Mục lục nội dung:
Là CEO, nhưng tôi ám ảnh với việc mở hàng tá ứng dụng kiểm tra công việc mỗi sáng
Là CEO của một doanh nghiệp lĩnh vực thương mại với gần 20 nhân viên và tất nhiên cũng như bao nhà quản trị khác, trạng thái “3 đầu 6 tay” luôn thường trực với tôi cùng núi công việc gần như chiếm đến ¾ quỹ thời gian một ngày.
Để bắt đầu 1 ngày làm việc, tôi mất gần như cả buổi để kiểm tra công việc cần giải quyết trong ngày hôm đó. Trong khi buổi sáng là thời điểm sáng tạo trong ngày để bùng nổ các ý tưởng mới thì tôi như “ngập lụt” trong mớ công việc cần xử lý. Tôi có thể kể ra đây những việc phổ biến nhất như:
- Kiểm tra tin nhắn, email, trả lời thắc mắc của nhân viên trong từng group công việc: 45 phút – 1 tiếng
- Check và xác nhận lịch họp: 30 phút
- Giao việc, trao đổi công việc từng cá nhân, bộ phận: 1 – 2 tiếng
- Đọc file báo cáo, tài liệu, đề xuất, ký duyệt giấy tờ: 1 – 2 tiếng
Sơ sơ có thể thấy, tôi đang gần như mất cả buổi sáng chỉ để kiểm tra các hoạt động công việc trong 1 ngày!
Nếu như lúc trước chúng tôi hoạt động với chỉ 5-7 nhân viên ở thời điểm công ty còn chập chững, mọi hoạt động quản lý từ công việc đến nhân viên khi đó tôi luôn nắm rõ trong lòng bàn tay. Tuy nhiên, chỉ trong hơn một năm trở lại đây khi quy mô công ty ngày một lớn dần với gần 20 nhân viên thuộc 3-4 bộ phận đã bắt đầu khiến việc quản lý trở nên rối rắm hơn.
Tôi nhận ra, thói quen dùng các công cụ có sẵn khiến chúng ta “lười” thay đổi
Lúc này, từ nhân viên cho đến trưởng các bộ phận rồi đến chính tôi đang hàng ngày loay hoay với những công cụ làm việc rời rạc, lẻ tẻ, thiếu đồng bộ mà trước giờ tôi vẫn nghĩ là hiệu quả.
Tôi nhận ra rằng, thói quen sử dụng các công cụ có sẵn và miễn phí đã và đang tồn tại trong hầu hết các doanh nghiệp hiện đang là rào cản lớn cho việc đẩy mạnh hiệu suất công việc.
Hàng ngày tôi và nhân viên của mình loay hoay với hàng chục group Zalo khác nhau giữa các phòng ban hay dự án để trao đổi, thảo luận công việc – nơi thường xuyên gây ra nhầm lẫn và mất thời gian tìm kiếm thông tin.
Hay việc chúng ta đang quá phụ thuộc vào các loại báo cáo hàng tuần, hàng tháng được xây dựng trên Excel để có thể đánh giá tiến độ và hiệu suất công việc. Trong khi tiến độ công việc phải luôn được cập nhật liên tục hay mỗi khi hoàn thành 1 hạng mục công việc.
Hoặc như email cần duyệt gấp “lỡ” vào hòm thư spam làm chậm trễ, mất cơ hội với khách hàng không biết bao nhiêu lần.
Về khía cạnh một nhà CEO như tôi, tình trạng giao việc cho cấp dưới đến 2 ngày không thấy phản hồi, hỏi lại thì nhân viên mới gãi đầu gãi tai
“Dạ, tin nhắn giao việc bị trôi mất em không đọc được ạ”
“Tháng này em xin phép gửi báo cáo muộn vì phải tìm số liệu bị thất lạc trên mail”, “Số liệu em gửi qua Zalo sếp duyệt giúp em với!”
Hay tệ nhất là việc cập nhật tiến độ công việc ngày càng trở nên chậm trễ, trì hoãn cho đến khi có buổi họp, các vấn đề phát sinh mới được nêu ra để giải quyết thì khi đó đã muộn.
Tôi thực sự cần 1 môi trường quản lý tổng thể thay cho các ứng dụng phía trên
Thật may mắn là hiện nay có rất nhiều các nền tảng quản trị được thiết lập để hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ như của tôi.
Ví dụ như khi tôi trải nghiệm nền tảng “All in one” với 25 ứng dụng quản trị của FastWork, tôi nhận thấy rằng chi phí không hề đắt đỏ như mình vẫn nghĩ.
| Công cụ lúc trước | …và khi có FastWork | |
| Thảo luận công việc, trao đổi nhóm, thông báo, nhắc nhở,… | Zalo, Viber, Skype… | FastWork WorkplaceFastWork Workflow |
| Gửi thông báo chính thức về công việc | FastWork Workflow | |
| Trình bày kế hoạch làm việc | Excel | FastWork Project |
| Lưu trữ tài liệu, báo cáo | Google Drive | FastWork Workplace |
| Lịch họp, ghi nhớ deadline công việc | Calendar | FastWork WorkplaceFastWork Meeting |
| Check-list công việc cần làm trong ngày | Todolist | FastWork Workplace |
…và từ khi có FastWork, tôi chỉ mất khoảng 1 tiếng cho các công việc mà trước đây phải mất cả buổi.
| Thời gian xử lý bằng công cụ có sẵn | …và khi sử dụng FastWork | |
| Check email công việc, trao đổi nhóm, thông báo | 1-2 tiếng | 15 phút |
| Xử lý vấn đề phát sinh, đề xuất, ký duyệt | 1 tiếng | 10 phút |
| Giao việc, trao đổi thông tin | 1 tiếng | 15 phút |
| Theo dõi & đánh giá báo cáo | > 2 tiếng | 20 phút |
Mỗi ngày làm việc của tôi đã không còn tình cảnh vừa phải mở màn hình Zalo để nhắn tin giao việc, vừa phải check báo cáo trên Excel, rồi phải loay hoay tìm file đơn hàng A hay hợp đồng B! Các tác vụ gói gọn trên 1 màn hình phần mềm tổng thể, quy trình xử lý công việc liên phòng ban cũng được tự động hóa hoàn toàn.
Không còn cảnh nhân viên khổ sở xử lý quy trình chuyển đổi khách hàng cồng kềnh tận 5-6 bước, đôi khi đến bước thứ 8 vẫn chưa chốt được hợp đồng. Từ công đoạn tiếp nhận lead, tư vấn báo giá, chờ sếp duyệt deal, gửi kế toán xử lý,… vòng vèo. Giờ đây quy trình sale pipeline được tích hợp tự động hóa trong FastWork CRM đã giúp các nhân viên của tôi có thể chốt hợp đồng thần tốc với thời gian chỉ bằng ½.
Thật thiếu sót khi trước giờ, các công cụ làm việc sẵn có đã khiến tôi bỏ qua việc cần phải thay đổi phương pháp làm việc “cố hữu”. Tôi hiểu suy nghĩ rằng việc vận hành doanh nghiệp vẫn “ổn”, trước giờ công ty đang được vận hành vậy có sao đâu thực sự đang hiện hữu trong rất nhiều tư tưởng nhà lãnh đạo. Đó gần tư là một tư duy theo lối mòn bởi tư tưởng ngại thay đổi, ngại ứng dụng vì sợ công nghệ phức tạp hay gặp khó khăn về chi phí triển khai,… Mọi giải pháp công nghệ trong thời đại hiện nay đều đang đem lại kết quả hết sức tích cực cùng với chi phí hoàn toàn hợp lý, với khoảng 4 triệu đồng / năm cho một nền tảng full 25 tính năng hoàn toàn có thể đáp ứng mọi nhu cầu vận hành và quản trị từ doanh nghiệp nhỏ cho tới doanh nghiệp có quy mô. Và thực sự FastWork đã “giải phóng” tôi trong quản lý hiệu suất công việc và nhân viên một cách hiệu quả!
Liên hệ FastWork ngay để được tư vấn bộ 25 ứng dụng dành riêng cho SME: FastWork.vn
