Về cơ bản, giải pháp phần mềm Quản lý tiến độ công việc, dự án được sử dụng để thiết lập kế hoạch dự án, quản lý thời gian, phân bổ nguồn lực và quản lý các vấn đề liên quan. Do đó, phần mềm quản lý dự án hiện nay là một trong những công cụ hữu ích có thể giúp doanh nghiệp có những lợi thế cạnh tranh nhất định, giúp doanh nghiệp trở nên khác biệt so với đối thủ.
Trong bối cảnh kinh tế thị trường ngày nay hết sức cạnh tranh, các doanh nghiệp lớn nhỏ đều đang nỗ lực tung ra các dự án, kế hoạch, nhiệm vụ nhằm triển khai các chiến lược kinh doanh đem lại lợi nhuận. Cùng với sự phát triển của công nghệ, các nhà phát triển phần mềm đã nghiên cứu và cho ra đời các giải pháp phần mềm có thể giúp doanh nghiệp duy trì kế hoạch, quản lý triển khai các dự án một cách chính xác nhất. Đồng thời giải pháp này có thể dự đoán rủi ro và giúp doanh nghiệp đem lại lợi nhuận tốt hơn.
Các chức năng cốt lõi của Phần mềm Quản lý tiến độ công việc, dự án
- Lập kế hoạch tiến độ công việc, dự án: Người dùng có thể dễ dàng thiết lập kế hoạch dự dự án thông qua các dữ liệu thông tin được lưu trữ
- Theo dõi diễn biến dự án (thời gian, chi phí) trong quá trình triển khai: Đưa ra cảnh báo cho mỗi cá nhân nếu có phát hiện chậm trễ hoặc sai sót
- Thiết lập lịch trình và Quản lý thời gian: Nhà quản trị dễ dàng thiết lập thời gian cho các hạng mục công việc phù hợp với lịch trình làm việc của mỗi cá nhân
- Phân bổ nguồn lực: Chức năng này nhằm đảm bảo mỗi cá nhân đều đang làm đúng việc vào đúng thời điểm
- Theo dõi ngân sách, chi phí và nguồn lực: Nhà quản trị dễ dàng theo dõi ngân sách, thời gian theo thời gian thực
- Giao tiếp dễ dàng: Phần mềm giúp người dùng đưa ra nhận xét, trao đổi, sự quan tâm với các bên liên quan trong công việc, dự án. Tất cả mọi lịch sử trao đổi đều được lưu trữ trên hệ thống
- Hồ sơ, tài liệu: Giúp người dùng dễ dàng lưu trữ các yêu cầu, thông số kỹ thuật trực tiếp thông qua phần mềm
- Dễ dàng sử dụng: Phần mềm Quản lý dự án là một phần mềm làm nhiệm vụ hỗ trợ doanh nghiệp, thông qua đối tượng sử dụng trực tiếp là đội ngũ nhân viên và các cấp lãnh đạo
- Tùy chỉnh linh hoạt: Giải pháp phần mềm quản lý tiến độ công việc, dự án hỗ trợ doanh nghiệp sử dụng bằng cách phân tách dự án, thiết lập lịch trình, phân bổ nguồn lực tùy ý
>>> Tham khảo 5 tuyệt chiêu quản lý thời gian cho nhà quản trị dự án
8 lợi ích của phần mềm đối với doanh nghiệp
Mục đích chính của phần mềm Quản lý tiến độ công việc, dự án là hỗ trợ nhà quản trị quản lý dự án trong nhiều giai đoạn các dự án khác nhau. Nhờ áp dụng phần mềm vào hoạt động quản lý và triển khai công việc, doanh nghiệp có thể thiết lập kế hoạch dự án, quản lý tài nguyên, cộng tác các nhóm làm việc, kiểm soát thu chi, theo dõi thời gian triển khai và báo cáo, quản lý báo giá/hóa đơn,…
Dưới đây là những lợi ích thực tế từ các doanh nghiệp áp dụng và triển khai phần mềm
Dễ dàng thiết lập kế hoạch dự án
Phần mềm Quản lý dự án, công việc ngày nay được phát triển để cung cấp cho người dùng những dự đoán chính xác từ công nghệ AI được tích hợp bên trong phần mềm.
Các giải pháp phần mềm Quản lý hiện nay đã được xây dựng trên nền tảng công nghệ ngày một hiện đại. Nhờ công nghệ AI được tích hợp, các phần mềm quản lý đã giúp các nhà quản trị dự đoán được chính xác thời điểm dự án được hoàn thành, bao gồm nắm bắt được các thông tin ràng buộc như về chi phí, phạm vi triển khai, lịch trình triển khai.
Bên cạnh đó, lợi ích chính của các giải pháp quản lý tiến độ công việc, dự án là tự động hóa lập kế hoạch và thiết lập lịch biểu công việc. Với nền tảng công nghệ hiện đại như vậy, các giải pháp phần mềm không chỉ giúp nhà quản trị thiết lập một quy trình triển khai vững chắc cho công việc, dự án. Mà các giải pháp phần mềm quản lý tiến độ công việc còn cung cấp cho người dùng một công cụ để xác định các mốc thời gian quan trọng, các nhiệm vụ chính và vai trò khi thực hiện công việc. Phần mềm sẽ đưa ra cập nhật kế hoạch và theo dõi tiến độ làm việc so với khối lượng công việc mà mỗi cá nhân chịu trách nhiệm.
Một thực tế là, trong khoảng một thập kỷ trước đây các doanh nghiệp luôn có một mong muốn về việc cắt giảm chi phí lập kế hoạch. Giờ đây, với nền công nghệ hiện đại được tích hợp trong các giải pháp phần mềm quản lý, các nhà quản trị có thể dễ dàng đưa ra nhận định ước tính về ngân sách và phân bổ nguồn lực tốt nhất để phù hợp với thực tế.
Cân bằng quản lý tài nguyên
Các nhà quản trị dày dạn kinh nghiệm hiểu được rằng, để hoàn thành công việc hay một dự án thành công sẽ luôn cần một chiến lược quản lý tài nguyên hiệu quả nhằm giữ cho tiến độ nhóm luôn hoạt động tốt mà không cần mất thời gian xử lý quá nhiều công việc.
Là một tính năng trong giải pháp phần mềm, công cụ quản lý tài nguyên được xây dựng nhằm hỗ trợ người dùng tháo gỡ các nút thắt về tài nguyên và các thông tin chi tiết liên quan đến công việc và dự án.
Bao quát tầm nhìn công việc
Có thể nhận thấy vai trò nhà quản trị hiện nay rất quan trọng trong mọi doanh nghiệp. Đặc biệt trong bối cảnh doanh nghiệp cạnh tranh khốc liệt bằng các kế hoạch kinh doanh, dự án như hiện nay thì một nhà quản trị sẽ thường phải quản lý nhiều hạng mục công việc hay dự án cùng lúc.
Do đó, mặt hạn chế của việc quản lý quá nhiều công việc, dự án cùng lúc là thiếu tầm nhìn bao quát về cách thức phân bổ nguồn lực và tiến độ công việc. Thông qua phần mềm quản lý tiến độ, nhà quản trị sẽ có cái nhìn tổng quát về các công việc đã hoàn thành, đang triển khai hay đã lên kế hoạch. Bởi vậy, nút thắt cổ chai trong việc thiếu tầm nhìn trong công việc được giải quyết và loại bỏ triệu để với phần mềm quản lý công việc.
Cải thiện tính kết nối giữa các cá nhân
Ngoài các lợi ích về quản lý tài nguyên, các giải pháp quản lý tiến độ công việc được thiết kế với mục đích cải thiện sự kết nối, tính hợp tác lẫn nhau trong công việc của đội ngũ. Phần mềm đưa ra cho người dùng phương pháp làm việc có tính kết nối bằng cách thảo luận trong công việc về nhiệm vụ, thời gian, chia sẻ tài liệu,…
Việc sử dụng phần mềm quản lý tiến độ thông qua bảng Kanban hay Gantt Chart, người dùng sẽ luôn dễ dàng cập nhật hoạt động của mọi người và đảm bảo tính liên kết chặt chẽ mỗi cá nhân trong nhóm. Bởi danh sách nhiệm vụ luôn được ưu tiên hàng đầu, giúp giảm bớt các quy trình không cần thiết và tập trung vào hoàn thành công việc với thời gian ngắn nhất.
Quản lý ngân sách dự án theo thời gian thực
Kiểm soát ngân sách là một trong những hạng mục công việc quan trọng nhằm kiểm soát công việc và dự án. Sự tăng trưởng doanh số cho doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào mức độ nhà quản trị có thể phân phối trong phạm vi ngân sách được chấp nhận. Phần mềm quản lý tiến độ công việc sẽ giúp nhà quản trị kiểm soát ngân sách ngay từ khi bắt đầu công việc cho đến khi hoàn tất báo cáo và hoàn thành công việc đó.
>>> DOWNLOAD MIỄN PHÍ BỘ EBOOK 8 Kỹ năng Quản lý thời gian và năng suất hiệu quả cho nhà quản trị
Báo cáo cập nhật liên tục
Doanh nghiệp muốn phát triển bền vững và thành công lâu dài, việc kiểm soát và đánh giá tình trạng công việc cũng như dự án là rất cần thiết. Việc áp dụng giải pháp phần mềm đã giúp nhà quản trị giải quyết vấn đề quan trọng trong giám sát tình trạng công việc cũng như làm cơ sở đánh giá cho chiến lược trước mắt.
Có được điều này là do thông qua việc cung cấp thông tin trực tiếp trên phần mềm theo thời gian thực, nhà quản trị hoàn toàn có thể nắm bắt được mọi dữ liệu, thông tin cập nhật đó. Nhờ đó, mọi quyết định và đánh giá công việc đều được nhà quản trị đưa ra và xử lý kịp thời ở mọi nơi mọi lúc. Loại bỏ hoàn toàn tình trạng xử lý chậm trễ do thiếu thông tin, dữ liệu đánh giá.
Nâng cao sự hài lòng của khách hàng
Bằng việc áp dụng giải pháp phần mềm quản lý, trọng tâm công việc bị thu hẹp và giải quyết công việc hiệu quả hơn với thời gian tối thiểu. Do đó, khả năng xử lý công việc một cách hoàn hảo và ngân sách hợp lý đã giúp nâng cao được sự hài lòng từ khách hàng. Điều này không chỉ giúp ích trong việc thu hút khách hàng mới mà còn là một giải pháp giữ chân khách hàng cũ và thúc đẩy lòng trung thành của khách hàng.
Thông qua phần mềm quản lý tiến độ công việc; dự án, doanh nghiệp đã lấy công việc làm trung tâm để giải quyết được 3 vấn đề hạn chế đó là ngân sách, phạm vi công việc và chất lượng công việc.
