Dù bạn là một nhân viên, nhà quản lý hay là một CEO thì thời gian mỗi giây phút bận rộn với công việc đều thực sự quý giá. Trong khi đó, để việc quản lý thời gian hiệu quả lại là một bài toán khó bởi tìm được sự cân bằng hoàn hảo giữa các nhiệm vụ cũng như nên ưu tiên việc nào trước việc nào sau lại là điều không phải ai cũng làm tốt.
Để mọi công việc dễ dàng và trôi chảy, hãy thực hiện 12 cách quản lý thời gian hiệu quả đã được các CEO áp dụng thành công. Những phương pháp đó là gì, mời các bạn tiếp tục đọc bài viết sau!
- Biết “Say no” đúng lúc
Nhà đồng sáng lập Apple, Steve Jobs tin rằng “đổi mới là nói không với 1.000 thứ”. Thật vậy, là một nhà quản lý hay một CEO cho một doanh nghiệp đang trên đà phát triển như Apple thời bấy giờ chắc chắn mỗi ngày trong hộp thư sẽ có hàng trăm email gửi đến và những cuộc điện thoại để giải quyết, hỗ trợ, tư vấn…Để giải quyết hết những việc không tên này chắc chắn bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian, đến khi quay lại việc của mình thì đã hết giờ.
Cách quản lý thời gian hay nhất lúc này chính là từ chối với những lợi đề nghị không có lợi. Chỉ cần giải thích một cách lịch sự rằng bạn đang bận và tại thời điểm này bạn không thể giúp đỡ hoặc hỗ trợ họ.
2. Học cách quản lý email thông minh
Việc đọc email và phản hồi của các nhà quản lý và giám đốc điều hành khá tiêu tốn rất nhiều thời gian. Cách quản lý thời gian hiệu quả ở đây là gì? Đó chính là kiểm soát lại email của mình. Bằng cách tạo các thư mục dựa trên mức độ ưu tiên, hoặc dự án và gắn cờ cho các email cần chú ý. Người sáng lập Microsoft, Bill Gates, sử dụng chiến thuật này để quản lý email của mình. Hoặc bạn cũng có thể xử lý các email của mình theo đợt, chẳng hạn như hai giờ một lần. Và Tony Hsieh, Giám đốc điều hành của Zappos, đã áp dụng ‘Yesterbox’ để giải quyết các email đang có trong hộp thư từ ngày hôm qua ngay trong hôm nay trước khi các email mới xuất hiện.
“Hãy biết quý trọng thời gian và thời gian sẽ quý trọng lại bạn”
Lord Chesterfield
3. Tuân thủ quy tắc hai phút
Quy tắc hai phút cũng là một kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả được áp dụng cho công việc lẫn trong cả cuộc sống cá nhân. Ý nghĩa của nguyên tắc này chính là nếu làm được thì hãy làm ngay bây giờ đừng chờ đợi vào ngày mai.
4. Thực hành quy tắc 80/20
Quy tắc 80/20, hay còn gọi là nguyên tắc Pareto cũng cách để bạn quản lý thời gian hiệu quả. Nghĩa là để đạt hiệu quả cao nhất, các nhiệm vụ và công việc quản lý của bạn phải được thực hiện theo tỷ lệ 80:20, với 2 cách như sau:
Đầu tiên là dành 80% thời gian của bạn cho những việc thực sự quan trọng như phát triển kinh doanh hoặc đổi mới sản phẩm và 20% thời gian của bạn có thể dành cho những việc nhỏ hơn.
Thứ hai là tập trung sự chú ý của bạn vào 20% nhiệm vụ quan trọng nhất mà bạn biết là quan trọng và ủy thác 80% nhiệm vụ còn lại.
5. Tạo sách thời gian
Đây là cách quản trị thời gian đã được Uber sử dụng để triển khai dễ dàng và hiệu quả về thời gian ở các thành phố mới, nơi họ đang cung cấp dịch vụ của mình. Đây là một lý do tại sao họ đã mở rộng quy mô rất nhanh chóng và hiệu quả. Đó phải là một cuốn sách về mọi thứ cần phải làm để ra mắt dịch vụ thành công ở một thị trường mới và được theo dõi trên toàn thế giới.
Còn bạn có thể áp dụng chiến thuật này với tư cách là người quản lý bằng cách tạo sách cho các công việc tốn thời gian mà bạn phải giải quyết thường xuyên, để bạn có thể ủy quyền chúng mà không phải lo lắng rằng chúng sẽ không được thực hiện.
6. Yêu cầu thời gian trả lời trên tất cả các email
Một trong các bước quản lý thời gian hiệu quả chính là hãy yêu cầu mọi người nêu thời gian trả lời trên tất cả các email. Và bằng cách này, Katia Beauchamp, đồng sáng lập Birchbox, yêu cầu tất cả nhân viên của cô ấy đặt thời gian trả lời vào cuối mỗi email họ gửi cho cô ấy, bất kể tin nhắn có thể ngắn đến mức nào. Điều này cho phép cô ấy sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả và hiểu được điều gì cần cô ấy tập trung và chú ý trong nháy mắt.
7. Sử dụng đồng hồ thông minh
Nếu là một nhà quản lý thích đứng đầu mọi thứ, thì truy cập thông báo và email liên tục thậm chí kể cả lúc di chuyển là điều bắt buộc. Và giám đốc điều hành Kristian luôn đeo chiếc Apple Watch để ngay cả khi không có điện thoại hoặc máy tính, anh ấy vẫn nhận biết được các cuộc gọi đến, email và tin nhắn. Công cụ quản lý thời gian này giúp anh ấy luôn biết và sẵn sàng. Do vậy từ bây giờ hãy sử dụng một chiếc đồng hồ thông minh để gửi lời nhắc về một số công việc nhất định để bạn không bao giờ bị chậm trễ hay bỏ lỡ.
8. Dành thời gian để suy nghĩ
Jeff Weiner, Giám đốc điều hành của LinkedIn, đã rất tin tưởng dành thời gian để suy nghĩ là rất quan trọng. Theo ông, một phần của chìa khóa của quản lý thời gian hiệu quả là dành ra thời gian để suy nghĩ, thay vì liên tục phản ứng.
Nếu phản ứng quá nhanh cũng sẽ đưa ra các quyết định quản lý không hiệu quả do vậy để có thời gian suy nghĩ thận trọng giúp xem xét và đưa ra giải pháp khác tốt hơn.
9. Tạo ngân sách thời gian
Steve Ballmer, Giám đốc điều hành cũ của Microsoft, tạo ra một “ngân sách” để quản lý thời gian của mình. Anh ấy có một bảng tính mà các trợ lý của anh ấy đều có quyền truy cập, trong đó thời gian được giao trong ngân sách được thiết lập dành cho những người cần gặp hay nói chuyện với anh ấy. Lợi ích của việc quản lý thời gian này giúp anh ấy quản lý thời gian của mình hiệu quả và đảm bảo rằng anh ấy không dành quá nhiều thời gian cho những việc không cần thiết.
10. Sử dụng Ma trận Eisenhower
Cựu Tổng thống Hoa Kỳ và Tướng quân đội Hoa Kỳ Dwight Eisenhower là một chuyên gia về quản lý thời gian. Ma trận Eisenhower ma trận được đặt cùng tên với ông. Đây là một giải pháp quản lý thời gian hiệu quả.
Ma trận dựa trên niềm tin của anh ấy rằng “hầu hết những việc khẩn cấp đều không quan trọng và hầu hết những điều quan trọng đều không khẩn cấp”. Để hoàn thành ma trận, bạn cần phân bổ nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng. Sau đó, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ có tính cấp thiết và quan trọng cao và trì hoãn các nhiệm vụ có điểm thấp lại.
11. Phân loại công việc theo ngày
Kỹ năng quản lý thời gian chính là phân loại công việc hàng ngày một cách hữu ích để tập trung vào các công việc và đảm bảo rằng thời gian của bạn đang được sử dụng hợp lý.Jack Dorsey, đồng sáng lập và CEO của Twitter và Square, đưa ra mỗi ngày một chủ đề. Anh ấy làm điều này để có thể quản lý cả hai công việc kinh doanh của mình mà không cần các nhiệm vụ lẫn nhau.
Một cách quản lý thời gian khác là phân chia các ngày là có “ngày tập trung” và “ngày đệm”. Vào những ngày tập trung của bạn, bạn có thể tránh xa email và mạng xã hội của mình và thay vào đó tập trung vào việc hoàn thành các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao và vào những ngày đệm của bạn, bạn có thể dành thời gian mở cửa làm việc hoặc trả lời các nhiệm vụ và email có mức độ ưu tiên thấp.
12. Nghiêm túc trong các cuộc họp
Các cuộc họp thường có thể là nguồn gây lãng phí thời gian cho các nhà quản lý và CEO. Adora Cheung, Giám đốc điều hành của Homejoy, giải quyết vấn đề này bằng cách tạo ra các chương trình họp nghiêm ngặt với cách quản lý thời gian hiệu quả: Cô ấy gửi một tài liệu trước cuộc họp là những nội dung, chủ đề mà những người tham gia họ muốn được thảo luận. Adora sau đó ưu tiên những chủ đề quan trọng thay cho những việc không có trong danh sách.
Trên đây là 12 cách quản lý thời gian giúp bạn tiết kiệm được tối đa thời gian và năng lượng hữu ích giúp các nhà quản lý hay các CEO gặt hái thành công trong mọi công việc. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tham khảo cách sử dụng phần mềm quản lý thời gian nhân viên, quản lý công việc cá nhân trực tuyến Fastwork Work+. Bộ giải pháp giúp doanh nghiệp điều hành công việc tốt hơn, nhanh chóng và hiệu quả hơn.
>>> Xem ngay Giải pháp Quản lý toàn diện thời gian làm việc của nhân viên 4.0
