Case-study: Hướng dẫn áp dụng FastWork cho doanh nghiệp PCCC (Phòng cháy chữa cháy)

Sự khác nhau về đặc thù ngành nghề dẫn đến sự khác biệt về tính năng áp dụng cũng như quy trình triển khai phần mềm trong từng doanh nghiệp. Tiếp nối chuỗi Case-Study hướng dẫn áp dụng FastWork cá nhân hóa theo từng lĩnh vực, ở bài viết này, đội ngũ FastWork.vn chia sẻ về mô hình triển khai áp dụng FastWork cho doanh nghiệp PCCC (Phòng cháy chữa cháy).

Bài toán quản lý đặc thù của doanh nghiệp PCCC

Phần đông các doanh nghiệp PCCC trên thị trường đều hoạt động theo mô hình: Tư vấn – Thiết kế & Thi công PCCC. Ngoài nhu cầu quản lý khối nhân sự văn phòng, công nhân & ban chỉ huy công trình, từ kinh nghiệm làm việc trực tiếp với rất nhiều đơn vị PCCC lớn, nhỏ trên khắp cả nước, FastWork đúc rút ra 3 vấn đề chủ các doanh nghiệp PCCC quan tâm hơn cả:

• Quản lý dự án công trình – Công việc của phòng Dự án
• Quản lý khối lượng, tiến độ sử dụng & kho vật tư – Công việc của phòng Vật tư
• Quản lý thu chi, công nợ NCC – Công việc của phòng Kế toán

Đó cũng là 3 tính năng cốt lõi trong Module Quản lý dự án thi công xây dựng FastCons được FastWork thiết kế vừa vặn với nhu cầu của hầu hết doanh nghiệp đang tham gia thi công dự án, công trình trên thị trường.

Việc số hóa hoạt động thi công – sử dụng vật tư & tài chính dự án lên phần mềm giúp các chủ doanh nghiệp chủ động kiểm soát chặt chẽ mọi mặt của dự án đang được triển khai, từ đó nâng cao hiệu suất nhân sự, gia tăng chất lượng dự án đồng thời đảm bảo uy tín với chủ đầu tư.

Hướng dẫn áp dụng FastWork cho doanh nghiệp PCCC theo từng phòng ban

Để doanh nghiệp PCCC có cái nhìn chi tiết hơn, FastWork sẽ đi sâu vào hướng dẫn cách triển khai FastCons cho khối văn phòng, phòng Vật tư, phòng Dự án & phòng Kế toán. Từng phòng ban sẽ sử dụng tính năng nào, cụ thể cách sử dụng ra sao?

1. Đối với khối văn phòng, công nhân và ban chỉ huy

• Về chấm công: Sử dụng FastWork FaceID chấm công trực tuyến thông qua nhận diện khuôn mặt. Dữ liệu chấm công tự động cập nhật trên Mobile app/ Web app theo thời gian thực, bao gồm chi tiết hình ảnh, vị trí, thời gian chấm công & ca làm việc.
• Về đơn từ: Nhân sự chủ động khởi tạo đơn từ được thiết lập sẵn theo mẫu & gửi đơn chấm công trên Mobile thay cho văn bản giấy. Đối với công nhân, ban chỉ huy công trình sẽ gửi đơn làm thêm hộ, sau đó chuyển qua quản lý công trường & nhân sự duyệt. 
• Về phân ca: Quản lý thiết lập ca cụ thể cho từng bộ phận văn phòng & công nhân. Các đơn làm thêm, tăng ca thực hiện tương tự như đơn chấm công. Sau khi được phê duyệt, dữ liệu tự động cập nhật vào bảng công phục vụ công tác tính lương cuối tháng.
• Về tính lương: Phần mềm tự động tính lương theo công thức thiết lập sẵn cho từng vị trí. 
• Về phép năm: Nhân sự chủ động nắm bắt quỹ phép cá nhân để sắp xếp công việc cũng như làm đơn xin nghỉ phép phù hợp. Tự động trừ phép sau khi đơn nghỉ phép được duyệt. 

2. Đối với phòng Vật tư

Nghiệp vụ	Tính năng sử dụng	Hướng dẫn triển khai trên FastWork
Đề xuất mua sắm vật tư & phê duyệt trực tuyến	FastWork Request	+ Khởi tạo mua đề xuất vật tư công trình theo mẫu có sẵn trên phần mềm (đính kèm hình ảnh nếu cần) + Gửi cấp trên phê duyệt, gán các bộ phận liên quan theo dõi + Thiết lập duyệt theo quy trình: Giám đốc dự án duyệt > TP QLDA duyệt > User theo dự án phân công duyệt
Quản lý quy trình mua sắm vật tư	FastWork Workflow	+  Thiết lập quản trị quy trình, các bộ phận, cá nhân theo dõi, nhận thông báo + Số hóa quy trình theo từng giai đoạn cụ thể, thiết lập quan hệ phụ thuộc giữa các giai đoạn. Ví dụ  quy trình mua sắm vật tư được chia làm 5 giai đoạn: GD1: Đề xuất mua vật tư > GD2: Trưởng phòng duyệt > GD3: GĐ duyệt > GD4: Chờ thanh toán > GD5: Tiến hành đặt hàng. Tuy nhiên nếu ở GD2 & GD3, trưởng phòng không duyệt sẽ back về GD1, giám đốc không duyệt cũng back về giai đoạn 1.
Lên phiếu mua, phiếu nhập, phiếu xuất vật tư	FastCons hạng mục Quản lý vật liệu	Khởi tạo phiếu nhập, phiếu xuất theo mẫu, cho phép đính kèm file tài liệu/ hình ảnh thuận tiện. + Đối với phiếu nhập: Ban chỉ huy nhập theo phiếu mua, chụp ảnh 2 mặt phiếu mua sau đó chuyển qua phòng Vật tư duyệt.                      + Đối với phiếu xuất: Thủ kho hoặc cửa hàng trưởng cuối ngày lên phiếu xuất theo sổ sách ghi nhận trong ngày.
Quản lý tài sản cấp phát công cụ, dụng cụ	FastWork Asset	Quản lý lịch sử cấp phát, ghi nhận tài sản hỏng/ lỗi kèm lịch sử chỉnh sửa, đính kèm hình ảnh trực quan. Kết hợp với Module quản lý công việc tạo công việc trực tiếp từ trong tài sản để nhắc nhở hiện trạng sử dụng, lịch trả, lịch bảo hành/ bảo trì.

3. Đối với phòng Dự án

Phòng Dự án chủ yếu sử dụng Module FastCons quản lý xuyên suốt giai đoạn trước & trong quá trình thi công.

• Lập kế hoạch thi công qua phần mềm dự toán hoặc file excel, sau đó import lên phần mềm thuận tiện cho việc quản lý.
• Nhập BOQ từ file Excel
• Lập nhật ký thi công báo cáo ảnh hiện trường thi công & sự cố phát sinh trong ngày
• Nhập từ Excel định mức nhân công, máy thi công thuận tiện cho việc quản lý, tìm kiếm & cảnh báo vượt định mức (nếu có). Cập nhật nhật ký sử dụng thực tế.
• Làm phiếu nghiệm thu, thanh toán từng hạng mục giao thầu, nhận thầu

4. Đối với phòng Kế toán

Phòng Kế toán chịu trách nhiệm chính trong hoạt động quản lý tài chính. Cán bộ phòng Kế toán sử dụng FastCons lên phiếu mua, hợp đồng & công nợ Chủ đầu tư, Nhà thầu & NCC.

Lập các phiếu thu, phiếu chi trực tuyến để theo dõi tổng thu, tổng chi đảm bảo không vượt quá ngân sách ban đầu.

Case-study: Hành trình số hóa doanh nghiệp của một số đơn vị PCCC tiêu biểu

• Công ty TNHH Kỹ thuật IPS Việt Nam

IPS Việt Nam chuyên thiết kế, thi công, cải tạo & sửa chữa các hạng mục trong nhà máy xí nghiệp tại các tỉnh, thành phố trên cả nước, trong đó có hệ thống PCCC. Sau khi ban lãnh đạo triển khai ứng dụng FastWork số hóa chấm công đội ngũ văn phòng & hiện trường thay cho sổ chấm công thủ công, chị Lan Đoàn – Nhân viên HCNS IPS Việt Nam, người trực tiếp sử dụng phần mềm hàng ngày đã có những chia sẻ thực tế nhất.

“FastWork là một phần mềm rất hay & thông minh. Nó giúp chúng tôi quản lý chính xác – minh bạch thời gian, giờ làm việc của đội ngũ nhân viên công trình thường xuyên di chuyển qua lại tại nhiều địa điểm trong 1 ngày. IPS hiện tại hài lòng về tính năng chấm công & theo dõi ngày công cho cán bộ nhân viên trên phần mềm FastWork”

Xem thêm chi tiết câu chuyện số hóa của IPS Việt Nam TẠI ĐÂY

• Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ PCCC Tân Long Hải

Thành lập từ năm 1999, với bề dày hơn 20 năm phát triển, Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ PCCC Tân Long Hải là một trong những doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực thiết kế, thi công và lắp đặt hệ thống báo cháy, chữa cháy.

Tháng 10/2022 mới đây, PCCC Tân Long Hải và FastWork đã có buổi ký kết hợp đồng chính thức, kick-off triển khai nền tảng FastWork Platform cho gần 300 nhân sự doanh nghiệp với  kỳ vọng tối ưu 80% thời gian quản lý cho BLĐ, tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong bối cảnh 4.0.

Cùng xem lại 1 số hình ảnh của buổi lễ kick-off & chi tiết hệ thống tính năng PCCC Tân Long Hải sử dụng TẠI ĐÂY

FastWork.vn – Tự hào đóng góp vào thành công của hơn 3500+ doanh nghiệp Việt ở mọi quy mô, lĩnh vực trên chặng đường số hóa, với những cái tên tiêu biểu CMC Telecom, VNpost, Mobifone, Viglacera, Metro Mart, Bảo hiểm quân đội MIC, Bảo hiểm Bưu điện PTI, Bệnh viện Đa khoa tỉnh Phú Thọ,….

Để nhận tư vấn miễn phí giải pháp cá nhân hóa phù hợp, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới!

Đăng ký tư vấn