Xây dựng một bộ ứng dụng Quản trị nội bộ doanh nghiệp toàn diện luôn được chú trọng và không ngừng phát triển tại FastWork. Để hoàn thiện hơn bộ ứng dụng FastWork Office+ lần nâng cấp Code này FastWork cập nhật mới tính năng Quản lý cuộc họp – FastWork Meeting.
Tính năng hỗ trợ công tác tổ chức cuộc họp diễn ra nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả. Đặc biệt là giúp quản lý nhà quản lý, nhân viên quản lý tất cả các cuộc họp mình tham gia tập trung trên một hệ thống trực tuyến, nắm bắt chính xác thông tin cuộc họp kể cả khi không tham gia họp.
Mục lục nội dung:
Nội dung cập nhật mới
1. Hỗ trợ tổ chức cuộc họp
- Tạo cuộc họp nhanh chóng
Cho phép tạo cuộc họp nhanh chóng ngay trên hệ thống phần mềm bằng cách Click vào Button {Thêm mới} hoặc Click trực tiếp vào ngày muốn diễn ra cuộc họp.
- Tổ chức cuộc họp theo quy trình 3 bước: Chuẩn bị – Họp – Kết Thúc
Tại mỗi giai đoạn trong cuộc họp, người tạo cuộc họp sẽ dẫn dắt và thực hiện cuộc họp theo trình tự 3 bước như trên:
Chuẩn bị: Lên lịch (tạo lịch họp, booking tài nguyên, mời các thành viên tham gia họp); Chuẩn bị nội dung (lên lịch trình, chuẩn bị tài liệu…); Tổ chức (Công việc…)
Họp: Các thành viên tham gia xác nhận tham gia họp, truy cập nội dung, thông tin cuộc họp
Kết thúc: Ghi nhận kết quả, Gửi kết luận cuộc họp ngay trong cuộc họp hoặc gửi thông qua tính năng thông báo nội bộ.
2. Quản lý nội dung cuộc họp
- Quản lý tập trung tất cả các lịch họp trên một giao diện
Sau khi tạo các lịch họp, hệ thống phần mềm sẽ tự đồng bộ thông tin: Tên cuộc họp, thời gian, địa điểm các cuộc họp trên giao diện lịch biểu. Người dùng có thể quản lý các lịch họp theo giao diện ngày/tuần/tháng dễ dàng.
- Quản lý chi tiết thông tin một cuộc họp
Click trực tiếp vào một cuộc họp, phần mềm sẽ mở ra giao diện “chi tiết cuộc họp”. Tại giao diện, bạn sẽ quản lý được các thông tin như: Trạng thái cuộc họp; Thông tin cuộc họp (thời gian, địa điểm, mô tả, đường dẫn Zoom, Account Zoom); Lịch trình cuộc họp; Kết luận cuộc họp; Trao đổi – tài liệu đính kèm; Người tham gia/người xác nhận tham gia; Thăm dò ý kiến; Công việc trong cuộc họp.
- Trao đổi – đính kèm tài liệu
Các thành viên tham gia cuộc họp đều dễ dàng trao đổi thông tin – đính kèm tài liệu liên quan đến cuộc họp gắn liền trong cuộc họp.
Hệ thống phần mềm sẽ tự động gửi Noti thông báo đến các thành viên liên quan khi có trao đổi mới, thông báo nhắc lịch họp sắp diễn ra.
Điểm khác biệt so với các phương pháp truyền thống
Truyền thống | FastWork Meeting |
Mất nhiều thời gian tổ chức họp, đăng ký phòng họp, không nắm bắt được tình hình sử dụng phòng họp, các thành viên đang có lịch họp... dễ bị trùng lịch họp | Tiết kiệm thời gian tổ chức, lên lịch họp, theo dõi tình trạng available của phòng họp/thiết bị/nhân viên... để lên lịch họp phù hợp |
Tổ chức cuộc họp kém, chưa chuẩn bị kỹ lường các tài nguyên, tài liệu... sau cuộc họp nhân viên mơ hồ không nắm rõ tình hình triển khai công việc | Cải thiện chất lượng cuộc họp, sau cuộc họp các thành viên đều nắm được tinh thần và thống nhất triển khai công việc kể cả khi không tham gia họp… |
Khó tìm nhanh các lịch họp của nhân viên | Hỗ trợ tìm nhanh các lịch họp của nhân viên |
Không quản lý được lịch họp trong công ty tập trung | Quản lý tất cả lịch trình doanh nghiệp họp trong ngày/tuần/tháng trên một giao diện duy nhất trên Web và App Mobile |
Khó nắm bắt thông tin cuộc họp nếu không tham gia họp | Dễ dàng tìm kiếm nhanh thông tin cuộc họp theo trạng thái: Đang hoạt động, kết thúc… |
Quản lý tài liệu họp rời rạc, các trao đổi không được ghi nhận | Trao đổi, đính kèm tài liệu liên quan gắn với cuộc họp |
Không có báo cáo tổng kết cuộc họp hoặc có nhưng không đến tay nhân viên | Báo cáo tổng kết cuộc họp gắn liền với cuộc họp |
Không có thông báo nhắc nhở khi đến giờ họp | Nhận thông báo Realtime khi có trao đổi mới trong cuộc họp và thông báo nhắc nhở lịch họp sắp diễn ra |
Người chủ trì không biết chính xác các thành viên sẽ tham gia cuộc họp mình tổ chức | Nắm bắt chính xác các nhân sự sẽ tham gia cuộc họp mình tổ chức |
Ý nghĩa nâng cấp
Với tính năng mới này, FastWork mong muốn mang đến cho các nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về bức tranh lịch họp trong doanh nghiệp theo ngày/tuần/tháng trên một hệ thống trực tuyến.
Cụ thể là nắm bắt tình hình lịch họp của chính mình, của nhân viên, tình hình sử dụng phòng họp, lịch họp bên ngoài văn phòng, thông tin cuộc họp, các thành viên tham gia/các thành viên xác nhận tham gia cuộc họp, ý kiến, trao đổi – tài liệu và các công việc liên quan đến cuộc họp.
Hy vọng với bản cập nhật mới tính năng FastWork Meeting, FastWork hy vọng góp phần nâng cao trải nghiệm của người dùng trên trong Module Office +.
