Từ khi ra đời, sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) nhanh chóng trở thành nguyên lý được nhiều doanh nghiệp sản xuất ứng dụng bởi tính ưu việt và hiệu quả mà nó mang lại. Trong một khảo sát của Industry Week, có 36% doanh nghiệp sản xuất ở Mỹ đã và đang triển khai sản xuất tinh gọn để tạo ra sản phẩm đáp ứng giá trị mong muốn của khách hàng & tối ưu nguồn lực trong nội bộ.
Vậy sản xuất tinh gọn là gì? Những nguyên tắc doanh nghiệp cần biết để triển khai mô hình Lean Manufacturing thành công? Cùng FastWork tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây!
Mục lục nội dung:
Sản xuất tinh gọn là gì?
Sản xuất tinh gọn được dịch từ cụm từ “Lean Manufacturing”, nó bắt nguồn từ hệ thống sản xuất của Toyota (TPS), một hệ thống được đưa vào triển khai từ những năm 1950 và được biết đến nhiều hơn về tính hiệu quả khi triển khai hệ thống sản xuất Just- In-Time (JIT).
Cụm từ “Lean Manufacturing” hay “Lean Production” thường gọi tắt là “Lean” đã xuất hiện lần đầu tiên trong quyển Cỗ máy làm thay đổi Thế giới (The Machine that Changed the World) xuất bản năm 1990. Sản xuất tinh gọn đã và đang được áp dụng ngày càng rộng rãi tại các công ty sản xuất hàng đầu trên toàn thế giới, đặc biệt là trong ngành sản xuất ô tô, xe máy và các nhà cung cấp thiết bị cho ngành này. Theo báo cáo của Mekong Capital tháng 06/2004, có khoảng 36% các doanh nghiệp sản xuất ở Mỹ đã triển khai hay đang trong quá trình triển khai hệ thống sản xuất tinh gọn.
Sản xuất tinh gọn lean manufacturing là một hệ thống các công cụ và phương pháp quản lý sản xuất nhằm loại bỏ những lãng phí, những bất hợp lý trong quá trình sản xuất để giảm chi phí sản xuất, rút ngắn thời gian sản xuất, tăng sản lượng cho doanh nghiệp. Nguyên tắc chủ đạo của sản xuất tinh gọn là gia tăng giá trị cho khách hàng thông qua việc liên tục loại bỏ lãng phí trong suốt quá trình cung cấp sản phẩm và dịch vụ.
Trong sản xuất tinh gọn, giá trị của một sản phẩm được xác định hoàn toàn dựa trên những gì khách hàng thật sự yêu cầu và sẵn lòng trả tiền để có được. Các hoạt động sản xuất có thể được chia thành ba nhóm sau đây:
- Các hoạt động tạo ra giá trị tăng thêm (Value-added activities) là các hoạt động chuyển hóa nguyên vật liệu trở thành đúng sản phẩm mà khách hàng yêu cầu.
- Các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm (Non value-added activities) là các hoạt động không cần thiết cho việc chuyển hóa nguyên vật liệu thành sản phẩm mà khách hàng yêu cầu. Bất kỳ những gì không tạo ra giá trị tăng thêm có thể được định nghĩa là lãng phí. Những gì làm tăng thêm thời gian, công sức hay chi phí không cần thiết đều được xem là không tạo ra giá trị tăng thêm.
- Các hoạt động cần thiết nhưng không tạo ra giá trị tăng thêm (Necessary non value-added activities) là các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm từ quan điểm của khách hàng nhưng lại cần thiết trong việc sản xuất ra sản phẩm nếu không có sự thay đổi đáng kể nào từ quy trình cung cấp hay sản xuất trong hiện tại. Dạng lãng phí này có thể được loại trừ về lâu dài chứ không thể thay đổi trong ngắn hạn. Chẳng hạn như mức tồn kho cao được yêu cầu dùng làm kho “đệm” dự phòng có thể dần dần được giảm thiểu khi hoạt động sản xuất trở nên ổn định hơn.
Vì vậy, lãng phí ở đây được hiểu là “tất cả các hoạt động của doanh nghiệp không giúp tạo ra giá trị mong muốn cho khách hàng”. Muốn áp dụng được hệ thống sản xuất tinh gọn, doanh nghiệp phải hiểu đâu là những điều khách hàng thật sự quan tâm, những giá trị từ sản phẩm và dịch vụ cung cấp được khách hàng sẵn sàng trả tiền… Trên cơ sở đó, doanh nghiệp sẽ biết cách giảm thiểu, hoặc loại bỏ, những hoạt động nào làm phát sinh chi phí và kéo dài thời gian chờ đợi của khách hàng.
6 Nguyên tắc quan trọng trong sản xuất tinh gọn
Sáu nguyên tắc cốt lõi của sản xuất tinh gọn lean manufacturing được sử dụng làm cơ sở thực hiện Lean.
– Nhận thức về sự lãng phí: Đây là việc nhận thức và phát hiện những hoạt động gì có hoặc không làm tăng thêm giá trị từ góc độ khách hàng. Bất kỳ vật liệu, quy trình hay tính năng nào không tạo thêm giá trị theo quan điểm của khách hàng được xem là thừa và nên loại bỏ. Ví dụ như việc vận chuyển vật liệu giữa các phân xưởng là lãng phí và có khả năng được loại bỏ.
– Chuẩn hóa quy trình: Sản xuất tinh gọn đòi hỏi việc triển khai các hướng dẫn chi tiết cho sản xuất, trong đó ghi rõ nội dung, trình tự, thời gian và kết quả cho tất cả các thao tác do công nhân thực hiện. Điều này giúp loại bỏ sự khác biệt trong cách các công nhân thực hiện công việc.
– Quy trình liên tục: Sản xuất tinh gọn thường nhắm tới việc triển khai một quy trình sản xuất liên tục, không đi lòng vòng, không bị ùn tắc, hạn chế việc trả về hay phải chờ đợi.
– Sản xuất theo nguyên tắc kéo – đối lập với sản xuất theo nguyên tắc đẩy truyền thống. Phương pháp đẩy tức là người quản trị sản xuất lập tiến độ khối lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất tất cả các bộ phận, phù hợp với khối lượng cần thiết cho khâu lắp ráp cuối cùng. Nguyên vật liệu được phân cho các nơi làm việc vào những thời điểm thích hợp. Khi công việc đã hoàn thành tại một nơi làm việc, các chi tiết được chuyển đến nơi làm việc tiếp theo và đợi để được xử lý tiếp. Nhưng ngược lại, phương pháp kéo sẽ được tiến hành như sau:
- Đơn hàng bắt đầu từ công đoạn cuối cùng. Khi một đơn hàng được nhận từ khách hàng và thông tin cho xưởng sản xuất, lệnh sản xuất trước tiên được đưa đến công đoạn ở cuối quy trình sản xuất.
- Sản phẩm được “lôi kéo” trong quá trình sản xuất dựa trên nhu cầu của công đoạn sau. Mỗi công đoạn sản xuất được xem là một khách hàng của công đoạn gần kề trước nó. Không có sản phẩm nào được gia công bởi công đoạn trước nếu công đoạn sau không yêu cầu.
- Tốc độ sản xuất được điều phối bởi tốc độ tiêu thụ của các công đoạn sau. Mức độ sản xuất ở từng công đoạn bằng với mức nhu cầu/tiêu thụ của công đoạn theo sau.
– Chất lượng từ gốc: Sản xuất tinh gọn nhắm tới việc loại trừ những phế phẩm từ gốc, làm đúng ngay từ đầu, tránh việc phải sửa chữa hoặc làm lại. Theo nguyên tắc này việc kiểm soát chất lượng bởi các công nhân ở các khâu luôn được chú trọng.
– Cải tiến liên tục: Sản xuất tinh gọn lean manufacturing đòi hỏi sự cố gắng đạt đến sự hoàn thiện bằng cách không ngừng loại bỏ những lãng phí, những bất hợp lý khi phát hiện ra chúng. Theo nguyên tắc này đòi hỏi sự tham gia tích cực một cách thường xuyên, liên tục của tất cả mọi người trong doanh nghiệp trong quá trình sản xuất và mọi người coi đây là nghĩa vụ, trách nhiệm và cả quyền lợi khi quy trình sản xuất được hoàn thiện hơn.
5 Bước xây dựng hệ thống quản lý sản xuất tinh gọn
Sự khác biệt của một tổ chức triển khai thành công quy trình sản xuất tinh gọn là họ tập trung tìm hiểu cặn kẽ các nguyên tắc cơ bản cần thiết để hệ thống hoạt động thay vì sao chép các phương pháp thực hành từ các doanh nghiệp khác.
Áp dụng Lean đòi hỏi một quá trình liên tục cần được đánh giá, giám sát & điều chỉnh cách thức làm việc của cả đội ngũ. Bốn bước bạn có thể thực hiện để xây dựng một hệ thống quản lý dự án tinh gọn của riêng mình bao gồm:
1. Thiết kế một hệ thống sản xuất đơn giản
Bạn càng chia nhỏ hệ thống của mình thành các bộ phận phức hợp, đơn giản thì từng bộ phận sẽ dễ dàng hơn trong việc giám sát & cải thiện chất lượng thông qua việc loại bỏ lãng phí.
2. Tiếp tục tìm kiếm đa dạng phương pháp để cải thiện
Nhân viên ở tất cả các cấp cần được khuyến khích và hỗ trợ trong việc tìm cách cải tiến các quy trình và nhiệm vụ. Điều quan trọng là phải có một cái nhìn tổng quan trung thực về các nhiệm vụ để tìm ra các lĩnh vực cần cải tiến. Những cải tiến này càng cụ thể cho công ty & quy trình, áp dụng sản xuất tinh gọn càng hiệu quả.
3. Liên tục thực hiện các cải tiến thiết kế
Tìm kiếm những cải tiến là chưa đủ, chúng cần được đưa vào thực hành ở mức độ thực tế. Bất kỳ cải tiến nào cũng nên được sao lưu bằng các chỉ số cải tiến và tốt nhất bạn nên thực hiện các thay đổi gia tăng nhỏ hơn là những thay đổi sâu rộng.
4. Thu hút sự đồng tình của nhân viên
Để đạt được hiệu quả ba bước đầu tiên, bạn cần có được sự hỗ trợ của nhân viên. Toàn bộ phương pháp luận có thể bị ảnh hưởng nếu ban lãnh đạo quyết định thực hiện nó mà không thu hút được sự đồng tình của nhân viên. Vì lãng phí, và do đó tinh gọn, là một khái niệm tổng thể trong toàn bộ hoạt động kinh doanh, nên nó đòi hỏi ban quản lý phải xác định và hiểu được các vấn đề thực sự cần được giải quyết.
Nhân viên có thể cản trở sự thành công của sản xuất tinh gọn bằng cách chống đối, đặc biệt nếu gánh nặng quản lý và thực hiện Lean đặt lên vai họ. Một giải pháp tốt cho điều này là tạo một ‘kế hoạch tinh gọn’ trong đó các nhóm có thể cung cấp phản hồi và đề xuất cho ban quản lý, sau đó họ sẽ đưa ra quyết định cuối cùng về bất kỳ thay đổi nào. Huấn luyện cũng rất quan trọng để giải thích các khái niệm và truyền đạt kiến thức cho nhân viên ở mọi cấp độ.
5. Chọn đúng công cụ sản xuất tinh gọn
Các công cụ của sản xuất tinh gọn đều được phát triển từ những nguyên tắc cốt lõi của Lean: Tập trung tạo ra giá trị, loại bỏ sự lãng phí và khách hàng là người quyết định giá trị.
Do vậy, để lựa chọn được công cụ triển khai sản xuất tinh gọn hiệu quả, doanh nghiệp cần tùy thuộc vào hoàn cảnh của nhà sản xuất nhắm hướng đến giá trị được khách hàng thừa nhận và loại bỏ lãng phí không gắn với giá trị hướng đến. Các CEO có thể ưu tiên ứng dụng các công cụ Lean theo 3 định hướng:
- Chọn công cụ có thể áp dụng được trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào vì tính quan trọng để quản lý vận hành hiệu quả
- Công cụ giúp tăng tính linh hoạt và thích nghi trong vận hành
- Công cụ giúp nâng cao khả năng giải quyết vấn đề.
10 Công cụ sản xuất tinh gọn tiêu biểu
Có rất nhiều công cụ doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng để triển khai hệ thống quản lý tinh gọn, dưới đây là 10 công cụ được dùng phổ biến nhất, bao gồm:
- Hoshin Kanri giúp triển khai chính sách hiệu quả
- Công việc tiêu chuẩn (Standardized Work – SW)
- Phân tích lãng phí Muda và phương pháp Kaizen – công cụ của sản xuất tinh gọn
- Phương thức quản lý Kanban
- Phương pháp 5S – 5 Nguyên tắc cơ bản
- Sản xuất tinh giản qua Sơ đồ chuỗi giá trị – Value Stream Mapping (VSM)
- Phương pháp Tập trung quy trình PDCA – Focus PDCA
- Mô hình sản xuất Cell
- Duy trì năng suất tổng thể (Total Productive Maintenance – TPM)
- Visual Management (Quản lý trực quan)
Sự phát triển của công nghệ số như hiện nay đã giúp cho các công cụ của sản xuất tinh gọn dễ dàng áp dụng sâu rộng vào hoạt động sản xuất hàng ngày. Các CEO doanh nghiệp sản xuất nên chọn đúng công cụ từ xuất phát điểm: Những lãng phí nào cần được “Tinh gọn” để thúc đẩy sức mạnh sản xuất nội tại.
Kết hợp sản xuất tinh gọn với 1 phần mềm quản lý sản xuất
Chuyển đổi số trên nguyên lý sản xuất tinh gọn là lời giải tối ưu giúp các doanh nghiệp gia tăng năng suất, tạo ra nhiều sản phẩm chất lượng đáp ứng giá trị mong muốn của khách hàng.
Trước đây, để phát hiện các yếu tố lãng phí, các nhà quản lý sản xuất cần trải qua việc quan sát thực tế tại phân xưởng và phân tích các dữ liệu thống kê. Hoạt động này tương đối khó khăn và đòi hỏi nhiều kinh nghiệm từ những người có kiến thức và kinh nghiệm về sản xuất tinh gọn. Đồng thời gây ra một trở ngại là khó áp dụng Lean ở diện rộng trong tổ chức, gây ra các điểm thắt nút cổ chai – một vấn đề đi ngược lại nguyên tắc Lean.
Sự phát triển của công nghệ số đã hóa giải nút thắt này một cách hiệu quả. Với sự tham gia của các công nghệ mới như tự động hóa, IoT, dữ liệu lớn, AI,…các thông tin sản xuất được thu thập một cách toàn diện. Nhờ đó nhà quản lý có thể hình dung về toàn bộ diễn biến sản xuất: Có vấn đề gì ở khu vực sản xuất? Tại sao lại có vấn đề đó và nhanh chóng tìm ra giải pháp nhằm đảm bảo quá trình sản xuất liền mạch.
Do vậy, việc triển khai mô hình Lean Manufacturing kết hợp với phần mềm quản lý doanh nghiệp sản xuất như FastWork là giải pháp được nhiều CEO lựa chọn để tăng chiều sâu năng lực cạnh tranh trong kỷ nguyên số.
Ứng dụng FastWork giúp quản lý tiến độ các đơn hàng sản xuất, quản lý nhân sự, công việc, khách hàng,… thay thế hoàn toàn các công cụ quản lý, trao đổi công việc thủ công qua sổ sách, excel, zalo, gọi điện. Giúp các nhà quản lý, các bộ phận kinh doanh, sản xuất, thi công, kế toán,… phối hợp làm việc chủ động, cập nhật thông tin tức thời, góp phần thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh được liền mạch, hiệu quả hơn.
Kết Luận
Kết lại, sản xuất tinh gọn là một phương pháp luận có thể giúp hợp lý hóa và cải tiến quy trình sản xuất hoặc các dịch vụ khác nhằm mang nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, đồng thời tiết kiệm thời gian và tiền bạc thông qua việc loại bỏ lãng phí.
Lean được áp dụng tốt nhất trong toàn bộ tổ chức với việc giám sát và cải tiến liên tục cùng sự hỗ trợ của nhân viên ở tất cả các cấp. Đồng thời, việc sử dụng kết hợp phần mềm quản lý doanh nghiệp sản xuất phù hợp có thể giúp loại bỏ các rào cản để nhanh chóng ứng dụng sản xuất tinh gọn thành công.
Các CEO đang tìm kiếm công cụ để vận hành doanh nghiệp sản xuất tinh gọn hơn? Tham khảo ngay phần mềm FastWork bằng cách liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để nhận bản DEMO miễn phí.
