Báo cáo của hãng Atlassian cho biết: 80% nhân viên thường dành thêm khoảng 20% số giờ làm thêm ở nhà nhưng vẫn không giải quyết hết công việc. Con số đáng bất ngờ này cho thấy hầu hết nhân viên đang tiêu tốn quá nhiều thời gian cho công việc nhưng vẫn không đạt được hiệu quả như mong muốn. Là nhà quản lý hãy tham khảo 5 cách quản lý thời gian sau đây giúp nhân viên cải thiện hiệu suất làm việc.
Mục lục nội dung:
1. Hướng dẫn nhân viên biết cách đặt mục tiêu
Đặt mục tiêu là kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất – bởi mục tiêu là động lực giúp nhân viên nỗ lực giải quyết công việc hiệu quả. Nên hãy đảm tất cả nhân viên phải có mục tiêu nếu không nhân viên sẽ mất lái và có thể bỏ cuộc khi không biết mình nên cố gắng để làm gì. Hậu quả tất yếu là nhân viên của bạn sẽ không hoàn thành công việc của mình và cũng sẽ lãng phí hoàn toàn thời gian sử dụng để theo đuổi mục tiêu đã nói.
SMART – quy tắc đặt mục tiêu hiệu quả nhất
Cách đặt mục tiêu: SMART là một trong những cách thiết lập mục tiêu hiệu quả nhất:
- Specific: Mục tiêu cụ thể, rõ ràng và bởi vì được xác định đúng đắn ngay từ đầu, bạn biết sẽ cần phải làm gì để đạt được chúng.
- Measurable: Mục tiêu phải có khả năng đo lường, cho phép bạn theo dõi kết quả và quyết định xem bạn đã đạt được mục tiêu chưa.
- Attainable: Có thể đạt được. Không ai lại kiên trì thực hiện một danh mục 30 công việc nhưng có đến 20 công việc không hoàn thành được. Mục tiêu của bạn phải đảm bảo vừa nằm trong khả năng nhưng cũng cần một chút thách thức để thúc đẩy bản thân cố gắng hết sức.
- Relevant: Các mục tiêu phải liên quan hoặc tác động trực tiếp đến cuộc sống và sự nghiệp của bạn. Việc tạo ra thay đổi tích cực khi đạt được mục tiêu chính là động lực để bạn luôn nỗ lực hành động.
- Time-bound: Chia nhỏ các mục tiêu và giới hạn thời gian giúp bạn tổ chức công việc tốt và mang lại cảm giác cấp bách để tập trung hơn vào công việc.
2. Hướng dẫn nhân viên cách lập kế hoạch
Khi đặt ra được mục tiêu, kỹ năng quản lý tiếp theo cần thực hiện là lập kế hoạch – bạn cần hướng dẫn nhân viên cách lập kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu nhanh và hiệu quả nhất, giúp giảm thiểu tối đa căng thẳng cùng sự lãng phí thời gian.
Lên kế hoạch cụ thể để phân bổ thời gian hợp lý
Một số lý do khiến nhân viên nhận thức được việc phải lập kế hoạch hành động nhưng lại không thể thành công?
- Không biết mình muốn gì: Chẳng ai tìm ra cách đi nếu không biết đích đến của mình là gì. Hãy xác định rõ mục tiêu trước và từ đó các bước trong kế hoạch của bạn sẽ trở nên rõ ràng hơn.
- Chưa phân tích đúng tình huống: Không biết mình đang đứng ở đâu sẽ ảnh hưởng lớn đến kế hoạch – bạn không thể biết mình cần phải làm gì để bắt đầu và tiếp tục. Phân tích tình huống trước, sau đó quyết định những bước nào sẽ đưa bạn đến mục tiêu của mình và đưa chúng vào kế hoạch.
- Không biết nên tập trung vào đâu: Bạn đang cố gắng làm quá nhiều việc cùng một lúc và hệ quả tất yếu là hiệu quả của chúng đều không cao. Hãy tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên và loại bỏ bất cứ điều gì không quan trọng hoặc khẩn cấp.
- Thiếu tư duy sáng tạo: mỗi vấn đề đều sẽ có một giải pháp, mỗi lịch trình sẽ có cách làm tốt nhất. Trước khi lập kế hoạch hãy đầu tư một khoảng thời gian để suy nghĩ về những cách tốt nhất và nhanh nhất để đạt được mục tiêu của bạn.
Lập kế hoạch công việc hàng ngày trên app & nhận thông báo nhắc nhở tiến độ, hạn hoàn thành: Tối ưu hiệu suất, tham khảo ngay 7 app sau.
3. Dừng đa nhiệm
Sẽ không hiệu quả nếu nhân viên của bạn thực hiện nhiều công việc cùng một lúc. Nó sẽ phân tán sự tập trung, giảm khả năng phân bổ và quản lý thời gian xử lý công việc hiệu quả.
Theo giáo sư khoa học thần kinh Earl K. Miller, “con người không thể làm đa nhiệm được”. Chính vì bạn nên hướng dẫn nhân viên liệt kê các danh sách công việc cần làm theo thứ tự và thực hiện chúng theo đúng trình tự sắp xếp để đạt được hiệu quả cao nhất.
Dừng đa nhiệm để tránh phân tâm
Giao diện thống kê danh sách công việc được sắp xếp theo theo deadline gần nhất từ trên xuống, giúp nhân viên nhanh chóng nắm bắt công việc cần thực hiện của Phần mềm Quản lý công việc FastWork Workplace
4. Thực hiện “quy tắc hai phút”
Tận dụng tối đa thời gian của bạn tại nơi làm với các nhiệm vụ thực tế. Doanh nhân Steve Olenski từng nói: “hoàn thành ngay lập tức các công việc chỉ mất hai phút hoặc ít hơn thực sự giúp tiết kiệm thời gian”. Vì vậy, nếu bạn có công việc chỉ cần thời gian ngắn để hoàn thành thì hãy thực hiện ngay.
Một khía cạnh khác của quy tắc hai phút là bất kỳ mục tiêu hoặc thói quen nào đều có thể được bắt đầu trong vòng chưa đầy hai phút. Điều này không có nghĩa là bạn sẽ có thể hoàn thành mọi nhiệm vụ trong 120 giây, nhưng bắt đầu các mục tiêu mới là bước đầu tiên để hoàn thành chúng!
Dừng trì hoàn với quy tắc 2 phút
5. Kết hợp phần công nghệ vào quản lý thời gian
Ngoài việc hướng dẫn nhân viên cách tự quản lý thời gian của mình, các Nhà quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm công nghệ vào quản lý thời gian của nhân viên để cải thiện hiệu suất làm việc chung của toàn đội ngũ. Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp các phần mềm quản lý thời gian, nổi bật nhất là phần mềm của FastWork.
Phần mềm quản lý thời gian của FastWork giúp quản lý chính xác thời gian làm việc thực tế của đội ngũ nhân viên thông qua hình thức chấm công Face ID trên di động.
Phần mềm chấm công online trên di động ứng dụng công nghệ Face ID
Xem thêm: Giải pháp quản lý toàn diện thời gian làm việc của nhân viên thời 4.0
Giám sát chính xác địa điểm làm việc hiện thời và lộ trình di chuyển của đội ngũ nhân viên khi tham gia thực hiện công việc ngoài văn phòng. Triệt tiêu tình trạng chấm công hộ, gian lận công hoặc “tranh thủ” thời gian làm việc để giải quyết việc cá nhân bằng công trí tuệ nhân tạo (AI) trong hậu kiểm hình ảnh chấm công.
Giới thiệu FastWork Face ID – giải pháp quản lý thời gian giúp tăng hiệu suất nhân viên
Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ trong công tác quản lý thời gian làm việc của nhân viên: Chấm công, đơn từ, tự động hóa bảng công… FastWork Face ID giúp quản lý chính xác thời gian làm làm việc, địa điểm và lộ trình di chuyển của nhân viên theo thời gian thực.
FastWork Face ID giải pháp quản lý thời gian làm việc ứng dụng công nghệ AI đầu tiên và duy nhất tại nước
Xem thêm: Giới thiệu FastWork Face ID – Phần mềm chấm công online trên di động
1#Chấm công Face ID: Thay thế hoàn toàn hình thức quản lý thời gian thủ công: máy chấm công vân tay, thẻ từ, biểu mẫu giấy… trong doanh nghiệp bằng hình thức chấm công online Face ID trên di động. Ghi nhận thời gian làm việc chính xác, đầy đủ theo thời gian thực.
2#Hệ thống đơn từ điện tử: Số hóa toàn bộ hệ thống đơn từ trong doanh nghiệp thành biểu mẫu E – form trên phần mềm. Mọi quá trình tạo lập, gửi, phê duyệt diễn ra nhanh chóng trên hệ thống với điện thoại hoặc web app kết nối internet.
3#Tự động hóa bảng công: FastWork Face ID tự động ghi nhận, tính toán và tổng hợp dữ liệu công, đơn từ vào bảng công tổng.
4#Liên kết đồng bộ dữ liệu: FastWork Face ID có thể liên kết với nhiều phần mềm khác trên cùng một nền tảng để tạo thành bộ công cụ hỗ trợ quản trị và điều hành doanh nghiệp toàn diện.
5#Tương thích mọi thiết bị: Phần mềm cho phép sử dụng linh động trên 2 nền tảng web và di động với 2 hệ điều hành IOS và Android.
Mang đến nhiều lợi ích, FastWork Face ID đang giúp +1500 doanh nghiệp cải thiện hiệu suất nhân viên mỗi ngày. Tiết kiệm nhiều chi phí và xây dựng văn hóa doanh nghiệp kỷ cương hiệu quả.
Để nhận tư vấn chi tiết về phần mềm quản lý thời gian FastWork Face ID, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền vào Form đăng ký dưới đây để được hỗ trợ nhanh nhất!
