Thông thường quản lý dự án quy mô lớn gặp nhiều rủi ro và sự cố ngoài ý muốn hơn các dự án vừa và nhỏ…Khi đó trách nhiệm của nhà quản lý nhân đôi bởi tác động của yếu tố hiệu quả, chi phí và uy tín doanh nghiệp.
Vậy quản lý doanh nghiệp quy mô lớn khác gì với doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ?
1. Quản lý dự án quy mô lớn?
Các dự án quy mô lớn đòi hỏi nhà quản trị phải đầu tư trí tuệ, công nghệ, thiết bị máy móc và công sức cũng như chi phí nhiều hơn các dự án vừa và nhỏ.
Tuy nhiên hiện nay không ít các nhà quản lý vẫn ứng dụng phương pháp quản trị dự án truyền thống dẫn đến nhiều bất cập, hạn chế.
Sau đây là 6 bí quyết giúp doanh nghiệp quản lý dự án quy mô lớn dễ dàng và hiệu quả hơn:
2. Bí Quyết Quản Lý Dự Án Quy Mô Lớn Trong Doanh Nghiệp
Quản lý dự án có quy mô lớn theo góc nhìn nhà quản trị cần chú trọng các tiêu chí: lập kế hoạch rõ ràng, phân bổ nhân sự hợp lý, lên kế hoạch chi phí, thỏa thuận với nhà đầu tư, đảm bảo tiến độ dự án và áp dụng phần mềm quản lý.
Lập kế hoạch rõ ràng
Đối với dự án có quy mô lớn, nhà quản lý cần chú trọng hơn trong khâu lên kế hoạch. Yêu cầu chi tiết trong việc lên kế hoạch dự án bao gồm: Lên danh sách các công việc cụ thể trong quá trình hoạt động, kế hoạch chi phí, nhân sự, kế hoạch đề phòng rủi ro.
Thứ nhất, lên kế hoạch danh sách công việc của dự án. Trong dự án quy mô lớn với số lượng nhân viên đông đảo việc “ cha chung không ai khóc” diễn ra khá phổ biến. Do vậy nhà quản lý cần lên một loạt danh sách công việc để bổ nhiệm nhân sự, phân chia công việc hợp lý và khoa học.
Thứ hai,lên kế hoạch chi phí. Quản lý dự án có quy mô vừa và nhỏ thường gặp ít rủi ro hoặc rủi ro không quá nghiêm trọng ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên đối với dự án lớn, nếu không có kế hoạch chi tiêu và phân bổ nguồn lực hợp lý, doanh nghiệp có thể “thiệt hại” không nhỏ, thậm chí là “phá sản”.
Hãng hàng không Thai Airways gần đây đứng trên bờ vực phá sản do thiếu vốn nghiêm trọng. Điều này cho thấy, doanh nghiệp này đã lơ là trong việc quản lý và lên ngân sách để giữ chỗ đứng trên thị trường. Bên cạnh đó, sự ảnh hưởng của đại dịch Covid – 19 như “giọt nước tràn ly” quật ngã cái tên Thai Airways trên thị trường Thái Lan.
Thứ ba, doanh nghiệp cần chú trọng tố phân bổ nhân sự. Yếu tố con người luôn là nhân tố “cốt lõi” trong sự thành công của doanh nghiệp. Việc phân bổ nhân sự đúng đắn, hợp lý giúp doanh nghiệp tránh thời gian chết do nhân viên không nắm rõ chuyên môn công việc, tránh lãng phí chi phí đào tạo nhân sự hoặc thuê nhân sự ngoài.
Phân bổ nhân sự hợp lý
Như đã đề cập trên đó, yếu tố nhân sự là một trong những vấn đề then chốt trong sự thành bại của dự án. Đối với các dự án lớn, có tầm quan trọng trực tiếp đến doanh nghiệp, nhà quản lý càng cần sát sao hơn trong yếu tố “con người”.
Tại sao Tập đoàn FPT thành công và có chỗ đứng bền vững trên thị trường trong ngành điện tử?
Tại sao ông lớn trong ngành cà phê The Kafe thất bại?
Có thể thất FPT nổi tiếng với môi trường năng động, chất lượng dịch vụ cực kỳ xuất sắc. Không ít khách hàng đánh giá đây là miền đất vàng cho giới trẻ trải nghiệm và học hỏi. Do đó sự danh tiếng của FPT ngày càng được nhiều người biết tới bởi chất lượng phục vụ, môi trường và trình độ kỹ thuật của nhân viên.
Ngược lại, The Kafe là quán cà phê ra đời từ những năm 2005 và nổi tiếng với không gian thanh lịch, ấm cúng. Tuy nhiên The Kafe đã thất chính thức tuyên bố phá sản do câu chuyện đầu tư vốn nước ngoài. Bên cạnh đó, theo nhiều đọc giả bình luận thái độ phục vụ nhân viên The Kafe tương đối kém, thường lơ là khách hàng hoặc để khách hàng chờ quá lâu.
Có thể thấy sự thành công hay thất bại của bất cứ một doanh nghiệp nào đến bởi nhiều yếu tố, tuy nhiên một trong những yếu tố tiên quyết để giữ chân khách hàng vẫn là nhân tố “con người”. Do đó, đối với các dự án lớn nhà quản trị càng cần chú trọng hơn đến nhân tố nhân sự để quản lý dự án một cách khoa học, hiệu quả nhất.
Xem thêm Cách quản lý nội bộ nhân sự trong doanh nghiệp tại đây.
Bài toán chi phí trong công tác quản lý dự án của doanh nghiệp
Gần đây do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, khoảng 30% doanh nghiệp phá sản do thiếu vốn đầu tư, trong đó đặc biệt nghiêm trọng với các ngành thực phẩm ăn uống, du lịch.
Gần đây, 29/4/2020 Công ty cổ phần công nghệ Onaclover tuyên bố phá sản. Lý do bởi sự sai lầm của sản phẩm Wefit- đứng đầu trong lĩnh vực Fitness tại Việt Nam thời gian qua. Nguyên nhân dẫn đến phá sản do wefit bản chất là thu tiền hộ. Wefit thu tiền của khách hàng bằng việc bán thẻ cho khách hàng sau đó trả tiền phòng tập theo từng buổi cho khách hàng. “Điểm chết” của mô hình là quá nhiều người cùng dùng chung một tài khoản dẫn đến account tập cả trăm buổi một tháng vượt quá số tiền thu về. Việc đó dẫn đến Wefit ôm nợ do không trả được tiền phòng tập và khách hàng đòi lại tiền đăng ký hàng tháng.
Với việc lựa chọn sai mô hình và quản lý vốn không đúng đắn để dẫn đến cái tên “Wefit” dần đi vào quên lãng.
Do đó, bài toán chi phí dù quy mô dự án nhỏ hay lớn đều là bài toán hóc búa đối với nhà quản trị. Việc doanh nghiệp phân bổ chi phí không hợp lý dẫn đến tình trạng gián đoạn công việc, dự án bị giải thể, trì hoãn hoặc thất bại.
Phân bổ chi phí khoa học, hợp lý giúp các doanh nghiệp tiết kiệm tối đa nguồn vốn, tài sản, máy móc và nhân lực cho dự án. Muốn vậy doanh nghiệp cần lập kế hoạch cụ thể danh sách công việc trong dự án và phân bổ nguồn vốn tương xứng, phù hợp.
Thỏa thuận kỹ lưỡng với nhà đầu tư
Đối với công tác quản lý dự án đầu tư, doanh nghiệp cần xác định các bên tham gia góp vốn, số tiền đầu tư và nhận đầu tư, lên kế hoạch chi tiết với nhà đầu tư, thời gian thực hiện…
Trong đó việc lên kế hoạch, thỏa thuận, đưa ý tưởng với các nhà đầu tư là hết sức quan trọng. Đặc biệt với các dự án có quy mô lớn, nếu doanh nghiệp không thỏa thuận kỹ lưỡng với các bên tham gia có thể dẫn đến việc xích mích với đối tác, sửa hợp đồng, mất thời gian setup lại dự án hoặc chấm dứt hợp đồng.
Nhà đầu tư vừa là bên hỗ trợ dự án vừa là bên kiểm duyệt chất lượng dự án. Do đó việc thỏa thuận kỹ lưỡng các yêu cầu, tiêu chí đánh giá kết quả dự án với các bên đầu tư phải doanh nghiệp đặc biệt chú trọng.
Đảm bảo quản lý dự án đúng tiến độ
Tiến độ dự án là yêu cầu then chốt đánh giá năng lực quản lý dự án của doanh nghiệp, trình độ của nhân viên cũng như hiệu quả của dự án. Việc đảm bảo tiến độ dự án đúng kế hoạch đòi hỏi nhà quản lý luôn chạy đua với thời gian để mục tiêu dự án đi đúng dự kiến.
Quản lý tiến độ dự án thông minh giúp doanh nghiệp tránh lãng phí về thời gian, công suất hoạt động máy móc, năng lực nhân viên cũng như nâng cao hiệu quả dự án.
Đối với các dự án quy mô lớn, việc đảm bảo tiến độ có thể gặp nhiều khó khăn hơn do nhà quản lý phải điều hành, quản lý nhiều đầu mối dẫn đến nhầm lẫn, khó kiểm soát.
Do đó hiện nay việc áp dụng phần mềm quản lý tiến độ dự án được đông đảo doanh nghiệp lựa chọn và mang lại hiệu quả cao.
Tham khảo phần mềm quản lý tiến độ dự án FastWork tại đây.
Áp dụng phần mềm quản lý dự án
Trong xu thế hội nhập, ứng dụng khoa học công nghệ hiện nay. Công việc quản lý trở nên dễ dàng và linh hoạt hơn rất nhiều.
Phần mềm quản lý dự án ra đời cứu cánh các doanh nghiệp dưới những hạn chế của phương pháp quản lý truyền thống nhiều bất cập, khó kiểm soát công việc.
Có thể thấy doanh nghiệp sau khi áp dụng phần mềm quản trị sẽ tiết kiệm 30% thời gian nhập liệu, tra cứu dữ liệu, tránh tình trạng thất lạc dữ liệu dự án. Do đó xu hướng áp dụng khoa học công nghệ vào công tác quản lý đang trở thành lời khuyên các chuyên gia quản lý.
Để hiểu rõ hơn về lợi ích cũng như tính năng của phần mềm quản lý dự án.
Tham khảo phần mềm quản trị doanh nghiệp FastWork tại đây.
