Để các doanh nghiệp chuỗi bán lẻ nhanh chóng “vươn mình” ra thị trường quốc tế, điểm G của các doanh nghiệp này chính là yếu tố hiệu quả trong quản lý hàng tồn kho.
Bán lẻ hiện nay được coi là ngành “hái ra tiền” trên thị trường kinh doanh đầy khốc liệt do ảnh hưởng dịch bệnh Covid. Với đặc thù sở hữu nhiều điểm bán hàng, doanh nghiệp bán lẻ có ưu thế về khả năng huy động vốn và mở rộng quy mô.
Tuy nhiên có “vốn” thôi chưa đủ.
Hiện nay không ít các doanh nghiệp bán lẻ gặp vấn đề về kiểm kê hàng hóa như: hàng mục nát, kém chất lượng lọt vào kho hàng, lượng hàng thực tế khác so với sổ sách, thất thoát hàng hóa, phân phối hàng hóa không hợp lý dẫn đến chỗ thừa chỗ thiếu,…
Do đó, quản lý hàng tồn kho được coi là một trong những yếu tố sống còn làm nên sự thành công của một doanh nghiệp chuỗi bán lẻ.
Bằng việc kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp có thể nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tạo dựng niềm tin bền vững với khách hàng.
Như cách mà Coca Cola, Vinmart, Aha Coffee, Điện máy xanh,… đã làm.
Mục lục nội dung:
1. Quản lý hàng tồn kho chuỗi bán lẻ là gì?
Quản lý hàng tồn kho chuỗi bán lẻ là công tác kiểm kê số lượng, tình trạng nguồn hàng có trong kho để quá trình phân phối hàng hóa đến các điểm bán diễn ra suôn sẻ.
Công tác quản lý kho hàng cần xác định những nội dung sau:
- Số lượng từng loại hàng hóa có trong kho?
- Lượng hàng tồn kho như thế nào là hợp lý?
- Làm sao để đảm bảo mức an toàn kho hàng để phục vụ các điểm bán?
- Công tác kiểm tra chất lượng các lô hàng nhập kho?
- Khi nào cần nhập thêm nguồn hàng?
Vai trò của những công việc này trong quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp bán lẻ là gì?
2. Hậu quả doanh nghiệp bán lẻ phải đối mặt khi thiếu “bàn tay” quản lý
Thực tế, nhà kho của doanh nghiệp sẽ trở thành một mớ hỗn độn nếu thiếu vắng “bàn tay” quản lý.
Đặc điểm của doanh nghiệp kinh doanh chuỗi bán lẻ là sở hữu nhiều điểm bán hàng trên thị trường. Do đó nguồn hàng của doanh nghiệp phải luôn sẵn sàng và linh hoạt để luân chuyển, phân phối chéo giữa các điểm bán.
Thiếu công tác quản lý hàng tồn kho dẫn đến hậu quả như thế nào?
Phân phối hàng trong kho không khoa học
Giả sử, khách hàng của bạn đang cần tìm một chiếc áo.
Tuy nhiên do công tác quản lý quá kém dẫn tới bạn đã hết chiếc đó để bán cho khách hàng.
Điều này đồng nghĩa với việc bạn đang “đẩy” khách hàng của mình tới một đối thủ khác.
“Nơi thừa nơi thiếu” là hậu quả của việc thiếu công tác quản lý tồn kho hiệu quả. Nhiều mặt hàng khách đang cần gấp ở cửa hàng này nhưng không có, cửa hàng khác lại dư thừa mà không được luân chuyển kịp thời.
Thất thoát hàng hóa không rõ nguyên nhân
Quản lý hàng tồn kho kém là nguyên nhân dẫn đến tình trạng thất thoát hàng hóa không rõ nguyên nhân. Thực tế tại nhiều cửa hàng bán lẻ, việc nhân viên gian lận hàng hóa trong kho xảy ra rất nhiều. Bên cạnh đó, nguồn hàng dồi dào của doanh nghiệp bán lẻ khó tránh khỏi tầm ngắm của các đối tượng trộm cắp ngoài thị trường.
Tình trạng này ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Hàng hóa hết hạn không được phát hiện
Hàng hóa nhập kho sau đó sẽ được xuất hàng theo nguyên tắc nhập trước, xuất trước. Tuy nhiên công tác quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp lỏng lẻo, các mặt hàng nhập kho cuối cùng rất có thể được xuất kho trước.
Điều đó đồng nghĩa với việc lượng hàng hóa nhập kho trước chưa được xuất bán. Kéo theo đó là tình trạng sản phẩm, hàng hóa quá hạn sử dụng nhưng không được phát hiện.
Chất lượng sản phẩm không đảm bảo
Công tác kiểm thử chất lượng sản phẩm không được chú trọng chính là “kẽ hở” cho các sản phẩm hàng hóa kém chất lượng du nhập vào kho hàng của doanh nghiệp.
Tình trạng đó dẫn tới uy tín, thương hiệu của doanh nghiệp bị ảnh hưởng nghiêm trọng khi các mặt hàng kém chất lượng này đến tay người tiêu dùng.
Khó khăn trong việc tìm kiếm sản phẩm
Như đã nói ở trên, kho hàng của doanh nghiệp sẽ biến thành một mớ hỗn độn nếu không được quản lý, sắp xếp một cách khoa học. Khi cần nguồn hàng để phân phối đến các điểm bán.
Giữa mớ hỗn độn đó, nhân viên sẽ rất khó khăn trong việc tìm kiếm sản phẩm để phân phối tới các điểm bán.
Điều đó trước hết làm gián đoạn quy trình bán hàng của doanh nghiệp.
Sau là làm mất khách hàng vào tay đối thủ khác.
3. “Hoa mắt chóng mặt” quản lý tồn kho bằng phương pháp thủ công
Phần thắng trong cuộc “giằng co” khách hàng giữa các thương hiệu bán lẻ được quyết định chỉ trong tích tắc.
Do đó, trong quy trình bán hàng của doanh nghiệp bán lẻ, “tốc độ” là yếu tố cần thiết hơn bao giờ hết.
Tuy nhiên mô hình quản lý thủ công hiện nay có đảm bảo yêu cầu về “tốc độ” không?
Những bất cập trong quản lý hàng hóa bằng phương pháp thủ công:
- Thứ nhất, hệ thống quản lý cồng kềnh, chồng chéo. Quản lý thủ công khiến doanh nghiệp khó kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho. Số hàng trong sổ sách không trùng với số hàng thực tế ngoài kho. Bên cạnh đó, mỗi chi nhánh lại quản lý hàng tồn kho theo cách thức, hệ thống, phương pháp khác dẫn đến tình trạng mất sổ sách, mất dữ liệu không được phát hiện,…
Kéo theo đó, các mặt hàng trong kho không được sắp xếp khoa học dẫn đến xuất kho hàng hóa bị nhầm lẫn, tồn kho hàng đã quá hạn sử dụng.
- Thứ hai, tốn kém chi phí. Quản lý thủ công đòi hỏi doanh nghiệp phải có một đội ngũ lớn nhân viên kiểm hàng, quản lý kho, nhập – xuất hàng hóa. Thực tế những công việc đó nếu quản lý bằng công nghệ sẽ tiết kiệm hơn nhiều lần.
- Thứ ba, nguy cơ gặp rủi ro trong kinh doanh. Quản lý kém dẫn đến xuất hàng kém chất lượng, hết hạn sử dụng,… đến người tiêu dùng. Điều đó nguy cơ làm giảm uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Mặt khác, quản lý thủ công dễ dẫn đến thiệt hại tại các kho hàng như: mất trộm, hư hỏng hàng hóa, cháy nổ,…
Để khắc phục tình trạng quản lý hàng tồn kho kém hiệu quả đó, công nghệ một lần nữa là giải pháp tuyệt vời như “chắp thêm cánh” cho chú hổ ngành bán lẻ.
4. Công nghệ – xóa tan nỗi lo quản lý hàng tồn kho chuỗi bán lẻ
Không ít doanh nghiệp bán lẻ được “hóa rồng” sau khi “bén duyên” với mô hình quản lý bằng công nghệ. Đơn cử như Điện máy xanh – một thương hiệu “sinh sau đẻ muộn” nhưng nhanh chóng vượt qua “anh lớn” Nguyễn Kim để vươn lên vị trí dẫn đầu ngành điện gia dụng.
Sự thành công Điện máy xanh được các độc giả biết đến bởi thương hiệu này sở hữu một kho hàng khổng lồ, cung cấp hàng hóa nhanh chóng, linh hoạt luôn đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Điện máy xanh nhanh chóng được “xướng tên” trên vị trí số 1 trên thị trường điện gia dụng bởi Điện máy xanh đã sớm nắm bắt thị trường và áp dụng khoa học, công nghệ trong công tác quản lý.
5 lợi ích giải pháp quản lý bằng khoa học, công nghệ mang lại:
Kiểm kê hàng tồn kho mọi lúc, mọi nơi
Bằng phần mềm quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể quản lý kho hàng của mình ngay trên trình duyệt Web và áp dụng cho toàn bộ hệ thống bán hàng. Có nghĩa với một hệ thống quản lý công nghệ, tất cả các cửa hàng trong chuỗi bán lẻ đều có thể truy cập để theo dõi nhiệm vụ, KPI trong tháng/quý/năm.
Tính năng quản lý mọi lúc, mọi nơi thể hiện bởi ngay cả khi doanh nghiệp không ngồi trước máy tính, họ vẫn có thể kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho hàng. Tại sao điều đó có thể xảy ra?
Phần mềm công nghệ cho phép doanh nghiệp theo dõi sự biến thiên hàng hóa trong kho ngay trên thiết bị di động có kết nối Internet.
Lên kế hoạch nhập – xuất hàng khoa học
Công nghệ là câu trả lời cho câu hỏi ở đầu bài viết rằng: khi nào doanh nghiệp cần nhập thêm nguồn hàng?
Nhập hàng bừa bãi dẫn đến tình trạng hàng hóa hết hạn sử dụng.
Do đó, nhập hàng đúng thời điểm là yêu cầu cần được các nhà quản lý chú trọng.
Bằng phần mềm quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp nắm rõ số hàng xuất kho theo ngày/tháng/quý.
Từ đó nhà quản lý phân tích được thị hiếu của người tiêu dùng và lên kế hoạch nhập những mặt hàng bán chạy và có xu hướng xuất hàng sớm để thu hồi nguồn vốn.
Bên cạnh đó, phần mềm giúp doanh nghiệp lên danh sách các hàng hóa cần xuất kho tránh tình trạng hàng hóa, sản phẩm hết hạn “rò rỉ” ra ngoài thị trường.
Theo dõi hàng phân phối tại các điểm bán
Phần mềm quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng hóa được phân phối đến từng điểm bán trên hệ thống cửa hàng.
Nhờ có phần mềm quản lý kho hàng, giờ đây doanh nghiệp không cần đến các điểm bán một cách thường xuyên để kiểm kê hàng hóa trong các kệ hàng.
Quản lý dữ liệu hàng hóa khoa học
Những hàng hóa nhập – xuất kho đã kiểm duyệt chất lượng được nhập liệu trên phần mềm sẽ được quản lý, lưu trữ trên phần mềm một cách khoa học, lâu dài.
Việc quản lý thông tin sản phẩm, ngày nhập – xuất hàng hóa có thể giúp doanh nghiệp tránh được những sự cố trong quá trình kinh doanh.
Giả sử như các trường hợp: khách hàng phản hồi hàng hóa kém chất lượng, nhà cung cấp nguyên liệu phàn nàn về số lượng sản phẩm đã nhập, nhân viên đùn đẩy trách nhiệm,…Tất cả những sự cố đó sẽ được giải quyết nhanh chóng khi doanh nghiệp kiểm tra thông tin trên phần mềm tại ngày/tháng xảy ra vấn đề phát sinh.
Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
Thứ nhất, nhờ việc lên kế hoạch nhập – xuất kho, phân phối nguồn hàng hợp lý, doanh nghiệp tránh được khoản chi phí do nhập kho tràn lan sản phẩm, chi phí hàng hóa lỗi, kém chất lượng, hết hạn,…
Thứ hai, qua việc sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho. Mọi công việc quản lý đều được thực hiện trên văn phòng online của doanh nghiệp. Điều đó giúp doanh nghiệp cắt giảm số lượng nhân sự kiểm kê, quản lý kho.
Bên cạnh đó, hoạt động trao đổi thông tin giữa nhà quản lý với nhân viên, nhân viên với nhân viên, các nhà quản lý với nhau tại các điểm bán hàng trở nên dễ dàng hơn.
Có thể thấy công nghệ là “chất xúc tác” tạo nên sự bùng nổ của các doanh nghiệp bán lẻ hiện nay. Do đó, các doanh nghiệp hiện vẫn đang vận hành theo mô hình quản lý thủ công cần nhanh chóng áp dụng phần mềm công nghệ vào công tác quản lý kho hàng của mình để sớm đạt được mục tiêu kinh doanh đã đề ra.
Giải pháp công nghệ MBW Next ERP + POS 2in1- quản lý bán hàng, bán lẻ tập trung cho mô hình đa chi nhánh
Hoạt động trong lĩnh vực chuỗi bán lẻ, là quản lý chuỗi cửa hàng, bán lẻ, gợi ý bạn tham khảo giải pháp quản lý toàn diện dành riêng cho doanh nghiệp bán lẻ.
MBW Next là nền tảng ERP + POS 2in1 dành cho doanh nghiệp bán lẻ đa tầng, đa chi nhánh, giúp quản trị tập trung từ Nhà cung cấp → Tổng công ty → Chi nhánh → POS → Khách hàng trên một hệ thống thống nhất.
Thay vì dữ liệu phân tán tại từng cửa hàng, giải pháp quản trị bán lẻ tập trung MBW Next kết nối xuyên suốt các nghiệp vụ mua hàng, cung ứng, tồn kho, bán hàng, tài chính – kế toán và điều hành, giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn chuỗi theo thời gian thực.
Các nhóm tính năng chính gồm:
- Quản trị cửa hàng & POS tập trung: Quản lý nhiều công ty, chi nhánh, cửa hàng và POS; phân quyền theo đơn vị, theo dõi giao dịch và doanh thu toàn hệ thống.
- Quản lý tồn kho đa tầng, đa chi nhánh: Kiểm soát tồn kho, lô/date, vị trí lưu kho, ngưỡng tồn và điều chuyển hàng hóa giữa các đơn vị.
- Quản lý mua hàng & cung ứng: Kết nối từ đề xuất mua, đơn mua, nhập kho đến phân bổ hàng về chi nhánh/POS; theo dõi nhu cầu, hàng đặt, hàng nhận và công nợ.
- Quản lý luồng hàng xuyên suốt: Điều hành luồng hàng từ nhà cung cấp đến POS, hỗ trợ đối soát 3 chiều, phân bổ hàng, trả hàng và kiểm soát hàng tồn chậm luân chuyển.
- Quản trị luồng tiền nhiều cấp: Kiểm soát dòng tiền từ khách hàng đến POS, chi nhánh, tổng công ty và nhà cung cấp; quản lý thanh toán, công nợ, ngân sách, chi phí và đối soát 3-way matching.
- Dashboard điều hành cho CEO: Tổng hợp doanh thu, tồn kho, tài chính, chi phí từ POS đến tổng công ty trên dashboard trực quan, cập nhật theo thời gian thực.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể vận hành linh hoạt tại từng điểm bán nhưng vẫn kiểm soát tập trung toàn bộ hệ thống, từ luồng hàng, luồng tiền đến dữ liệu điều hành.
Đặc biệt, MBW Next có khả năng tùy chỉnh và mở rộng theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, từ giao diện, trường dữ liệu, quy trình, báo cáo đến các tính năng chuyên biệt. Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc phát sinh nhu cầu mới, hệ thống có thể tiếp tục nâng cấp và tích hợp, linh hoạt và phù hợp để phát triển lâu dài.
Doanh nghiệp quan tâm đến giải pháp, đăng ký tư vấn và demo MBW Next để được hỗ trợ.
Ngoài ra, doanh nghiệp chuỗi bán lẻ cần quản lý nhân sự chuỗi hoặc 1 nền tảng quản lý cơ bản các hoạt động quản lý nhân sự, công việc dự án, khách hàng, bán hàng, nội bộ, hãy tham khảo thêm FastWork.
