Lỗ hổng thất thoát chi phí trong doanh nghiệp – CEO có đang nhận ra?

By 17 Tháng Chín, 2021Tháng Ba 10th, 2022Business Hack, Kiến thức

Những chi phí ẩn nào trong doanh nghiệp CEO đang phải đối mặt?

Chi phí ẩn – là những khoản chi phí phát sinh trong vận hành doanh nghiệp nhưng không được nhận thấy rõ ràng hay không được ghi nhận như một khoản chi ngân sách. Bởi vậy, có thể hiểu chi phí ẩn là những loại chi phí nếu được phát hiện và tối ưu sẽ đem lại nguồn lực tốt hơn cho doanh nghiệp. Nhất là trong bối cảnh các doanh nghiệp đang phải cắt giảm chi phí, tránh lãng phí các khoản chi để vượt qua cơn sóng gió do tác động của đại dịch gây ra. 

Có thể nói, sự “lãng phí” trong ngân sách vận hành doanh nghiệp đã và đang là bài toán đau đầu cần lời giải cho mọi nhà quản trị và CEO. Sự lãng phí ở đây không chỉ kể đến việc doanh nghiệp phải chi trả cho những chi phí cố định mà đó chính là những khoản thất thoát không nhìn thấy được, là những hoạt động gây hao tổn nguồn lực mà không tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. 

Đứng trước cơn “địa chấn” Covid-19 đang diễn ra, đây có thể được xem là thời điểm tạo ra cơ hội để các nhà quản trị và CEO tiến hành đánh giá cũng như rà soát lại bộ máy vận hành doanh nghiệp. Đặc biệt để nhìn nhận lại những bất cập trong quy trình xử lý công việc nhằm tối ưu hóa chi phí, giảm thiểu tối đa các chi phí thất thoát do quy trình vận hành, làm việc không hiệu quả trong thời gian trước đây.

Những loại chi phí ẩn nào doanh nghiệp đang phải đối mặt?
Những loại chi phí ẩn nào doanh nghiệp đang phải đối mặt?

Một nghiên cứu đã chỉ ra một số loại chi phí ẩn mà các nhà quản trị đang vô tình không nhận ra điển hình như:

Chi phí ẩn về thời gian nhàn rỗi

Đây được xem là lỗ hổng về chi phí phổ biến và nghiêm trọng nhất trong một doanh nghiệp, bao gồm cả thời gian nhàn rỗi cho thiết bị và nhân lực. Nghiên cứu từ các chuyên gia chỉ ra rằng, hiện nay các doanh nghiệp đang chỉ tự động hóa từ 25-40% quy trình làm việc. Trong đó, mỗi nhân viên đang dành đến 22% thời gian mỗi ngày cho các tác vụ lặp đi lặp lại, thừa thãi và không tạo ra giá trị. Mặc dù đây là sự tiêu tốn thời gian và lãng phí nguồn lực không nhìn thấy được, nhưng đó lại chính là gốc rễ cho vấn đề hiệu suất làm việc đi xuống của doanh nghiệp.

Chi phí ẩn năm trong cơ hội khách hàng

Như đã nêu ở trên, mỗi nhân viên đang mất đến 22% thời gian làm việc trong ngày cho các tác vụ thủ công không tạo ra giá trị. Chính sự lãng phí thời gian này khiến cơ hội xử lý khách hàng mục tiêu đang dần bị thu hẹp lại. Điều này thực tế gây ảnh hưởng không nhỏ đến chi phí doanh nghiệp bỏ ra tìm kiếm trên mỗi khách hàng, chi phí về thời gian chuyển đổi khách hàng, chi phí chi trả cho nhân sự,… Một loạt các hệ quả kéo theo sự tốn kém nguồn lực bởi nhân viên không tối ưu hiệu suất làm việc. 

Chi phí ẩn trong bộ phận hành chính

Để vận hành doanh nghiệp luôn cần có một quy trình xử lý chuyên biệt như: quy trình phối hợp làm việc giữa các bộ phận, thứ tự xử lý công việc, quy trình giao việc và nhận việc,… Quy mô doanh nghiệp được mở rộng cũng là lúc bộ máy nhân sự và các phòng ban trở nên phức tạp hơn, khối lượng công việc nhiều hơn. Do vậy, doanh nghiệp cần rà soát và điều chỉnh để hợp lý hóa mỗi quy trình, tạo ra một quy trình làm việc trơn tru, giảm đứt gãy, tránh lãng phí ngân sách vào chi phí hành chính. 

Chi phí ẩn về cơ sở vật chất

Chi phí về cơ sở vật chất chính là loại chi phí cố định, là chi phí khấu hao cơ sở vật chất. Những chi phí này không chỉ bao gồm chi phí về mặt bằng, điện nước, các loại chi phí dịch vụ đi kèm,… Một khoản chi phí không nhỏ cho việc bảo trì, sửa chữa, mua mới thiết bị được chi trả định kỳ cũng gây ra sự tốn kém. Cùng với đó là hoạt động tuyển dụng không hiệu quả, những ứng viên được tuyển dụng không có sự gắn bó với doanh nghiệp vô tình gây ra chi phí mua mới thiết bị hay việc sử dụng cơ sở vật chất làm hao mòn cũng là một trong những lỗ hổng về chi phí.  

Chính bởi điều này, bộ giải pháp điều hành và quản trị doanh nghiệp tổng thể như FastWork lúc này là một lời giải bài toán hữu hiệu khi đi vào thực tế vấn đề của doanh nghiệp. 

Mọi tác vụ rời rạc hay dữ liệu phân mảnh gây mất thời gian xử lý, luồng công việc không liền mạch, mất mát dữ liệu hay bỏ sót khách hàng được số hóa hoàn toàn trên một nền tảng duy nhất với 25 tính năng hỗ trợ mọi công việc. Từ việc theo dõi tiến độ làm việc, hiệu suất của từng nhân viên hay vấn đề về lưu trữ & đồng bộ thông tin, tài liệu. 

Bộ giải pháp điều hành và quản trị doanh nghiệp tổng thể FastWork
Bộ giải pháp điều hành và quản trị doanh nghiệp tổng thể FastWork

Bên cạnh đó, việc sử dụng trên nền một nền tảng duy nhất giúp cho việc trao đổi, luồng thông tin công việc không bị đứt gãy, rời rạc; mọi quy trình xử lý công việc liên phòng ban đều được đáp ứng hoàn toàn trên phần mềm. 

Nhà quản trị lúc này không còn những lo ngại về độ trễ xử lý leads, mất thời gian chuyển đổi khách hàng bởi luồng công việc quản trị quan hệ khách hàng, quản lý cơ hội và phát triển kinh doanh đều được tự động hóa trên nền tảng FastWork.

CÁC LOẠI CHI PHÍ ẨNHẠNG MỤC THẤT THOÁTTÍNH NĂNG QUẢN LÝ TRÊN FASTWORK
Chi phí ẩn thời gian nhàn rỗi▪️ Quy trình làm việc không được chuẩn hóa
▪️ Mất thời gian cho các tác vụ không liên quan đến công việc
FastWork Work+
Chi phí ẩn trong cơ hội khách hàng▪️ Quy trình chuyển đổi khách hàng gây mất thời gian
▪️ Luồng phân công công việc không thống nhất
FastWork CRM+
Chi phí ẩn trong bộ phận hành chính▪️ Thiếu quy trình làm việc đồng bộ
▪️ Thứ tự xử lý công việc lộn xộn- Thiếu quy trình giao việc, nhận việc, đề xuất,…
FastWork Request
FastWork Dispatch
Chi phí ẩn về cơ sở vật chất▪️ Thiếu kiểm soát về khấu hao cơ sở vật chất
▪️ Thiếu quy định & công cụ quản lý tài sản trong DN
FastWork Request
FastWork Booking

Nguyên nhân điển hình nhất cho những lỗ hổng chi phí được nhắc đến đó là do phương thức làm việc và vận hành của doanh nghiệp hiện nay đang bị phụ thuộc vào các công cụ làm việc rời rạc và thiếu hiệu quả quản lý. 

Vô tình sự “thông dụng” trong việc sử dụng các công cụ miễn phí như group chat, excel, email đang là rào cản khiến doanh nghiệp không nhận ra lỗ hổng trong phương pháp làm việc cũng như ý thức được cần có sự thay đổi. Sự lãng phí và thất thoát về chi phí nằm ở những hoạt động hàng ngày này khi nhân viên tiêu tốn quá nhiều thời gian vào xử lý các tác vụ rời rạc, không tập trung. 

Mặc dù không thể phủ nhận sự tiện dụng của các loại công cụ miễn phí này đối với những doanh nghiệp quy mô còn nhỏ, số lượng nhân sự ít. Nhưng đối với quy mô doanh nghiệp từ 3 bộ phận trở lên cùng với số lượng nhân sự trên dưới 20 người thì vô tình các công cụ thủ công mà doanh nghiệp đang sử dụng này lại chính là gốc rễ của sự thất thoát hiệu suất làm việc.  

Tìm đọc thêm: Toàn bộ về chi phí Quản lý dự án bạn nên biết

Quyết định chi cho giải pháp phần mềm với 2% doanh thu – Doanh nghiệp nhận lại gì?

Điều quan trọng hơn hết đối với nhà quản trị, để kiểm soát được các lỗ hổng về chi phí là phải nhận diện được các loại chi phí để đưa ra các giải pháp khắc phục những thất thoát này. Việc tư duy theo lối mòn và tư tưởng ngại thay đổi là nguyên nhân khiến hầu hết CEO không nhận ra sự lãng phí nằm trong cách vận hành hàng ngày của doanh nghiệp. 

Bài toán đặt ra lúc này là người lãnh đạo dám thay đổi và ứng dụng công nghệ mới để thay thế cách vận hành rời rạc, phân mảnh hay không? 

Là một trong những CEO mạnh dạn thay đổi với phần mềm FastWork, Anh Ngô Bảo từ Công ty Nội thất IKI cho biết: “Chúng tôi chi khoảng 2% doanh thu cho chi phí mua và ứng dụng các giải pháp phần mềm, chi phí đó là rất nhỏ so với những gì chúng tôi nhận được”. IKI với lời khẳng định, chỉ với khoản đầu tư nhỏ, công nghệ đã mang lại cho doanh nghiệp khả năng tận dụng tối đa nguồn nhân lực sẵn có.

Đó là bởi với những thất thoát từ các loại chi phí ẩn đang tạo ra hàng năm cho doanh nghiệp, bài toán cho thấy việc bỏ ra 2% chi phí trên tổng doanh thu sẽ là một con số nhỏ không đáng có so với những lợi ích mà doanh nghiệp có được. 

Để có được những thành công như hiện nay của IKI, với việc ứng dụng nền tảng FastWork, các quy trình được chuẩn hóa đã giúp IKI vận hành trơn tru, tạo sự liên kết giữa các phòng ban, nhân sự cũng như đối với nhà quản trị. Việc vận hành và quản lý công việc lúc này được thống nhất trên một nền tảng duy nhất.

Tạm kết

Có thể nói, sự thất thoát và lãng phí vô hình do phương thức làm việc thủ công cần được các cấp quản lý và CEO nhìn nhận ra và định hướng thay đổi ngay từ bây giờ nếu không muốn mất đi lợi thế cạnh tranh so với đối thủ. Một lời giải công nghệ lúc này có thể giải quyết cùng lúc hai nhu cầu của nhà quản trị, đó là vừa quản lý hiệu quả hiệu suất làm việc vừa gỡ “nút thắt” thất thoát chi phí tiềm ẩn mà doanh nghiệp đang đánh mất. Tham khảo chi tiết hơn tại FastWork.vn để cùng có lời giải cho những vấn đề tồn tại trên của doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm: Phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ, chi phí siêu nhỏ

Leave a Reply