Workflow là bản theo dõi công việc dành cho cả đội ngũ nhân viên và nhà quản trị. Để dễ dàng nắm bắt thông tin theo dõi công việc dễ dàng, việc thiết lập flowchart là phương án hiệu quả và tối ưu nhất. Đặc biệt đối với những doanh nghiệp Startup, một bản theo dõi rõ ràng sẽ giúp họ tìm ra điểm yếu trong quy trình để thay đổi. Bài viết này sẽ hướng dẫn nhà quản trị cách vẽ Workflow cho doanh nghiệp dưới dạng flowchart.
1. Workflow là gì?
Flowchart là gì? Đây là một cụm từ chuyên ngành tiếng anh, được hiểu là sơ đồ quy trình. Đây là phương tiện đồ họa thể hiện một cách trực quan và rõ ràng nhất về chuỗi nhiệm vụ dưới dạng hình ảnh. Từ đó, mọi người có thể thấy được quy trình thực hiện công việc, các thông tin về điều kiện thay đổi kết quả của công việc,….
Flowchart thể hiện rõ ràng những thông tin rõ nhất về doanh nghiệp. Tại sao cần học cách vẽ Workflow? Bởi, biểu đồ này có rất nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp:
- Với nhân viên: Đây chính là tài liệu đầy đủ nhất giúp nhân viên doanh nghiệp hiểu được cách thức hoạt động của doanh nghiệp. Quy trình làm việc được thể hiện rõ ràng giúp nhân viên mới dễ dàng bắt kịp với công việc. Họ sẽ hiểu được các bước để thực hiện công việc như thế nào, nên sử dụng công cụ gì để thực hiện và họ có thể tìm ai để nhờ hỗ trợ,….
- Với người dùng, đối tác: Có thể đánh giá một phần chất lượng sản phẩm dịch vụ đầu ra. Quy trình vận hành tạo ra sản phẩm chính là thông tin rõ nhất.
- Với doanh nghiệp và nhà quản trị: Đây chính là một cách để nhìn nhận dễ dàng cho việc tái chế quy trình. Nhà quản trị có thể đánh giá quy trình này dựa vào việc đánh giá kết quả thực hiện của quy trình. Từ đó đối chiếu xêm doanh nghiệp cần giản lược bước nào trong flowchart hay cải tiến, thêm các bước khác.
2. Hướng dẫn cách vẽ Workflow
Để có một biểu đồ đúng chuẩn không phải là việc đơn giản với một doanh nghiệp. Quy tắc vẽ flowchart đầu tiên là cần có một lượng lớn thông tin với sự liên kết từ các quy trình làm việc của các phòng ban. Bởi vậy, flowchart không chỉ đơn giản là một sơ đồ với những mũi tên.
Cách vẽ workflow không chỉ cần chính xác mà còn cần sự logic nhất định. Để đơn giản hóa tối đa cách vẽ cần trải qua 3 bước:
Bước 1: Xây dựng mục tiêu tạo lập, bạn có thực sự cần Flowchart hay không?
Việc xây dựng flowchart chỉ thực sự mang lại hiệu quả nếu doanh nghiệp cần đến công cụ này để đánh giá. Bởi vậy, bước đầu tiên để mang lại hiệu quả lớn nhất khi tìm hiểu cách vẽ workflow là đánh giá xem bạn có thực sự cần nó không. Sử dụng và vẽ được flowchart có mang lại hiệu quả trong việc phát triển, tăng trưởng hay không.
Không thể phủ nhận hiệu quả của hình thức quản lý bằng miệng, mô tả và hướng dẫn công việc trực tiếp bằng lời nói. Tuy nhiên hình thức này chỉ thực sự có tác dụng với các doanh nghiệp có quy trình làm việc đơn giản và lặp lại. Với các doanh nghiệp lớn thì khác. Để có thể diễn tả một quy trình lớn và phức tạp thì việc sử dụng Flowchart là không thể bỏ qua. Đây sẽ giống như việc bạn chuẩn bị thông tin, hướng dẫn nhân viên nòng cốt. Từ đó phát triển tới các nhân viên khác trong doanh nghiệp mà không sợ bị sai lệch thông tin. Vậy nên học cách vẽ Workflow là vô cùng quan trọng với 1 doanh nghiệp.
Bước 2: Khảo sát, tổng hợp thông tin chính xác về các quy trình công việc
Cách vẽ workflow hiệu quả nhất chính là việc tìm kiếm và thu thập đầy đủ thông tin một cách tường tận. Bởi vậy, nhà quản lý cần phải nắm được đầy đủ tất cả các thông tin dù lớn hay nhỏ:
- Quy trình này tạo ra để làm gì? Tên gọi của mỗi bước trong flowchart
- Hình thức phụ trách mỗi bước là như thế nào? Ai là người phụ trách trong từng khâu?
- Công đoạn nào bị giới hạn thời gian? Công đoạn nào cần hướng dẫn mô tả công việc chi tiết?
- Nếu sau bước này xảy ra 2 kết quả thì cần thực hiện quy trình tiếp theo như thế nào? Cần phải nắm chi tiết tường tận các quy trình này để có cách vẽ workflow tốt nhất, dễ hiểu nhất.
- Có những biến cố nào khiến quy trình làm việc bắt buộc không thể đi theo quỹ đạo?
- Có trường hợp nào cho ra kết quả khi chưa đi hết quy trình?
Những thông tin tường tận như vậy không dễ để thu thập và tổng hợp. Trừ khi bạn trực tiếp tham gia vào tất cả các công việc trong doanh nghiệp, hiểu rõ tường tận từng quy trình, dự án. Hoặc cách vẽ workflow có thể đơn giản hơn bằng cách giao nhiệm vụ thực hiện cho các nhân sự đang đảm nhận công việc đó. Họ không chỉ là những người nắm bắt quy trình chuẩn xác nhất mà còn là người có thể đưa ra những ý tưởng độc đáo trong công việc. Vì vậy, những người này sẽ đưa ra hướng dẫn cách vẽ flowchart tốt nhất.
Bước 3: Bắt tay vào vẽ lưu đồ quy trình
Nắm chắc thông tin và bắt đầu cách vẽ Workflow của mình. Khi đã nắm trong tay đủ các thông tin về cách một quy trình hoạt động, việc vẽ lại Flowchart không hề khó. Để đạt hiệu quả cao nhất cũng như tối giản ngôn từ một cách tốt nhất bạn có thể sử dụng các ký hiệu đã được quy định sẵn.
Có 3 cách vẽ workflow trên thực tế.
Cách thứ nhất: Dùng bút và giấy
Phải nói đây là cách vẽ workflow truyền thống nhất và không cần quá nhiều đầu tư. Những dụng cụ bạn cần chính là những dụng cụ vẽ đơn giản nhất bao gồm: Giấy và bút. Để có cách vẽ workflow cho ra một bản flowchart tiêu chuẩn và trang trọng hơn bạn có thể dùng thêm thước kẻ. Cách lưu lại của phương thức này cũng không quá cầu kỳ với công nghệ thông tin phát triển như hiện tại. Chụp ảnh lại để lưu trữ và phân phát tới những người liên quan trực tiếp.
Cách thứ hai: Dùng các công cụ, phần mềm để vẽ flowchart trên thiết bị điện tử
Cách vẽ workflow trên các công cụ vẽ sẽ giúp doanh nghiệp có được một bản mềm chuyên nghiệp. Hơn thế, doanh nghiệp cũng có thể lưu trữ và chia sẻ thông tin dễ dàng hơn với các nhân viên. Các công cụ vẽ hiện nay khá đa dạng với nhiều phần mềm và ứng dụng khác nhau. Người tạo lập có thể dùng các phần mềm cố định trên máy để vẽ như: Word, powerpoint, paint,…. hoặc các phần mềm chuyên dụng. Thử các công cụ này nhà quản trị có thể tìm ra cách vẽ workflow phù hợp với mình nhất.
Cách thứ ba: Dùng phần mềm quản lý quy trình công việc Fastwork Workflow.
Hiện nay, phần mềm quản lý công việc Fastwork được đánh giá là phần mềm hiệu quả số 1 cho doanh nghiệp Việt Nam. Phần mềm quản lý quy trình fastwork workflow giúp số hóa tất cả các quy trình thực tế trong doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp không cần vẽ tay theo cách vẽ Workflow thông thường. Mọi quy trình sẽ được thiết lập và thực hiện ngay trên phần mềm.
Đặc biệt, không chỉ thiết kế được quy trình làm việc chuẩn cho doanh nghiệp, Fastwork Workflow còn có tính năng chuẩn hóa quy trình với thông tin và dữ liệu thống nhất. Người dùng có thể cập nhật quy trình, công việc, deadline,…. trên phần mềm này. Nhà quản lý cũng có thể giao việc nhanh chóng đến từng phòng ban, cá nhân thông hệ thống chuyển giao công việc.
Với các thông tin hướng dẫn cách vẽ workflow như trên, hy vọng Nhà quản trị đã có đầy đủ thông tin để thiết lập quy trình làm việc cho doanh nghiệp. Với mô hình nhỏ, quy trình đơn giản, các doanh nghiệp có thể tự thiết kế workflow và triển khai với đội ngũ. Tuy nhiên với mô hình vừa và lớn, doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm để tự động hóa và nâng cao hiệu quả của việc quản trị quy trình, công việc, dự án. Chúc doanh nghiệp thành công!
>>> Xem thêm bài viết: Workflow là gì? Cách xây dựng quy trình workflow hiệu quả
