Gần đây, thuật ngữ “quy trình làm việc” đã trở thành một từ thông dụng trong cộng đồng doanh nghiệp. Và trong khi hầu hết các chủ doanh nghiệp có thể hiểu một cách thông minh tại sao quy trình làm việc lại quan trọng, thì thật khó để thôi nghĩ đến nó cho đến khi thật sự triển khai workflow vào hoạt động.
Mục lục nội dung:
Workflow là gì? Và nguồn gốc của Workflow (Quy trình công việc)
Workflow được hiểu là luồng công việc hay quy trình công việc. Nó được minh họa dưới dạng một chuỗi các tác vụ cần được hoàn thành theo trình tự giúp nhân sự nắm bắt chính xác sự phụ thuộc giữa các công việc để sắp xếp thời gian xử lý phù hợp. Cung cấp cho nhà quản lý bức tranh tổng quan về tiến độ thực hiện công việc, nhanh chóng phát hiện tắc nghẽn để giải quyết kịp thời.
Những năm đầu thế kỷ 20, trong nỗ lực tìm cách cải thiện hiệu quả công việc của 2 kỹ sư cơ khí Frederick Taylor và Henry Gantt, thuật ngữ quy trình công việc ra đời.
Họ nghiên cứu về thời gian và các chuyển động, đo lường thời gian nhân viên cần để hoàn thành một hoặc một loạt các nhiệm vụ, từ đó tìm cách loại bỏ các chuyển động thừa hoặc lãng phí bằng cách xác định một quy trình tiêu chuẩn tối ưu hiệu suất và chất lượng nhân sự.
Ngoài ra, Henry Gantt đã tạo ra biểu đồ Gantt — một biểu đồ dạng thanh được sử dụng để theo dõi trực quan các nhiệm vụ và các mốc thời gian quan trọng trong dự án. Cùng với sự phát triển của ngành công nghiệp sản xuất, sự mở rộng của lực lượng lao động, biểu đồ Gantt đóng vai trò quan trọng hỗ trợ các chủ doanh nghiệp điều phối và quản lý công việc nhân sự một cách dễ dàng, trực quan. Đảm bảo phân bổ nguồn lực hợp lý để hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.
- Danh sách công việc cần hoàn thành
- Nhân sự nào phụ trách ở từng nhiệm vụ, giai đoạn
- Thời gian bắt đầu, kết thúc tại mỗi nhiệm vụ
Tại sao quy trình công việc workflow lại quan trọng?
Quy trình làm việc có thể giúp sắp xếp hợp lý và tự động hóa các nhiệm vụ kinh doanh có thể lặp lại , giảm thiểu lỗi thủ công và tăng hiệu quả tổng thể.
Điều này sẽ cải thiện đáng kể công việc kinh doanh của bạn. Người quản lý có thể đưa ra quyết định nhanh hơn, thông minh hơn và nhân viên được trao quyền để cộng tác một cách hiệu quả và nhanh nhẹn hơn.
Dưới đây là những lợi ích của workflow đã được nhiều nhà quản lý công nhận.
Cải thiện hoạt động kinh doanh
Khi làm việc theo một quy trình, nguồn lực – thời gian sẽ được phân bổ chính xác, đồng nghĩa với việc hiệu quả kinh doanh sẽ được cải thiện. Quy trình làm việc có thể được xây dựng cho một cá nhân hoặc một nhóm người có vai trò phụ thuộc lẫn nhau để hoàn thành dự án theo đúng kế hoạch đề ra.
Loại bỏ các quy trình và hoạt động dư thừa
Việc sử dụng sơ đồ Workflow giúp bạn dễ dàng phát hiện những tác vụ thừa nhằm loại bỏ lãng phí về thời gian, công sức và tiền bạc hơn so với việc chỉ quan sát và cố gắng theo dõi quy trình công việc bằng mắt thường.
Giảm chi phí hoạt động
Workflow giúp bạn hợp lý hóa hoạt động kinh doanh, giúp hoàn thành công việc với thời gian nhanh hơn, nguồn lực ít hơn, chi phí tiết kiệm hơn mà chất lượng công việc vẫn được đảm bảo, thậm chí là được cải thiện tốt hơn nhiều so với cách thức làm việc thủ công không quy trình.
Phản ứng nhanh các vấn đề hoặc sự cố
Mặc dù sơ đồ quy trình làm việc (lưu đồ) đã được vẽ ra trên giấy nhưng việc cập nhật chúng để giải quyết những thay đổi của thị trường và nhu cầu của khách hàng là việc không hề đơn giản. Chưa kể những phát sinh trong quá trình thực hiện không thể đảm bảo diễn ra 100% như quy trình đã vẽ ra.
Đó là lý do vào những năm 90, phần mềm quản lý quy trình công việc ra đời và được ứng dụng mạnh mẽ thay cho các quy trình làm việc trên giấy. Toàn bộ các công việc được số hóa lên hệ thống trực tuyến cho phép nhà quản lý thực hiện những thay đổi dễ dàng và nhanh chóng chỉ với vài cú nhấp chuột, phản ứng nhanh với các sự cố đảm bảo luồng công việc diễn ra xuyên suốt.
Tự động hóa các quy trình
Các tác vụ lặp lại được tự động hóa tối ưu thời gian xử lý công việc của bộ phận nhân sự, giúp họ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng như tìm kiếm mở rộng khách hàng, chăm sóc khách hàng để gia tăng lượng khách hàng trung thành.
Tuy nhiên, phát triển một quy trình làm việc trong doanh nghiệp của bạn là một kỳ công không nhỏ. Nó thường có thể cực kỳ khó khăn, vì nó đòi hỏi bạn phải nhìn thấy bức tranh lớn trong khi đồng thời chú ý đến hàng trăm chi tiết nhỏ trong đó. Đây là lúc bạn cần đến một hệ thống phần mềm hỗ trợ việc kiểm soát các quy trình.
Phần mềm quản lý quy trình công việc phù hợp với những doanh nghiệp nào?
Mọi loại hình kinh doanh đều có thể hưởng lợi từ phần mềm quy trình công việc, đó là lý do các doanh nghiệp sử dụng phần mềm đang tăng lên nhanh chóng, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Năm 2018, ước tính các doanh nghiệp đã chi khoảng 5 tỷ đô la cho phần mềm tự động hóa quy trình làm việc và con số đó được kỳ vọng sẽ tăng lên 29 tỷ đô la vào năm 2026.
Đất nước tiến lên 4.0, công nghệ có mặt trong mọi hoạt động kinh doanh, làm việc trong doanh nghiệp, cũng là lúc việc ứng dụng phần mềm quản lý quy trình trở nên thiết yếu nếu muốn duy trì lợi thế cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành.
Giữa hàng loạt các phần mềm với đa dạng mức giá từ rẻ đến đắt, ngoài việc lựa chọn phần mềm phù hợp nhu cầu, bạn cũng nên cân nhắc uy tín đơn vị cung cấp, dịch vụ chăm sóc hỗ trợ bởi đó cũng là những yếu tố tác động không nhỏ đến thành công của quá trình ứng dụng phần mềm.
FastWork Workflow – Phần mềm tự động hóa quy trình công việc toàn diện cho doanh nghiệp 4.0
Sở hữu những tính năng vượt trội cùng dịch vụ chăm sóc chuyên nghiệp, tận tâm từ đội ngũ tư vấn viên, kỹ thuật viên, phần mềm tự động hóa quy trình công việc FastWork tự hào đồng hành cùng 3500+ doanh nghiệp Việt trong hành trình số hóa, tối ưu hóa tác vụ nhằm cải thiện hiệu suất và chất lượng công việc.
#1. Tự động hóa không giới hạn quy trình: FastWork WorkFlow hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập – phân quyền – kiểm soát – theo dõi số lượng lớn quy trình trên 1 hệ thống duy nhất.
#2. Chi phí hợp lý, miễn phí cập nhật tính năng mới: Chi phí sử dụng chỉ từ 500.000 VNĐ/ tháng, với rất nhiều tính năng ưu việt được cập nhật liên tục phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và thị trường.
#3. Lộ trình triển khai nhanh chóng: FastWork sở hữu đội ngũ tư vấn, kỹ thuật viên chuyên nghiệp, hỗ trợ triển khai đào tạo nhanh chóng và phối hợp xử lý phát sinh 24/7.
#4. Khả năng trao đổi, tích hợp dữ liệu: Trao đổi thuận tiện, đính kèm tài liệu, hình ảnh dễ dàng ngay dưới mỗi nhiệm vụ
#5. Tương thích với nhiều thiết bị: Sử dụng trên cả 2 nền tảng Web và App di động với hệ điều hành Android và IOS, cho phép người dùng truy cập và sử dụng mọi lúc mọi nơi.
Ứng dụng FastWork Workflow tự động hóa các quy trình trong doanh nghiệp, anh Nguyễn Xuân Thế – Tổng Giám Đốc Công ty TNHH SC chia sẻ:
“Thời điểm hiện tại, FastWork đã thực hiện được đúng vai trò là một phần mềm quản trị toàn diện, giúp lãnh đạo theo sát tiến độ thực hiện công việc cũng như đánh giá chính xác hiệu quả từng cá phân, phòng ban. Toàn bộ quy trình giao việc và triển khai công việc của SC được thực hiện hoàn toàn trên phần mềm, tối có thể trực tiếp phê duyệt không cần thông qua bất kỳ đầu mối nào khác. Ngoài ra, việc đưa công nghệ vào quản lý sẽ giúp cắt giảm tối đa các chi phí không cần thiết, kể cả việc duy trì hiệu suất khi nhân sự bị cắt giảm”.
|
1. FastWork có thể số hóa những quy trình nào? Với 2 mô hình quản lý quy trình Pipeline và Workflow, FastWork có thể số hóa mọi quy trình công việc từ đơn giản tới phức tạp. Các quy trình đơn phòng ban, tới đa phòng ban như: Quy trình sản xuất, Quy trình mua hàng, Quy trình tuyển dụng, Quy trình kinh doanh, Quy trình marketing, Quy trình ISO,… |
|
2. Các lĩnh vực nào phù hợp với FastWork? FastWork có tính linh hoạt cao khi cho phép “cá nhân hóa” quy trình theo đặc thù từng doanh nghiệp. Các lĩnh vực ứng dụng thành công tiêu biểu: Kiến trúc – Xây dựng – Bất động Sản- Agency – Truyền thông- |
Qúy doanh nghiệp quan tâm đến Bộ giải pháp tự động hóa quy trình toàn diện cho doanh nghiệp 4.0, vui lòng liên hệ hotline 0983 08 97 15 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất hoặc điền vào Form đăng ký dưới đây!
