Để phát triển và vận hành doanh nghiệp trơn tru, xuất sắc hơn, tối ưu hóa tác vụ, thời gian quản lý, doanh nghiệp cần áp dụng các kỹ thuật và công cụ phù hợp. Dựa trên những nghiên cứu và trao đổi thực tế với các nhà lãnh đạo, bài viết dưới đây thông tin 4 công cụ chính hỗ trợ hiệu quả hoạt động điều hành doanh nghiệp.
Hàng ngày nhà quản lý phải đối mặt với nhiều task công việc cá nhân, email, cuộc họp với nhân sự, đối tác, vận hành nội bộ. Để có thể chủ động kiểm soát toàn bộ hoạt động trong các phòng ban, nhà quản trị xuất sắc là người biết ứng dụng mạnh mẽ các công cụ/phần mềm vào hỗ trợ điều phối, báo cáo thông tin.
Chúng tôi tin rằng, doanh nghiệp quy mô nhỏ hay lớn, kinh doanh theo mô hình nào, ở bất kỳ lĩnh vực nào cũng sẽ cần tối thiểu 4 công cụ được giới thiệu dưới đây. 4 công cụ này cũng đã chứng minh được hiệu quả và cần thiết với nhà quản lý qua triển khai ở hàng triệu doanh nghiệp khác trên thế giới.
Mục lục nội dung:
1. Phần mềm quản trị quan hệ khách hàng CRM
Hiểu sâu sắc về khách hàng của bạn là một trong những yếu tố chính thúc đẩy thành công trong kinh doanh. Đó là lý do tại sao phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là một trong những công cụ quan trọng và cần thiết nhất của công ty.
Phần mềm CRM quan trọng với mọi doanh nghiệp không phân biệt quy mô nhỏ hay lớn. CRM giúp bạn theo dõi tập trung, nhanh chóng mọi dữ liệu về khách hàng, đánh giá và phân tích hoạt động của khách hàng với doanh nghiệp, bạn sẽ biết được khách hàng rời bỏ bạn ở điểm tiếp xúc nào, những kết nối khách hàng nào cần đưa vào danh sách quan tâm đặc biệt.
Tất cả những gì bạn muốn biết về khách hàng của mình là mở công cụ CRM của công ty.
Một số phần mềm CRM có thể cho bạn biết ai đang truy cập trang web của bạn, họ dành bao lâu ở đó, ai nhấp vào email của bạn và ai đọc email đó. Tất cả thông tin này giúp bạn xác định người tiêu dùng tiềm năng của mình.
Như vậy, dựa trên dữ liệu trên hệ thống CRM, bạn có thể xác định nhóm khách hàng mục tiêu cần nỗ lực tiếp cận, quảng cáo trong tương lai. Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM cũng cho bạn biết nhóm khách hàng mang lại lợi nhuận cao, doanh nghiệp nên chú trọng. Cùng với đó, CRM hỗ trợ doanh nghiệp phân tích yêu cầu khách hàng, quản lý và thu hút khách hàng hiệu quả hơn.
2. Công cụ giao tiếp trong nội bộ, với đối tác/khách hàng
Giao tiếp hiệu quả giữa nhân viên, quản lý, giám đốc và CEO là cốt lõi của mọi doanh nghiệp. Việc truyền đạt một khái niệm hoặc quan điểm đến các cấp có thẩm quyền cao hơn hoặc đối tác bên ngoài như nhà thầu, người tiêu dùng hoặc nhà cung cấp rất quan trọng để duy trì một môi trường làm việc, kinh doanh lành mạnh.
Giao tiếp nội bộ và bên ngoài là nền tảng cho chiến lược và hoạt động hiệu quả trong mọi công ty, dù doanh nghiệp quy mô lớn hay nhỏ. Phần mềm và giải pháp giao tiếp hiệu quả tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác và chia sẻ ý tưởng giữa các nhân viên, ban quản lý và đối tác/khách hàng…
Công cụ giao tiếp hỗ trợ lên lịch họp, trao đổi mọi lúc mọi nơi với khách hàng, nhà thầu, nhanh chóng chia sẻ dữ liệu, thông tin về công việc/dự án, giúp nhân viên kết nối quốc tế dễ dàng và hiệu quả.
3. Phần mềm quản lý tác vụ, công việc và dự án
Nếu bạn muốn thực hiện và quản lý đồng thời nhiều quy trình của công ty cùng lúc với độ chính xác cao trong thời gian ngắn, bạn cần có các giải pháp phần mềm quản lý tác vụ, công việc. Nhiệm vụ của phần mềm này cho phép số hóa mọi quy trình, quản lý tuần tự các công việc, dự án, hỗ trợ sắp xếp lên kế hoạch công việc, đảm bảo các công việc thực hiện đúng tiến độ.
Các công cụ thiết yếu này sẽ tự động nhắc nhở bạn về thời hạn, cuộc hẹn, công việc mới, sự kiện sắp tới và các cuộc họp. Tương tự như vậy, các giải pháp quản lý dự án gửi lời nhắc hàng tháng tới các nhà thầu hoặc nhà cung cấp để đảm bảo rằng họ cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm đúng tiến độ.
Các doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống quản lý tác vụ để sắp xếp các dự án phức tạp thành các phân đoạn và đơn giản hóa luồng hoạt động chung. Một dự án được quản lý tốt và hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn sẽ thúc đẩy khách hàng của bạn và giúp bạn mở rộng mạng lưới của mình.
Tại Việt Nam, phần mềm quản lý công việc & dự án FastWork Work+ hỗ trợ trọn vẹn các nhu cầu quản lý tác vụ, công việc trong doanh nghiệp quy mô nhỏ, lớn, đa lĩnh vực.
Sử dụng linh hoạt trên cả app mobile và app web, FastWork Work+ giúp quản lý liền mạch công việc của bộ phận office và bộ phận làm việc ngoài văn phòng như đội ngũ kỹ thuật, sales. Ngay trên App FastWork Work+, nhân sự cũng có thể trực tiếp tạo các đề xuất như đề xuất thanh toán… trong từng tác vụ.
4. Công cụ quản lý email và phương tiện truyền thông xã hội
Email và phương tiện truyền thông xã hội ngày càng đóng vai trò quan trọng, có giá trị mạnh mẽ trong hoạt động kinh doanh và tiếp thị/quảng cáo.
Ngày nay, bạn có thể tự động hóa hầu như tất cả các hoạt động kinh doanh của mình. Và hoạt động tiếp thị trên phương tiện truyền thông xã hội cũng hoàn toàn có thể được tự động hóa. Quản lý phương tiện truyền thông xã hội và gửi email cho các khách hàng tiềm năng theo cách thủ công, truyền thống mất nhiều thời gian.
Tuy nhiên, với máy học và trí tuệ nhân tạo, bạn có thể quản lý phương tiện truyền thông xã hội của mình một cách hiệu quả. Bạn có thể gửi email được cá nhân hóa cho những người mua tiềm năng mà không tốn nhiều thời gian. Ngoài ra, các công cụ quản lý cho phép bạn lập kế hoạch đăng bài trên phương tiện truyền thông xã hội với thời gian và ngày trong một tuần hoặc một tháng. Bạn sẽ không phải lo lắng về phương tiện truyền thông xã hội của mình trong tháng nhờ các ứng dụng phần mềm lập lịch này.
Tham khảo ưu và nhược điểm 8 phần mềm quản lý doanh nghiệp phổ biến tại Việt Nam
Kết luận
Loại công cụ phần mềm bạn cần sẽ được xác định bởi quy mô công ty, vị thế thị trường, mức độ trưởng thành của doanh nghiệp và ngân sách.
Tuy nhiên, 4 công cụ đã đề cập ở trên có lợi cho mọi loại hình doanh nghiệp, mọi quy mô. Khi bạn bắt đầu sử dụng các công nghệ này, phạm vi tăng trưởng kinh doanh của bạn sẽ được mở rộng.
Chúng ta đang sống trong thời đại công nghệ và tự động hóa. Để tận dụng tối đa khoản đầu tư của mình, hãy theo kịp xu hướng công nghệ mới nhất, công cụ với các tính năng mới nhất. Nếu bạn không ưu tiên các giải pháp tối ưu hóa thời gian/nguồn lực để đầu tư vào sản phẩm hoặc dịch vụ chính của mình, doanh nghiệp có khả năng tụt hậu so với đối thủ cạnh tranh.
Gợi ý doanh nghiệp SMEs tìm hiểu các giải pháp quản trị từ FastWork – đã được lựa chọn – triển khai bởi hơn 3500 Doanh nghiệp ở mọi lĩnh vực. Tham khảo các doanh nghiệp đã triển khai phần mềm FastWork.
