9 giải pháp cải tiến quy trình làm việc đạt hiệu quả bất ngờ!

By 12 Tháng Mười Hai, 2020Tháng Bảy 15th, 2021Business Hack, Kiến thức

Theo thống kê, mỗi ngày nhân viên tường mất ⅜ giờ làm việc cho các công việc cá nhân hoặc không cần thiết tại văn phòng. Như vậy, trong 1 tuần, doanh nghiệp chi trả cho 15 giờ lãng phí/ nhân viên. Để tối ưu thời gian làm việc các doanh nghiệp cần đến các giải pháp cải tiến quy trình làm việc thông minh. 9 cải tiến hữu ích sau đây sẽ giúp tăng năng suất nhân viên, tăng hiệu suất xử lý công việc cho các doanh nghiệp. 

Một trong những nguyên nhân dẫn đáng lãng phí thời gian tại công ty/doanh nghiệp chính là phân chia công việc không rõ ràng, giao nhiệm vụ không cần thiết và dành nhiều thời gian cho các cuộc hội họp. Để cải thiện quy trình làm việc các doanh nghiệp cần đến công cụ và giải pháp quản lý thời gian hiệu quả. Cải tiến quy trình làm việc cần một quá trình dài hạn và bài bản, tuy nhiên hiệu quả mà nó mang đến lại vô cùng khả quan. 

1. Đánh giá quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp

Trước khi tiến hành bất cứ cải tiến hay đổi mới quy trình làm việc nào, nhà quản lý cần tiến hành phân tích và đánh giá quy trình hiện tại mà doanh nghiệp đang áp dụng. Nhà quản lý có thể thu thập thông tin từ các phản hồi của nhân viên, phòng ban và các bộ phận khác nhau nhằm tìm ra nguyên nhân khiến quy trình làm việc không mang đến hiệu quả. Đánh giá các ưu điểm cũng như hạn chế mà quy trình làm việc hiện tại mang đến, từ đó phát huy các điểm tốt và cải tiến, điều chỉnh các lỗ hổng trong quản lý. Điều này sẽ giúp nhà quản lý tối ưu hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp, tăng năng suất và hiệu quả xử lý công việc. 

 Đánh giá quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp
Đánh giá quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp

2. Cải tiến quy trình làm việc bằng cách sắp xếp công việc dựa trên tầm quan trọng

Sắp xếp công việc dựa trên tầm quan trọng là bước cải tiến quy trình làm việc đơn giản cho các doanh nghiệp. Sau khi nắm bắt được quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp, nhà quản lý cần sắp xếp lại các công việc, nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên sau đây: 

  • Nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp 
  • Nhiệm vụ quan trọng 
  • Nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng
  • Nhiệm vụ không khẩn cấp, không quan trọng. 

Nhà quản lý ưu tiên xử lý các nhiệm vụ, dự án có quy mô lớn, mang đến lợi nhuận hay lợi ích lớn cho doanh nghiệp. Đối với các dự án quan trọng cần ưu tiên nguồn nhân lực, thời gian và ngân sách để hoàn thành sớm nhất. Đối với các dự án nhỏ hơn có thể phân bổ nhân lực hợp lý. 

Tìm hiểu Quy trình công việc Workflow là gì? Vẽ Workflow với 7 bước đơn giản

3. Đào tạo nhân viên thực hiện quy trình chuẩn hóa

Muốn xây dựng quy trình làm việc cho doanh nghiệp hiệu quả, doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ trên tất cả phòng ban. Để làm được điều này các doanh nghiệp cần thường xuyên đào tạo và huấn luyện nhân sự nâng cao năng lực và kỹ năng. Nhà quản lý cần theo dõi và đưa ra lịch trình đào tạo cụ thể cho từng bộ phận hoặc tổng thể nhân sự trong doanh nghiệp. Thông qua các khóa đào tạo, nhân viên có thể nắm bắt và thực hiện theo các quy trình làm việc cụ thể và khoa học, từ đó tăng năng suất nhân viên. Chỉ khi toàn bộ nhân viên nhận biết và thực hiện theo sự thay đổi thì việc cải tiến quy trình làm việc mới thực sự hiệu quả.

4. Tổ chức quy trình làm việc hiệu quả

Giải pháp cải tiến quy trình làm việc thứ 4 dành cho nhà quản lý chính là giữ cho quy trình công việc luôn trong trạng thái suôn sẻ và “trôi chảy” nhất. Nhà quản lý cần tổ chức và vận hành các dự án theo lịch trình đã được đề ra từ trước, nhân sự trong doanh nghiệp cần tuân thủ theo quy trình được đề ra từ trước. Ngoài ra ban lãnh đạo cũng cần giám sát quy trình làm việc của nhân viên trên từng nhiệm vụ và dự án. Quản lý thời gian làm việc thông qua việc tổ chức và lên lịch trình bài bản sẽ mang đến hiệu quả tối ưu cho các doanh nghiệp. 

5. Giao nhiệm vụ, thời gian thực hiện cụ thể, rõ ràng

Giao nhiệm vụ, thời gian thực hiện cụ thể, rõ ràng
Giao nhiệm vụ, thời gian thực hiện cụ thể, rõ ràng

Một trong những nguyên tắc xây dựng quy trình làm việc chính là phân chia công việc và nhiệm vụ cụ thể phù hợp với năng lực và thời gian cho nhân viên. Theo các khảo sát có đến 58% thời gian làm việc bị lãng phí do nhân viên không biết nhiệm vụ và công việc của thể của mình là gì. Để tránh tình trạng này, nhà quản lý cần giao nhiệm vụ và công việc cụ thể cho từng nhân sự, từng bộ phận, phòng ban trong tổ chức. Nhà quản lý cần nắm bắt năng lực của từng nhân viên trong doanh nghiệp để có thể phân chia công việc một cách khoa học, phù hợp. 

6. Cắt giảm các hoạt động gián đoạn không cần thiết

Để cải tiến quy trình làm việc , các doanh nghiệp cần cắt giảm những hoạt động không cần thiết gây gián đoạn hoặc lãng phí thời gian. Cụ thể doanh nghiệp có thể cắt giảm các cuộc họp hành không cần thiết hàng ngày hay hàng tuần, cắt giảm các hoạt động giao tiếp không cần thiết. Ngoài ra nhà quản lý cần giao công việc cho đúng người, nhằm tránh lãng phí thời gian. Các doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa thời gian thông qua việc sử dụng các công cụ và phần mềm công nghệ.  

7. Tối ưu hóa giao tiếp

Tối ưu hóa thông tin liên lạc sẽ giúp cắt giảm thời gian cho các cuộc họp, trao đổi. Việc truyền tải thông tin thông qua các phần mềm và công nghệ mang lại tính chính xác cao, tốc độ lan truyền nhanh chóng và rộng rãi. Thông qua việc tối ưu hóa truyền tải thông tin, các cuộc họp hành lãng phí thời gian tại doanh nghiệp sẽ được cắt giảm đáng kể. Toàn bộ nhiệm vụ, quy trình làm việc cũng như tiến độ của dự án sẽ được quản lý và chia sẻ bằng nền tảng công nghệ. Các thành viên trong dự án có nắm bắt thông tin thông qua trang tính, nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả công việc qua các công cụ. Từ đó hạn chế lãng phí thời gian vào việc trao đổi trực tiếp hoặc báo cáo rườm rà. Đây được xem là giải pháp cải tiến quy trình làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp. 

Tự động hóa quy trình làm việc tại doanh nghiệp với các phần mềm thông minh
Tự động hóa quy trình làm việc tại doanh nghiệp với các phần mềm thông minh

8. Sử dụng nguồn ngân sách phù hợp

Nhiều nhà quản lý cho rằng nguồn ngân sách và quy trình làm việc không có sự liên quan với nhau, tuy nhiên trên thực tế chúng lại có sự liên kết chặt chẽ. Cải tiến quy trình làm việc kéo theo việc cải thiện hiệu quả sử dụng ngân sách. Thông thường các doanh nghiệp sẽ dành ưu tiên cho các nhiệm vụ và công việc chiếm nguồn ngân sách đầu tư lớn. Để cải tiến quy trình làm việc, doanh nghiệp cần phân bổ nguồn ngân sách một cách hợp lý, chú ý đến nguồn ngân sách tại chỗ của đơn vị. Từ quy trình làm việc thông minh, nhà quản lý có thể theo dõi cả nguồn ngân sách đã chi với lợi nhuận thu lại từ từng dự án. 

9. Tự động hóa quy trình

Các giải pháp quản lý thời gian làm việc tự động hóa chính là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong thời đại công nghiệp 4.0. Doanh nghiệp có thể cân nhắc đến các phần mềm hoặc công cụ quản lý ERP, nhằm quản lý tổng thể toàn bộ quy trình làm việc của tổ chức. Hoặc có thể sử dụng đến các công cụ quản lý thời gian thông minh từ các nhà cung cấp giải pháp công nghệ uy tín. Hiện, nay,  FASTWORK workflow là phần mềm quản lý công việc toàn diện phù hợp nhất với phương thức quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam. Phần mềm Fastwork cho phép thiết lập, theo dõi, đánh giá toàn bộ quy trình của doanh nghiệp trên cùng một màn hình.

Điểm mặt 3 lợi ích chính từ phần mềm FastWork WorkFlow trong cải tiến quy trình làm việc

Tự động hóa quy trình và liên kết các quy trình thông minh

  • Tự động hóa chuyển bước mỗi khi đánh giá hoàn thành công việc/nhiệm vụ tại mỗi bước thực hiện
  • Tự động hóa giao việc cho người phù hợp, nhắc nhở và cho điểm
  • Kết nối và tự động chuyển giao nhiệm vụ giữa các quy trình khác nhau

Kiểm soát và theo dõi quy trình công việc theo thời gian thực

  • Nắm bắt tiến trình và kết quả nhiệm vụ của từng nhân viên tức thời
  • Đo lường chính xác thời gian thực hiện mỗi bước trong công việc là bao lâu, hoàn thành khi nào
  • Phát hiện nhanh điểm nóng, nguy cơ tắc nghẽn quy trình. Nếu 1 nhiệm vụ chậm tiến độ biết ngay chậm do bước nào? ai thực hiện?
  • Môi trường trao đổi, tương tác xuyên suốt giữa các thành viên tham gia quy trình

Đo lường hiệu quả và xây dựng quy trình hoàn chỉnh

  • Chỉ ra lý do một nhiệm vụ thất bại là gì? → có cơ sở cho việc ra quyết định, đánh giá thưởng phạt nhân viên công bằng
  • Đánh giá chính xác hiệu quả và năng lực làm việc của từng cá nhân
  • Có cơ sở sáng tạo, cải tiến quy trình nhằm nâng cao hiệu suất làm việc

Xem thêm thông tin chi tiết về Fastwork workflow – Phần mềm số hóa quy trình công việc và tự động hóa giao việc

Thông qua phần mềm này, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm áp lực và khối lượng công việc cho nhà quản lý, giảm thiểu các rủi ro và tăng hiệu quả công việc, hướng đến mục tiêu cuối cùng là thúc đẩy doanh nghiệp phát triển. 

Tham khảo video giới thiệu FastWork Workflow

Cải tiến quy trình làm việc cần được xây dựng với kế hoạch bài bản và dài hạn nhằm mang đến hiệu quả tối ưu nhất. Chỉ với một vài cải tiến nhỏ, nhà quản lý có thể nhận thấy hiệu quả bất ngờ cho doanh nghiệp của mình. Thay vì vật lộn với mớ lộn xộn của công việc và dự án, các doanh nghiệp có thể tự động hóa toàn bộ quy trình hoạt động nhờ các phần mềm và công cụ quản lý thông minh. 

Để nhận DEMO miễn phí phần mềm FastWork Workflow, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!

Đăng ký tư vấn

Xem thêm bài viết: 11 phương pháp xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban

Leave a Reply