Người quản lý dự án ( PM – Project Manager) là người được bổ nhiệm bởi lãnh đạo các tổ chức, công ty, doanh nghiệp để chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ quá trình thực hiện dự án.
Công việc chính của người quản lý dự án là đưa một dự án cụ thể hoàn thành cả về thời gian, chất lượng và ngân sách. Có rất nhiều yếu tố có thể khiến dự án gặp khó khăn trong quá trình triển khai, bao gồm tác động bên trong và bên ngoài và trách nhiệm của người quản lý dự án là điều chỉnh chiến thuật làm sao để đảm bảo rằng dự án đó gặp ít gián đoạn nhất có thể.
Với kế hoạch và chuẩn bị, bạn có thể đưa dự án của mình vào trạng thái tốt nhất ngay cả trước khi bạn bắt đầu và hy vọng giảm thiểu các loại vấn đề gây gián đoạn mang nguy cơ làm hỏng các kế hoạch được đặt ra. Khởi động đúng cách trước khi bắt đầu một dự án cũng có thể đảm bảo rằng bất kỳ sự cố bất ngờ nào cũng có thể được xử lý nhanh chóng và hiệu quả.
Nếu bạn là một nhà quản lý dự án đang hoặc chuẩn bị tham gia một dự án, bạn không nên bỏ qua 7 bí quyết dưới đây.
Mục lục nội dung:
1. Đảm bảo rằng bạn nắm được đầy đủ thông tin dự án trong lòng bàn tay
Một bản kế hoạch dự án chi tiết hoàn chỉnh có sự chấp thuận từ tất cả các bên liên quan là một điều rất cần thiết. Hãy chắc chắn rằng bảng kế hoạch bạn đang cầm trên tay có chứa đầy đủ thông tin bao gồm các mốc thời gian, dự kiến tiến độ, chi tiết các hạng mục và ngân sách đủ để chi trả cho tất cả các công việc trong dự án.
Nếu bạn nhận được mọi yêu cầu nêu trên khi bắt đầu dự án, bạn sẽ có một nền tảng tuyệt vời để xây dựng một dự án thành công. Thay đổi trong quá trình triển khai là không thể tránh khỏi, nhưng bạn phải duy trì sự kiểm soát và chính kiến một cách vững vàng để tránh dự án của bạn đang đi lệch hướng theo một cách hoàn toàn khác với những gì đã được vạch ra ban đầu. Điều này rất quan trọng để ngăn chặn thảm họa nếu khách hàng của bạn có xu hướng hướng tới “scope creep” ( vượt quá phạm vi), điều đó có nghĩa dự án của bạn gần như sẽ bị thay đổi hoàn toàn so với với thời điểm bắt đầu.
2. Đặt kỳ vọng một cách thực tế
Một người quản lý dự án (PM) mà tôi từng biết thường nói rằng : “You can have two of the three: good, fast, cheap. You CANNOT have all three.” – Nghĩa là: Bạn chỉ có thể có hai trong số ba yếu tố: Tốt, Nhanh, Rẻ. Bạn KHÔNG THỂ có cả ba.
Hãy chắc chắn rằng tất cả mọi người trong nhóm, bao gồm cả khách hàng, hiểu được những hạn chế của dự án. Bạn có thể hoàn thành một nhiệm vụ thành công đúng hạn và kiểm soát tốt ngân sách, miễn sao sự kỳ vọng hợp lý. Bạn không thể sử dụng phép thuật để biến những điều không thể thành có thể nếu sự kỳ vọng của lãnh đạo, khách hàng trở nên kì quặc, điều đó sẽ gây cho bạn những cảm xúc tiêu cực nó sẽ chỉ khiến bạn thất bại trong dự án mà thôi. Đừng bắt đầu dự án của bạn với thất bại gần như đã được định trước và đừng đặt bản thân vào thế khó khi phải làm những điều vượt quá khả năng.
3. Thiết lập các tiêu chí có thể đo lường để thành công
Làm sao bạn biết dự án của bạn sẽ thành công nếu bạn không có cách đo lường thành công của riêng mình? Bạn sẽ cần các mốc thời gian dự kiến, đặc biệt là cho một dự án sẽ phải thực hiện trong một thời gian dài, để bạn có thể xác định xem bạn có đang đi đúng hướng hay đi lạc khỏi các mục tiêu của dự án.
Bạn phải tạo cả điểm kiểm tra (checkpoint) nội bộ và điểm kiểm tra tại khách hàng. Không bao giờ rời khỏi việc ghi nhận ý kiến phản hồi của khách hàng cho đến khi kết thúc dự án, trừ khi bạn muốn mạo hiểm phải làm việc lại tất cả hạng mục quan trọng nếu khách hàng không hài lòng
4. Lựa chọn đúng Team Members và phân công nhiệm vụ một cách cẩn trọng
Trước khi bắt đầu dự án, bạn cần tập trung thu thập thông tin về nguồn nhân lực của bạn, xác định kỹ năng, nghiệp vụ của từng người và phân bổ công việc phù hợp với vai trò. Đây là bước đầu tiên quan trọng đối với dự án: Nếu bạn chỉ định sai người cho một nhiệm vụ, bạn đang giảm cơ hội thành công trước khi dự án bắt đầu.
Hãy chắc chắn rằng mỗi thành viên trong nhóm rõ ràng về những gì bạn mong đợi từ họ và khi nào bạn cần họ trong mỗi nhiệm vụ. Khuyến khích họ đặt câu hỏi để làm rõ bất cứ điều gì họ cảm thấy không chắc chắn, và cộng tác với bạn bất cứ khi nào có điều gì đó đang xảy ra không đúng quy trình hoặc đang trở nên tồi tệ. Giao tiếp rõ ràng và cởi mở là một yếu quan trọng giúp gắn kết các thành viên trong dự án của bạn với công việc.
5. Xác định vai trò của bạn như là người lãnh đạo
Bạn là người chỉ dẫn của dự án này, vì vậy hãy xác định đúng vai trò đó và đừng để bất kỳ thành viên nào khác trong nhóm khẳng định sự thống trị đối với vị trí của bạn. Công việc của bạn là phân công những công việc đúng nhất cho các thành viên trong nhóm .Vì vậy đối với dự án, bạn vừa là huấn luyện viên, vừa là cố vấn và là người động viên tinh thần làm việc của tất cả mọi người.
Bạn có thể cần phải tạo ra bầu không khí đồng đội giữa những người chưa từng làm việc cùng nhau trước đây, hãy cố gắng tạo ra một môi trường làm việc gắn kết, giúp người mới hòa nhập với tinh thần làm việc của cả nhóm.
Bạn cũng là người liên lạc với khách hàng, vì vậy hãy cẩn trọng trong giao tiếp đối với cả đối nội và đối ngoại. Hãy chắc chắn rằng bạn là người lãnh đạo mạnh mẽ và bình tĩnh cho cả nhóm của bạn nếu dự án của bạn gặp phải sóng gió. Có thể sẽ rất khó để trở thành một nhà lãnh đạo tuyệt vời trong những lúc căng thẳng, nhưng đó lại là điều cả nhóm của bạn cần ở bạn nhất.
6. Quản lý được rủi ro của dự án và đánh giá dự án chính xác khi hoàn thành
Hy vọng rằng bạn đã xác định được rằng mọi rủi ro ở các cấp độ đều có khả năng xảy ra trong quá trình chuẩn bị dự án, vì vậy bạn sẽ có kế hoạch dự phòng cho các sự cố nhất định. Nếu bạn có thể nhìn ra khi nào rủi ro sắp xảy ra, bạn có thể thực hiện hành động phòng ngừa để phòng tránh hoặc bạn có thể đưa ra biện pháp khắc phục nếu cần thiết.
Hãy sẵn sàng tạm dừng một dự án nếu rủi ro trở nên không thể chấp nhận được. Một phần vai trò của bạn với tư cách là người lãnh đạo là để biết khi nào mọi thứ bắt đầu trở nên ngày càng tồi tệ hướng đến thất bại. Khi ấy, bạn cần đưa ra một giải pháp tốt nhất, một lời khuyên là bạn nên tạm dừng dự án ngay lập tức để đánh giá lại toàn bộ quá trình và tìm kiếm bất hợp lý khiến dự án gặp rủi ro
Khi một dự án đã được hoàn thành, đưa ra một báo cáo tổng hợp rất quan trọng , ngay cả khi nó chỉ dành cho mục đích nội bộ. Bạn có thể xác định chính xác những gì đã đúng và những gì sai, xác định những gì có thể hoặc nên được thực hiện theo một cách khác và kiểm điểm các vấn đề đã xảy ra có thể rút kinh nghiệm trong tương lai.
7. Sử dụng một công cụ có thể giúp bạn giám sát toàn bộ dự án một cách hiệu quả hơn.
Cùng sự phát triển của công nghệ, rất nhiều công ty công nghệ đã cho ra đời nhiều giải pháp hỗ trợ quản lý công việc và dự án dành cho nhà quản lý. Một trong số đó là phần mềm quản lý dự án trực tuyến FastWork Project – giúp nhà quản lý dễ dàng lập kế hoạch dự án – phân bổ công việc – giao việc – phân bổ nguồn lực – quản lý tổng quan tiến độ dự án – quản lý chi tiết công việc – chi tiết tiến độ công việc – quản lý nguồn lực – quản lý ngân sách thu – chi trong dự án tập trung trên một hệ thống trực tuyến.
Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ trong công tác quản trị dự án, FastWork Project giúp nhà quản lý, quản lý dự án một cách tối ưu nhất.
- Lập kế hoạch dự án và giao việc hiệu quả
lập kế hoạch dự án nhanh chóng bằng cách nhân bản từ dự án mẫu hoặc import từ File Excel
FastWork Project giúp nhà quản lý lập nhanh kế hoạch dự án bằng cách nhập liệu trực tiếp trên hệ thống phần mềm, import từ File Excel hoặc nhân bản từ kế hoạch dự án mẫu. Nhân viên cũng dễ dàng khởi tạo kế hoạch dự án theo cách tương tự.
FastWork Project hỗ trợ ban lãnh đạo phân quyền chi tiết và làm rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án: ai làm gì, phụ trách công việc nào, yêu cầu cụ thể công việc là gì?… để mọi người năm bắt được công việc mình cần làm, deadline hoàn thành và chủ động thực hiện công việc khoa học, đúng thời hạn.
FastWork Project giúp ban lãnh đạo giao việc cho nhân viên nhanh chóng bằng cách gắn thẻ @tennhanvien vào công việc dù ở bất cứ đâu với chiếc smartphone hoặc laptop kết nối internet. Phần mềm tự động thông báo ngay tức thì đến nhân viên khi có công việc mới được giao trên hệ thống phần mềm qua web app, di động hoặc email.
- Phân rã công việc theo cấu trúc WBS ( Work Breakdown Structure)
Với FastWork Project, ban lãnh đạo dễ dàng làm rõ tính chất công việc phụ thuộc và phân rã công việc theo cấu trúc WBS. Từ đó các công việc được thực hiện đúng theo trình tự và hiệu quả hơn.
Các thành viên trong dự án đều nắm bắt được tiến độ, tình hình triển khai các công việc, biết công việc nào nên triển khai trước – triển khai sau…
Phân rã công việc trong dự án theo cấu trúc WBS (Công việc Cha – Con)
Tại giao diện này, ban lãnh đạo và nhân viên dễ dàng thay đổi thời gian thực hiện công việc mà không cần mở chi tiết công việc. Khi công việc được thay đổi, hệ thống phần mềm sẽ sinh ra một thông báo gửi cho những người liên quan để dễ theo dõi công việc.
Tính năng giúp thiết lập các công việc phụ thuộc trong dự án, đảm bảo rằng nhân viên bạn phải hoàn thành công việc này mới bắt đầu công việc tiếp theo để dự án được diễn ra đúng quy trình.
- Quản lý tất cả các dự án tập trung trên một giao diện
Là một phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp, FastWork Project giúp quản lý tất cả các dự án trong doanh nghiệp trên một màn hình duy nhất.
Giao diện giúp cấp quản lý và tất cả các thành viên tham gia dự án, nắm bắt tổng tình hình dự án đang ở trạng thái nào? Tiến độ kế hoạch là bao nhiêu %? Tiến độ thực tế triển khai kế hoạch là bao nhiêu %? KPI tiến độ chậm, đúng tiến độ hay quá hạn; Tổng điểm cho kế hoạch đó; Các thành viên tham gia dự án; Số lượng công việc; Ngân sách, Thu; Chi, Thời gian khởi tạo kế hoạch và thời gian kết thúc kế hoạch; Tên kế hoạch – khách hàng.
Giao diện dashboard được xem là một giao diện cung cấp các báo cáo tổng quan về tình tình tiến độ chung của dự án. Nhìn vào giao diện, nhà quản lý có thể thấy chi tiết tất cả các chỉ số cần quản lý của một dự án như: thời gian, tiến độ, nguồn lực, ngân sách…
Quản lý tất cả các dự án trên một giao diện duy nhất
- Quản lý tổng quan 1 dự án
FastWork cho phép quản lý tổng quan chi tiết một dự án với giao diện Dashboard. Giao diện cung cấp các thông tin về Tên kế hoạch, công ty; Thời gian khởi tạo – thời gian kết thúc; Tình trạng dự án; Tổng số giờ hoàn thành dự án, Tiến độ kế hoạch – Tiến độ thực hiện/%; KPI tiến độ (đúng tiến độ, chậm…); Tổng số công việc (% số công việc hoàn thành quá hạn, quá hạn, tạm dừng, quan trọng, chưa làm, đang làm, chờ đánh giá, hoàn thành, khác…); Tổng ngân sách; Tổng Thu; Tổng chi và Bum up tiến độ dự án theo ngày.
Theo dõi tổng quan tình hình một dự án trên giao diện dashboard
- Quản lý chi tiết các công việc thuộc 1 dự án
Để biết chi tiết các công việc trong dự án, chỉ cần click vào dự án, phần mềm sẽ hiển thị ra tất cả các list công việc kèm theo tiến độ của dự án đó. Để xem cụ thể hơn về các việc cần làm cũng như nội dung công việc thì click vào công việc đó sẽ biết được chi tiết các công việc đã hoàn thiện đến bước nào, tiến độ bao nhiêu %.
Dễ dàng nhìn thấy tất cả các công việc thuộc một dự án trên 1 màn hình
- Quản lý KPI công việc trực quan, chi tiết
Quản lý thu chi trong dự án
Bên cạnh các tính năng quản lý công việc, tiến độ công việc trong dự án,… FastWork Project còn hỗ trợ quản lý việc thu và chi. Các ngân sách thu – chi: nhân công, vật tư, phương tiện, tiến độ giải ngân, tiến độ thanh toán… trong dự án sẽ được quản lý chi tiết trên hệ thống phần mềm với FastWork Project.
Hỗ trợ quản lý ngân sách Thu – Chi trong dự án trực quan
- Quản lý nhân lực tham gia dự án
FastWork Project giúp quản lý tất cả các thành viên tham gia dự án một cách hiệu quả. Dựa vào bảng phân bổ nguồn lực, ban lãnh đạo có thể biết được nhân viên nào đang tham gia dự án nào, khối lượng công việc của từng nhân viên, thời gian trống việc – nhiều việc để điều phối công việc, thời gian thực hiện công việc hợp lý và hiệu quả nhất.
Quản lý các thành viên tham gia dự án
- Quản lý rủi ro – tình trạng sức khỏe của dự án
FastWork Project giúp đánh giá sức khỏe dự án: tự động cập nhật trạng thái dự án: rủi ro/bình thường/tăng tốc/chậm trễ… dựa trên tiến độ thực hiện công việc thực tế so với kế hoạch.
Theo cấp công việc: tự động gửi cảnh báo quá hạn, nhắc nhở thực hiện công việc. Hơn thế, các biểu đồ thể hiện tiến độ công việc, tình trạng dự án tại giao diện dashboard cũng được xem là một báo cáo tổng quan về rủi ro tiến độ dự án.
Theo dõi tình trạng sức khỏe dự án, từ đó giúp đánh giá % rủi ro – thành công của dự án
- Môi trường làm việc nhóm hiệu quả
FastWork Project tạo ra 1 môi trường trao đổi công việc tập trung. Các thành viên tham gia dự án đều có thể trao đổi, thảo luận ngay dưới đầu việc cụ thể, giúp thông tin công việc không bị loãng, không bị miss với nhiều thông tin khác, dễ dàng tìm lại/xem lại trao đổi không mất thời gian tìm lại như khi trao đổi trên Zalo, Skype…
Phần mềm sẽ tự động gửi noti thông báo đến các thành viên liên quan khi công việc thuộc dự án có trao đổi mới, tài liệu đính kèm hoặc thay đổi mới về công việc.
Giao diện Kanban giúp các thành viên tham gia dự án sẽ nắm được công việc của bản thân và các công của các thành viên khác từ đó phoois hợp thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Tất cả các thành viên tham gia dự án dễ dàng trao đổi thông tin – chia sẻ tài liệu gắn liền với công việc dự án
Ngoài là một phần mềm quản lý dự án chuyên biệt, FastWork Project còn có thể liên kết với nhiều phần mềm khác như FastWork HRM, FastWork CRM, FastWork Office… trên cùng một hệ thống để tạo thành bộ ứng dụng hỗ trợ quản trị và điều hành doanh nghiệp toàn diện của FastWork.
FastWork.vn tự hào là đơn vị đồng hành nâng cao chất lượng quản trị và điều hành của hơn 1500 doanh nghiệp ở mọi quy mô và lĩnh vực: Kiến trúc – Xây dựng – Bất động Sản- Agency – Giáo dục – Công nghệ thông tin – Phân phối, Bán lẻ – Chính phủ – Tài chính, Ngân hàng – Bệnh viện – Spa – Y tế – Khách sạn – Vận tải – Dịch vụ bảo trì, Bảo vệ – Sản xuất – Logistic …
Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu phần mềm quản lý dự án trực tuyến – FastWork Project vui lòng lòng liên hệ hotline: 0983 089 715 hoặc điền thông tin dưới Form đăng ký để được hỗ trợ.
