Mục lục nội dung:
Hiệu suất làm việc ảnh hưởng lớn tới doanh số
Sau bao năm ngược xuôi từ các vị trí khác nhau, từ trưởng phòng đến các cấp quản lý và giờ đã là CEO của một doanh nghiệp với khoảng 20 nhân sự thì tôi thực sự hiểu nỗi trăn trở lớn nhất của một nhà quản trị ở vị trí này. Khi doanh nghiệp còn non trẻ, việc quản lý dựa trên các công cụ làm việc có sẵn đối với 5-7 nhân viên là hoạt động khá đơn giản với nhà quản lý. Tuy nhiên khi công ty bắt đầu mở rộng, nhân sự cũng như khối lượng công việc lớn dần thì bài toán làm sao để quản lý hiệu quả với một chi phí thấp lại là bài toán khá hóc búa với một CEO.
Các giải pháp quản trị doanh nghiệp hiện nay liệu có giúp tôi tối ưu hiệu suất nhân viên trong khi vẫn tiết kiệm chi phí khi quy mô chưa lớn?
Không cứ một lĩnh vực nào hay quy mô doanh nghiệp ra sao, chúng tôi đều có chung một bài toán cần giải. Lúc này các CEO đều có chung một nỗi niềm đó là hiệu suất nhân viên không tăng, doanh số giảm và doanh nghiệp phải gồng gánh chi phí vận hành lớn trong bối cảnh chịu ảnh hưởng của tình hình dịch bệnh. Để đi tìm nguyên nhân gốc rễ cho những vấn đề này, tôi nhận thấy rằng hiệu suất làm việc của nhân viên có ảnh hưởng rất lớn tới kết quả chung của doanh nghiệp, đặc biệt là mục tiêu về doanh số.
Xem thêm: Nguyên tắc tính và quản lý dòng tiền doanh nghiệp hiệu quả
Chỉ với chi phí 1.200đ – chưa bằng một ly trà đá, tôi không nghĩ mình lại có thể dùng để quản lý nhân viên
Làm sao để hiệu suất nhân viên của mình ngày một đi lên giữa hàng trăm nghìn đầu việc không tên mỗi ngày?
Làm sao có một giải pháp tối ưu các hoạt động liên quan đến quy trình làm việc giữa các bộ phận, giảm đứt gãy, phân tán luồng thông tin?
Từ những điều này đã đưa tôi tìm hiểu đến một bộ giải pháp “All-in-one”, vừa có thể giải quyết được vấn đề tăng hiệu suất làm việc mỗi nhân viên nhưng vẫn với một chi phí “có cũng như không có”.
Chỉ với chi phí 1.200đ/nhân viên/ngày với bộ phần mềm FastWork, tôi có thể thực hiện mọi quy trình làm việc trước mà trước đây phải dùng đến Zalo, Email hay Excel, Google drive kết hợp. Mọi hoạt động giờ đây đã được “di chuyển” hết lên phần mềm để nhân viên xử lý và các trưởng bộ phận theo dõi. Từ đó, chỉ cần nhìn vào dashboard trực quan trên phần mềm, mỗi nhân viên hay cấp quản lý có thể dễ dàng nắm bắt công việc đang triển khai ra sao, quy trình hoạt động thế nào, đang gặp nút thắt tại đâu, ai đang làm việc gì và chịu trách nhiệm công việc tới đâu…
Bởi thực tế đang cho thấy, các nhân viên của tôi đang mất quá nhiều thời gian cho các tác vụ thủ công, rườm rà không cần thiết. Từ quy trình nhận việc sếp giao đến trao đổi thông tin, gửi tài liệu, triển khai kế hoạch,… Thậm chí cả việc lên báo giá gửi khách hàng và xử lý lead là những hoạt động cần một quy trình làm việc nhanh chóng hiện cũng đang mắc phải sự chậm trễ và thiếu hiệu quả. Cách làm việc hiện nay khiến công việc trở nên bị phân tán, dữ liệu và thông tin không được tập trung do sử dụng các công cụ làm việc rời rạc khiến mỗi tác vụ mất quá nhiều thời gian tìm kiếm.
Chính sự lãng phí thời gian, độ trễ khi xử lý công việc và thông tin khiến thất thoát chi phí về cơ hội, mà cơ hội cho mỗi khách hàng đang chính là yếu tố ảnh hưởng đến doanh thu của cả doanh nghiệp.
Có thể hình dung hình ảnh nhân viên của tôi mỗi ngày đang phải loay hoay giữa bộn bề công việc cùng với các công cụ làm việc có sẵn như group chat Zalo, Email, Excel, Google drive,… Bảng so sánh dưới đây sẽ làm rõ hơn về các tính năng tương đương của bộ giải pháp FastWork khi ứng dụng vào thực tế công việc.
| Công cụ lúc trước | …và khi có FastWork | |
| Thảo luận công việc, trao đổi nhóm, thông báo, nhắc nhở,… | Zalo | FastWork WorkplaceFastWork Workflow |
| Gửi thông báo chính thức về công việc | FastWork Workflow | |
| Trình bày kế hoạch làm việc | Excel | FastWork Project |
| Lưu trữ tài liệu, báo cáo | Google Drive | FastWork Workplace |
| Lịch họp, ghi nhớ deadline công việc | Calendar | FastWork WorkplaceFastWork Meeting |
| Check-list công việc cần làm trong ngày | Todolist | FastWork Workplace |
Lựa chọn sử dụng các công cụ có sẵn, phần mềm FastWork hay sự kết hợp của cả 2?
Tuy nhiên, ở một góc độ khác thì tôi thừa nhận những công cụ có sẵn đã và đang làm tốt nhiệm vụ riêng của mình trong việc hỗ trợ công việc văn phòng cho người dùng. Đối với doanh nghiệp có số lượng nhân sự ít, những công cụ đó hoàn toàn có thể đáp ứng nhu cầu làm việc hay quản lý hiệu suất cho nhà quản lý. Tuy nhiên khi doanh nghiệp có bước phát triển về nhân sự cũng như quy mô kinh doanh thì lúc này sự rời rạc dần được bộc lộ.
Do đó, vai trò người CEO lúc này đó là cân nhắc và chọn lọc sử dụng công cụ thật sự phù hợp và đem lại hiệu quả cao cho đội ngũ của mình. Thay vào việc đồng loạt thay đổi các công cụ làm việc là không cần thiết.
Dựa vào bảng dưới đây, các nhà quản lý có thể thấy với bộ ứng dụng giải pháp 25 tính năng “All-in-one” của FastWork có thể được sử dụng đồng thời hoặc thay thế một phần các công cụ làm việc có sẵn trước đây để tăng hiệu suất làm việc cũng như khả năng quản lý cho CEO.
| Công cụ lúc trước | Các ứng dụng có trên FastWork | Khả năng kết hợp & thay thế | |
| Trao đổi, thảo luận công việc | Zalo, Viber, Skype… | FastWork WorkplaceFastWork Workflow | Có thể thay thế |
| Thông báo công việc | FastWork Workflow | Có thể thay thế | |
| Quản lý tài liệu, báo cáo tập trung | Google Drive | FastWork Workplace | Kết hợp |
| Quản lý tiến độ, hiệu suất công việc | Excel | FastWork Workflow | Có thể thay thế |
| Quản ký lịch họp, deadline công việc, dự án | Calendar | FastWork WorkplaceFastWork Meeting | Có thể thay thế |
| Quản lý quy trình làm việc | Không có | FastWork Workflow | Có thể thay thế |
Với sự thay đổi kết hợp này, nhân viên của tôi như được “giải phóng” khỏi cách làm việc rời rạc, đứt quãng và không hiệu quả trong thời gian trước. Đội ngũ của tôi mỗi cuối tháng giờ đây đã có kết quả KPI được cải thiện, doanh số và lương thưởng vì thế cũng được nâng cao.
Tôi tin rằng quyết định dịch chuyển từ các công cụ miễn phí tới bộ phần mềm FastWork đã đem lại không chỉ sự hài lòng cho chính bản thân người CEO – là tôi mà còn cả sự hứng thú làm việc cho toàn bộ nhân viên mình. Khi họ thấy được hiệu suất làm việc của mình được cải thiện cùng với kết quả tích cực đạt được, đó chính là động lực thúc đẩy và thôi thúc nhiệt huyết làm việc của mỗi cá nhân.
Để tham khảo chi tiết hơn chi phí áp dụng cụ thể với doanh nghiệp mình, chỉ cần truy cập tại FastWork.vn để được tư vấn.
