Xuất phát từ nhu cầu tối ưu hóa toàn bộ quy trình vận hành, quản lý của doanh nghiệp, mới đây công ty Sistar Việt Nam đã hợp tác cùng FastWork triển khai thành công phần mềm cho 35 nhân sự toàn công ty.
1. Giới thiệu công ty Sistar Việt Nam
Sistar Vietnam được thành lập năm 2011, là doanh nghiệp chuyên phân phối các sản phẩm:
- Vaccine
- Trang thiết bị y tế
- Bộ kit chẩn đoán thú y, chấn đoán an toàn thực phẩm
- Thuốc thú y
Năm 2022 Sistar Việt Nam được vinh danh với giải thưởng “Người Tiên Phong” ủa Dymind – Nhà Cung Cấp Máy Xét Nghiệm Phân Tích Huyết Học. Điều này thêm một lần nữa khẳng định sự uy tín, chất lượng sản phẩm của Sistar và hành trình cố gắng không ngừng nghỉ của công ty.
Hơn 10 năm hoạt động, được biết Sistar luôn nêu cao phương châm “Phân phối những sản phẩm chất lượng tốt nhất” và cho tới nay, Sistar đã thành công xây dựng được uy tín thương hiệu, niềm tin của khách hàng. Trong buổi trao đổi với FastWork, ông Bùi Văn Ty – Quản lý kinh doanh Sistar chia sẻ về tầm nhìn và định hướng công ty trong thời gian tới, đặc biệt trong bối cảnh làn sóng chuyển đổi số 4.0 đang lan rộng như hiện nay.
Ông Bùi Văn Ty: Thế giới đang thay đổi dựa trên nền tảng thay đổi về công nghệ, phương châm của Sistar là phân phối những sản phẩm chất lượng nhất, tốt nhất, dựa trên những công nghệ tiên tiến nhất. Do đó để luôn cập nhật những sản phẩm mới, đa dạng hóa yêu cầu ngày càng cao của khách hàng là mục tiêu hàng đầu trong quá trình phát triển của Sistar. Bên cạnh đó yếu tố về quản lý công việc nội bộ theo hướng chuyên nghiệp cũng là một yêu cầu không kém phần quan trọng để đáp ứng được sự thay đổi của thị trường.
2. Chuyển đổi số là việc làm tất yếu của Sistar Việt Nam
Với hoạt động kinh doanh các sản phẩm y tế dành cho thú cưng, đối với Sistar một quy trình quản lý đơn hàng, khách hàng logic, trơn tru là điều vô cùng cần thiết. Tuy nhiên những cách thức quản lý cũ đã không còn phù hợp khi nhân sự và quy mô công ty ngày càng được mở rộng. Chính vì vậy chuyển đổi số để tối ưu hoạt động kinh doanh là việc làm tất yếu của Sistar Việt Nam khi phải đối mặt với những khó khăn mới.
Ông Bùi Văn Ty thông tin thêm:“Trong thời gian tiếp theo công ty sẽ có những phát triển về cả quy mô sản phẩm, khách hàng và nhân sự, điều đó đòi hỏi một sự quản lý chuyên nghiệp để mang lại hiệu quả quản lý tốt nhất, rút ngắn quy trình quản lý, tối ưu hóa quỹ thời gian của mọi người. Do đó công ty cần giải pháp để hỗ trợ! Thông qua sự giới thiệu từ một vài đối tác Sistar đã biết đến FastWork, sau khi tìm hiểu công ty đã quyết định lựa chọn FastWork để đồng hành cùng việc chuyển đổi số”
Sistar Việt Nam gặp khó khăn trong quản lý vận hành doanh nghiệp
Trước khi sử dụng FastWork, toàn bộ quy trình vận hành và lưu trữ thông tin của Sistar đều được thực hiện trên các file excel, mỗi cá nhân hay phòng ban đều phải tự tạo những file quản lý riêng. Các thông tin về tình trạng doanh thu, công nợ của công ty cũng chỉ có bộ phận kế toán nắm được. Điều này khiến cho việc quản lý công việc, hiệu suất ở các phòng ban rời rạc, khó nắm bắt, liên kết thông tin, từ đó khó mà đánh giá được hiệu quả kinh doanh của toàn công ty.
Các đề xuất, trình duyệt của công ty cũng đều sử dụng cách thức cũ là in ra và đợi các quản lý, giám đốc ký. Do đó, giấy tờ công văn bị dồn ứ lại rất nhiều mỗi khi giám đốc có lịch đi công tác.
Triển khai nền tảng FastWork để gỡ rối các bất cập trong bài toán quản trị nội bộ doanh nghiệp
Toàn bộ quy trình quản lý công việc cá nhân, phòng ban và các bước làm việc chặt chẽ giữa các bộ phận đã được Sistar xây dựng dựa theo tính năng của module FastWork Project và FastWork Workflow. Các thông tin về khách hàng, doanh thu,..cũng được cập nhật realtime trên phần mềm để giám đốc và các bộ phận liên quan nhanh chóng nắm bắt tình hình.
Các đơn từ, đề xuất của công ty đã được chuẩn hóa thành các mẫu đơn từ online có sẵn trên phần mềm FastWork. Nhân viên có thể dễ dàng tạo các đơn từ, đề xuất online và được phê duyệt ngay trên phần mềm chứ không cần chờ giám đốc ký chứng từ giấy như trước đây.
- Tối ưu triệt để quy trình quản lý đơn hàng và kho hàng với FastWork
Quy trình quản lý đơn hàng và kho hàng trước đây của Sistar được thực hiện rất thủ công thông qua các file excel và các nhóm chat chung giữa các phòng ban.
Cụ thể khi có một đơn hàng, nhân viên sale sẽ gửi đơn lên nhóm chat Zalo để thông báo, bộ phận kế toán sẽ nắm thông tin, tiến hành tạo đơn hàng. Sau đó sẽ liên lạc với kho hàng để xuất và gửi đơn hàng.
Quy trình quản lý vật liệu, kho hàng cũng được thực hiện và báo cáo thủ công bởi các nhân sự tại kho kiểm soát hàng ngày. Quản lý hay các phòng ban khác muốn biết được số lượng hàng hóa mới đến, còn tồn đều phải gọi điện qua kho mới nắm được.
Cách thức vận hành như vậy khiến cho các cấp quản lý tại Sistar rất khó nắm bắt được tình hình doanh thu, số lượng hàng hóa thực tế mà đều phải chờ báo cáo từ các bộ phận gửi lên. Ngay chính các sale cũng khó nắm bắt được tiến độ của các đơn hàng bởi cần thông tin từ nhiều phòng ban khác. Từ đó dẫn tới những khó khăn trong việc chăm sóc các khách hàng sau mua vì không nắm bắt được thời gian và tình trạng đơn hàng được xử lý.
- Bộ giải pháp FastWork CRM+ đã giúp Sistar khắc phục được những khó khăn của mình trong quy trình quản lý đơn hàng và kho hàng như thế nào?
FastWork CRM+ giúp Sistar đồng bộ quản lý toàn bộ thông tin và quy trình bán hàng về một điểm duy nhất. Tất cả các khách hàng, hay đơn hàng tiềm năng đều được sale cập nhật trực tiếp trên hệ thống, sau đó thông báo sẽ tự động được gửi tới các cá nhân liên quan trong quy trình như bên kế toán, bên kho.
Từng bộ phận sẽ thực hiện luồng công việc của mình và cập nhật thời gian realtime ngay trên hệ thống. Mọi người đều có thể dễ dàng theo dõi quá trình và tiến độ của một đơn hàng mà không mất quá nhiều thời gian liên lạc với nhau qua các nhóm chat.
Cùng lúc đó các thông tin về khách hàng, doanh thu đều được cập nhật real time trên phần mềm để các cấp quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin, tình hình tiến độ kinh doanh mà không cần chờ đợi báo cáo từ nhân viên hay kế toán.
Bên cạnh đó các tính năng khác của FastWork như FastWork TimeSheet (chấm công bằng Face ID & tự động cập nhật bảng lương) hay FastWork HRM + cũng giúp nâng cao hiệu suất làm việc rất nhiều cho bộ phận kế toán và C&B của công ty Sistar Việt Nam.
Trong buổi lễ Kick off, công ty Sistar và FastWork đã có những trao đổi về sự hợp tác lâu dài trong tương lai. Chia sẻ về hoạt động triển khai FastWork trong lộ trình phát triển dài hạn của Sistar cũng như những kỳ vọng của Ban Lãnh đạo với phần mềm, ông Bùi Văn Ty (Quản lý kinh doanh Sistar) thông tin:
Ông Bùi Văn Ty: Triển khai phần mềm vào quản trị nằm trong chiến lược phát triển của Sistar, là một điều không thể thiếu đối với các doanh nghiệp nhất là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực về công nghệ như Sistar. Việc tối giản hóa quy trình quản lý và làm cho nó chuyên nghiệp hơn, hiệu quả hơn thì đó là mục tiêu của công ty, trên quan điểm đó thì công ty cũng mong đợi FastWork sẽ mang tới cho chúng tôi những cái kết quả giống như tên gọi của nó FastWork – làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Dưới đây là một vài hình ảnh trong buổi kick off triển khai phần mềm:
Về phía FastWork, chúng tôi vinh dự khi được Sistar tin tưởng lựa chọn là nhà cung cấp công nghệ đồng hành trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp và chắc chắn sẽ cố gắng mang tới những giải pháp tối ưu nhất cho hai bên.
Để trải nghiệm bộ ứng dụng quản trị doanh nghiệp toàn diện, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ số hotline 0983-089-715 để nhận tư vấn chi tiết và trải nghiệm demo free.
