Xuất phát từ nhu cầu cấp thiết của công ty trong việc đổi mới cách thức quản lý, số hoá quy trình làm việc, công ty Tín Bảo Lan đã tìm hiểu và quyết định lựa chọn sử dụng phần mềm Fastwork để giải quyết khó khăn của mình. Mới đây, hai bên đã thành công tiến hành đào tạo toàn diện 3 giải pháp FastWork HRM+, FastWork CRM+ và FastWork WORK+ cho 90 nhân viên công ty Tín Bảo Lan.
Giới thiệu công ty Tín Bảo Lan
Tín Bảo Lan là công ty SI (Tích hợp hệ thống), được thành lập vào năm 2007. Công ty tập trung chủ yếu vào các lĩnh vực: sản phẩm phần cứng, phần mềm, giải pháp công nghệ, thiết kế phòng máy chủ và dịch vụ IT.
Trải qua hơn 16 năm hoạt động, Tín Bảo Lan luôn đảm bảo về chất lượng sản phẩm, dịch vụ và coi trọng trải nghiệm khách hàng của mình. Ba tiêu chí mà công ty luôn tuân theo đó là: tác phong chuyên nghiệp, sản phẩm chất lượng và dịch vụ chu đáo.
Một số giải pháp công nghệ mà công ty cung cấp có thể kể đến như: giải pháp hạ tầng mạng, hệ thống tổng đài, hệ thống âm thanh, hệ thống giám sát, hệ thống bãi xe thông minh, dịch vụ bảo trì, dịch vụ cho thuê thiết bị,… Ngoài ra công ty Tín Bảo Lan còn cung cấp các loại máy in, thiết bị văn phòng cho các cho doanh nghiệp.
Trước sức ép từ thị trường và phong trào chuyển đổi số lan rộng, Tín Bảo Lan cũng không đặt mình nằm ngoài dòng chảy này. Với mục tiêu số hóa toàn diện doanh nghiệp, Ban lãnh đạo Tín Bảo Lan cam kết chất lượng dịch vụ mà công ty cung cấp sẽ còn tốt hơn nữa thông qua cải cách vận hành doanh nghiệp nhờ sự góp sức từ công nghệ.
Tín Bảo Lan giải bài toán khó khi quy mô nhân sự lớn dần với FastWork
Là nền tảng quản trị doanh nghiệp đạt tính tổng thể cao nhất hiện nay, Fastwork platform đã được ban lãnh đạo Tín Bảo Lan nghiên cứu kỹ lưỡng và triệt để đưa vào áp dụng trên mọi khía cạnh quản lý và vận hành doanh nghiệp bao gồm.
- Quản lý, tổ chức công việc: Giao việc, nhân viên thực hiện các công việc trong quy trình và dự án: bảo hành, thi công, giao nhận, cài đặt và lắp ráp. Giao lịch công tác kỹ thuật cho nhân viên
- Số hóa quy trình: kiểm soát các quy trình doanh nghiệp như: quy trình bảo hành, quy trình giao hàng, quy trình tiếp nhận yêu cầu cài đặt lắp ráp, quy trình thi công,…
- Quản lý khách hàng: Quản lý các thông tin của khách hàng: Tên, Địa chỉ, Số điện thoại, lịch sử mua hàng, lịch sử bảo hành, các lịch làm việc…
- Quản lý C&B: Quản lý chấm công & tính công/ tính lương trực tuyến cho nhân viên
Để cho thấy rõ ràng hơn sự thay đổi của Tín Bảo Lan, chúng tôi có thống kê và mô tả 2 phương pháp quản lý theo truyền thống và trên FastWork để bạn đọc tham khảo.
1. Số hóa quản lý, tổ chức công việc
| Phương pháp quản lý cũ | Sau khi sử dụng FastWork |
| Giao việc, báo cáo và trao đổi thông tin hoàn toàn qua zalo và email, hoặc giao miệng giữa quản lý với nhân viên. Công việc cho đội kỹ thuật viên của Tín Bảo Lan đều được phân công qua nhóm chat hoặc trao đổi miệng mà không có thống kê khối lượng công việc cụ thể. | Khi sử dụng FastWork, phần mềm đã hỗ trợ các quản lý của Tín Bảo Lan: – Giao việc kèm mô tả công việc chi tiết + thời gian hoàn thành rõ ràng ngay trên phần mềm. – Cập nhật báo cáo về khối lượng, tiến độ công việc của tất cả kỹ thuật viên ngay trong 1 màn hình Dashboard. – Kiểm tra chi tiết tình trạng từng công việc của kỹ thuật viên – Tạo các thông báo nhắc nhở tiến độ cần thiết. Các kỹ thuật viên cũng có thể chủ động nắm bắt công việc thông qua Dashboard công việc cá nhân. |
Kết quả đạt được sau 3 tháng vận hành:
- Mỗi tháng, có hơn 3000 công việc đã được khởi tạo trên hệ thống FastWork để theo dõi, báo cáo và tổ chức thực hiện.
- Nhân viên nghiêm túc thực hiện báo cáo trên phần mềm để ghi nhận tiến độ & hiệu suất, phục vụ đánh giá nhân viên qua KPI
2. Số hóa quy trình công việc
| Phương pháp quản lý cũ | Sau khi sử dụng FastWork |
| Với đặc thù của dịch vụ, sản phẩm là cần phải lắp đặt, hướng dẫn và bảo trì thường xuyên cho khách hàng do đó việc vận hành được một quy trình làm việc trơn tru từ khâu tiếp nhận sản phẩm, dự án đến khâu bàn giao lại cho khách hàng là vô cùng quan trọng đối với Tín Bảo Lan. Tuy nhiên với cách quản lý trước đây các kỹ thuật viên phải chủ động nhắn tin với các bộ phận liên quan để biết khi nào đến giai đoạn mình cần xử lý. Việc này có thể khiến cho nhân sự các phòng ban bối rối, không biết tiếp nhận thông tin từ ai, người làm việc tiếp theo sẽ là ai, không nắm bắt đầy đủ thông tin, từ đó làm dự án phát sinh các lỗi không cần thiết, kéo dài thời gian thực hiện. | – Sử dụng Workplace để khởi tạo các công việc phát sinh, giao việc kèm deadline cho nhân viên. Nhân viên nhận việc, báo cáo tiến độ và đính kèm tài liệu trên mỗi task. – Sử dụng Workflow để thiết lập các luồng công việc cho từng quy trình, chuẩn hóa nhân sự phụ trách cho từng giai đoạn, yêu cầu ban giao, nối quy trình… Ví dụ: – Quy trình bảo hành: thư ký bảo hành sẽ tạo NV và phần công cho người thực hiện bảo hành >> NV bảo hành lấy hàng hóa từ khách hàng >> TKBH sẽ tiếp nhận HH và phân công KTV BH (kiểm tra lại HH) >> gửi nhà cung cấp để bảo hành – Quy trình giao hàng: TP giao nhận sẽ tạo NV và phần công người giao hàng >> người giao sẽ tiếp nhận HH và tiến hành giao hàng. |
Kết quả đạt được sau 3 tháng vận hành:
– Các quy trình hiện có đều được số hóa trên phần mềm. Các phòng ban, tổ đội đã làm quen với việc tạo công việc mới, đưa vào quy trình để chạy tự động, thay cho việc giao việc/ trao đổi qua chat/mail
- Quy trình presale
- Quy trình nhận thông tin cài đặt, ráp mắt
- Quy trình thi công lắp đặt tại khách hàng
- Quy trình bảo hành tại khách hàng
– Kèm theo đó, cán bộ kỹ thuật viên cũng đã làm quen với việc tạo lịch trên phần mềm, hàng ngày thực hiện checkin-checkout tại khách hàng để báo cáo vào-ra khách hàng và kết quả thực hiện công việc tại khách hàng
3. Số hóa quản lý khách hàng
| Phương pháp quản lý cũ | Sau khi sử dụng FastWork |
| – Quản lý thông tin khách hàng qua các bảng excel. – Thông tin khách hàng rời rạc, không được cập nhật thường xuyên. | – Báo cáo khách hàng theo từng giai đoạn cụ thể cùng nhân sự đang phụ trách chính. – Báo cáo khách hàng theo từng giai đoạn cụ thể cùng nhân sự đang phụ trách chính. – Hệ thống hoá toàn bộ thông tin khách hàng tập trung về một nơi. – Báo cáo khách hàng theo từng giai đoạn cụ thể cùng nhân sự đang phụ trách chính. – Cập nhật realtime tiến độ xử lý khách hàng. |
Kết quả đạt được sau 3 tháng vận hành:
- Toàn bộ data khách hàng cũ của Tín Bảo Lan đã được chuyển lên hệ thống Fastwork CRM để quản lý.
- Các khách hàng mới được quản lý xuyên suốt từ quá trình ghi nhận thông tin, tiếp nhận đơn hàng, tiến hành lắp đặt, theo dõi lịch làm việc của sales/đội kỹ thuật viên và kết quả giao hàng v.v…
4. Số hóa chấm công nhân viên
| Phương pháp quản lý cũ | Sau khi sử dụng FastWork |
| – Sử dụng máy chấm công vân tay cho tất cả các bộ phận. Máy vân tay được đặt tại văn phòng, nhân viên hàng ngày thực hiện chấm công điểm danh qua máy vân tay . – Đối với đội ngũ kỹ thuật viên, khi có lịch đi lắp đặt, sửa chữa thiết bị tại các công ty đối tác trong cùng Thành Phố HCM, mọi người cần phải tới công ty để chấm công vào ca sau đó mới di chuyển đến địa điểm cần làm việc, cuối cùng khi kết thúc công việc họ lại phải quay trở lại công ty một lần nữa để chấm công kết thúc ca làm.Còn khi có lịch công tác ở các tỉnh ngoài, các kỹ thuật viên chỉ có thể báo cáo điểm danh thông qua quản lý hoặc các nhóm chat chung. | – Tất cả nhân sự công ty đều chấm công nhanh chóng ngay trên điện thoại di động chỉ với thao tác chụp ảnh selfie đơn giản. Công nghệ Face ID kết hợp cùng cài đặt IP Wifi và định vị GPS đảm bảo nhân viên chấm công đúng người, đúng vị trí. – Các bộ phận kỹ thuật có thể·chấm công ngay tại vị trí làm việc ở các công ty đối tác mà không cần di chuyển qua lại về Tín Bảo Lan để chấm công vân tay nữa. – Giờ và vị trí làm việc của các nhân sự đều được cập nhật realtime. – Bảng công được cập nhật tự động theo giờ chấm công và các đơn từ xin nghỉ phép, tăng ca được duyệt online ngay trên hệ thống phần mềm FastWork |
Kết quả đạt được sau 3 tháng vận hành:
- Toàn bộ nhân viên đã thực hiện chấm công trên app mobile và làm quen với hình thức chấm công của FastWork.
- Mỗi tháng, Tín Bảo Lan phát sinh từ 300-400 các loại đơn từ chấm công khác nhau bao gồm: đơn xin nghỉ, chế độ, công tác, tăng ca, giải trình chấm công… (một khối lượng đơn từ khổng lồ để xử lý nếu quản lý truyền thống)
- Bảng công vận hành ổn định, 100% tự động, không có sai sót.
- Bảng lương đã được số hóa trực tuyến trên phần mềm, xử lý tính lương tự động theo 3 loại: lương công nhật, lương trách nhiệm/phụ cấp/chế độ & lương theo KPI
Trên đây là những thay đổi lớn mà Tín Bảo Lan nhận được khi ứng dụng phần mềm Fastwork vào quản lý doanh nghiệp. Ban Lãnh Đạo công ty Tín Bảo Lan dành những đánh giá tích cực cho Fastwork và tin rằng hai bên sẽ còn những hợp tác lâu dài trong tương lai.
FastWork.vn chúng tôi tự hào đóng góp vào thành công của hơn 3500+ doanh nghiệp Việt ở mọi quy mô, lĩnh vực trên chặng đường số hóa, với những cái tên tiêu biểu CMC Telecom, VNpost, Mobifone, Viglacera, Metro Mart, Bảo hiểm quân đội MIC, Bảo hiểm Bưu điện PTI, Bệnh viện Đa khoa tỉnh Phú Thọ,….
Liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào form bên dưới để được nhận ưu triển khai.
