cao chất lượng cuộc họp với phần mềm quản lý cuộc họp
Gợi ý một số Phần mềm Quản lý cuộc họp phù hợp với mọi doanh nghiệp
1. Phần mềm Quản lý cuộc họp FastWork Meeting
FastWork Meeting nằm trong bộ phần mềm quản trị nội bộ FastWork Office+. Phần mềm Quản lý cuộc họp này có đầy đủ những tính năng cơ bản đã nói trên.
Cụ thể phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức cuộc họp theo quy trình chuyên nghiệp theo các giai đoạn trước cuộc họp, họp và sau cuộc họp. Ở mỗi giai đoạn, cuộc họp cần có gì, cần chuẩn bị gì, cần làm những công việc gì, đều được khái quát và hữu hình hóa trên phần mềm. Ví dụ, trước cuộc họp cần chuẩn bị địa điểm, thời gian, tài liệu,… bạn đều có thể thực hiện trên phần mềm.
Những tính năng nổi bật của phần mềm
- Tổ chức cuộc họp
Sử dụng phần mềm quản lý cuộc họp FastWork Meeting, người dùng có thể khởi tạo cuộc họp với thông tin cụ thể như Tên, địa điểm, thời gian, người tham gia, vai trò của người tham gia, lịch trình cuộc họp, thêm các tài liệu cần đọc trước khi tham gia cuộc họp,…
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể gửi thông tin và mời tham gia cuộc họp qua email từ phần mềm.
- Quản lý cuộc họp
FastWork Meeting hỗ trợ quản lý đặt lịch họp, quản lý lịch sử dụng phòng họp, quản lý nội dung và các tài liệu hay báo cáo trong các cuộc họp.
Nhà quản lý và nhân sự có thể xem thông tin các cuộc họp trong công ty theo lịch biểu Giờ/Ngày/Tuần/Tháng/Năm hay theo phòng họp, theo nhân sự. Thông tin này giúp bạn tránh được việc tạo lịch họp trùng,…
Người dùng cũng có thể tìm kiếm lại các tài liệu trong những cuộc họp trước đó.
- Gửi thông báo tự động
Lịch tham gia cuộc họp, thông tin trao đổi trong cuộc họp có liên quan đến bạn hay kết luận sau cuộc họp đều được phần mềm gửi tự động đến từng thành viên tham gia cuộc họp,…Điều này giúp nhà quản lý, nhân sự không quên lịch họp khi có quá nhiều công việc chồng chéo.
Ngoài ra, phần mềm quản lý cuộc họp FastWork Meeting còn cho phép người dùng trao đổi, tạo cuộc thăm dò ý kiến trong cuộc họp đã tạo, cài đặt cuộc họp ở chế độ riêng tư,…
Quản lý cuộc họp là một kỹ năng, công việc, yêu cầu trong quản trị nội bộ doanh nghiệp. Là nhà quản lý, ngoài ứng dụng phần mềm để quản lý cuộc họp hiệu quả, FastWork đề xuất bạn tham khảo cả bộ phần mềm hỗ trợ quản trị nội bộ toàn diện.
Bộ phần mềm quản trị nội bộ FastWork Office+ gồm các phần mềm nhỏ như:
- Ứng dụng chấm công nhận diện khuôn mặt Face ID
- Phần mềm tự động hóa tính lương
- Phần mềm Quản trị đề xuất và phê duyệt điện tử
- Phần mềm Thông báo và Truyền thông nội bộ
- Ứng dụng bàn làm việc
- Phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp
- Phần mềm quản lý thu chi nội bộ
- Phần mềm đăng ký sử dụng thiết bị dùng chung
>>> Tham khảo thêm thông tin về bộ phần mềm quản trị nội bộ FastWork Office+ Tại Đây
Chi phí sử dụng phần mềm
Phí sử dụng phần mềm quản lý cuộc họp FastWork Meeting phụ thuộc vào số người dùng. Cụ thể, nếu doanh nghiệp của bạn có 10 nhân sự giá phần mềm là 300k/tháng. Với chi phí này ngoài quản lý cuộc họp bạn có thể sử dụng tất cả những phần mềm khác trong bộ phần mềm quản trị nội bộ đã nhắc trên.
Nếu bạn thấy FastWork Meeting phù hợp với doanh nghiệp của mình, bạn muốn tìm hiểu thêm về phần mềm hay xem demo phần mềm, hãy để lại thông tin tại hộp Đăng ký tư vấn cuối trang hoặc liên hệ đến Fanpage FastWork.
Đánh giá chung về phần mềm
Phần mềm đáp ứng được đầy đủ những tác vụ và yêu cầu trong quản lý cuộc họp. Ưu điểm của phần mềm là giao diện trực quan, dễ sử dụng, có phiên bản Web App và Mobile App trên cả 2 hệ điều hành.
Ngoài ra, người dùng sẽ được sử dụng 10 phần mềm nhỏ khác khi mua phần mềm Quản lý cuộc họp FastWork Meeting.
Điểm trừ duy nhất của phần mềm này là không cho phép dùng thử miễn phí như các phần mềm quản lý lịch họp của nước ngoài. Nhưng bù lại, người dùng hoàn toàn có thể xem demo free FastWork Meeting.
2. Quản lý cuộc họp trên Outlook
Outlook có lẽ đã quen thuộc với nhiều người dùng. Được phát triển bởi Microsoft, Outlook nằm trong bộ Microsoft 365. Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân gồm các tính năng như quản lý công việc, email, quản lý liên lạc, lịch, ghi chú, tạp chí và duyệt web,…
Outlook hỗ trợ quản lý lịch họp thế nào?
Scheduling Assistant – Trợ lý lịch biểu là tính năng giúp bạn quản lý việc họp trong Outlook. Người dùng có thể tạo cuộc họp với các thông tin về thời gian, địa điểm, người tham gia, quản lý lịch họp trên lịch biểu của Outlook, phản hồi về lời mời tham gia cuộc họp.
Chi phí sử dụng
Ngoài bản sử dụng Free, Outlook có gói cao cấp sử dụng đầy đủ các tính năng với dung lượng lưu trữ 1 TB cho 1 người dùng, chi phí theo năm là 1.299.000đ / năm. Gói cho tối đa 6 người dùng là 1.699.000đ / năm.
Outlook cũng có các gói dành riêng cho doanh nghiệp với chi phí từ 2.5USD/tháng/người dùng đến 8.25USD/tháng/người dùng
Đánh giá chung
Được phát triển bởi ông lớn công nghệ Microsoft, ưu điểm của Outlook khá nhiều như có bản dùng thử, có khả năng liên kết dữ liệu với các bộ phần mềm khác trong Microsoft 365, có bản sử dụng Free với tính năng email và lịch.
Tuy nhiên, so với phần mềm quản lý cuộc họp FastWork Meeting thì chi phí sử dụng Outlook cho doanh nghiệp khá cao. Bên cạnh đó, Outlook cũng không có các tính năng chuyên biệt trong quản trị nội bộ.
- Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về quản lý họp trên Outlook, bạn có thể truy cập https://outlook.live.com/owa/
3. Phần mềm quản lý lịch họp Adam.ai
Adam.ai là ứng dụng của nước ngoài, hỗ trợ quản lý toàn bộ vòng đời của cuộc họp. Phần mềm đáp ứng được nhu cầu quản lý của doanh nghiệp, nhà quản lý và cá nhân.
Các tính năng của Adam.ai
- Lên lịch họp nhanh chóng và mời thành viên tham gia
- Chuẩn bị cho cuộc họp sắp tới
- Xem thông tin chi tiết về các cuộc họp
- Nhận thông báo về các cuộc họp
- Phần mềm có khả năng tích hợp với nhiều phần mềm lớn như Google Drive, Trello, Outlook, Zapier,…
Giá sử dụng phần mềm Adam.ai
Phần mềm quản lý cuộc họp Adam.ai có bản sử dụng Free với việc hạn chế một số tính năng và hạn chế 5 người dùng, 10 cuộc họp/tháng.
Ngoài bản dùng Free, Adam.ai có 2 phiên bản trả phí: Gói Pro – đầy đủ các tính năng với giá 4,99$/tháng/người dùng và Gói dành cho doanh nghiệp – doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp với nhà phát triển để có thông tin về giá.
Đánh giá chung
Nếu bạn đang tìm phần mềm quản lý cuộc họp miễn phí, nhu cầu sử dụng đơn giản và ít thì Adam.ai là đề xuất sáng giá. Hoặc nếu doanh nghiệp bạn cần sử dụng phần mềm quản lý lịch họp của nước ngoài thì cũng nên tham khảo phần mềm này. Adam.ai là phần mềm top đầu được trang review phần mềm hàng đầu thế giới G2 bình chọn.
- Bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin về Adam.ai tại https://adam.ai/
Kết luận
Với những phần mềm gợi ý trên, chúng tôi kết luận lại, nếu doanh nghiệp bạn cần phần mềm quản lý cuộc họp toàn diện và cần bộ phần mềm quản trị nội bộ toàn diện với chi phí hợp lý nhất thì bạn nên cân nhắc sử dụng FastWork. Trường hợp nhu cầu tìm ứng dụng riêng lẻ để quản lý lịch họp bạn có thể tham khảo Outlook hoặc Adam.ai. Nếu bạn muốn sử dụng các phần mềm của nước ngoài, Fellow và Docket là đề xuất bạn nên xem xét.
Trên đây, chúng tôi đã gợi ý bạn một số phần mềm quản lý cuộc họp của cả Việt Nam và nước ngoài. Hy vọng bạn sẽ chọn được phần mềm phù hợp trong số những phần mềm trên.
