Nằm trong Nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể FastWork Platform, phần mềm Quản lý văn bản và điều hành FastWork E-Office ra đời nhằm số hóa công tác quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp. Cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ trực tiếp cho việc quản lý, phân loại, xử lý văn bản, công văn và các nghiệp vụ văn phòng với hiệu quả công việc cao.
Mục lục nội dung:
Tổng quan về phần mềm Quản lý văn bản và điều hành FastWork E-Office
FastWork E-Office – phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp hiện là giải pháp văn phòng điện tử được tìm kiếm – triển khai sử dụng rộng rãi tại hơn 3500+ doanh nghiệp ở mọi quy mô, lĩnh vực. Với hơn 10 tính năng ứng dụng hữu ích tích hợp trên cùng một hệ thống phần mềm, sử dụng đơn giản cả trên web và mobile app, phục vụ mọi hoạt động văn phòng, tiến tới mô hình văn phòng số, giảm tải giấy tờ và cắt bỏ quy trình thủ công. FastWork E-Office tạo ra môi trường làm việc cộng tác online – toàn diện cho các bộ phận phòng ban.
Phần mềm quản lý văn bản và điều hành FastWork E-office rất phù hợp để triển khai hệ thống văn phòng số cho các cơ quan, tổ chức xã hội nghề nghiệp, các ban ngành, hợp tác xã hay các doanh nghiệp có bộ phận hành chính admin luôn quá tải trong công tác xử lý giấy tờ.
Điểm nổi bật của hệ thống phần mềm quản lý văn bản FastWork E-Office
- Xây dựng theo mô hình SaaS, dễ dàng triển khai dưới dạng dịch vụ Cloud – nhanh chóng, thuận tiện
- Không mất phí lắp đặt hệ thống máy chủ, bảo hành, nâng cấp hệ thống
- Toàn bộ tính năng tích hợp chung trên một nền tảng All-in-one
- Sử dụng linh hoạt, dễ dàng cả trên PC/Laptop/Mobile
- Sử dụng mọi lúc mọi nơi, dữ liệu realtime, thông tin tức thời
- Khả năng mở rộng quy mô, dữ liệu là không giới hạn
- Tự động hóa quy trình nghiệp vụ – Dễ dàng tùy biến quy trình
- Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác
- An toàn, bảo mật
Có thể bạn quan tâm: E-office là gì? Lợi ích của văn phòng điện tử trong vận hành doanh nghiệp
Tính năng chi tiết của phần mềm quản lý văn bản và điều hành
Hệ thống phần mềm quản lý văn bản được chia ra làm 2 nhóm chính.
Nhóm tính năng tổ chức, điều hành
1. Phần mềm Quản lý văn bản điều hành: Quản lý văn bản, công văn đi đến
Phần mềm FastWork Dispatch cho phép doanh nghiệp lưu trữ văn bản, công văn bản mềm với dung lượng không giới hạn, dưới dạng cloud-based. Sau khi khởi tạo văn bản, người dùng có thể tùy chỉnh sắp xếp, đưa vào các thư mục để quản lý. Các tài liệu quan trọng có thể đặt mức độ bảo mật cao và cấu hình quyền truy cập cho người cụ thể.
Quan trọng hơn, phần mềm giúp chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản từ: tiếp nhận – phê duyệt – xử lý, văn bản đi rà soát – trình ký – ban hành văn bản. Ví dụ, sau khi cán bộ văn thư khởi tạo công văn trên phần mềm theo mẫu có sẵn, click hoàn tất để phần mềm tự động gửi thông báo tới giám đốc duyệt, và ban hành. Với từng loại văn bản khác nhau có thể tùy ý cài đặt người duyệt, người lập, người thực hiện tránh nhầm lẫn và sai sót trong quá trình xử lý.
2. Quản lý giao việc
Hệ thống hỗ trợ tính năng giao việc nhanh, tạo deadline và gán người thực hiện đơn giản. Với công việc có tính lặp lại, người dùng có thể đặt lịch lặp và nhắc việc tự động. FastWork xây dựng môi trường cộng tác toàn diện – quản lý, lưu trữ tập trung những trao đổi, chia sẻ hình ảnh – video – file đính kèm liên quan đến công việc.
3. Quản lý lịch biểu
Ứng dụng quản lý lịch biểu FastWork hỗ trợ người dùng thêm nhanh lịch công việc, lịch họp, gặp gỡ khách hàng đối tác. Như vậy không cần dùng Google Calendar, toàn bộ lịch làm việc đều có thể chủ động theo dõi trên 1 phần mềm FastWork duy nhất.
4. Quản lý tài sản, thiết bị – đăng ký sử dụng phòng họp, lịch xe
Quản lý tài sản trang thiết bị cũng là mối quan tâm cao của các cơ quan, doanh nghiệp, đặc biệt là tình trạng sử dụng thiết bị. Phần mềm quản lý văn bản và điều hành FastWork Eoffice cũng đồng thời cung cấp tính năng quản lý tài sản, theo dõi người sử dụng, quá trình sửa chữa bảo hành thiết bị. Cung cấp các nghiệp vụ: Cấp phát – thu hồi – báo hỏng – báo mất để quản lý việc phân phối sử dụng tài sản trong doanh nghiệp
Khi muốn sử dụng tài sản chung, bạn cần gửi đăng ký và chờ phê duyệt của ban lãnh đạo mới được phép dùng. Tương tự như khi muốn sử dụng phòng họp hoặc xe chung.
Phương thức này giúp bộ phận phụ trách kiểm kê nhanh chóng tình hình sử dụng, trạng thái của từng loại tài sản. Khi gặp bất cứ vấn đề gì, có cơ sở truy cứu trách nhiệm rõ ràng, tránh tình trạng nhân sự đổ lỗi lẫn nhau gây bất đồng nội bộ.
Nhóm tính năng quản lý, lưu trữ dữ liệu
1. Quản lý tài liệu dùng chung, hồ sơ tài liệu
FastWork E-Office có khả năng quản lý và lưu trữ không giới hạn các tài nguyên chung, hồ sơ tài liệu cần thiết trong toàn bộ doanh nghiệp trên một hệ thống tập trung. Không chỉ hỗ trợ việc tìm kiếm nhanh chóng, nâng cao bảo mật, tránh mất mát, ứng dụng còn giúp tiết kiệm tối đa chi phí giấy tờ, in ấn, chi phí cho không gian, trang thiết bị lưu trữ.
2. Ban hành thông báo, truyền thông nội bộ
Quy trình biên tập – phê duyệt – ban hành các thông báo, truyền thông nội bộ được rút ngắn tối đa sau khi được số hóa. Kiểm soát chính xác những cá nhân nào đã nhận được thông báo – ghi nhận phản hồi trực tuyến, các chia sẻ hình ảnh, file đính kèm, các trao đổi của toàn bộ nhân sự xoay quanh các vấn đề được thông báo.
Phần mềm cũng hỗ trợ phân loại các thông báo theo trạng thái, mức độ quan trọng thay vì không có công cụ quản lý hoặc quản lý rời rạc, lẻ tẻ qua Email.
So sánh FastWork E-Office với các phần mềm quản lý văn bản và điều hành Offline khác
SaaS hiện nay rất phổ biến và được xem là mô hình phần mềm 4.0 ưu việt hơn rất nhiều so với các dạng phần mềm được cấp phép vĩnh viễn mà doanh nghiệp mua lại. Software as a service (SaaS) hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, tức là toàn bộ thông tin – dữ liệu – quy trình đều được xử lý online, giúp đơn giản hóa rất nhiều công việc hàng ngày của các tổ chức, doanh nghiệp.
- Tiết kiệm chi phí triển khai
Việc mua các gói phần mềm Cloud thanh toán theo tháng/ năm có chi phí rẻ hơn khá nhiều so với mua vĩnh viễn. Đội ngũ FastWork hỗ trợ linh hoạt trong việc tùy chỉnh các trường dữ liệu, cấu hình hệ thống biểu mẫu phù hợp nhu cầu, yêu cầu của doanh nghiệp như khi mua vĩnh viễn. Dịch vụ chăm sóc, hỗ trợ sử dụng dịch vụ 24/7 đồng thời miễn phí cập nhật phần mềm, nâng cấp tính năng.
Doanh nghiệp bạn cũng có thể trả góp tùy theo chính sách và chi phí gói phần mềm.
- Thông tin, dữ liệu realtime, cộng tác mọi lúc mọi nơi
Đặc trưng của phần mềm Quản lý văn bản và điều hành FastWork E-Office so với các phần mềm Offline là khả năng cập nhật dữ liệu real-time và chia sẻ tài nguyên trực tuyến. Mọi hoạt động giao việc, các thông báo, văn bản ban hành ngay khi được thêm mới trên phần mềm đều được gửi thông báo tức thời đến những cá nhân liên quan. Các hình ảnh, video, file tài liệu đính kèm nhanh chóng, trao đổi thuận tiện bằng cách tag @tennguoidung. FastWork E-Office xây dựng môi trường cộng tác toàn diện – cởi mở, góp phần gắn kết nhân sự giữa nhiều phòng ban, cải thiện văn hóa doanh nghiệp.
Tìm hiểu thêm Giải pháp số hóa văn phòng điện tử 4.0
Lợi ích của phần mềm quản lý văn bản điều hành FastWork E-Office mang lại
Việc ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành FastWork mang lại những lợi ích rõ rệt cho doanh nghiệp nói chung, nhân sự và đặc biệt là các cấp quản lý.
Đối với nhân sự
- Biết được công việc cần xử lý, các công việc đang theo dõi
- Chủ động quản lý lịch biểu cá nhân để sắp xếp thời gian thực hiện hợp lý
- Nắm bắt nhanh chóng các thông báo, điều phối liên quan đến công việc tránh tình trạng bỏ sót ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng công việc chung
- Tìm kiếm thông tin, tài liệu nhanh chóng khi cần
Đối với cấp quản lý
- Kiểm soát chặt chẽ công việc của từng cá nhân, phòng ban: cải tiến tốc độ xử lý công việc, theo dõi và đánh giá chính xác công việc, chuẩn hóa quy trình công việc…
- Nắm bắt nhanh chóng nút thắt trong công việc để giải quyết kịp thời, theo dõi tổng quan các hoạt động trong quy trình xử lý công việc, đảm bảo tính liên thông dữ liệu, giảm thiểu tối đa các rủi ro.
- Điều hành tập trung giúp ra quyết định nhanh chóng
Đối với doanh nghiệp
- Nâng cao hiệu quả xử lý công việc (giảm thời gian xử lý, trao đổi), tăng năng suất lao động
- Tiết kiệm chi phí thư tín, điện thoại, in ấn sao chép, không gian lưu trữ
- Hướng đến một hệ thống thông tin đồng nhất, an toàn & bảo mật
- Chi phí đầu tư thấp, hiệu quả mang lại cao.
Kết luận
Sở hữu hệ thống hơn 10 tính năng tích hợp trên một nền tảng duy nhất, phần mềm Quản lý văn bản và điều hành FastWork E-Office hướng tới xây dựng văn phòng số 4.0 minh bạch – realtime – tự động hóa thay thế tối đa các tác vụ thủ công của con người. Tiền đề cho hành trình số hóa & chuyển đổi số doanh nghiệp.
FastWork Platform là giải pháp Chuyển đổi số hàng đầu đạt danh hiệu Giải thưởng Sao Khuê 2021 cho phần mềm Quản lý & điều hành tổ chức, doanh nghiệp xuất sắc do Hiệp hội Phần mềm VINASA tổ chức.
Đồng hành cùng hơn 3500+ đối tác bao gồm khối doanh nghiệp & khối nhà nước. Tiêu biểu phải kể đến Vietinbank, VNpost, CMC Telecom, Metro Mart, Xây dựng Quê Hương, Xây dựng Gia Phú, Bệnh viện Trưng Vương, Bệnh viện Âu Cơ, Điện lực Thái Nguyên, Điện lực Bình Chánh,..
Để nhận tư vấn miễn phí phần mềm Quản lý văn bản và điều hành FastWork E-Office, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!
