Chi phí nhân sự (chi phí lao động) của bạn có nằm ngoài tầm kiểm soát?

By 18 Tháng Mười Một, 2021Kiến thức, Nhân sự

Theo thống kê của Bộ Lao động, chi phí nhân sự là một trong những khoản chi phí lớn nhất mà bất kỳ công ty nào cũng phải chịu. Trong ngành bán lẻ, trung bình họ chiếm khoảng 20% ​​tổng doanh thu — thậm chí nhiều hơn chi phí hàng tồn kho trong hầu hết các trường hợp! Các ngành khác, bao gồm cả lĩnh vực thực phẩm và khách sạn, thường thấy tỷ lệ này gần 30-35% và có thể dễ dàng lên đến 50%. 

Chi phí nhân sự đang tăng lên chóng mặt qua từng thời kỳ. Năm 2018, ngành bán lẻ, chăm sóc sức khỏe và tài chính được coi là ba ngành hàng đầu có nhiều khả năng phải chịu chi phí nhân sự ngày càng tăng. Cục thống kê Lao động cũng thông báo rằng 2 trong số 3 ngành công nghiệp “dịch vụ ăn uống” đã có sự gia tăng chi phí nhân sự. Trong nhiều trường hợp, giá nhân công hiện chỉ đứng sau giá bất động sản. 

Hãy nhớ rằng mặc dù những con số khổng lồ này chỉ là số liệu trung bình, nhưng không có gì lạ khi thấy các trường hợp riêng lẻ thậm chí còn tăng cao hơn. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, chi phí nhân sự có thể làm tăng thu nhập trong tích tắc nếu các yếu tố rủi ro không được giám sát và điều chỉnh tích cực — hoặc người sử dụng lao động không tuân thủ luật lao động mới nhất. 

Chi phí nhân sự là gì? Cách tính chi phí nhân sự

Chi phí nhân sự là tổng của tất cả tiền lương trả cho người lao động, cũng như chi phí phúc lợi của người lao động và thuế trả lương do người sử dụng lao động trả. chi phí nhân sự được chia thành chi phí trực tiếp và gián tiếp ( chi phí chung ). Chi phí trực tiếp bao gồm tiền lương cho nhân viên sản xuất một sản phẩm, bao gồm cả công nhân trên dây chuyền lắp ráp, trong khi chi phí gián tiếp liên quan đến lao động hỗ trợ, chẳng hạn như nhân viên bảo trì thiết bị của nhà máy.

chi-phi-doi-ngu
Chi phí nhân sự luôn là vấn đề đau đầu của các chủ doanh nghiệp

Công thức tính tỷ lệ chi phí nhân sự thông thường được lấy = tổng doanh thu từ việc bán hàng chia cho tổng số tiền lương phải chi trả. Bao gồm cả chi phí của bất kỳ gói phúc lợi, bảo hiểm, chi trả ngoài nào mà công ty của bạn cung cấp. Mục tiêu tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự ổn định để nhắm tới trong lĩnh vực bán lẻ (hàng lâu bền hoặc không lâu bền) là 15% -20%, trong khi trong ngành nhà hàng, 30% được coi là “an toàn”. 

Có thể bạn quan tâm: Đưa Công Nghệ Vào Quản Trị Nhân Sự – Tiết Kiệm 80% Chi Phí

Điều gì thúc đẩy chi phí nhân sự cao đến vậy? 

Bất chấp những gì bạn có thể nghĩ, việc thuê thêm nhân viên sẽ không ảnh hưởng lớn đến chi phí nhân sự của bạn như một chức năng bán hàng. Đó là bởi vì không phải lương theo giờ của bạn đang khiến chi phí nhân sự của bạn tăng cao ngất ngưởng. Đó là thời gian làm thêm.

Các báo cáo hàng năm của Cục Thống kê Lao động cho thấy rằng một trong những yếu tố góp phần lớn nhất làm tăng chi phí nhân sự là tiền làm thêm giờ.  

Nhiều nhà bán lẻ và chủ nhà hàng buộc phải trả lương gấp rưỡi hoặc thậm chí gấp đôi cho những nhân viên làm việc hơn 40 giờ trong một tuần làm việc nhất định. Ngay cả những người làm công ăn lương cũng có thể đủ điều kiện hưởng mức lương làm thêm giờ nếu họ làm việc vượt quá số giờ trung bình, tùy thuộc vào cách cấu trúc hợp đồng của nhân viên.

Những thay đổi đối với quy tắc làm thêm giờ

 Trong năm qua, luật làm thêm giờ mới đã mở rộng những ai được bảo hiểm làm thêm giờ và đủ điều kiện nhận tiền làm thêm giờ. Bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 năm 2020, thêm 1,3 triệu công nhân được yêu cầu phải được bù giờ làm thêm giờ. Những người lao động theo giờ kiếm được ít hơn $ 35,568 mỗi năm, hay $ 684 mỗi tuần, lần đầu tiên được đưa vào các luật này — ngoài những người lao động có mức cắt giảm trước đó là dưới $ 23,000. Tóm lại: sẽ sớm có nhiều nhân viên tiềm năng có thể kiếm thêm giờ hơn bao giờ hết.  

Mức lương tối thiểu cao hơn

Các nhà tuyển dụng được kỳ vọng sẽ lên lịch tốt hơn, nhưng cũng phải trả nhiều tiền hơn. Trong khi chi phí nhân sự đã tăng lên, thì tiền lương của nhân viên cũng vậy. Các sắc lệnh và luật về “mức lương đủ sống” được Nhà nước đưa ra và hỗ trợ.

Mức lương đủ sống đại diện cho tiền lương theo giờ mà một công nhân phải kiếm được để nuôi bản thân và gia đình dựa trên vị trí của họ. Với đa số người lao động làm công ăn lương tối thiểu không đủ khả năng mua nhà ở , mức lương đủ sống đảm bảo người lao động có thể đáp ứng mức sống tối thiểu. Nhưng nó cũng đặt ra một gánh nặng mới cho các nhà tuyển dụng. Cụ thể, Tổng LĐLĐ Việt Nam đề xuất phương án tăng lương tối thiểu vùng năm 2019 là 8% (tăng từ 220.000 lên 330.000 đồng). Phương án này sẽ đáp ứng được 95,4% nhu cầu sống tối thiểu, căn cứ vào tình hình phát triển kinh tế – xã hội như GDP tăng khoảng 7%, CPI khoảng 4%; năng suất lao động xã hội tăng khoảng trên 5%… 

Chăm sóc sức khỏe, lợi ích và hơn thế nữa

Hãy nhớ rằng: chi phí nhân sự không chỉ bao gồm tiền lương theo giờ. Chúng cũng bao gồm chăm sóc sức khỏe, thời gian nghỉ phép, tiền thưởng và nghỉ ốm. Trong 15 năm qua, chi phí để chi trả cho một nhân viên theo bảo hiểm y tế nhóm đã tăng gần 200% từ $ 2,196 lên $ 6,435 (Số liệu ghi nhận ở các nước phương Tây – theo tờ New journey)  — khiến các doanh nghiệp nhỏ khó có đủ khả năng cung cấp bảo hiểm y tế nhóm.

Mặc dù những luật này là một nỗ lực để giúp nhân viên có sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống và chất lượng cuộc sống tốt hơn, nhưng chúng lại có những tác động phụ đến lợi nhuận của chủ doanh nghiệp. Chỉ cần một thay đổi nhỏ cũng có thể gây ra thảm họa, đặc biệt là trong các ngành bán lẻ và nhà hàng với tỷ suất lợi nhuận vốn đã quá mỏng. 

Làm thế nào để giảm chi phí nhân sự làm thêm giờ và lạm phát “lương”?

Với tất cả những điều này, làm thế nào bạn có thể tránh làm thêm giờ và giữ cho doanh nghiệp của mình hoạt động trơn tru? Về cơ bản, có một số cách hiệu quả để bạn có thể giảm chi phí làm thêm giờ:

Đảm bảo bố trí nhân sự chính xác và đầy đủ

Đảm bảo rằng bạn có đủ người và dự phòng để xử lý khối lượng công việc bạn đang làm và để trang trải các trường hợp khẩn cấp như cuộc gọi ốm là một phần quan trọng để ngăn ngừa tình trạng làm thêm giờ quá mức. Tất nhiên, có thể làm được điều này phụ thuộc vào khả năng của bạn để biên soạn các dự đoán chính xác về doanh số và sản xuất của công ty bạn hàng ngày – và thậm chí hàng giờ -.

Khi bạn đã có những dự đoán này, hãy kiểm tra kế hoạch sản xuất/ kế hoạch tăng trưởng để đảm bảo rằng bạn có đủ nhân viên để xử lý khối lượng đó. Bạn không có cách tốt để truy cập hoặc chỉnh sửa kế hoạch? Hãy cân nhắc việc lên lịch lại hoặc thậm chí thuê nhân viên bán thời gian để lấp đầy khoảng trống, thay vì dựa vào giờ làm thêm như một “phương pháp chữa trị”. 

phan-bo-nhan-su
Phân bổ nhân sự hợp lý là một trong những yếu tố điều chỉnh chi phí

Cân nhắc cắt giảm giờ hoạt động 

Cùng với việc bố trí nhân viên đầy đủ, hãy xem giờ làm việc của bạn có thực sự phản ánh doanh số bán hàng và nhu cầu kinh doanh hay không. Nhà hàng của bạn có kiếm đủ lợi nhuận để bù đắp cho chi phí nhân sự của việc làm ca sáng không? Quán cà phê của bạn có nên đóng cửa sớm sau khi phục vụ hành khách trên đường đi làm? Nhà hàng của bạn có nên mở cửa muộn vào cuối tuần để đón khách vào tối thứ Bảy? Đảm bảo rằng việc có nhân viên trực đồng hồ phù hợp với doanh số bán hàng — và bạn phải trả thêm chi phí đáng giá. 

Theo dõi giờ làm việc của nhân viên

Luôn cập nhật số giờ mà nhân viên của bạn đã thực sự làm việc – không chỉ là số giờ họ đã lên lịch.  Điều này sẽ cho phép bạn phát hiện những người vi phạm làm thêm giờ tiềm ẩn trước khi nó trở thành vấn đề. Với các phần mềm chấm công trực tuyến, quản lý thời gian làm việc ngày này hoàn toàn có thể cho phép bạn làm được điều này mà không cần liên tục giám sát nhân viên. Như phần mềm quản lý thời gian làm việc FastWork Timesheet với các tính năng về: chấm công di động, đơn từ số, phân ca kíp, xử lý bảng công & lương tự động là một giải pháp tuyệt vời cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các chuỗi dịch vụ chuỗi cửa hàng.

Cắt ca nếu cần thiết

Đừng ngại cắt giảm ca làm việc nếu công việc kinh doanh hàng ngày của bạn không hỗ trợ lượng nhân sự hiện tại của bạn. Nó có thể không phải là quyết định dễ dàng nhất, nhưng sức khỏe của doanh nghiệp của bạn có thể phụ thuộc vào nó. Tuy nhiên, các chủ doanh nghiệp hãy cẩn thận: trước khi cắt ca hoặc thay đổi lịch làm việc của nhân viên, và đảm bảo bạn không vi phạm luật. Nếu bạn cần thực hiện các thay đổi lớn về lịch trình, hãy đảm bảo rằng chúng không gây khó chịu cho nhân viên.

Nâng cao hiệu quả của nhân viên

Nhiều ngành công nghiệp báo cáo rằng năng suất của họ thực sự giảm khi số giờ của nhân viên tăng lên. Tại sao? Nhiều nhân viên hơn và nhiều giờ hơn không nhất thiết làm cho doanh nghiệp của bạn hoạt động nhanh hơn. Trên thực tế, những nhân viên làm việc quá sức thường dễ mắc sai lầm hoặc gặp tai nạn trong công việc. 

Thay vào đó, các văn phòng công ty và nhà bán lẻ trên khắp thế giới đã chuyển từ áp đặt công việc cứng nhắc sang các kế hoạch linh hoạt hơn. Đào tạo chéo hiệu quả có thể cho phép một số lượng hạn chế nhân viên hoàn thành được nhiều việc hơn. Nó giúp loại bỏ thời gian chết, làm thêm giờ quá mức và bảo vệ nhân viên khỏi tình trạng kiệt sức. 

Tự động hóa các tác vụ nhất định

Các doanh nghiệp vứt bỏ ít nhất 1 nghìn tỷ đô la mỗi năm do năng suất bị giảm – mà không cần phải làm như vậy. Ngày nay, không cần một nhân viên làm việc liên tục để hoàn thành tất cả công việc giấy tờ cần xử lý. Hệ thống quản lý khách hàng và các chương trình email giúp doanh nghiệp có thể tự động trả lời các câu hỏi của khách hàng mà không cần nhân viên ngồi tại bàn làm việc, hoặc các phần mềm về lập lịch, xử lý quy trình cũng cho phép chuyển tiếp công việc tự động giữa các thành viên mà không cần bàn giao qua email hay văn bản.

Việc sàng lọc các ứng viên tuyển dụng tiềm năng, giới thiệu nhân viên và báo cáo bán hàng đều có thể được tự động hóa. Thay vì chấp nhận tuyển dụng thêm người, tăng giờ làm thêm…, hãy xem liệu bạn có thể giúp nhân viên dành thời gian cho những việc quan trọng và không làm tăng thêm chi phí nhân sự cho công việc bận rộn hay không. 

Xem thêm: Giới thiệu FastWork Workflow – Phần mềm số hóa quy trình công việc và tự động hóa giao việc 

Cung cấp các đãi ngộ cần thiết cho nhân viên

Giữ cho nhân viên của bạn hạnh phúc và được khuyến khích là điều cần thiết cho sức khỏe của doanh nghiệp của bạn. Các đánh giá hiệu suất thường xuyên và các chương trình thăng tiến của nhân viên có chức năng như những công cụ tạo động lực để khuyến khích nhân viên cống hiến và học hỏi nhiều hơn. Tăng lương dựa trên thành tích và tiền thưởng hiệu suất cũng là một lựa chọn tuyệt vời, nhưng ngay cả những thứ đơn giản như một ngày nghỉ thêm mỗi tháng cũng có thể là động lực đủ để bạn có thêm sự gắn kết mà bạn cần. Vì theo thống kê, chi phí để đào tạo một nhân sự mới thường gấp 5 lần chi phí cho nhân sự hiện tại. 

Tạo chính sách làm thêm giờ chính thức

Làm thêm giờ là một nét văn hóa cũng giống như một khoản chi phí. Nếu doanh nghiệp của bạn không có chính sách làm thêm giờ chính thức, thì đã đến lúc thực hiện một chính sách. Đưa ra giấy tờ về cách thức làm việc ngoài giờ, ai là người phê duyệt số giờ làm thêm, và cách nhân viên sẽ được trả cho những ca làm thêm. Cân nhắc giới hạn số giờ làm thêm — cho dù đó là số giờ làm thêm giờ mà nhân viên có thể làm việc mỗi quý hoặc thậm chí cả năm. Khi bạn đã có ranh giới, mọi người sẽ có nhiều khả năng tuân theo chúng hơn và coi thời gian làm thêm giờ là ngoại lệ, không phải là quy tắc. 

KẾT LUẬN

Là chủ sở hữu hoặc người quản lý, trách nhiệm đầu tiên của bạn luôn là đảm bảo doanh nghiệp phát triển, và chỉ dấu là doanh thu phải đủ lớn để bù đắp chi phí nhân sự và nhiều chi phí khác. Điều đó không có nghĩa là bạn phải tỏ ra cứng rắn hoặc khó khăn trong việc chi trả cho những nhân viên xứng đáng. Những lời khuyên phía trên hy vọng sẽ giúp bạn giảm chi phí nhân sự và tăng năng suất đồng thời giảm thiểu xung đột với nhân viên. 


FastWork Workflow
Phân mềm tự động hóa quy trình công việc FastWork Workflow

Nằm trong Nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp thống nhất FastWork.vn, FastWork Workflow ra đời thực hiện 2 vai trò cốt lõi là quản lý và tự động hóa quy trình Workflow đơn giản trong doanh nghiệp. Cụ thể là những quy trình đơn phòng ban tới đa phòng ban như Quy trình sản xuất, Quy trình mua hàng, Quy trình tuyển dụng, Quy trình kinh doanh, Quy trình marketing, Quy trình ISO,….

Workflow giúp mọi vấn đề được cập nhật đúng – đủ – tức thời. Mọi nút thắt được hiển thị trực quan để xử lý nhanh chóng, giảm thiểu tắc nghẽn quy trình.

Nhờ cắt giảm toàn bộ các tác vụ thủ công rườm rà trong khâu tổ chức công việc, đội ngũ nhân sự, cán bộ nhân viên có thời gian tập trung vào các công việc quan trọng, từ đó tăng trưởng năng suất chung của tổ chức.

Trong trường hợp bạn cần cắt giảm các chi phí cố định khác hoặc giảm thiểu rủi ro chi trả ngày công sai: bạn có thể tham khảo các ứng dụng của FastWork về Quản trị nhân sự HRM+ (bao gồm tự động hóa chấm công, tính lương, đơn từ trực tuyến) hoặc Quản trị nội bộ & văn phòng số FastWork OFFICE+.

Để nhận tư vấn giải pháp số hóa phù hợp với đặc thù từng doanh nghiệp, vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form dưới đây!

Đăng ký tư vấn

Leave a Reply