Thành công của mọi dự án xây dựng đều phụ thuộc vào sự quản lý chặt chẽ các yếu tố như nguồn lực, vật tư, quy trình, nhiệm vụ và các nhóm thi công…Quản lý liền mạch có thể nâng cao hiệu quả, đơn giản hóa sự phức tạp, giảm thiểu chi phí và ngăn ngừa sự chậm trễ.
Không riêng các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp xây dựng nhỏ cũng nên có những động thái cải tiến như áp dụng phần mềm quản lý xây dựng để cung cấp môi trường cộng tác thi công hiệu quả hơn trong đội nhóm của mình.
Vậy doanh nghiệp nhỏ tại sao và nên áp dụng phần mềm vào quản lý xây dựng như thế nào để phát huy tối đa hiệu quả? Cùng FastCons tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây.
Mục lục nội dung:
Quản lý xây dựng là gì?
Quản lý xây dựng là quá trình quản lý và điều hành một dự án xây dựng từ đầu đến khi hoàn thành. Nhiệm vụ chính của người quản lý xây dựng (Construction Manager) là đảm bảo rằng dự án xây dựng diễn ra một cách hiệu quả, an toàn và đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, thời gian và ngân sách.
Để thực hiện quản lý xây dựng hiệu quả, người quản lý xây dựng (CM) phải cộng tác với tất cả các bên liên quan chính tham gia vào dự án: chủ đầu tư, kiến trúc sư, kỹ sư và nhà thầu chung,…chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Xác định những gì dự án cần trong việc xây dựng;
- Phát triển và xem xét các đề xuất về vật liệu xây dựng, tài sản, thiết bị và lao động;
- Điều chỉnh chi phí xây dựng trong khung ngân sách được đề ra.
Nói cách khác, quản lý xây dựng xử lý tất cả các khía cạnh của công việc xây dựng để đảm bảo sự thành công và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Vai trò & Chức năng của quản lý xây dựng
Theo báo cáo “Các vấn đề được giải quyết bằng phần mềm quản lý xây dựng” do Statista (trang web thống kê và nghiên cứu thị trường) nghiên cứu & công bố vào năm 2019, hơn 40% doanh nghiệp sử dụng phần mềm xây dựng để đảm bảo năng suất, an toàn và hoàn thành dự án đúng thời hạn, theo sau là các vấn đề khác như: tối ưu hiệu suất thi công, phân tích dữ liệu & báo cáo, giao tiếp với các bên liên quan, giảm thi công lại và đảm bảo tay nghề của nguồn nhân lực.
7 vấn đề của Ngành xây dựng được giải quyết khi áp dụng phần mềm quản lý xây dựng (Source: Statista)
Quản lý xây dựng bao gồm các chức năng, nhiệm vụ sau để hoàn thành mục tiêu, yêu cầu của dự án:
- Quản lý chi phí – theo dõi và kiểm soát kinh phí trong suốt quá trình xây dựng để đảm bảo nó nằm trong ngân sách được phân bổ.
- Quản lý tiến độ – vạch ra và nhất quán tuân theo mốc thời gian chính cho các nhiệm vụ xây dựng để hoàn thành dự án đúng thời hạn.
- Quản lý chất lượng – phát triển, thực hiện và giám sát các quy trình đảm bảo chất lượng và kiểm soát chất lượng ở mọi cấp độ công trình xây dựng để đáp ứng các tiêu chuẩn, mục đích và mục tiêu của chủ sở hữu.
- Quản lý an toàn – thiết lập các thủ tục để đảm bảo an toàn trong công trường và tòa nhà trước khi sử dụng.
- Quản lý thay đổi – đánh giá, thực hiện và ghi lại những sửa đổi hoặc thay đổi cần thiết trong kế hoạch xây dựng ban đầu.
- Kiểm tra – thực hiện kiểm tra thường xuyên trong suốt quá trình xây dựng để xác minh chất lượng, an toàn và tuân thủ pháp luật.
- Tài liệu – lưu giữ hồ sơ về tất cả các thư từ, thủ tục, phê duyệt và lệnh thay đổi trong suốt quá trình xây dựng.
Quản lý xây dựng và quản lý dự án: Sự khác biệt là gì?
Ngoài chủ dự án, khía cạnh cấp cao nhất của một dự án xây dựng thường có sự tham gia của hai người chơi chính: người quản lý dự án (PM) và người quản lý xây dựng (CM). Những người này làm việc cùng nhau để lập kế hoạch và điều phối các nhiệm vụ cũng như cung cấp thông tin cập nhật trạng thái cho chủ sở hữu. Mặc dù công việc của họ trùng lặp với nhau nhưng có sự khác biệt rõ ràng giữa nhiệm vụ của họ.
Bảng dưới đây so sánh quản lý xây dựng và quản lý dự án về phạm vi, mục đích, chuyên môn cần thiết và trách nhiệm.
| Quản lý dự án | Quản lý xây dựng | |
| Phạm vi | Tham gia vào tất cả các giai đoạn của dự án xây dựng | Chủ yếu liên quan đến giai đoạn xây dựng |
| Mục đích | Phụ trách các hoạt động liên quan đến dự án | Quản lý khía cạnh xây dựng của dự án |
| Chuyên môn | Giám sát phạm vi, chi phí và tiến độ của dự án | Xử lý công việc xây dựng và cách hoàn thành nhiệm vụ |
| Trách nhiệm | Giám sát thời gian và lịch trình Quản lý ngân sách Quản lý nhân viên | Kiểm tra Quản lý chi phí Thay đổi cách quản lý |
6 lý do tại sao doanh nghiệp nhỏ nên đầu tư vào quản lý xây dựng?
Những lợi ích của quản lý xây dựng cũng ảnh hưởng đến các khía cạnh khác của quá trình xây dựng. Cụ thể:
1. Cải thiện hiệu quả
Phần mềm xây dựng cung cấp các công cụ để quản lý vật liệu, theo dõi hàng tồn kho, quản lý thiết bị và loại bỏ các thủ tục giấy tờ trên một nền tảng, hỗ trợ các nhóm cộng tác hiệu quả, chia sẻ tệp và truy cập dữ liệu dự án dễ dàng.
Phần mềm xây dựng cũng hỗ trợ cảnh báo và thông báo tự động, theo dõi GPS và các cuộc họp ảo. Những giải pháp này đảm bảo sự hợp tác theo thời gian thực và các quy trình được sắp xếp hợp lý để nâng cao hiệu quả.
2. Tiết kiệm chi phí
Các doanh nghiệp có thể thống nhất các quy trình khác nhau và loại bỏ các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, cắt giảm chi phí đáng kể. Phần mềm cũng tổng hợp dữ liệu chi phí của bạn và tự động hóa dữ liệu đó trong suốt vòng đời của dự án, cho phép người quản lý xác định các lĩnh vực để giảm thiểu chi phí.
Thông thường, việc sử dụng phần mềm có thể cắt giảm chi phí xây dựng tới 20%. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các dự án lớn, có thể vượt quá ngân sách tới 80% và có thể mất thêm 20% thời gian để hoàn thành. Phần mềm giảm thiểu sự chậm trễ, làm lại và lãng phí để đảm bảo kiểm soát chi phí.
>> Có thể bạn quan tâm: Giải pháp chi phí dự án xây dựng trực tuyến được hàng trăm nhà thầu áp dụng
3. Lập kế hoạch và lập kế hoạch dự án tốt hơn
Lập kế hoạch và tiến độ là một phần quan trọng của các dự án xây dựng và chúng có thể cắt giảm chi phí tới 10% nếu được quản lý chặt chẽ. Phần mềm xây dựng lưu trữ tất cả tài liệu lập kế hoạch của bạn, bao gồm cả thiết kế và bản vẽ hỗ trợ dễ dàng truy cập và cộng tác hiệu quả.
Người quản lý và nhà thầu có thể sử dụng biểu đồ Gantt để lập kế hoạch chính xác về chi phí, nhân công, nhiệm vụ, nhóm và lịch trình. Điều này giúp loại bỏ phỏng đoán và hợp lý hóa việc quản lý tài nguyên trong vòng đời. Người quản lý có thể lập kế hoạch, phân công, lên lịch các nhiệm vụ và theo dõi chúng cho đến khi hoàn thành.
Các phần mềm quản lý dự án xây dựng tốt phải triển khai Gantt chart để theo dõi kế hoạch thi công. Với FastCons, chúng tôi sử dụng Gantt chart và cấu trúc WBS để tổ chức các hạng mục thi công theo phân cấp cha-con & phản ánh chính xác sự phụ thuộc giữa các hạng mục thi công với nhau.
Giao diện Gantt chart trên phần mềm FastCons
4. Tăng cường giao tiếp
Giao tiếp là một thành phần quan trọng của bất kỳ dự án và phần mềm xây dựng, tạo điều kiện giao tiếp tốt hơn giữa các bên liên quan, chẳng hạn như khách hàng, nhà thầu và nhà cung cấp. Đảm bảo các bên đều thống nhất sẽ góp phần giảm thiểu sai sót, sự chậm trễ và phải xây dựng lại.
Với phần mềm quản lý xây dựng FastCons, tất cả các bên liên quan có thể được đưa vào cùng một nền tảng để giao tiếp và cộng tác. Các nhà quản lý có thể nhận thông báo khi nhân viên hoàn thành và báo cáo công việc tại công trường, đồng thời duyệt đề xuất nhân viên gửi lên. Tương tự, phòng Vật tư & Kế toán có thể tiến hành xuất kho vật tư theo khối lượng đề xuất ngay khi đơn đề nghị xuất vật tư được duyệt…
5. Theo dõi dự án theo thời gian thực
Với phần mềm quản lý xây dựng, các doanh nghiệp nhỏ có được bảng điều khiển hiển thị các dự án và nhiệm vụ hiện tại, nêu bật trạng thái, tiến độ, các mục chưa được giải quyết, v.v. Thông tin chi tiết về dự án cho phép người quản lý giám sát quy trình làm việc hàng ngày và luôn cập nhật các dự án.
Một số công cụ cung cấp khả năng theo dõi GPS, cho phép người quản lý kiểm tra xem công việc đã hoàn thành ở đâu. Khả năng hiển thị theo thời gian thực như vậy đối với các dự án cho phép các nhóm xác định sớm các vấn đề và thực hiện các hành động khắc phục để tránh sự chậm trễ, vượt chi phí và sự cố an toàn.
6. Cải thiện quản lý dữ liệu
Tính năng chính của phần mềm quản lý xây dựng là kiểm soát tài liệu và dữ liệu, cho phép người quản lý tổng hợp tất cả dữ liệu trong một hệ sinh thái. Quan trọng hơn, bạn có thể tích hợp phần mềm với các công cụ của mình như Revit, P6 và Dropbox để quản lý dữ liệu tập trung.
Với dữ liệu ở một nơi, bạn có thể vạch ra dữ liệu để hiểu rõ hơn về bảng thông tin toàn cầu và cung cấp quyền truy cập dễ dàng cho tất cả các nhóm, đảm bảo một nguồn sự thật duy nhất và cải thiện việc ra quyết định. Phần mềm cung cấp quyền truy cập trực quan vào thông tin, có thể truy cập từ mọi nơi, mọi lúc.
7. Lợi thế cạnh tranh
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày nay, khách hàng và chủ dự án thường có xu hướng lựa chọn các công ty có thành tích uy tín về các dự án thành công. Các công ty phải chứng minh tính hiệu quả, tính chuyên nghiệp và sự tin cậy của mình. Hãy nhớ rằng các công ty có độ tin cậy cao có tỷ lệ doanh thu tốt hơn.
Bằng cách đầu tư vào phần mềm quản lý xây dựng, các doanh nghiệp nhỏ có thể đạt được lợi thế cạnh tranh bằng cách thực hiện các dự án đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và chất lượng cao, điều này có thể giúp khách hàng quay lại và đề xuất giới thiệu với các đơn vị khác.
Phần mềm FastCons hiệu quả trong quản lý xây dựng cho doanh nghiệp nhỏ
Ngành Xây dựng rất phức tạp và thường xuất hiện những nguy cơ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc sản xuất kinh doanh, do đó, việc tiến hành các biện pháp để cải thiện hoạt động, hiệu suất tại công trường, và sự hợp tác rất quan trọng. Điều này có thể thực hiện thông qua công nghệ, giúp bạn tối ưu hóa và tập trung các hoạt động của mình.
Với phần mềm FastCons, doanh nghiệp xây dựng nhỏ có thể áp dụng ngay mà không gặp bất kỳ trở ngại nào.
Phần mềm FastCons là phần mềm cloud cho phép cài đặt và sử dụng online trên mọi thiết bị, dễ dàng truy cập để báo cáo thông tin, ghi nhật ký & cập nhật tiến độ ngay tại công trường thay cho các báo cáo giấy.
FastCons còn cung cấp nhiều tính năng liên quan tới quản lý kế hoạch thi công, cảnh báo sức khỏe dự án, cảnh báo thi công vượt định mức, quản lý khối lượng giao – nhận thầu & theo dõi dòng tiền dự án.
Để xem cách mà FastCons giúp doanh nghiệp xây dựng của bạn số hóa từ A-Z các dự án thi công ngoài công trường, bạn có thể liên hệ với đội ngũ chuyên gia tư vấn qua hotline 0983-089-715 hoặc nhập thông tin vào form đăng ký dưới đây.
