Không nằm ngoài xu thế số hóa đang diễn ra mạnh mẽ tại các bệnh viên, cơ sở khám chữa bệnh, mới đây Trung tâm Y tế khu vực Đoan Hùng – Phú Thọ đã chính thức ‘bắt tay’ cùng FastWork trong dự án chuyển đổi số nhân sự. Bằng việc áp dụng giải pháp chấm công 4.0 thay thế phương thức truyền thống, Trung tâm đang từng bước hiện thực hóa mô hình Bệnh viện thông minh, nâng cao chất lượng phục vụ và môi trường làm việc cho đội ngũ y bác sĩ.
- Tên khách hàng: Trung tâm Y tế khu vực Đoan Hùng
- Lĩnh vực hoạt động: Y tế – Bệnh viện
- Nhu cầu quản lý: Số hóa hoạt động quản lý chấm công, tính lương đội ngũ cán bộ nhân sự, y bác sĩ thay thế các hình thức quản lý thủ công
- Giải pháp triển khai: Phần mềm quản trị & điều hành doanh nghiệp FastWork
- Phân hệ sử dụng: Module quản lý chấm công di động FastWork TimeSheet
Mục lục nội dung:
1. Về Trung tâm Y tế khu vực Đoan Hùng & Bối cảnh quản trị
Được thành lập từ năm 2006, TTYT khu vực Đoan Hùng là đơn vị sự nghiệp Y tế hạng III trọng điểm tại tỉnh Phú Thọ. Với quy mô 19 khoa, phòng cùng đội ngũ 300 cán bộ, y bác sĩ chuyên môn cao – giàu y đức, Trung tâm luôn duy trì tôn chỉ hoạt động phi lợi nhuận vì sức khỏe nhân dân.
Tuy nhiên, sự mở rộng về quy mô nhân sự và tính chất phức tạp đặc thù của ngành Y (hoạt động 24/7, chia ca kíp liên tục) đã đặt ra những thách thức lớn cho hệ thống quản trị cũ.
2. “Nút thắt” trong vận hành quản lý CBNV, đội ngũ y bác sĩ
Trước khi ứng dụng FastWork, TTYT Đoan Hùng duy trì việc quản lý nhân sự bằng các công cụ rời rạc: máy chấm công vân tay, sổ sách giấy tờ và bảng tính Excel. Cơ chế vận hành truyền thống này đã bộc lộ những hạn chế điển hình như:
- Khối lượng đơn từ, giấy tờ phải xử lý ở từng khoa là quá nhiều và mất thời gian tổng hợp của trưởng khoa, phòng kế toán.
- Tốn thời gian lập lịch, phân ca trực cho bác sĩ, nhân viên y tế. Khi cần điều động bổ sung gặp khó do không chủ động nắm tình hình ca trực của từng nhân sự.
- Hàng tháng, các trưởng khoa mất quá nhiều thời gian để chấm công, tổng hợp đơn từ, chốt công cho Y bác sĩ trong khoa và gửi lại phòng kế toán tính lương.
- Việc xin nghỉ, đổi ca, đi công tác thường được thực hiện qua group chat hoặc giấy tờ thủ công. Điều này tạo ra “vùng tối” thông tin, khó kiểm soát tính chính xác và gây khó khăn cho công tác tra soát.
- Với đặc thù ngành Y có nhiều loại hình công ca (trực đêm, trực không nghỉ bù, làm thêm giờ…), việc xử lý thủ công trên Excel tiềm ẩn rủi ro sai sót & tốn nhiều thời gian.
Ban lãnh đạo TTYT Đoan Hùng nhận định: Đơn vị cần một giải pháp công nghệ chuyên sâu để chuẩn hóa quy trình này.
3. Lời giải từ FastWork: Số hóa chấm công – Minh bạch hóa dữ liệu
Sau quá trình tìm hiểu và đánh giá các giải pháp số trên thị trường, Ban lãnh đạo TTYT Đoan Hùng đã tin tưởng lựa chọn Phần mềm quản trị & điều hành doanh nghiệp FastWork, bước đầu ứng dụng module Quản lý chấm công di động FastWork TimeSheet+ cho toàn bộ gần 300 cán bộ, nhân viên y tế tại đơn vị.
Giải pháp FastWork đã giải quyết triệt để các bài toán đặc thù của Trung tâm Y tế Đoan Hùng:
Chấm công thuận tiện trên app di động cá nhân:
- Thay thế hoàn toàn máy chấm công cố định, 300 y bác sĩ và cán bộ nhân viên khoa khám bệnh, cấp cứu, chống độc, xét nghiệm,… tại TTYT Đoan Hùng nay có thể chấm công dễ dàng thông qua App FastWork trên điện thoại cá nhân.
- Hình thức chấm công đơn giản chỉ cần selfie khuôn mặt trên app. Hệ thống tự động check trùng FaceID để xác nhận chấm công thành công
- Dữ liệu chấm công ngay sau khi được ghi nhận thành công sẽ tổng hợp tự động vào bảng công cá nhân của từng y bác sĩ
- Hỗ trợ linh hoạt chấm công đối với các bác sĩ theo diện đi học, được điều động sang cơ sở khác, hỗ trợ tuyến dưới,…
Số hóa 100% quy trình đơn từ
- Mọi quy trình xin nghỉ phép, đi công tác, đổi ca hay giải trình chấm công đều được thực hiện trực tuyến trên phần mềm. Cán bộ nhân viên chỉ cần chọn mẫu đơn, điền thông tin và thực hiện gửi tới Trưởng khoa quản lý phê duyệt ngay trên app.
- Sau khi các đơn từ được phê duyệt, phần mềm tự động tính công, trừ phép cho nhân viên mà không sợ sai sót hay thất lạc đơn từ
Hệ thống báo cáo realtime, chuyên sâu
Điểm nổi bật nhất trong dự án triển khai này là khả năng tùy biến báo cáo của FastWork đáp ứng đúng nghiệp vụ phức tạp của ngành Y. Dữ liệu công ca được xuất tự động theo mẫu riêng của Trung tâm, giúp Ban lãnh đạo nắm bắt tình hình nhân sự chỉ với một cú click chuột:
- Bảng công hành chính: Quản lý giờ làm việc tiêu chuẩn.
- Bảng công trực & Bảng công làm ngày: Phân tách rõ ràng các ca làm việc.
- Bảng công ăn trực: Quản lý chế độ hỗ trợ ăn uống cho cán bộ trực đêm.
- Bảng công làm thêm & Trực không nghỉ bù: Cơ sở chính xác để tính toán chế độ lương thưởng, đãi ngộ.
Ngoài ra, phần mềm FastWork hỗ trợ xử lý tự động bảng công & lương với độ chính xác cao, cập nhật theo thời gian thực, không có độ trễ, theo đúng như quy định, quy chế chấm công làm đơn của Trung tâm Y tế Đoan Hùng.
Kết quả bước đầu
Việc triển khai thành công FastWork tại TTYT Đoan Hùng không chỉ giúp giảm tải áp lực cho bộ phận hành chính trong việc tổng hợp công – lương, mà còn xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp, hiện đại cho đội ngũ y bác sĩ. Đây là bước đệm vững chắc để Trung tâm Y tế khu vực Đoan Hùng tiếp tục nâng cao chất lượng phục vụ, xứng đáng là đơn vị y tế tin cậy của nhân dân tỉnh Phú Thọ.
Với kinh nghiệm triển khai thành công phần mềm quản lý chấm công nhiều đơn vị trong lĩnh vực Y tế, bệnh viện như: Bệnh viện Đa khoa tỉnh Phú Thọ, Bệnh viện Trưng Vương, Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Ninh,… FastWork cam kết sẽ hợp tác chặt chẽ với Ban lãnh đạo & đội ngũ cán bộ nhân viên Trung tâm Y tế Đoan Hùng xuyên suốt quá trình ứng dụng phần mềm, góp phần hiện đại hóa hạ tầng công nghệ và nâng cao chất lượng dịch vụ y tế tại địa phương.
Tham khảo chi tiết thông tin giải pháp chấm công FastWork TimeSheet đang được Trung tâm Y tế Đoan Hùng & 3500 doanh nghiệp Việt tin dùng TẠI ĐÂY
