Case Study: Quản lý thời gian làm việc của nhân viên bằng công nghệ Face ID

By 28 Tháng Mười Một, 2020Tháng Năm 14th, 2021Case Study

Công việc tốn nhiều thời gian xử lý, hiệu suất làm việc kém, mất doanh thu… sẽ trở thành hậu quả nếu doanh nghiệp không quản lý tốt thời gian làm việc của nhân viên. Trong bài viết này, FastWork sẽ giúp bạn giải quyết triệt để bài toán khó quản lý thời gian làm việc của đội ngũ nhân viên bằng công nghệ Face ID trên di động. 

Công nghệ Face ID là gì?

Công nghệ Face ID là công nghệ nhận dạng khuôn mặt hay sinh trắc học khuôn mặt. Là hình thức sử dụng những thuộc tính vật lý, đặc điểm sinh học riêng trên khuôn mặt của mỗi cá nhân để định danh, nhận diện, xác thực bảo mật.

Ứng dụng công nghệ Face ID vào quản lý nhân sự

Công nghệ Face ID thường được áp dụng trong lĩnh vực công nghệ như mở mã an ninh, khóa điện thoại, khóa cửa… Cùng với sự phát triển của công nghệ số, ngày nay Face ID đã được các công ty công nghệ trong đó phải kể đến FastWork Việt Nam – đơn vị cung cấp nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp, phát triển và đưa vào ứng dụng trong công tác quản lý nhân sự. Cụ thể là quản lý thời gian làm việc của nhân viên thông qua hoạt động chấm công Face ID (Phần mềm chấm công FastWork Face ID) trên điện thoại di động thay thế các hình thức chấm công cũ.

Xem thêm: Xu hướng quản lý nhân sự bằng công nghệ Face ID thay thế máy chấm công vân tay

Quản lý thời gian làm việc của nhân viên với FastWork Face ID như thế nào?

Khắc phục và giải quyết tất cả các vấn đề trong công tác quản lý thời gian làm việc của các hình thức chấm công kiểu cũ: máy quét vân tay, biểu mẫu giấy, thẻ từ…  Phần mềm chấm công ứng dụng công nghệ Face ID đang dần trở thành xu thế và được nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn. 

Quản lý nhân sự bằng công nghệ Face ID đang là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp

Không chỉ đáp ứng các nghiệp vụ trong công tác quản lý thời gian làm việc của đội ngũ nhân viên tại văn phòng, FastWork Face ID còn cung cấp các nghiệp vụ quản lý thời gian làm việc của đội ngũ nhân viên ngoài hiện trường như Sales, kỹ sư công trường, kỹ thuật lắp đặt, bảo trì, bảo dưỡng, nhân viên dịch vụ khách hàng…

1. Quản lý thời gian làm việc của đội ngũ nhân sự tại văn phòng

Khác với các hình thức quản lý thời gian làm việc truyền thống như chấm công thẻ từ, vân tay, biểu mẫu giấy… với FastWork Face ID, đội ngũ nhân viên văn phòng không cần phải đến đúng vị trí đặt thiết bị để thực hiện chấm công mà dễ dàng chấm công tại bất cứ vị trí nào trong văn phòng, thậm chí ngay tại chỗ ngồi của mình.

cham-cong-di-dong-fastwork

Chấm công nhanh chóng, chính xác chỉ với 1 thao tác Selfie khuôn mặt

Đơn giản, bằng cách mở app FastWork trên điện thoại di động cá nhân có kết nối Wifi công ty và bật định vị . Nhân viên thực hiện chụp ảnh Selfie khuôn mặt để khai báo chấm công vào ca làm việc hoặc kết thúc ca làm việc theo quy định của công ty. Hệ thống sẽ tự động đối chiếu các điểm ảnh chấm công với cơ sở dữ liệu ảnh nhận diện trên hệ thống để định danh nhân viên đó.

2. Quản lý thời gian làm việc của đội ngũ nhân viên hiện trường

Đối với những doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên Sales, kỹ sư công trường, nhân viên kỹ thuật, dịch vụ khách hàng… đang sử dụng hình thức quản lý thời gian làm việc truyền thống kể trên, thì sẽ khó quản lý được thời gian vào và kết thúc ca làm việc, vị trí làm việc thực tế của nhân viên đó. 

Thông thường đội ngũ nhân viên này sẽ phải đến văn phòng chấm công trước khi đi triển khai công việc tại khách hàng và sau khi kết thúc công việc phải quay về văn phòng để chấm công. Tuy nhiên, điều này vô tình gây phiền phức cho cả nhân viên và nhà quản lý, bởi giờ giấc triển khai công việc tại khách hàng là linh động, địa điểm xa gần… nếu đến văn phòng sẽ gây mất thời gian di chuyển và ảnh hưởng đến lịch hẹn. 

Ví dụ: Nhân viên có lịch viếng thăm khách hàng tại thành phố Bắc Ninh lúc 9h sáng. Theo quy định của công ty, nhân viên đó phải đến văn phòng tại Ba Đình, Hà Nội lúc 8h để check in vào ca làm việc rồi mới di chuyển đến khách hàng. Tuy nhiên, nhà của nhân viên tại Long Biên nếu di chuyển đến văn phòng và quay ngược lại địa điểm hạn gặp khách hàng thì thời gian và quãng đường di chuyển đến khách hàng sẽ xa và lâu hơn.

Nhưng, doanh nghiệp sử dụng phần mềm chấm công Face ID, nhân viên sau khi tới gặp khách hàng, sẽ tiến hành check in khai báo bắt đầu vào làm việc. Thao tác check in tương tự như chấm công, phần mềm sẽ tự động lấy vị trí của nhân viên và đối chiếu với vị trí khách hàng để kiểm soát nhân viên phải tới đúng địa điểm hẹn gặp mới có thể chấm công. 

Chấm công linh động tại mọi địa điểm làm việc thực tế

Cho phép chấm công linh động tại mọi địa điểm làm việc, nhà quản lý ngồi tại văn phòng cũng biết được toàn bộ vị trí làm việc của nhân viên (kèm hình ảnh đối chiếu thực tế) là điểm khác biệt thứ nhất của hình thức quản lý thời gian làm việc bằng công nghệ Face ID so với các hình thức truyền thống.

Số hóa, tích hợp tất cả các loại đơn từ: nghỉ phép, làm thêm, tăng ca, giải trình chấm công … giấy thành hệ thống đơn điện tử (biểu mẫu Eform) trên cùng một nền tảng với chấm công là điểm khác biệt thứ 2 tại FastWork Face ID.

Quản lý thời gian làm việc của nhân viên

Tạo – Gửi đơn báo cáo nghỉ ngay trên điện thoại di động

Theo đó, nhân viên muốn báo cáo nghỉ, làm thêm…  sẽ thực hiện tạo đơn bằng cách chọn các mẫu đơn có sẵn trên hệ thống phần mềm, chọn các lý do tương ứng và người phê duyệt, người nhận thông báo và gửi ngay trên di động.

Quản lý thời gian làm việc của nhân viên

Ban lãnh đạo tiếp nhận và phê duyệt trực tuyến

Theo thời gian thực, ban lãnh đạo tiếp nhận và thực hiện phê duyệt 1 hoặc đồng thời nhiều đơn của nhân viên trên điện thoại mà không cần ký duyệt hay có mặt tại công ty. 

Quản lý thời gian làm việc của nhân viên

Dữ liệu chấm công – đơn từ được cập nhật trực tuyến và quản lý trên hệ thống phần mềm

Dữ liệu hình ảnh chấm công, vị trí làm việc, số ngày công, ca làm việc, số thời gian đi muộn, về sớm của nhân viên trong tháng đều có thể quản lý trên phần mềm. Đặc biệt, phần mềm tự động hóa 100% quá trình thu thập, tính toán ngày công từ dữ liệu chấm công, đơn từ để tổng hợp thành bảng công hoàn chỉnh với số liệu đầy đủ và chính xác nhất. Triệt tiêu tình trạng tổng hợp thủ công bằng tay, sai sót và nhầm lẫn dữ liệu công của đội ngũ nhân sự. 

Lợi ích khi quản lý thời gian làm việc bằng phần mềm chấm công Face ID 

Ứng dụng nhiều các thành tựu của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 như công nghệ nhận diện khuôn mặt (Face ID), công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI), công nghệ bản đồ số (GPS), điện toán đám mây (iCloud) và dữ liệu lớn (Big Data)… Phần mềm chấm công Face ID đã và đang mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong công tác quản lý thời gian của nhân viên. Cụ thể ở 3 khía cạnh doanh nghiệp, nhà quản lý và nhân viên.

1. Lợi ích đối với nhân viên

  • Nhân viên dễ dàng thực hiện chấm công tại mọi địa điểm làm việc thông qua ứng dụng trên điện thoại cá nhân.
  • Dễ dàng tạo – gửi đơn xin nghỉ phép, làm thêm, tăng ca… ngay trên smartphone khi không có mặt tại văn phòng.
  • Chủ động theo dõi bảng chấm công hằng ngày và tình hình sử dụng quỹ phép của bản thân.

2. Lợi ích đối với nhà quản lý

  • Nhà quản lý, cán bộ nhân sự cắt giảm ít nhất 80% thời gian dành cho việc xử lý, xét duyệt đơn từ: nghỉ phép, tăng ca, làm thêm, công tác, vắng mặt,… so với phương thức quản lý truyền thống bằng giấy, email.
  • Tiết kiệm 100% thời gian tổng hợp dữ liệu công, đơn từ, đối chiếu dữ liệu, tính công, giải quyết các thắc mắc, khiếu nại giải trình chấm công, xuất dữ liệu công… so với các phương thức cũ.
  • Loại bỏ 100% trình trạng sai số, nhầm lẫn dữ liệu công của nhân viên bởi phần mềm tự động thu thập, tổng hợp dữ liệu công.

3. Lợi ích đối với doanh nghiệp

  • Tăng hiệu suất làm chung bởi phần mềm hỗ trợ tự động hóa, đơn giản hóa, cắt giảm thời gian xử lý công việc và quản lý chính xác thời gian làm việc của nhân viên
  • Triệt tiêu 100% tình trạng chấm công hộ, gian lận công, khai báo thiếu trung thực đối với đội ngũ nhân viên hiện trường bởi phần mềm ứng dụng công nghệ AI trong công tác nhận dạng, hậu kiểm hình ảnh chấm công.
  • Cắt giảm hoàn toàn một số chi phí: mua giấy, đổ mực, mua và bảo hành máy in, máy chấm công, chi phí chuyển phát nhanh, tiền cước di động cho những cuộc gọi giục ký phê duyệt… và đi kèm với việc tiết kiệm chi phí mua giấy là việc giảm thiểu lượng chất thải giấy đáng kể được tạo ra từ tại doanh nghiệp bởi hệ thống đơn từ điện tử. 
  • Mặt khác, phần mềm giúp doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình số hóa, chuyển đổi số và xây dựng văn phòng điện tử, chuẩn hóa mẫu đơn từ, thông qua việc số hóa các dữ liệu, hệ thống đơn từ giấy thành biểu mẫu E-form…
  • Đặc biệt, phần mềm giúp doanh nghiệp xây dựng văn hóa làm việc kỷ cương đúng giờ, loại bỏ 100% tình trạng xếp hàng chấm công làm mất thời gian, mất thẩm mỹ.

Tạm kết

Thời gian được xem là một thứ hàng hóa quý giá và tương đương với giá trị của tiền bạc. Khi bạn đang phí phạm thời gian làm việc của mình, của đội ngũ nhân viên trong công ty, đồng nghĩa với việc bạn đang lãng phí cơ hội phát triển của doanh nghiệp đó. 

Chính vì vậy, ứng dụng các phần mềm công nghệ vào quản lý thời gian làm việc là việc cần thiết ngay lúc này, nếu bạn muốn xử lý công việc nhanh chóng, hiệu quả, tăng hiệu suất làm việc và đẩy nhanh quá trình của doanh nghiệp. 

Phần mềm chấm công Face ID trên di động của FastWork, sẽ là giải pháp giúp bạn quản lý thời gian làm việc của đội ngũ nhân viên hiệu quả. 

Quản lý thời gian làm việc của nhân viên

Không chỉ mang đến nhiều lợi ích trong công tác quản lý nhân sự, vận hành doanh nghiệp, phần mềm còn giúp bạn xây dựng văn hóa doanh nghiệp kỷ cương và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trở thành ông lớn trong kỷ nguyên số hiện nay. 

Xem thêm:Giải pháp tổng thể quản lý thời gian làm việc của nhân viên

Được xây dựng từ cuối năm 2019, đến nay FastWork Face ID đang giúp hơn 1500 doanh nghiệp và +30.000 người dùng tối ưu thời gian làm việc mỗi ngày. Vui lòng liên hệ hotline 0983 089 715 hoặc điển vào Form đăng ký dưới đây để được giải đáp nhanh nhất về Phần mềm chấm công online FastWork Face ID.

Đăng ký tư vấn

Leave a Reply