Microsoft Excel có thể là phát minh quan trọng nhất của thế kỷ 21. Excel hay Google Trang tính được xem là “cha đẻ” của các nền tảng CRM và Tiếp thị tự động hóa. Vậy bạn nên dùng CRM hay Excel? Ban đầu Excel có thể hữu ích để quản lý quan hệ khách hàng tiềm năng và đối tác. Tuy nhiên, theo thời gian, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, Excel không thể đáp ứng và giải quyết mọi công việc. Đây là lý do tại sao doanh nghiệp cần một công cụ có khả năng mở rộng hơn: Quản lý khách hàng CRM.
Mục lục nội dung:
1. Ưu điểm và nhược điểm của Excel
Excel hay Google Trang tính là một trong những công cụ được sử dụng nhiều nhất. Từ VSE đến nhóm lớn, tất cả các công ty đều sử dụng bảng tính này với các tính năng như tập trung tất cả các dữ liệu cần thiết (liên hệ, bán hàng, giao hàng…).
“Theo một nghiên cứu của Capterra, 24% doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Pháp sử dụng Excel để theo dõi danh bạ của họ.
Capterra,
Excel mang đến các lợi ích như:
- Dễ sử dụng
- Các chức năng cơ bản
- Thông tin có sẵn trong một tệp duy nhất
- Không mất phí
Tuy nhiên Excel có nhiều hạn chế, đôi khi đây được xem là “Công cụ CRM tồi tệ nhất trên thế giới”. Đơn giản bởi Excel không được thiết kế cho mục đích quản lý khách hàng. Có thể kể đến một số hạn chế của Excel so với quản lý khách hàng CRM như:
- Excel không cung cấp tính năng làm việc cùng một lúc.
- Excel cho phép bạn theo dõi sự phát triển của các liên hệ.
- Excel không thể xử lý theo dõi thay đổi đúng cách.
- Excel không mở rộng được.
Mặc dù bảng tính có thể hữu ích, nhưng chúng không có chức năng của phần mềm quản lý bán hàng CRM dành riêng cho quản lý quan hệ khách hàng. Nếu doanh nghiệp bạn đã và đang gặp một trong các trường hợp trên, đồng nghĩa với việc giới hạn Excel trong việc quản lý tệp khách hàng đã hết. Bây giờ chính là thời điểm tốt nhất để sử dụng công cụ quản lý khách hàng CRM.
>>> TÌM HIỂU NGAY: Đánh giá chi tiết 8 phần mềm CRM phổ biến hiện nay
2. Quản lý khách hàng CRM hay Excel?
Excel có vẻ dễ sử dụng hơn và thậm chí có thể quản lý các mối quan hệ khách hàng. Tuy nhiên, đây không phải là cách hiệu quả nhất để thu thập, phân tích và quản lý dữ liệu kinh doanh, đặc biệt nếu doanh nghiệp muốn hy vọng đạt được tăng trưởng trong tương lai gần. Khi so sánh Excel và công cụ quản lý khách hàng CRM chúng ta có thể xác định được người chiến thắng một cách dễ dàng. Qua bảng so sánh này bạn có thể nhận thấy sự cần thiết của phần mềm CRM cho doanh nghiệp của mình, đặc biệt là các doanh nghiệp đang phát triển.
| Tính năng | Excel | CRM |
| Hợp tác | Nhiều người dùng không thể truy cập một trang tính excel cùng lúc trừ khi nó được tải lên trên google drive, gây khó khăn cho việc cộng tác. | Nhiều người dùng có thể truy cập và làm việc từ cùng một cơ sở dữ liệu cùng một lúc. Điều này cải thiện sự hợp tác giữa các phòng ban. |
| Hội nhập | Không thể tích hợp với các công cụ kinh doanh khác để nâng cao hiệu quả, ví dụ như email và các công cụ tự động hóa. | Có thể được tích hợp với nhiều công cụ kinh doanh khác giúp hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn, ví dụ như email, công cụ tự động hóa và các công cụ liên lạc và quản lý dự án như Slack và WhatsApp. |
| Phân tích và Báo cáo | Thực hiện phân tích và tạo báo cáo mất nhiều thời gian vì bạn sẽ cần tạo từng báo cáo theo cách thủ công. | CRM có khả năng phân tích và báo cáo tự động cho phép bạn tạo các báo cáo cập nhật bằng cách nhấp vào một nút. |
| Quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp | Với excel, nhân viên bán hàng hoặc tiếp thị phải gửi các bản cập nhật theo cách thủ công cho các nhóm quản lý hoặc lãnh đạo. Họ không có cách nào để cập nhật thời gian thực về những gì đang diễn ra với mọi hoạt động bán hàng, tiếp thị hoặc dịch vụ. | Với CRM, nhóm Quản lý /lãnh đạo nhận được thông tin cập nhật theo thời gian thực về những gì đang xảy ra với nhóm bán hàng, tiếp thị và dịch vụ. Họ không cần phải chờ đợi, theo dõi hoặc quản lý vi mô để nhân viên biết. |
| Giá trị thời gian | Rất nhiều thời gian bị lãng phí vì mỗi lần nhập phải được thực hiện thủ công và thực hiện nhiều công việc lặp đi lặp lại khác. Nhập dữ liệu thủ công mở ra một cánh cửa cho lỗi của con người. | Vì việc nhập dữ liệu thủ công được thay thế bằng các hệ thống tự động, thời gian được tiết kiệm cho những người bán hàng hoặc tiếp thị để làm những gì họ thực sự được thuê để làm – bán hoặc tiếp thị doanh nghiệp để tạo doanh thu. Lỗi do con người cũng được giảm thiểu. |
| Tự động hóa | Mọi nhiệm vụ, ví dụ như gửi email, theo dõi khách hàng và khách hàng tiềm năng phải được thực hiện thủ công. | CRM cho phép tạo quy trình làm việc. Chúng thực hiện các hành động tự động, ví dụ: gửi một số thông tin liên lạc khi khách hàng tiềm năng / khách hàng thực hiện một hành động cụ thể. Điều này làm cho bạn hiệu quả hơn |
| Trải nghiệm khách hàng | Dữ liệu thường được phân đoạn và cần thời gian để tìm hiểu lịch sử cũng như giao tiếp trước đó với khách hàng tiềm năng /khách hàng, điều này thường dẫn đến luồng giao tiếp với họ bị hỏng. Kết quả là trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng bị giảm xuống. | Quản lý khách hàng CRM cung cấp một cái nhìn tổng thể về mối quan hệ và sự tham gia của khách hàng. Với khả năng xem tất cả và cập nhật thông tin liên lạc với khách hàng tiềm năng /khách hàng, bạn có thể tiếp tục cuộc trò chuyện theo đúng hướng. Điều này mang lại trải nghiệm khách hàng trọn vẹn hơn và mối quan hệ tốt hơn. |
| Hoàn lại vốn đầu tư | Họ nói thời gian là tiền bạc. Việc lãng phí thời gian để thực hiện các công việc thủ công lặp đi lặp lại thay vì các hoạt động hiệu quả hơn sẽ khiến tổ chức của bạn tốn tiền. | Nghiên cứu đã chỉ ra rằng lợi tức đầu tư trung bình cho CRM là $ 8.71 đô la cho mỗi đô la chi tiêu. |
| Khả năng mở rộng | Khi công ty của bạn phát triển và các mối quan hệ với khách hàng phát triển, và bảng excel sớm trở nên không đủ. Ví dụ: excel sẽ không cho bạn biết khi nào nên gọi điện tiếp theo cho một khách hàng nào đó hoặc khi nào nên bán thêm cho họ. Kết quả là bạn bỏ lỡ những cơ hội tuyệt vời. | CRM là những công cụ có khả năng mở rộng hơn. Bạn sẽ nhận được thông báo khi cần theo dõi một khách hàng nhất định hoặc tốt hơn, có thể sử dụng quy trình làm việc tự động để gửi thông báo theo dõi cho bạn. Bạn cũng có thể tận dụng cơ hội để bán thêm vào đúng thời điểm. |
Hiện nay tại Việt Nam, FastWork CRM là phần mềm tiết kiệm và hiệu quả số 1, được hơn 2000+ doanh nghiệp lớn tin dùng. Đặc biệt:
Fastwork CRM cho phép dùng thử miễn phí 15 ngày trên cả phiên bản Mobile App và Website
Ưu đãi duy nhất trong tháng 1/ 2021: TẶNG THÊM 1 NĂM SỬ DỤNG & bộ Ebooks trị giá 2.500.000đ
>>> TÌM HIỂU NGAY: Phần mềm quản trị quan hệ khách hàng Fastwork CRM
3. Lý do quản lý khách hàng CRM được phần lớn các công ty lựa chọn
CRM là từ viết tắt của Customer Relationship Management, đây là một hệ thống quản lý mối quan hệ với khách hàng. Quản lý khách hàng CRM được thiết kế với mục đích giúp thúc đẩy mối quan hệ bền chặt với khách hàng bền, đồng thời cải thiện doanh số bán hàng bằng duy trì các cuộc trò chuyện chất lượng với khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại.
Tích hợp với IS và nhắn tin
Quản lý hỗ trợ khách hàng CRM là trung tâm của hệ thống thông tin của doanh nghiệp. Để có thể hiểu 360 độ về doanh nghiệp của mình, bạn cần một CRM đủ mở, giao tiếp tốt với các phân hệ khác (ứng dụng kinh doanh, nhắn tin, ERP …).
Quản lý dự án
Quản lý khách hàng CRM là công cụ quản lý dự án thông minh. Với công cụ này ịch chia sẻ, tiến độ nhiệm vụ, quản lý tài nguyên,… CRM có có thể cải thiện năng suất của nhóm.
Quản lý và giám sát các chiến dịch tiếp thị
CRM cho phép bộ phận tiếp thị của bạn nhắm mục tiêu cơ sở dữ liệu theo các tiêu chí mong muốn để gửi các chiến dịch SMS hoặc email được cá nhân hóa.
>>> TÌM HIỂU NGAY: Phần mềm quản trị quan hệ khách hàng Fastwork CRM
Quy trình làm việc
CRM mạnh hơn nhiều so với Excel và có thể tạo điều kiện tự động hóa các tác vụ nhất định, cho phép nhóm của bạn tập trung vào các doanh nghiệp có giá trị gia tăng cao.
Tính năng phù hợp với nhu cầu của bạn
Đây là một trong những tiêu chí chính để lựa chọn khi triển khai một dự án CRM. Hãy chọn một giải pháp đáp ứng đầy đủ nhu cầu của bạn: thiết kế đáp ứng nhanh, khu vực di chuyển hạn chế, quản lý quyền truy cập,…
Quản lý khách hàng CRM hay Excel? Có thể nói việc so sánh giữa CRM và Excel là khá khập khiễng và phần thắng chắc chắn sẽ thuộc về CRM. Đây chính là công cụ giải quyết mọi vấn đề của doanh nghiệp.
>>> Xem thêm bài viết: Đừng cho rằng Phần mềm CRM nào cũng phù hợp với Doanh nghiệp bạn
