PDCA (Plan-Do-Check-Act) là phương pháp quản lý theo chu trình cải tiến liên tục nhằm tối ưu các quy trình sản xuất, vận hành và gia tăng chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Cùng FastWork tìm hiểu chi tiết từng giai đoạn, ví dụ cụ thể và gợi ý công cụ giúp doanh nghiệp triển khai chu trình PDCA hiệu quả ngay dưới đây.
Mục lục nội dung:
Chu trình PDCA là gì?
PDCA là viết tắt của 4 bước trong chu trình cải tiến liên tục bao gồm: Plan (lập kế hoạch) – Do (thực hiện) – Check (kiểm tra) – Act (điều chỉnh). Đây là một phần cốt lõi của triết lý sản xuất Tinh gọn – Lean và là điều kiện tiên quyết để cải tiến liên tục con người và quy trình trong doanh nghiệp. Hay nói cách khác PDCA là công cụ để doanh nghiệp thực hành quản trị tinh gọn.
PDCA khuyến khích việc liên tục lặp liên tục chu trình: lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và điều chỉnh cho đến khi vấn đề được giải quyết và đạt được mục tiêu cải tiến. Nó cung cấp một cách tiếp cận đơn giản và hiệu quả để quản lý sự thay đổi trong doanh nghiệp (change management).
Mô hình này rất hữu ích để thử nghiệm các chiến lược cải tiến doanh nghiệp trước khi chính thức đưa vào vận hành. Từ đó giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu như tiết kiệm chi phí, tối ưu nguồn lực, tăng lợi nhuận, cải thiện sự hài lòng của khách hàng và nâng cao năng lực cạnh tranh,…
Walter Shewhart – nhà vật lý người Mỹ là cha đẻ của mô hình PDCA. Ban đầu, PDCA được phát triển theo chu trình lặp lại 3 bước: Chỉ định – Sản xuất – Quan sát nhằm cải tiến các quy trình sản xuất trong doanh nghiệp. Đến năm 1950, tiến sĩ William Deming đã mở rộng chu trình thành 4 bước: Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh và được dùng phổ biến trong nhiều lĩnh vực cho đến ngày nay.
4 Bước trong chu trình PDCA
Đội ngũ bán hàng nhiều lần phản hồi chậm khiến nhiều khách hàng phàn nàn về dịch vụ của doanh nghiệp. Làm cách nào để cải thiện tình hình và giữ chân khách hàng? Đây là lúc việc áp dụng chu trình PDCA phát huy tác dụng.
Cùng xem xét kỹ hơn về 4 giai đoạn của chu trình PDCA ngay dưới đây.
1. Plan – Lập kế hoạch
Lập kế hoạch triển khai là nhiệm vụ đầu tiên trong chu trình PDCA. Thời gian lập kế hoạch sẽ phụ thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của từng dự án. Chia nhỏ các bước trong giai đoạn này sẽ giúp bạn xây dựng được một kế hoạch phù hợp với ít khả năng thất bại hơn. Đồng thời đảm bảo trả lời được các câu hỏi:
- Vấn đề cốt lõi doanh nghiệp cần giải quyết là gì?
- Mục tiêu hướng tới là gì?
- Cần những nguồn lực nào để thực hiện điều đó?
- Giải pháp tốt nhất để khắc phục là gì?
- Thời hạn hoàn thành trong bao lâu?
- Hiệu quả kế hoạch được đánh giá dựa trên những yếu tố nào?
Hãy cùng các thành viên nhóm xem xét kỹ kế hoạch trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Trong trường hợp này, bạn có thể tham khảo sử dụng công cụ kỹ thuật như Hoshin Kanri Catchball để xây dựng và duy trì các vòng phản hồi trong đội nhóm.
2. Do – Thực hiện
Giờ là lúc tiến hành triển khai những nội dung đã được thống nhất trong bản kế hoạch trước đó. Ở giai đoạn 2 của chu trình PDCA, bạn cần bám sát nội dung có trong kế hoạch, sử dụng hiệu quả các công cụ, nguồn lực và thường xuyên cập nhật tiến độ thực hiện công việc.
Các nhà quản lý cũng cần truyền đạt, trao đổi thông tin rõ ràng để đảm bảo chắc chắn mọi thành viên đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của họ trong dự án. Các vấn đề phát sinh không lường trước được vẫn có thể xảy ra ở giai đoạn này. Đây là lý do các nhà quản lý nên bổ sung các chiến lược quản trị rủi ro trong kế hoạch.
3. Check – Kiểm tra
Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong chu trình PDCA giúp bạn tránh lặp lại sai lầm và áp dụng cải tiến liên tục thành công. Bằng việc đối chiếu kết quả đạt được so với bản kế hoạch ban đầu để kiểm tra xem bạn hoàn thành được bao nhiêu % so với kế hoạch. Từ đó đưa ra các đánh giá và tìm cách giải quyết vấn đề:
- Liệu bước lập kế hoạch trước đó có hiệu quả không?
- Những bất cập, vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai là gì?
- Nguyên nhân cốt lõi của các vấn đề đó là gì?
- Những điểm nào được cải thiện hoặc loại bỏ để tránh rủi ro trong tương lai?
4. Act – Hành động
Đây là giai đoạn cuối cùng của chu trình PDCA. Khi đã xác định được các điểm thiết sót, bất cập trong cách lập kế hoạch và quản lý triển khai, các nhà quản lý cần tìm ra biện pháp, công cụ phù hợp để khắc phục. Sau đó quay lại bước 1 để sửa đổi kế hoạch và tối ưu việc thực hiện kế hoạch ở bước 2.
Ngược lại nếu đã thấy mọi thứ hoàn hảo, đội nhóm có thể phối hợp chặt chẽ để đạt được các mục tiêu, thì bạn có thể tiếp tục áp dụng kế hoạch ban đầu để cải tiến quy trình mới. Tuy nhiên, khi quyết định lặp lại một chu trình PDCA đã chuẩn hóa, bạn vẫn cần theo sát hiệu quả làm việc của từng thành viên trong dự án. Đồng thời kết hợp các công cụ hỗ trợ quản lý để tối ưu nguồn lực, giảm chi phí cho doanh nghiệp.
Lợi ích khi doanh nghiệp ứng dụng chu trình PDCA
Khi ứng dụng chu trình PDCA, nhà quản lý có thể phân tích một cách có hệ thống quy trình vận hành trong doanh nghiệp, từ đó xác định các lỗ hổng, hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề và tìm ra giải pháp cải tiến khả thi nhất.
Các CEO cũng có thể sử dụng mô hình này để thử nghiệm, đánh giá hiệu quả trước khi xem xét có nên triển khai kế hoạch hay thực hiện cải tiến toàn doanh nghiệp hay không.
Nhiều lợi ích doanh nghiệp có được khi áp dụng mô hình PDCA có thể kể đến như:
- Tạo điều kiện cải tiến liên tục quy trình vận hành, con người, sản phẩm & dịch vụ
- Cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ với chi phí tối ưu
- Hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu
- Hỗ trợ giải quyết vấn đề hiệu quả
- Tăng cường hiệu suất nhân sự
- Thúc đẩy tinh thần làm việc, hợp tác đội nhóm
Nên sử dụng mô hình PDCA khi nào?
Ưu điểm của chu trình PDCA là tính linh hoạt. Do vậy phương pháp này được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, tổ chức thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Thông thường, mô hình PDCA được triển khai trong các trường hợp như:
- Phát triển một sản phẩm hoặc dịch vụ mới
- Tối ưu hóa các quy trình làm việc hiện tại
- Khởi động một dự án cải tiến quy trình mới
- Khám phá những cơ hội mới để cải tiến liên tục
- Phát hiện các vấn đề trong quy trình và tìm cách loại bỏ chúng
Việc ứng dụng chu trình PDCA cần một khoảng thời gian nhất định thì mới đánh giá chính xác hiệu quả nên sẽ không phù hợp để giải quyết các vấn đề cấp bách.
3 Case-study ứng dụng chu trình PDCA thành công
1. Tập đoàn Nestlé
Giảm thiểu lãng phí trong mọi quy trình làm việc là sứ mệnh xuyên suốt của Tập đoàn Nestlé. Do vậy công ty đã triển khai thành công quản lý Tinh gọn bằng phương pháp Kaizen. Nhằm tạo môi trường, cơ hội để đội ngũ nhân sự đóng góp ý tưởng cải tiến liên tục quy trình làm việc, tăng hiệu suất và giảm chi phí cho công ty. Lúc này PDCA được Nestlé ứng dụng để tạo ra khuôn khổ thử nghiệm, đánh giá và thúc đẩy các ý tưởng cải tiến trong Kaizen.
2. Tập đoàn Lockheed Martin
Tập đoàn công nghiệp quân sự Lockheed Martin tại Mỹ đã triển khai chu trình PDCA để chuẩn hóa quản lý các dự án và cải thiện chất lượng sản phẩm & dịch vụ. Trong giai đoạn 1992-1997, công ty đã cắt giảm được 38% chi phí sản xuất, giảm 50% hàng tồn kho, và giảm thời gian giao hàng từ 42 tháng xuống còn 21,5 tháng.
3. Nike
Nike áp dụng quy trình sản xuất Tinh gọn với triết lý: Cải tiến liên tục là nền tảng của sản xuất bền vững và xây dựng văn hóa trao quyền cho đội ngũ nhân sự. Để cải thiện hiệu suất công việc, tăng chất lượng sản phẩm, đồng thời loại bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng, Nike đã triển khai chu trình PDCA trong quá trình đào tạo cải tiến quy trình trên toàn doanh nghiệp.
Phân biệt chu trình PDCA, Six Sigma và Kaizen
1. Khác biệt giữa PDCA và Six Sigma
Six Sigma là một phương pháp cải tiến quy trình và chất lượng. Nó cung cấp doanh nghiệp một bộ công cụ và kỹ thuật để cải thiện hiệu suất công việc và tăng chất lượng sản phẩm & dịch vụ. Chu trình PDCA là một trong những công cụ hỗ trợ để doanh nghiệp triển khai Six Sigma hiệu quả hơn.
Trong khi Six Sigma cung cấp khuôn khổ giúp xác định vấn đề đang làm chậm quá trình vận hành thì PDCA giải thích các bước làm sao để xác định và cách loại bỏ các vấn đề đó.
2. Khác biệt giữa PDCA và Kaizen
Cả PDCA và Kaizen tập trung cải thiện môi trường làm việc và văn hóa doanh nghiệp. Phương pháp Kaizen được phát triển bằng cách thực hiện các thử nghiệm nhỏ và theo dõi kết quả, sau đó điều chỉnh khi có đề xuất cải tiến mới. Lúc này chu trình PDCA đóng vai trò là công cụ hỗ trợ, cung cấp một khuôn khổ để liên tục thúc đẩy các mục tiêu cải tiến đó.
Thách thức khi triển khai chu trình PDCA
Giống như các công cụ cải tiến quy trình khác, khi triển khai PDCA, doanh nghiệp cũng sẽ gặp phải một số thách thức nhất định. Dưới đây là 3 khó khăn chính các CEO cần nhìn nhận và tìm cách vượt qua.
1. Khả năng chống lại sự thay đổi
Nhân viên thường hoài nghi về các quy trình và cách thức làm việc mới, đặc biệt là khi họ đã làm việc theo cách truyền thống trong một thời gian dài. Khi nhân viên của bạn không nhìn thấy giá trị trong các quy trình & công nghệ mới, họ sẽ không cam kết, không nhiệt huyết, và tệ hơn là làm cho có.
Lời khuyên cho các CEO là hãy tạo điều kiện để nhân viên được trực tiếp đóng góp ý kiến ngay từ giai đoạn lập kế hoạch. Giao tiếp cởi mở là chìa khóa để nhân viên có thể thoải mái bày tỏ quan điểm và chia sẻ ý tưởng về cách thực hiện hiệu quả hơn. Đồng thời cung cấp các nguồn lực và tổ chức các buổi đào tạo cần thiết để nhân viên quen dần với những thay đổi.
2. Quản lý dữ liệu
Nếu không có dữ liệu tin cậy để phân tích, doanh nghiệp rất khó đánh giá chính xác hiệu quả của các cải tiến theo chu trình PDCA và xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Thậm chí làm rối thêm quy trình vận hành.
Để vượt qua thách thức này, doanh nghiệp nên đầu tư vào các công cụ phần mềm thu thập và phân tích dữ liệu. Nhằm hỗ trợ quá trình khảo sát phản hồi của khách hàng, khảo sát phản hồi của nhân viên, và theo dõi các số liệu như doanh số bán hàng hoặc năng suất. Từ đó giúp các CEO đưa ra quyết định quản trị sáng suốt và hiệu quả hơn.
3. Theo dõi kết quả
Nhiều tổ chức thực hiện các thay đổi nhưng không giám sát hoặc điều chỉnh chúng theo thời gian. Điều này khiến các bất cập cũ trong quy trình vận hành không những không được giải quyết mà còn phát sinh thêm các vấn đề mới gây khó cho doanh nghiệp.
Để vượt qua thách thức này, điều quan trọng là làm vòng tròn chu trình PDCA được diễn ra liên tục. Bằng cách xem xét và đánh giá kế hoạch và các thay đổi thường xuyên, theo dõi phản hồi từ nhân viên và khách hàng, đồng thời thực hiện ngay các điều chỉnh khi cần thiết. Từ đó giúp doanh nghiệp liên tục cải tiến và duy trì cạnh tranh trong ngành.
Phần mềm giúp CEO triển khai PDCA thành công
Như đã phân tích ở trên, việc triển khai chu trình sẽ khó khăn và kém hiệu quả nếu không có công cụ hỗ trợ quản lý. Các CEO nên ưu tiên sử dụng các phần mềm có thể kiểm soát chặt chẽ tiến độ, công việc, tạo ra một môi trường cộng tác tập trung giúp đội nhóm tương tác, nhận việc, báo cáo thường xuyên. FastWork project là một phần mềm như vậy.
Được hơn 3500 doanh nghiệp Việt Nam tin dùng, FastWork Project là phần mềm quản lý dự án chuyên sâu, giúp doanh nghiệp triển khai mọi giai đoạn trong PDCA trơn tru & hiệu quả hơn:
- Lập kế hoạch: FastWork cho phép khởi tạo và quản lý không giới hạn các dự án cải tiến. Thiết lập mục tiêu và lên kế hoạch triển khai cụ thể trên phần mềm
- Thực hiện: FastWork cung cấp các công cụ để triển khai và theo dõi các cải tiến. Như dashboard xem nhanh tình trạng, tiến độ, trạng thái thực hiện các công việc trong dự án; Quản lý dự án bằng Gantt chart, Kanban,…
- Kiểm tra: FastWork cho phép doanh nghiệp thu thập, phân tích dữ liệu realtime, đánh giá kết quả và đo lường hiệu quả triển khai các quy trình cải tiến
- Hành động: FastWork tạo môi trường làm việc tập trung, trực tuyến hỗ trợ đội nhóm tăng cường cộng tác để thực hiện các nhiệm vụ cải tiến trong chu trình PDCA được liên tục.
Khám phá tất cả các tính năng quản lý dự án chuyên sâu của FastWork bằng cách liên hệ Hotline 0983-089-715 để được Demo 1-1 Miễn phí với chuyên viên tư vấn giải pháp của chúng tôi ngay bây giờ.
