5 Bước Quản Lý Tiến Độ Dự Án Doanh Nghiệp Hiệu Quả

Đầu tư là hoạt động sinh lời phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay. Dự án đầu tư có thể kéo dài trong thời gian ngắn nhưng cũng có thể trải dài một năm hay nhiều năm. Vì vậy, đảm bảo tiến độ của dự án đầu tư là tiêu chí được đặt lên hàng đầu. 

Do đặc thù của dự án đầu tư, người quản trị và người thực thi dự án vừa cần tuân thủ theo quy tắc và tiến trình vừa cần linh hoạt và chủ động.

Để đảm bảo được tiến độ của các dự án đầu tư trong thời gian ngắn hay dài, doanh nghiệp và nhà quản trị nên thực hiện theo 5 bước sau đây.

Bước 1: Xác định quy trình dự án

Trong các dự án đầu tư, nhà quản trị cần xác định các giai đoạn phát triển của dự án, các công việc và nguồn lực cần triển khai. 

Ví dụ với một dự án đầu tư xây dựng, các giai đoạn bao gồm: xem xét tính khả thi, quyết định phương án đầu tư, triển khai và giám sát, nghiệm thu.

Trước khi thực hiện dự án, nhà quản lý cần xác định cụ thể các công việc cần thực hiện, danh sách nhà đầu tư dự án, sơ đồ các nhóm thực hiện dự án.

Xác định quy trình dự án
Xác định quy trình dự án

Thứ nhất, xác định các công việc cần thực hiện.

Để xây được một ngôi nhà vững chắc, người thợ phải chú trọng ngay từ viên gạch đầu tiên. Trong quản lý dự án, doanh nghiệp muốn quản lý dự án hiệu quả nhà quản lý cần xây dựng quy trình, khối lượng công việc cụ thể cho từng giai đoạn .

Ví dụ như trong các dự án đầu tư xây dựng, doanh nghiệp cần xem xét đề xuất, tính khả thi, lựa chọn phương án đầu tư, triển khai và giám sát hoạt động đầu tư, nghiệm thu.

Thứ hai, xác định danh sách các nhà đầu tư dự án

Doanh nghiệp cần xác định cụ thể những bên tham gia vào dự án bởi họ vừa là người hỗ trợ, có trách nhiệm thực hiện vừa là người đánh giá hiệu quả của dự án.

Thứ ba, lên sơ đồ các nhóm thực hiện công việc.

Nhà quản lý sau khi lên các danh sách công việc cần thực hiện cần chia công việc ra thành các nhóm nhỏ để thuận tiện trong việc quản lý và giao việc cho từng nhóm, từng nhân viên.

Bước 2: Chuẩn bị nguồn lực cho dự án đầu tư

Doanh nghiệp để quản lý tiến độ dự án đầu tư một cách khoa học, bước đầu doanh nghiệp cần chuẩn bị về ngân sách dự án và nhân lực thực hiện dự án.

Khả năng tài chính của mỗi doanh nghiệp là yếu tố quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp. 

Do vậy bản thân người quản lý cần lên kế hoạch chi tiết các danh mục cần chi tiêu trong suốt dự án và các khoản dự phòng rủi ro tài chính trong khi thực hiện. 

Hiện nay tại các khu quy hoạch, các dự án cầu đường, nhà ở, nhà máy đang bị ngừng hoạt động do thiếu vốn còn tồn tại rất nhiều.

Đặc biệt đối với ngành xây dựng việc lập kế hoạch ngân sách, chi phí nguyên liệu xây dựng giúp doanh nghiệp tránh lãng phí hoặc gặp tình trạng thiếu vật tư sản xuất.

Vấn đề bổ nhiệm nhân sự trong doanh nghiệp
Vấn đề bổ nhiệm nhân sự trong doanh nghiệp

Bên cạnh đó, công tác phân chia, bổ nhiệm công việc trong nội bộ nhân sự dự án cũng là bước hết sức quan trọng. Đây là công việc đòi hỏi nhà quản lý cần đánh giá ưu, nhược điểm của từng nhân viên để giao việc cho hợp lý.

Nếu doanh nghiệp không chuẩn bị kỹ càng về các nguồn lực cho dự án sẽ xảy ra các sự cố thụ động cho doanh nghiệp khó kiểm soát và sửa chữa sai sót.

Bước 3: Xây dựng kế hoạch thực hiện dự án

Xây dựng kế hoạch thực hiện để công tác quản lý tiến độ dự án diễn ra một cách chuyên nghiệp, bài bản và theo dõi dự án dễ dàng hơn.

Xây dựng kế hoạch thực hiện dự án
Xây dựng kế hoạch thực hiện dự án

Công tác xây dựng kế hoạch dự án là việc nhà quản lý bố trí thời gian và nguồn lực một cách hợp lý để dự án được thực hiện và hoàn thành theo đúng kế hoạch.

Công tác xây dựng kế hoạch dự án cần được chú trọng hơn đặc biệt vấn đề thời gian thực hiện dự án. Hiện nay rất nhiều doanh nghiệp còn chưa tận dụng được tối đa thời gian do thiếu nguyên vật liệu, máy móc hỏng hóc dẫn đến công nhân không làm việc vẫn được hưởng lương.

Do vậy, việc doanh nghiệp xây dựng kế hoạch quản lý dự án chi tiết là công việc bức thiết tránh tình trạng quản lý cảm tính không có kế hoạch cụ thể.

Tham khảo Phần mềm xây dựng quản lý tiến độ thực hiện dự án tại đây.

Bước 4: Giám sát, quản lý tiến độ dự án

Giám sát và quản lý tiến độ thực hiện dự án là công việc đòi hỏi doanh nghiệp phải trả lời các câu hỏi:

Các hoạt động trong dự án đã hoàn thành đúng kế hoạch?

Dự án có được bàn giao theo dự kiến?

Hiệu quả công việc có đúng với yêu cầu đề ra?

 Giám sát, quản lý tiến độ dự án
Giám sát, quản lý tiến độ dự án

Công tác giám sát quản lý tiến độ thực hiện dự án sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được tình trạng dự án đang thực hiện, dự đoán kết quả cuối cùng và khắc phục những rủi ro phát sinh trong doanh nghiệp.

Hiện nay đa số các doanh nghiệp triển khai áp dụng phương pháp quản lý tiến độ thực hiện dự án điện tử bằng phần mềm công nghệ thay cho phương pháp quản lý truyền thống có nhiều hạn chế, bất tiện.

Bước 5  Đánh giá kết quả thực hiện quản lý tiến độ dự án

Mục tiêu cuối cùng của bất cứ dự án nào luôn là yếu tố hiệu quả.

Để đánh giá được hiệu quả của dự án, doanh nghiệp cần phải xây dựng một hệ thống chỉ tiêu công việc trong bước xác định kế hoạch thực hiện dự án.

Điều đó sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác công sức của từng nhân viên, từng nhóm công việc và hiệu quả dự án.

 Đánh giá kết quả thực hiện dự án
Đánh giá kết quả thực hiện dự án

Theo đó nhà quản trị rút ra kinh nghiệm, bài học cho bản thân và đội nhóm trong các dự án lần sau.

Công tác đánh giá kết là khâu kiểm duyệt của quá trình quản lý tiến độ dự án. Nếu nhà quản lý bỏ qua bước này dễ dẫn đến sự mất công bằng đối với nhân viên vì lý do thưởng phạt không được chú trọng. Thêm vào đó, giả sử dự án thất bại hoặc không mang lại hiệu quả, doanh nghiệp không rút ra được kinh nghiệm cho bản thân về lý do tại sao thất bại.

Hiện nay với xu hướng công nghệ 4.0 đa số các doanh nghiệp đều lựa chọn phần mềm quản lý công nghệ để thực hiện các công việc một cách linh hoạt, hiệu quả hơn. Việc ứng dụng phần mềm khoa học vào công tác quản lý giúp nhà quản lý tối ưu chi phí và quản lý công việc hiệu quả hơn.

Tham khảo Phần mềm quản lý tiến độ dự án FastWork tại đây.

Bình luận

Leave a Reply