Là một doanh nghiệp sản xuất lâu đời nhưng không ngại cải tiến, công ty TNHH Mỹ Bảo nhận thấy nhu cầu số hóa toàn bộ quy trình quản lý nhân sự, quản lý ngày công và giờ làm của cán bộ công nhân viên là vô cùng cấp thiết. Sau nhiều đánh giá, cân nhắc công ty Mỹ Bảo đã tin tưởng lựa chọn FastWork Việt Nam để đồng hành trên chặng đường chuyển đổi số của mình. Mới đây hai công ty dã thành công triển khai phần mềm FastWork HRM và FastWork OFFICE cho 120 nhân sự công ty Mỹ Bảo.
Mục lục nội dung:
1. Giới thiệu công ty TNHH Mỹ Bảo
Công ty TNHH Mỹ Bảo được thành lập từ năm 2007, với hơn 15 năm kinh nghiệm sản xuất các loại găng tay bảo hộ lao động, găng tay thời trang,… từ chất liệu cotton và tơ sợi hóa học, các sản phẩm chính của công ty bao gồm: găng tay cảm ứng, găng tay Hero, găng tay em bé,…
Với mục tiêu “Giữ đôi tay vàng, mang lại thành công” Mỹ Bảo Luôn mong muốn mang đến cho khách hàng của mình những sản phẩm tốt nhất. Đó cũng là lý do công ty luôn cẩn thận trong từng khâu kiểm duyệt và không ngừng đổi mới công nghệ.
Không dừng lại ở việc đổi mới công nghệ sản xuất mà chính sự đổi mới trong cách thức quản lý, số hóa doanh nghiệp cũng là mục tiêu lớn của Mỹ Bảo để công ty tối ưu phương thức hoạt động và đem tới những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng của mình.
2. Những khó khăn trong phương thức quản lý cũ
Là một nhà máy sản xuất, Mỹ Bảo có đặc thù là cần quản lý số lượng lớn công nhân viên với ca làm việc dài, xoay ca ngày – đêm liên tục và thời gian làm thêm, tăng ca không cố định, mức lương cho từng ca làm việc vào ngày trong tuần hay cuối tuần cũng là khác nhau.
Với khối lượng lớn thông tin cần quản lý và xử lý như vậy nhưng cách thức chấm công trước đây của công ty lại rất thủ công là chấm công qua bảo vệ của nhà máy. Sau đó, bộ phận kế toán mới tổng hợp lại ngày công theo tuần hoặc theo tháng.
Cách làm này thực sự mang tới rất nhiều bất cập cho công ty, tiêu biểu có thể kể đến như: tỷ lệ sai số cao, nhân viên bảo vệ không ghi nhận chính xác giờ làm việc cho công nhân, giờ làm thêm/tăng ca không được ghi nhận rõ ràng; bộ phận kế toán mất rất nhiều thời gian để xử lý lại số liệu, tính lương cho hơn 120 nhân sự. Chưa kể việc kiểm soát, tra cứu các đơn từ, ngày phép của nhân sự công ty cũng rất khó khăn. Từ đó khiến cho các công nhân viên cũng thắc mắc, khó chịu khi ngày công, ngày phép của mình không được ghi nhận chính xác.
Chính từ thực tế này, nên Ban Lãnh Đạo công ty Mỹ Bảo xác định việc số hóa quy trình quản lý nhân sự, đặc biệt là quy trình chấm công, tính lương là vô cùng cấp thiết. Các giải pháp số hóa cần giải quyết được triệt để vấn đề của công ty với mức chi phí tối ưu nhất.
Sau khi đánh giá toàn bộ các tiêu chí công ty TNHH Mỹ Bảo đã quyết định lựa chọn FastWork bởi tính ứng dụng thực tế cao và chi phí tốt hơn khá nhiều so với các phần mềm khác tại thị trường.
Vậy FastWork đã giúp Mỹ Bảo tháo gỡ được những khó khăn của mình như thế nào?
3. Công ty Mỹ Bảo số hóa toàn bộ quy trình quản lý nhân sự với FastWork HRM & FastWork OFFICE
Bước đầu tiên, Mỹ Bảo đã loại bỏ hoàn toàn cách thức chấm công cũ thông qua bảo vệ, mà thay vào đó toàn bộ cán bộ nhân viên của nhà máy đã thực hiện chấm công ngay trên di động thông qua app FastWork. Với công nghệ nhận diện Face ID kết hợp định vị GPS FastWork & IP Wifi, FastWork Timesheet đảm bảo toàn bộ nhân sự nhà máy sẽ được chấm công nhanh chóng, đúng người, đúng địa điểm.
Giờ làm việc chính xác của từng công nhân được cập nhật realtime ngay trên hệ thống, các trưởng bộ phận, giám đốc hay kế toán hoàn toàn có thể nhanh chóng nắm bắt giờ làm việc và số lượng nhân sự thực tế tại các địa điểm nhà máy, văn phòng.
Việc phân ca, xoay vòng ca giờ cũng trở nên đơn giản hơn rất nhiều dựa trên các ca làm được thiết lập trước bởi quản lý hoặc bộ phận kế toán trên hệ thống: ca hành chính từ 8 – 17h cho khối văn phòng, ca từ 6h – 18h và 18h – 6h cho khối sản xuất. Đối với ca sản xuất thì thời gian xoay ca cũng có thể thiết lập sẵn là xoay ca sau 1 tuần, 2 tuần,… tự động lặp lại vào các tháng tiếp theo. Tất cả thông báo về việc thay đổi ca làm việc sẽ được tự động gửi tới cho các công nhân viên.
Toàn bộ các đơn từ của nhân sự công ty cũng được số hóa và quản lý online trên phần mềm FastWork. Công nhân viên có thể dễ dàng tạo các loại đơn: đến muộn, nghỉ phép, nghỉ ốm, tăng ca,…theo các mẫu sẵn có và đợi phê duyệt từ cấp trên ngay trên phần mềm.
Tiếp đó, bảng lương của từng nhân sự sẽ được cập nhật chính xác dựa theo bảng công, đơn từ trên phần mềm và các công thức đã được thiết lập từ trước. Việc này sẽ giảm tối đa thời gian làm việc cho bộ phận kế toán và loại bỏ hoàn toàn những sai số không đáng có.
Ngoài ra phần mềm FastWork HRM còn giúp Mỹ Bảo quản lý được toàn bộ hệ thống thông tin & hồ sơ nhân sự cũng như xây dựng quy trình quản lý, đánh giá nhân viên theo KPI. Các quy trình xử lý văn bản, công văn giấy tờ và các tài sản công của công ty cũng được số hóa trên phần mềm FastWork Office.
Sau thời gian áp dụng, Ban Lãnh Đạo công ty Mỹ Bảo đánh giá cao tính ứng dụng thực tế của FastWork và tin rằng hai bên sẽ còn hợp tác lâu dài trong tương lai.
FastWork.vn chúng tôi tự hào đóng góp vào thành công của hơn 3500+ doanh nghiệp Việt ở mọi quy mô, lĩnh vực trên chặng đường số hóa, với những cái tên tiêu biểu CMC Telecom, VNpost, Mobifone, Viglacera, Metro Mart, Bảo hiểm quân đội MIC, Bảo hiểm Bưu điện PTI, Bệnh viện Đa khoa tỉnh Phú Thọ,….
Liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào form bên dưới để được nhận ưu triển khai.
