Không phải ngẫu nhiên mà cách mạng công nghiệp 4.0 hay xu thế chuyển đối số lại nhận được sự săn đón nhiều của các doanh nghiệp Việt Nam như vậy, thậm chí nó còn được coi là vấn đề sống còn trước áp lực cạnh tranh ngày một tăng. Trước tình hình đó, bắt buộc các doanh nghiệp phải áp dụng phần mềm quản lý công việc nếu muốn tiết kiệm nguồn lực, tăng năng suất lao động của nhân viên, giảm rủi ro hay tạo động lực phát triển.
Thực tế, trong quá trình điều hành doanh nghiệp, nhiều câu hỏi được các nhà quản lý đặt ra:
- Nhân viên của mình làm việc thế nào? Có trách nhiệm không?
- Tiến độ dự án đến đâu? Có đúng định hướng hướng hay đúng hạn hay không?
- Làm sao để theo dõi được toàn bộ mọi quá trình và chi tiết công việc?
Nếu như trước đây, lời giải cho những câu trả lời trên đều dựa trên những phương pháp như email, báo cáo miệng hay những ứng dụng không chuyên thì hiện nay, phần mềm quản lý công việc – dự án nổi lên là giải pháp chuyên biệt cho doanh nghiệp, thích ứng với xu thế chuyển đổi số. 3 yếu tố quan trọng dưới đây sẽ giúp bạn hình dung ra lý do tại sao nên áp dụng giải pháp trên để tạo sự bứt phá trong quản lý, điều hành.
1. Hỗ trợ tầm nhìn
Nhìn rõ tiến độ của đa dự án
Phần mềm hỗ trợ quản lý dự án và điều hướng dễ dàng trên cùng một màn hình. Kể cả khi dự án của bạn được triển khai song song với dự án hoặc khách hàng khác, lãnh đạo vẫn có thể nắm bắt công việc một cách tổng quan, thay vì phải tham gia vào từng nhóm, từng group, nhận nhiều báo cáo cùng lúc. Nhờ đó, nhà quản lý giảm được khoảng “thời gian chết” trong quá trình làm việc mà hiệu quả mang lại vẫn cao
Xác định rủi ro trong dự án
Dự án nào đang trong ngưỡng rủi ro hay có vấn đề nghiêm trọng? Dự án nào gặp tình trạng chậm trễ do xuất hiện nhiều công việc quá hạn? Với một phần mềm quản lý công việc, dự án, nhà quản lý hoàn toàn có thể nhìn thấy các cảnh báo về các vấn đề này trước khi quá muộn. Những công việc bị bỏ sót hay những công việc sắp quá hạn đều sẽ được cảnh báo một cách chi tiết và rõ ràng. Qua đó, nhà quản lý có thể đánh giá và nhanh chóng đưa ra những điều chỉnh phù hợp cho công việc được diễn ra trôi chảy hơn.
Cài đặt quyền ưu tiên
Nếu quản lý thủ công, rất khó để xác định được đâu là công việc quan trọng? Đâu là công việc cần ưu tiên? Và làm sao để quản lý được chúng sao cho hiệu quả nhất? Tuy nhiên điều này dễ được giải quyết khi phần mềm xây dựng cách quản lý thông minh cho toàn bộ dự án, dễ dàng thiết lập công việc quan trọng, cần được ưu tiên giải quyết. Tầm nhìn trong xử lý công việc dự án rất quan trọng và nó chỉ hiệu quả nếu có sự hỗ trợ, giúp sức của công nghệ. Thậm chí, ngay cả nhân viên cũng có thể cài đặt những công việc mang tính ưu tiên trong nhiệm vụ của mình.
Sử dụng quỹ thời gian và công việc hiệu quả
Với tính năng hiển thị mọi thông tin cần thiết, doanh nghiệp không những chỉ có thể thấy các dự án đang tiến hành đến đâu, mà nó còn kiểm tra xem cả đội nhóm đang sử dụng thời gian của họ như thế nào và họ đã hoàn thành được những gì.
Rất nhiều thành viên trong nhóm có thể phải làm việc trên một số dự án cùng lúc và nhờ có phần mềm thì việc ghi nhớ từng công việc chẳng còn chút khó khăn nào. Phần mềm quản lý công việc sẽ luôn chủ động để người thực hiện theo dõi sát sao nhiệm vụ của mình một cách chi tiết và đầy đủ. Nhà quản lý sẽ dễ dàng điều phối công việc nếu có nhiều người thực hiện dự án để chất lượng luôn được đảm bảo và tiến độ được đẩy mạnh hơn so với việc quản lý thủ công
Chia sẻ trạng thái dự án trên thời gian thực
Chắc chắn rằng, rất nhiều nhân viên hay nhà quản lý luôn có cảm giác lo lắng công việc của mình không được sắp xếp khoa học hay được hoàn thành đúng hạn. Nhiều vấn đề cấp bách mà lại không thể báo cáo do sếp đang họp hoặc không nhấc máy.
Với tính năng hiển thị mọi trạng thái công việc trong phần mềm quản lý công việc, nhân viên có thể tạo ra các báo cáo hay thông báo về các vấn đề mà không cần gặp mặt trực tiếp sếp của mình. Bên cạnh đó, người quản lý có thể nhanh chóng nhận được báo cáo và theo dõi trạng thái dự án mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị.
Đo lường thời gian
Mọi thành viên tham gia dự án cần xác định được những tổn thất nếu công việc không được hoàn thành đúng hạn là gì? Nó ảnh hưởng đến cả nhóm như thế nào? và ảnh hưởng đến từng cá nhân như thế nào?
Và thật tốt khi những sự chậm trễ công việc không bao giờ xảy ra. Nếu mọi người đều cập nhật chính xác trạng thái công việc của mình trên phần mềm quản lý, nhà quản lý có thể xem xét các mốc thời gian, xác định thời hạn công việc và có sự điều chỉnh phù hợp trước khi quá muộn. Hoặc ít nhất có thể có sự chuẩn bị trước tránh tình trạng “ nước đến chân mới nhảy”. Điều này có thể giúp hoàn thành dự án đúng hạn và chất lượng.
2. Hỗ trợ giải trình
Một dự án tốt không chỉ phụ thuộc vào đội nhóm, nó còn phụ thuộc vào cách thức tổ chức để thực hiện dự án đó. Để đạt được điều này thì toàn bộ công ty hay nhà quản lý cần theo sát những gì đang diễn ra. Và phần mềm quản lý công việc là một cánh tay đắc lực cho việc này. Ngoài khả năng hiển thị, phần mềm còn cung cấp cho từng cá nhân và các thành viên nhìn ra cụ thể trách nhiệm và nhiệm vụ của mình.
Theo dõi công việc của bản thân
Trong quá trình thực hiện dự án, chắc chắn rằng mọi thành viên đều muốn theo dõi sát sao nhất nhiệm vụ của mình. Với những dự án phức tạp hay phải thực hiện nhiều dự án một lúc, sự thiếu sót có thể không tránh khỏi dù là nhân viên hay quản lý. Phần mềm quản lý sẽ giúp cho cả hai đối tượng này hài lòng và có cái nhìn tổng thể hơn về công việc. Trong phần mềm này, nhiều công cụ có thể giúp tạo những báo cáo tự động và cập nhật trạng thái công việc thực tế theo thời gian thực. Bằng cách đó, tất cả thành viên tham gia dự án đều có thể chủ động hơn trong mọi công việc.
Trao đổi thông tin trong nhóm
Sử dụng phần mềm quản lý dự án là một cơ hội để các thành viên tham gia thể hiện được năng lực của mình và cho tất cả thấy được họ đang tiến hành công việc đến đâu. Bên cạnh đó, nhà quản lý có thể nhìn rõ khả năng và tinh thần làm việc của từng cá nhân thực hiện công việc dự án. Phần mềm giúp hiển thị rõ ràng mỗi cá nhân đang kiểm soát công việc của mình như thế nào và quy trình làm việc có đúng quy định hay không? Từ đó đưa ra đánh giá và sự điều chỉnh khách quan nhất.
Cả nhóm có thể giao tiếp cùng một lúc trên phần mềm, bình luận và tương tác về công việc cùng một lúc. Qua đó mọi thành viên có thể kết nối với nhau, hỗ trợ nhau nắm rõ công việc của mình hơn tránh sai sót nhầm lẫn trong quá trình làm việc nhóm.
Nhắc nhở mỗi thành viên về các công việc quá hạn
Bằng tính năng nhắc nhở tiến độ công việc qua email, mỗi cá nhân đều nắm được các công việc mình cần hoàn thành sớm. Điều này giúp bạn phát hiện các dấu hiệu cảnh báo sớm trước khi công việc của bạn quá hạn tránh ảnh hưởng đến tiến độ chung của cả nhóm
Theo dõi đánh giá và phê duyệt
Với phần mềm quản lý công việc, dự án có thể dễ dàng chuyển giao công việc giữa các thành viên, phòng ban và gửi lại những thay đổi hay công việc đã hoàn thành. Quá trình xem xét và phê duyệt sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn
3. Hỗ trợ quản lý nhất quán các bộ phận
Doanh nghiệp sẽ vận hành một cách hiệu quả hơn, năng suất hơn, tổ chức một bộ máy thông minh hơn nhờ sự trợ giúp của phần mềm quản lý dự án và công việc. Các quy trình vận hành được thiết lập một cách nhất quán, các kế hoạch và việc lập kế hoạch một cách thông minh và quản lý bằng thời gian thực. Các thông tin đều được lưu trữ bảo mật và kết xuất dễ dàng khi có yêu cầu.
Biểu mẫu và quy trình giúp giữ gìn sự nhất quán của công việc
Bằng cách thiết lập một quy trình cụ thể, các thành viên trong công ty, dự án sẽ thay đổi cách làm việc bằng một thói quen mới, củng cố việc theo dõi công việc một cách có trách nhiệm hơn. Từ đó mà hiệu quả công việc được nâng cao. Những quy trình được lập sẵn này sẽ giúp giữ vững tính nhất quán cho cả một quá trình đối với mọi thành viên và số lượng công việc hoàn thành một cách chất lượng sẽ tăng lên
Việc thiết lập quy trình và biểu mẫu có sẵn này còn giúp cho người quản lý theo dõi công việc một cách thông minh, giảm stress cho nhà điều hành khi không còn tình trạng rối rắm giữa công việc này với công việc kia.
Kết hợp các công cụ làm việc trong một nơi
Nếu doanh nghiệp kết hợp nhiều công cụ trong một hệ thống, việc đánh giá và quản lý cụ thể chi tiết mọi thứ trong dự án trở nên dễ dàng hơn. Giảm bớt các cuộc thảo luận hay tranh cãi về các công việc làm trước làm sau hay thiếu sót nhầm lẫn trong quá trình thực hiện.
Việc gì sẽ xảy ra khi người đứng đầu dự án đi công tác, nghỉ phép, hay đang trong cuộc họp? Với các cách quản lý truyền thống trước đây, báo cáo không có cách nào khác ngoài gửi email, gọi điện thoại hay gặp mặt trực tiếp. Đôi khi các cuộc điện thoại hay email bị bỏ quên và công việc vì thế mà chậm trễ. Phần mềm quản lý công việc hoàn toàn gạt bỏ những khó khăn này. Báo cáo có thể gửi qua hệ thống và ngay lập tức thiết bị của người nhận được cập nhật thông tin, không sợ thất lạc hay quên lãng những báo cáo quan trọng này kể cả khi không có mặt tại văn phòng.
Tìm kiếm và cập nhật dữ liệu tại hệ thống trung tâm.
Phần mềm quản lý công việc không chỉ lưu trữ thông tin của mỗi cá nhân sử dụng, mà còn tất cả các thành viên khác trong nhóm. Hệ thống trung tâm cho phép mọi người có quyền truy cập tìm kiếm thông tin họ cần trong cả nhóm. Họ có thể bình luận, tương tác, đánh dấu thông tin ngay trên phần mềm. Việc nhắn tin giao tiếp qua email không thể làm được việc này, đặc biệt là với các dự án có khối lượng công việc khổng lồ, việc sử dụng email thông thường sẽ khiến thông tin bị lạc trôi, lộn xộn, dễ nhầm lẫn.
Hơn nữa, mỗi cá nhân có thể sử dụng công cụ nhắn tin trên hộp thư để thực hiện các chiến dịch truyền thông nội bộ, tìm kiếm lại những thông tin này rất dễ dàng khi sử dụng phần mềm.
Sẵn sàng nhận yêu cầu dự án mới.
Bắt đầu một kế hoạch mới trước đây là một việc mất khá nhiều thời gian để phân quyền hay sắp xếp và giao việc. Sau khi xây dựng nội dung cho dự án, leader cần tổ chức các cuộc họp phổ biến công việc và phân công công việc cho từng người. Việc bỏ lỡ những chi tiết quan trọng sẽ xảy ra khi một số nhân viên vắng mặt hay đi công tác, hoặc không tập trung chú ý vào buổi họp.
Để đảm bảo rằng dự án mới được suôn sẻ ngay từ đầu, việc áp dụng phần mềm vào công việc lại là một giải pháp quan trọng. Trong đó, mọi thông tin chi tiết về công việc đều được hiển thị rõ, từng nhiệm vụ cho mỗi cá nhân hay từng nhóm nhỏ đều được giao một cách thông minh và chi tiết. Đảm bảo rằng ai cũng có thể nắm được nhiệm vụ của mình mà không cần tổ chức nhiều cuộc họp hay các buổi thảo luận công việc nhờ có tính năng bình luận trên mỗi nhiệm vụ được giao.
Với mỗi thông tin trên, một bức tranh toàn cảnh về lợi ích của một phần mềm quản lý công việc được liệt kê chi tiết và rõ ràng. Tuy nhiên, một doanh nghiệp khi muốn hòa nhập xu hướng chuyển đổi số trong quản lý và điều hành, nhà cầm quân cần hiểu rõ doanh nghiệp mình phù hợp với tính năng nào, sau đó phổ biến rộng rãi cho mọi thành viên về các tính năng và lợi ích của phần mềm đối với công việc của họ để khi áp dụng chính thức vào công việc thực tế, mọi thành viên trong công ty cần sử dụng phần mềm một cách có trách nhiệm và hợp tác.
