Theo chia sẻ từ các chủ doanh nghiệp việc quản lý và vận hành tốt bộ máy của doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào quản lý hàng tồn kho. Xử lý hàng tồn kho không tốt có thể dẫn đến nguy cơ gây thua lỗ cho doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ. Đây được xem là một trong những thách thức lớn, đòi hỏi nhà quản lý cần phải có kinh nghiệm cũng như các công cụ phần mềm quản lý chuyên biệt.
Mục lục nội dung:
Quản lý hàng tồn kho bán lẻ là gì?
Hàng tồn kho là một trong những phương thức dự trữ các sản phẩm trong kho nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Quản lý hàng tồn kho là giải pháp lưu trữ số lượng hàng tồn trong kho ở mức ổn định, không quá nhiều so với nhu cầu mua của thị trường. Các doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ cần lên kế hoạch và quy trình quản lý hàng hóa trong kho chứa của mình, tránh tình trạng hàng tồn lâu ngày gây mất giá trị.
Trước đây công việc quản lý hàng tồn trong kho thường được thực hiện thủ công thông qua việc kiểm kê bằng tay. Ngày nay nhờ các ứng dụng công nghệ và sự phát triển của phần mềm việc quản lý hàng hóa trong kho thường được thực hiện điện tử nhờ các thiết bị máy móc. Đối với các cửa hàng nhỏ lẻ kiểm kê hàng hóa trong kho theo cách truyền thống là lựa chọn phổ biến. Tuy nhiên với các doanh nghiệp hoặc đơn vị có kho hàng lớn thì quá trình kiểm kê chắc chắn phải thực hiện bằng công nghệ.
Xu hướng nền kinh tế ứng dụng công nghệ thông minh ngày càng phát triển và trở nên phổ biến. Việc quản lý hàng tồn kho bằng excel hay thiết bị điện tử được ứng dụng ở cả các cửa hàng nhỏ lẻ lẫn các doanh nghiệp lớn. Với các công cụ này nhà quản lý không cần mất nhiều thời gian và công sức cho việc tìm kiếm hàng hóa, sản phẩm. Qua các công cụ quản trị hàng tồn kho nhà bán lẻ có thể quản lý số lượng hàng hóa bán ra trong ngày, tuần, tháng,… một cách nhanh chóng mà không cần nhiều loại giấy tờ phức tạp.
Tại sao các doanh nghiệp bán lẻ cần giải pháp quản lý hàng tồn kho?
Hàng tồn kho chính là khối tài sản lớn của các doanh nghiệp bán lẻ. Trong trường hợp khối tài sản này chỉ đứng im một chỗ, không sinh lợi nhuận, thậm chí là mất giá sẽ gây nên những biến động nghiêm trọng đến sống còn của doanh nghiệp. Nhằm tránh các tổn thất không đáng có do tồn kho, ứ đọng sản phẩm, nhà bán lẻ cần đến các giải pháp quản lý hiệu quả và thông minh. Các giải pháp phần mềm này sẽ giúp giảm chi phí, tiết kiệm nguồn nhân lực, thời gian cũng như tài chính tối ưu cho các doanh nghiệp.
Nếu nhà bán lẻ không sử dụng các giải pháp quản lý hàng tồn kho, bộ phận quản lý sẽ phải đảm đương khối lượng công việc khổng lồ, rối như tơ vò. Thông qua các phần mềm quản lý kho hàng, nhà bán lẻ có thể phục vụ và mang đến các dịch vụ tốt hơn cho khách hàng và đối tác của mình. Tình trạng hết hàng trong kho hay dư thừa quá nhiều hàng sẽ không còn là nỗi lo của nhà quản lý. Các phần mềm quản lý kho sẽ giúp nhà bán lẻ khỏi các các rắc rối như:
Phần mềm quản lý kho hàng giúp phục vụ và mang đến các dịch vụ tốt hơn cho khách hàng
Tốn chi phí cho không gian lưu trữ và hàng tồn kho
Số lượng hàng tồn kho càng nhiều thì diện tích không gian lưu trữ vàng lớn, số tiền chi tiêu cho kho bãi càng cao. Nhờ các công cụ quản lý số lượng hàng tồn kho sẽ được giữ ở mức ổn định, từ đó tiết kiệm không gian lưu trữ và chi phí lưu kho. Để tối ưu hóa việc lưu trữ hàng hóa trong kho các nhà bán lẻ nên trưng bày sản phẩm của mình theo sơ đồ planogram. Mô hình này giúp không gian lưu trữ được tận dụng tối đa, thu hút sự chú ý từ khách mua hàng.
Ngăn ngừa tổn thất trong bán lẻ
Một trong những tổn thất thường thấy ở các cửa hàng bán lẻ chính là thất thoát sản phẩm hàng hóa. Vấn nạn trộm cắp hàng hóa khiến rất nhiều nhà bán lẻ trên toàn thế giới quan tâm. Trong năm 2016, ngành bán lẻ trên toàn cầu đã thiệt hại khoảng 50 tỷ $ do mất cắp và thất thoát hàng hóa, sản phẩm. Các cửa hàng là không gian lý tưởng để những tên trộm, khách hàng thậm chí là nhân viên lấy cắp hàng hóa. Thông qua các công cụ quản lý, nhà bán lẻ có thể dễ dàng so sánh số lượng hàng tồn trong kho và số lượng hàng hóa thực tế nhằm sớm tìm ra đối tượng trộm cắp.
Lỗi quản trị
Các cửa bán lẻ sử dụng phương thức kiểm kê, quản lý hàng thủ công thường xảy ra tình trạng tính sai số liệu hàng hóa trong kho và hàng hóa thực tế. Đây là một trong những nguyên nhân gây nên thất lạc, mất cắp hoặc tồn kho hàng khóa tại cửa hàng. Trên thực tế có đến 20% các doanh nghiệp bán lẻ gặp thiệt hại lớn do các lỗi thủ tục hành chính, giấy tờ. Để tránh các tổn thất và thiệt hại nghiêm trọng, tốt nhất các doanh nghiệp nên lựa chọn phương thức quản lý hàng tồn kho điện tử.
Tránh tồn kho chết
Hàng tồn kho chết chính là các sản phẩm, hàng hóa khó hoặc không thể bán ra thị trường. Là một nhà điều hành các doanh nghiệp bán lẻ bạn cần hiểu hơn ai hết nếu hàng hóa của mình nằm lưu cữu trong kho quá lâu và trở nên mất giá trị đồng nghĩa với việc bạn phải chịu thua lỗ. Đôi khi các xu hướng diễn quá nhanh, nếu không có các giải pháp quản lý hàng hóa, rất có thể chúng sẽ trở thành hàng chết, có giá trị thấp hoặc không còn giá trị.
Tránh tình trạng hết hàng
Thử tưởng tượng cửa hàng, doanh nghiệp bán lẻ của bạn đang cung cấp 1 mặt hàng được thị trường săn đón nhưng trong kho lại không còn hàng cho ngày mai. Điều này sẽ gây nên tổn thất không nhỏ cũng như khiến khách hàng quay lưng, tìm đến cửa hàng khách. Để tránh tình trạng hết hàng trong kho, nhà bán lẻ nhỏ lẻ cần thường xuyên kiểm tra, cập nhật số lượng hàng hóa trong kho thông qua các công cụ quản lý kho hàng bằng excel.
Quản lý chuỗi cung ứng bán lẻ
Thông qua các phần mềm quản lý hàng tồn kho nhà bán lẻ có thể quản lý chuỗi cung ứng của mình một cách khoa học và thông minh. Điều này sẽ tránh các tổn thất không đáng có cũng như nâng cao uy tín và sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Các phương pháp quản lý hàng tồn kho cho nhà bán lẻ
Tùy thuộc vào cách thức hoạt động, lĩnh vực kinh doanh mà các nhà bán lẻ có thể lựa chọn các giải pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp. Tuy nhiên về cơ bản các doanh nghiệp bán lẻ cần áp dụng các phương pháp quản lý hàng hóa sau đây:
Kiểm tra hàng tồn kho thực tế
Hàng năm nhà bán lẻ nên thực hiện việc kiểm kê hàng hóa thực tế từ 1 đến 2 lần nhằm so sánh, đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế và hàng trong kho. Quá trình này tốn khá nhiều thời gian, công sức, tuy nhiên lợi ích mà nó mang đến lại vô cùng tốt. Tránh được tình trạng thất thoát hoặc sai lệch hàng hóa thực tế và hàng tồn trong kho.
Kiểm tra điểm
Kiểm tra điểm hay còn gọi là kiểm tra tại chỗ, với hình thức này nhà bán lẻ sẽ chọn 1 vài mặt hàng trong kho, sau đó đếm xem số lượng có khớp với ghi chép hay không. Trong trường hợp số liệu có sự chênh lệch dù chỉ là biên độ nhỏ, nhà quản lý cần sửa cho đến khi chúng khớp. Còn nếu số liệu sai lệch quá nhiều cần kiểm tra lại và tìm ra nguyên nhân.
FIFO và LIFO
FIFO là phương pháp hàng nhập trước xuất bán trước được áp dụng cho tất cả các loại hàng hoá. LIFO là phương pháp hàng nhập sau, xuất bán trước, thường được áp dụng đối với hàng hóa không có hạn sử dụng, trong khi nhà bán lẻ không có kho, không đủ thời gian xoay lô trong kho.
Lên kế hoạch trước
Nhà bán lẻ cần lên kế hoạch cụ thể mặt hàng nào cần bán trước. Ví dụ các loại hàng hóa cận date hoặc date ngắn cần bán ra trước. Hoặc các mặt hàng thời trang hiện đang là xu hướng cần bán nhanh hơn những mẫu thông thường. Nhà bán lẻ cần lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm dựa trên thị hiếu của thị trường.
Ứng dụng phần mềm trong quản lý hàng tồn kho
Cuối cùng để giải tỏa áp lực công việc cũng như thách thức hàng tồn kho, các doanh nghiệp bán lẻ cần sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Thông qua công cụ này số lượng hàng hóa bán ra mỗi ngày, tuần, tháng,… sẽ được tổng hợp một cách nhanh chóng. Từ đó cung cấp thông tin về hàng hóa tồn trong kho mà không cần kiểm kê mất thời gian.
Tính năng quản lý hàng tồn kho có sẵn trong phần mềm quản lý bán hàng FastWork Sales với :
✔️ Hỗ trợ xử lý trên các bút toán
✔️ Quản lý hàng hóa trong kho theo lô/date, theo tồn kho hiện tại
✔️ Xuất báo cáo chi tiết về hàng xuất nhập tồn
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý hàng tồn kho, đừng quên nhấn Đăng ký tư vấn hoặc liên hệ đến Hotline 0983 08 97 15 để được hỗ trợ và Demo Free phần mềm.
Quản lý hàng tồn kho là bài toán nan giải mà bất cứ nhà bán lẻ thành công nào cũng phải vượt qua. Các phần mềm và giải pháp quản lý mà chúng tôi vừa cung cấp sẽ giúp các doanh nghiệp SME hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ có thêm kinh nghiệm và kiến thức hữu ích.
Nguồn: offshoringtbos.com
