Workflow được hiểu là luồng công việc hay quy trình làm việc được áp dụng cho hoạt động của doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu đề ra. Đây được xem là sơ đồ miêu tả thứ tự thực hiện từng công việc, dự án trong doanh nghiệp. Vậy Workflow thực hiện theo phương pháp thủ công hay phần mềm mang đến hiệu quả hơn. Cùng tìm hiểu về Workflow để có được câu trả lời.
Nhà quản lý có thể sử dụng sơ đồ dòng chảy công việc nhằm giám sát, theo dõi quá trình và các giai đoạn thực hiện công việc. Hoặc có thể dùng Workflow nhằm thiết kế một trình tự công việc thông minh, khoa học, mang đến hiệu quả tăng năng suất nhân viên và tối ưu thời gian làm việc. Workflow được áp dụng tại nhiều lĩnh vực cũng như ngành nghề kinh doanh khác nhau. Cùng tìm hiểu về Workflow để có cái nhìn tổng quan hơn.
Tìm hiểu về Workflow
Trước khi đến với so sách hiệu quả giữa Workflow thủ công và phần mềm Workflow chúng ta cùng tìm hiểu về Workflow. Workflow được hiểu là dòng chảy công việc, mang đến sơ đồ quy trình xử lý và hoàn thành công việc tối ưu cho các công ty/doanh nghiệp.
>>> Xem thêm bài viết: Workflow là gì? Cách xây dựng quy trình workflow hiệu quả
Tìm hiểu về workflow – Lợi ích của Workflow
Thiết kế công việc một cách trực quan: Workflow giúp nhà quản lý sắp xếp và thiết kế quy trình làm việc một cách khoa học, trực quan và dễ hiểu. Nhà quản lý có thể giám sát công việc mọi lúc, mọi nơi, từ đó điều chỉnh quy trình làm việc một cách hợp lý.
Phối hợp hoạt động tốt hơn: Workflow có giao diện tương tác khác nhau, làm tăng sự trao đổi, phối hợp giữa các thành viên và bộ phận trong doanh nghiệp.
Workflow là giải pháp đưa công việc vào trật tự: Thông qua sơ đồ dòng chảy công việc, nhà quản lý có thể biết cách để bắt đầu công việc, cách thực hiện, mục tiêu cần hướng tới, cũng như tránh các sai lầm do quy trình công việc không đúng.
Khi nào doanh nghiệp cần sử dụng workflow
Workflow mang đến giải pháp tự động hóa quy trình dành cho các doanh nghiệp, tăng hiệu quả hoàn thành công việc cũng như doanh thu cho doanh nghiệp. Tùy thuộc vào tình hình thực tế và chiến lược kinh doanh mà các doanh nghiệp có thể áp dụng sơ đồ dòng chảy công việc. Nhà quản lý có thể sử dụng Workflow cho doanh nghiệp của mình vào các thời điểm như:
- Khách hàng tiềm năng không mua sản phẩm/dịch vụ
- Danh sách khách hàng tiềm năng kém chất lượng, không đủ điều kiện
- Các thông tin từ khách hàng tiềm năng hạn chế, không thể phân tích hay phân cấp
- Những ý tưởng, đề xuất, chiến lược bán hàng của doanh nghiệp không được xây dựng từ thông tin nghiên cứu và thu thập từ khách hàng.
Tìm hiểu về workflow – Các bước tạo workflow
- Xác định các bộ phận, nhóm nhân sự liên quan đến công việc cần thực hiện
- Biết rõ điểm khởi đầu và điểm kết thúc của dòng chảy công việc
- Xác định được các công việc và nhiệm vụ cần phải thực hiện trong quy trình
- Xác định những nút thắt trong quy trình
- Xác định những dữ liệu, thông tin cần sử dụng để hoàn thành công việc
- Xác định những giai đoạn cần quản lý và giám sát
Ứng dụng Workflow nên thực hiện theo phương pháp thủ công hay phần mềm
Các doanh nghiệp khi tìm hiểu về Workflow thường phân vân không viết nên ứng dụng dòng chảy công việc theo phương pháp thủ công hay sử dụng phần mềm chuyên dụng. Mỗi phương pháp lại mang đến các ưu điểm và hạn chế nhất định, phù hợp với từng đối tượng doanh nghiệp. Cụ thể:
Triển khai Workflow theo cách thủ công
Thủ công chính là cách làm truyền thống, sử dụng các công cụ như bảng tính, sơ đồ giấy. Ưu điểm lớn nhất của cách làm này chính là tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Tuy nhiên nhược điểm và hạn chế của Workflow theo phương pháp thủ công còn lớn hơn. Trong thời đại công nghệ, xu hướng chuyển đổi số gõ cửa từng phòng ban trong doanh nghiệp như hiện nay, nếu nhà quản lý còn bảo thủ với tư tưởng và cách làm thủ công, sẽ mang không đến hiệu quả tối ưu.
Tìm hiểu về workflow mới nhận thấy, doanh nghiệp lưu trữ hoặc truyền dữ liệu đến nhân sự và phòng ban trong tổ chức bằng lời nói hoặc sơ đồ thường là doanh nghiệp nhỏ. Đối với các công ty, doanh nghiệp có quy mô nhỏ, nguồn nhân lực trong doanh nghiệp hạn chế, Workflow thủ công vẫn mang đến hiệu quả khá tốt. Mô hình này khá phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, có quy trình làm việc bao gồm các giai đoạn và nhiệm vụ lặp đi, lặp lại. Tuy nhiên nếu sử dụng cho các doanh nghiệp vừa và lớn, có lượng nhân sự đông đảo, quy trình làm việc phức tạp, thì Workflow thủ công sẽ không mang đến hiệu quả. Thay vào đó nó còn có thể phản tác dụng, khiến luồng công việc trở nên rối rắm, khó kiểm soát và hoàn thành.
Workflow được triển khai theo phương pháp thủ công chắc chắn sẽ gặp phải một vài sai sót nhất định. Những sai sót này có thể được điều chỉnh kịp thời, hoặc có thể khiến cả quá trình công việc đổ bể, dẫn đến thất bại trong quản lý và sắp xếp quy trình công việc. Không những thế quản lý theo thủ công còn gây áp lực và gánh nặng lên nhà quản lý, khiến luồng công việc trở nên rối rắm, khó giải quyết và giám sát. Nếu so sánh giữa Workflow theo phương pháp thủ công và phần mềm Workflow chuyên dụng thì chắc chắn phần thắng sẽ thuộc về phần mềm Workflow. Có thể nói Workflow theo phương pháp thủ công phù hợp với thời kỳ 3.0 còn phần mềm Workflow phù hợp với thời kỳ 4.0.
Tìm hiểu về Workflow – Phần mềm tự động hóa quy trình nghiệp vụ
Phần mềm Workflow giúp đưa các quy trình thủ công giấy tờ phức tạp vào phần mềm và cấu trúc thành từng tầng dữ liệu. Thông qua phần mềm các tài liệu, giấy tờ trong doanh nghiệp sẽ được văn bản hóa thành quy trình mang tính tự động và hoàn chỉnh. Phần mềm Workflow cũng giúp các doanh nghiệp Việt hoàn thành tham vọng số hóa, đổi mới toàn diện cho doanh nghiệp thông qua các ứng dụng và giải pháp số. Thay vì phải trực tiếp thăm dò thông từ nhân sự, mọi thông tin và dữ liệu đều được hiển thị trực quan chỉ trên một nền tảng phần mềm. Hệ thống không chỉ lưu trữ, cung cấp dữ liệu mà còn có tính năng phân tích thông minh.
Thông qua tìm hiểu về Workflow doanh nghiệp có thể nhận thấy các lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý quy trình. Từ đây nhà quản lý có thể thiết lập quy trình mới nhằm giao việc tự động cho nhân viên ở dạng Workflow luồng công việc. Mỗi luồng công việc sẽ được thiết lập từ nhiều giai đoạn và được triển khai bởi các nhiệm vụ. Ban lãnh đạo có thể dễ dàng giám sát và theo dõi tiến độ công việc thông qua từng nhiệm vụ được hoàn thành. Công việc của nhà quản lý chính là thiết lập thông tin 1 lần duy nhất. Hệ thống phần mềm sẽ tự động chạy, xử lý công việc một cách liên tục, chính xác.
Phần mềm quản lý quy trình Workflow được thiết kế với cấu trúc rõ ràng, thân thiện với người dùng, dễ dàng cho việc lưu trữ, tìm kiếm dữ liệu. Từng yếu tố trong quá trình nghiệp vụ sẽ được thiết lập một cách chuẩn hóa. Thông qua việc sử dụng các trường dữ liệu đầu vào linh hoạt và đa dạng như trường cố định hoặc trường tùy biến. Workflow trên phần mềm sẽ bao gồm các yếu tố như:
- Tên luồng công việc;
- Phân loại luồng công việc;
- Người quản trị;
- Người giám sát;
- Ai có quyền tạo nhiệm vụ mới trong luồng;
- Ai có quyền xem các nhiệm vụ trong luồng;
- Các lý do khiến nhiệm vụ thất bại;
- Mô tả ngắn về luồng công việc.
Thông qua việc tìm hiểu về Workflow, nhà quản lý có thể nhận thức rõ ràng hiệu quả của việc ứng dụng Workflow thủ công hay sử dụng phần mềm. Có thể nói các ứng dụng công nghệ và giải pháp phần mềm mang đến nhiều lợi ích và cơ hội cho các doanh nghiệp. Tăng hiệu quả và năng suất công việc, giảm các chi phí phát sinh và từ đó giúp doanh nghiệp phát triển vững mạnh.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách vẽ Workflow với 6 bước đơn giản – làm chủ mọi kế hoạch
