Đối với nhân viên, tăng năng suất làm việc là yếu tố quan trọng để thăng tiến trong sự nghiệp. Đối với doanh nghiệp, tăng năng suất doanh nghiệp có thể giúp cải thiện kết quả kinh doanh và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Vậy làm cách nào để tăng năng suất làm việc của nhân viên và bắt đầu từ đâu? Tham khảo ngay 3 kỹ năng sau đây giúp nhà quản lý tăng năng suất nhân viên hiệu quả.
Có lẽ nhân viên của bạn đang lãng phí thời gian tại nơi làm việc nhiều hơn bạn nghĩ. Một khảo sát về thời gian làm việc của Salary.com dựa trên 10.000 doanh nghiệp cho biết: 89% người được hỏi cho biết họ lãng phí thời gian mỗi ngày. Cụ thể: 31% nhân viên lãng phí 30 phút mỗi ngày và 31% khác lãng phí cả giờ. 38% còn lại dành nhiều thời gian hơn khi không làm nhiệm vụ: từ hai đến năm giờ hoặc hơn một ngày. 83% số người được hỏi tại sao họ lại lãng phí thời gian? họ đã đưa ra những câu trả lời sau:
- Quy trình xử lý các nhiệm vụ không rõ ràng
- Doanh nghiệp không khuyến khích làm việc thông minh hoặc chăm chỉ
- Một số nhiệm vụ không đủ thách thức dẫn đến sự nhàm chán
- Quản lý hoặc lãnh đạo kém không có kỹ năng lãnh đạo
Một nguyên nhân khác dẫn đến việc lãng phí thời gian là gián đoạn công việc. Báo cáo của hãng Atlassian thống kê năng suất làm việc thông tin cho biết: Phải mất khoảng 16 phút để nhân viên tái tập trung sau khi tạm dừng công việc để kiểm tra email hay công việc bị gián đoạn và số nhân viên kiểm tra email trung bình 36 lần mỗi ngày.
Xem thêm: Giới thiệu giải pháp quản lý thời gian làm việc hiệu quả
Mục lục nội dung:
03 kỹ năng dành cho bạn giúp tăng năng suất nhân viên hiệu quả
1. Hướng dẫn nhân viên quản lý thời gian của mình hiệu quả
- Lên thời gian cụ thể cho công việc
Để tiết kiệm thời gian, bạn nên hướng dẫn nhân viên lên thời gian cụ thể cho từng công việc như: Xác định thời gian bắt đầu, thời gian cho từng bước thực hiện, thời gian kết thúc và tổng thời gian để hoàn thành công việc đó là bao lâu. Khi đó nhân viên sẽ có một bảng kế hoạch chi tiết và thời gian cụ thể, không sợ bị ảnh hưởng đến kết quả công việc và không bị lãng phí những khoảng thời gian quý giá.
- Liệt kê danh sách công việc cần phải làm
Liệt kê ra danh sách những công việc cần phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng. Việc này sẽ giúp nhân viên dễ dàng quản lý được quỹ thời gian quý giá của mình. Nhân viên của bạn sẽ biết mình cần phải làm gì vào giờ nào và cần hoàn thành những công việc nào trong hôm nay.
- Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Sau khi liệt kê những công việc cần làm, hãy hướng dẫn nhân viên phân loại việc nào quan trọng cần phải làm trước, công việc nào có thể để lại sau. Những công việc quan trọng bạn hãy đánh dấu lại và làm ngay để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời gian, sau đó hãy tiếp tục làm những công việc còn lại.
- Tổng kết lại công việc
Trước khi kết thúc một ngày làm việc, bạn nên tổng kết lại công việc vào cuối ngày để xem bạn đã làm được những gì và chưa làm được gì, bạn đã mất bao nhiêu thời gian cho những công việc đó và có thật sự hiệu quả hay không. Quỹ thời gian bạn dành cho những công việc đó đã thật sự khoa học chưa, nếu có chỗ nào chưa hợp lý hãy tìm ra lý do và khắc phục để những lần làm sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gian vàng ngọc để dành cho việc khác.
2. Xây dựng quy định, chế tài
Để sử dụng thời gian một cách hiệu quả, bạn nên tập cho mình và nhân viên của mình thói quen tuân thủ các quy định về thời gian làm việc của công ty.
Thời gian vào và kết thúc ca làm việc, thời gian nghỉ giải lao giữa giờ hay nghỉ trưa… Việc xây dựng các quy định rõ ràng và chế tài xử phạt hợp lý sẽ giúp nhân viên tuân thủ đúng các quy định. Công ty triệt tiêu được tình trạng đi muộn, về sớm hay nghỉ giải lao quá nhiều trong giờ làm gây lãng phí thời gian làm việc.
Nhắc nhở khi nhân viên chưa chấm công vào/ra ca làm việc
Phần mềm chấm công FaceID trên điện thoại của FastWork sẽ tự động gửi các cảnh báo nhắc nhở về di động của nhân viên: nhắc nhở chấm công sau 15 phút hết ca làm việc mà chưa thấy bạn check-out hoặc nhắc nhở Đừng quên chấm công trước khi ra về.
3. Ứng dụng phần mềm công nghệ vào quản lý thời gian
Sự phát triển của công nghệ đã mang đến nhiều giải pháp mới hỗ trợ công tác quản trị và điều hành doanh nghiệp. Đặc biệt là giải pháp quản lý thời gian làm việc trong quản trị nhân sự.
Khắc phục và giải quyết triệt để các vấn đề của các hình thức quản lý thủ công: máy chấm công vân tay, thẻ từ, bảng biểu giấy… Phần mềm chấm công ứng dụng công nghệ Face ID đang là xu hướng quản lý thời gian làm việc của nhân viên thời 4.0 hiệu quả và được nhiều doanh nghiệp áp dụng.
Chấm công Face ID trên di động thay thế các hình thức chấm công thủ công
Phần mềm giúp quản lý chính xác thời gian bắt đầu ca làm việc và kết thúc ca làm việc của nhân viên theo thời gian thực thông qua hình thức chấm công Face ID – nhận diện hình ảnh chấm công bằng công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI).
Phần mềm giúp quản lý chính xác địa điểm làm việc thực tế, lộ trình di chuyển của nhân viên khi tham gia thực hiện công việc ngoài văn phòng.
Nắm bắt tổng quan số nhân sự đi làm/vắng mặt và địa điểm làm việc thực tế của nhân viên
Tích hợp hệ thống đơn từ điện tử, phần mềm cho phép quản lý chính xác thời gian nghỉ phép, làm thêm, vắng mặt… của nhân viên.
Số hóa hệ thống đơn từ giấy thành đơn từ điện tử trên hệ thống phần mềm
Nhân viên có thể chủ động theo dõi chuyên cần cá nhân, bảng công hằng và tình hình sử dụng quỹ phép năm của bản thân. Qua đó sẽ có những điều chỉnh hợp lý về kế hoạch nghỉ hoặc tuân thủ quy định về thời gian làm việc của công ty.
Những lợi ích không nhỏ khi quản lý thời gian hiệu quả đối với doanh nghiệp
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp kỷ cương, đội ngũ nhân viên tuân thủ quy định về thời gian làm việc của Công ty.
- Nâng cao năng suất làm việc chung của doanh nghiệp
- Nâng cao hiệu quả công việc, tối ưu thời gian xử lý công việc của đội ngũ nhân viên
- Triệt tiêu tính trạng gian lận công, chấm công hộ của nhân sự.
- Tiết kiệm chi phí doanh nghiệp: chi phí trả sai lương, chi phí văn phòng phẩm…
Xem thêm: 10 lợi ích khi ứng dụng FastWork Face ID vào quản lý thời gian làm việc
Giới thiệu – FastWork Face ID giải pháp quản lý thời gian làm việc của nhân viên thời 4.0 hiệu quả
Xem thêm: Giới thiệu FastWork Face ID – Phần mềm quản lý thời gian làm việc bằng công nghệ Face ID
Quản lý thời gian bắt đầu/kết thúc ca làm việc: Ứng dụng công nghệ nhận dạng khuôn mặt Face ID vào quản lý chấm công, phần mềm ghi nhận chính xác thời gian vào/ra ca làm việc của nhân viên theo thời gian thực.
Quản lý thời gian nghỉ phép chính xác: FastWork Face ID số hóa hệ thống đơn giấy thành đơn điện tử (biểu mẫu E – form) trên phần mềm. Cho phép nhân viên tạo – gửi và ban lãnh đạo phê duyệt ngay trên di động
Quản lý địa điểm làm việc hiện thời của nhân viên: Công nghệ GPS giúp quản lý chính xác địa điểm làm việc hiện thời của nhân viên và lộ trình di chuyển khi nhân viên thực hiện công việc ngoài văn phòng.
Tự động hóa bảng công: Phần mềm tự động tính toán và tổng hợp dữ liệu chấm công, đơn từ thành bảng công tổng
Nằm trong bộ công cụ quản lý nhân sự FastWork Office+, FastWork Face ID còn có thể liên kết với nhiều phần mềm khác: quản lý công việc, phần mềm đánh giá KPI, phần mềm quản tính lương trực tuyến… để tạo thành bộ giải pháp quản trị và điều hành doanh nghiệp toàn diện.
Tương tích với nhiều thiết bị, phần mềm FastWork Face ID giúp người sử dụng dễ dàng trên cả 2 nền tảng Web và App di động với hệ điều hành Android và IOS.
Đặc biệt, phần mềm quản lý thời gian làm việc FastWork là bước tạo đà giúp doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số, thông qua công tác số hóa từng nghiệp vụ nhỏ.
FastWork Face ID đang giúp +1500 doanh nghiệp tăng năng suất làm việc, tối ưu thời gian, tiết kiệm chi phí doanh nghiệp… hằng ngày.
Qúy doanh nghiệp quan tâm đến Phần mềm quản lý thời gian làm việc FastWork Face ID vui lòng liên hệ hotline 0983 089 715 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất hoặc điển vào Form đăng ký dưới đây!
