Nhận thấy quy trình vận hành liên phòng ban rời rạc, kém hiệu quả, Nội thất Hoàng Minh quyết định triển khai FastWork WorkFlow đổi mới phương thức quản lý, số hóa quy trình Khảo sát – Thiết kế – Thi công nội thất.
Mục lục nội dung:
Nội thất Hoàng Minh – Chuyên thi công nội thất, sofa nhập khẩu
Nội thất Hoàng Minh hoạt động trong lĩnh vực thiết kế, kỹ thuật sản xuất và thi công nội thất cho các văn phòng, trường học, sân vận động, nội thất công cộng, nhà thi đấu,…
Các sản phẩm Nội thất Hoàng Minh cung cấp đa dạng về chủng loại, mẫu mã từ dòng trung cấp đến cao cấp, từ đơn giản đến tinh tế bao gồm:
- Sofa nhập khẩu
- Bàn trà – Kệ tivi
- Bàn ghế ăn
Nội thất Hoàng Minh luôn không ngừng nỗ lực, cập nhật các xu hướng mới phù hợp với thị trường nhằm mang đến cho quý khách hàng không gian nội thất sang trọng nhất – đẹp nhất – giá rẻ nhất. Mục tiêu là trở thành một trong những đơn vị sản xuất Nội thất hàng đầu Việt Nam.
Quy trình vận hành các phòng ban trong thực tế tại Nội thất Hoàng Minh
Quá trình thi công một dự án tại Nội thất Hoàng Minh đòi hỏi sự phối hợp của nhiều phòng ban bao gồm: Phòng Giám sát thi công – phòng Thiết kế – phòng Kinh tế kế hoạch – Phòng Kế toán – Khách hàng/ Đối tác/ Nhà thầu phụ.
Lưu đề mối quan hệ công việc của các phòng ban trong quá trình thi công nội thất
Mặc dù đã xây dựng một quy trình làm việc rất cụ thể nhưng về cơ bản nó vẫn chỉ là văn bản trên giấy. Nội thất Hoàng Minh chưa có công cụ kiểm soát chặt chẽ các nhiệm vụ trong quy trình mà vẫn áp dụng phương thức quản lý hoàn toàn thủ công chủ yếu là qua Zalo.
- Phòng Thiết kế Thi công Nội thất: Lập 1 nhóm Zalo, add tất cả các Bộ phận Kinh doanh, kỹ thuật, thiết kế, kế toán. Đây là nơi trao đổi, cập nhật thông tin hình ảnh, tiến độ dự án của toàn bộ các thành viên. Trưởng dự án sẽ chịu trách nhiệm quản lý, tổng hợp thông tin và báo cáo cho ban lãnh đạo.
- Phòng Thiết kế Thi công xây dựng: Lập 1 nhóm Zalo, add tất cả Bộ phận thiết kế, kỹ thuật. Mọi trao đổi thông tin liên quan đến công việc đều được cập nhật trong nội bộ nhóm này. Khi nào quá trình thiết kế hoàn thiện, nhân viên kinh doanh bàn giao lại cho khách hàng.
Hình thức quản lý này gây ra một số bất cập:
- Làm việc không theo quy trình: Đại đa số các dự án đều không thực hiện theo quy trình chuẩn công ty ban hành mà tùy ý thay đổi vì rất nhiều lý do các phòng ban đưa ra.
- Khó khăn trong việc nắm bắt tiến độ: Ban lãnh đạo không chủ động nắm bắt tức thời tiến độ triển khai từng hạng mục, những phát sinh trong quá trình triển khai mà phải nhận báo cáo từ phía các quản lý qua các cuộc họp.
- Không gian lưu trữ giới hạn: Số lượng lớn hình ảnh, file tài liệu được gửi lên dễ bị trôi, bị bỏ sót và gây khó khăn trong việc tìm kiếm.
- Tốn thời gian họp hành: Mất thời gian cho những cuộc họp thường kỳ báo cáo tiến độ, kết quả công việc.
Những thay đổi sau khi số hóa quy trình liên phòng ban lên phần mềm FastWork
Sau khi được đội ngũ FastWork tư vấn, Anh Hoàng – CEO Giám đốc Nội thất Hoàng Minh đã quyết định số hóa quy trình liên phòng ban workflow lên phần mềm FastWork WorkFlow nhằm cải thiện hiệu quả quản lý, nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ. Bao gồm quy trình thiết kế – sản xuất, quy trình thi công – bàn giao – nghiệm thu.
Tại mỗi giai đoạn trong quy trình đều được thiết lập deadline cụ thể, tự động gán người thực hiện. FastWork WorkFlow hỗ trợ tự động chuyển bước, tự động nối quy trình giữa các phòng ban, tự động giao việc cho nhân sự phụ trách giai đoạn.
FastWork cung cấp đa dạng các mô hình báo cáo tiến độ giúp ban lãnh đạo nắm bắt tức thời tình hình kinh doanh tổng quan của từng doanh nghiệp và hiệu suất làm việc của từng nhân sự. Kiểm soát chặt chẽ tiến độ từng quy trình, đang ở giai đoạn nào, có bao nhiêu công việc được triển khai (tương đương với bao nhiêu dự án/ khách hàng đang thực hiện).
Lợi ích rõ rệt nhất Nội thất Hoàng Minh nhận được là năng suất nhân sự tăng lên 30%, tỷ lệ chuyển đổi tăng, doanh thu doanh nghiệp được cải thiện.
Là đơn vị đầu tiên tại Việt Nam cung cấp Bộ ứng dụng quản trị doanh nghiệp chuyên biệt cho lĩnh vực Nội thất, FastWork hiện đang được hơn 3500+ doanh nghiệp triển khai ứng dụng rộng rãi. Tiêu biểu là Nội thất Hoàn Hảo, Nội thất Sơn Tùng, Picenza Group,…
Xem thêm: Nội thất Hoàn Hảo bắt tay cùng FastWork số hóa đề xuất và phê duyệt điện tử Auto-Form
Hệ thống tính năng giải quyết trọn vẹn bài toán quản lý doanh nghiệp Nội thất:
- Ứng dụng số hóa quy trình làm việc FastWork WorkFlow
- Ứng dụng số hóa và phê duyệt đề xuất trực tuyến FastWork Request
- Ứng dụng quản lý thời gian làm việc FastWork Timesheet
- Hệ thống quản lý khách hàng và đơn hàng FastWork CRM
Để nhận DEMO miễn phí phần mềm, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ qua Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form dưới đây!
