Chuyển đổi số trong doanh nghiệp vẫn thường bị nhìn nhận là chỉ phù hợp dành cho các doanh nghiệp lớn. Tuy nhiên, câu chuyện thành công của Công ty CP Thiết bị & Dịch vụ Đồng Lợi với quy mô chưa đến 40 nhân sự sau đây sẽ chứng minh rằng sự đột phá có thể đến với bất kỳ ai sẵn sàng thay đổi.
Quản lý dự án rời rạc chính là một trong những khó khăn của Đồng Lợi
Công ty CP Thiết bị & Dịch vụ Đồng Lợi, là một trong những công ty lớn chuyên cung cấp thiết bị máy móc, phụ kiện cho ngành xây dựng. Được thành lập năm 2002, đến nay Đồng Lợi đã có 3 chi nhánh tại các thành phố lớn: Hà Nội, Đồng Nai, Quảng Ninh và 1 trụ sở chính tại thành phố Hồ Chí Minh.
Đồng Lợi – một trong những Công ty cung cấp các thiết bị máy móc cho ngành thi công xây dựng
“Mỗi cá nhân thường tham gia nhiều dự án khác nhau trong cùng một thời điểm. Vào những giai đoạn có nhiều dự án cùng lúc, Đồng Lợi sẽ hợp tác cùng đội ngũ cộng tác viên. Việc sử dụng cộng tác viên có thể giải quyết áp lực về số lượng công việc, nhưng lại đặt ra bài toán về việc cộng tác và quản lý chất lượng. Làm thế nào để những nhân sự này có thể phối hợp ăn ý với nhau trong một thời gian ngắn, và ở góc độ nhà quản lý thì làm sao có thể theo dõi được tiến độ và tình trạng của nhiều dự án chồng chéo” TGĐ Đồng Lợi chia sẻ.
Thách thức đến từ công nghệ
Cũng như rất nhiều doanh nghiệp khác, thời gian đầu Đồng Lợi cũng quản lý công việc qua 2 công cụ chính là Gmail và Excel.
Một ngày làm việc bình thường của nhân viên tại Đồng Lợi luôn bắt đầu bằng việc mở hòm thư, scan email và ghi chú lại những việc cần làm trong ngày. Excel được tận dụng như một công cụ ‘đa năng’ để đảm nhiệm tất cả mọi thứ, từ lập kế hoạch dự án đến phân bổ đầu việc cho từng nhân sự và theo dõi tiến độ chung”. Tuy nhiên, sau một thời gian quản lý, Đồng Lợi nhận thấy Gmail và Excel không thể đáp ứng được nhu cầu quản lý công việc – dự án, thậm chí còn nảy sinh một số rắc rối mới.
Cụ thể, theo lời chia sẻ của anh Cường (tên nhân vật đã được thay đổi) chia sẻ những vấn đề mà một người quản lý như anh hay gặp phải:
- Dễ dàng giao việc cho nhân viên qua kế hoạch Excel hoặc qua email (đối với việc giao thêm) nhưng không nhớ được việc đã giao, phải dùng công cụ ghi nhớ bên ngoài.
- Khó thống kê một nhân viên đang làm bao nhiêu việc và hiệu quả làm việc của cá nhân đó tới đâu.
- Phải liên tục hỏi và nhắc nhở nhân viên cập nhật lên Excel để biết được tiến độ từng công việc, từng dự án.
- Dữ liệu bị phân tán trên nhiều file Excel cản trở việc quản lý đa dự án, gần như không thể bao quát được bức tranh tổng thể
Quản lý công việc dự án theo cách truyền thống kiến Đồng Lợi đang gặp nhiều khó khăn
Về phía nhân viên và cộng tác viên:
- Vì tham gia nhiều dự án cùng lúc nên phải check email liên túc để nắm bắt và phân biệt các công việc trong dự án nào. Nếu là thứ 2 thì phải mất toi buổi sáng.
- Chỉ biết việc cá nhân mà khó nắm bắt tổng quan các dự án.
- Cộng tác viên cần mất một thời gian để làm quen, khó nắm bắt công việc nếu làm việc không tập trung.
- Thường xuyên nhầm lẫn giữa các luồng công việc và báo cáo sai lệch.
Trước những bất ổn trên Đồng Lợi mong muốn tìm kiếm một giải pháp quản lý nhằm giúp đội ngũ nhân sự dễ dàng nắm bắt công việc, tối ưu thời gian làm việc. Nhà quản lý dễ dàng nắm bắt được bức tranh vận động toàn cảnh trong doanh nghiệp.
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp: công nghệ mới và những chuyển biến
Trước những vấn đề đó, anh Cường đã chủ động tìm kiếm giải pháp công nghệ thay thế. Theo anh, “việc đầu tư cho công nghệ là xứng đáng và cần thiết để cho những lợi ích lâu dài. Khoản đầu tư cho công nghệ mà chúng tôi bỏ ra sẽ xứng đáng hơn rất nhiều nếu so sánh với chi phí phát sinh từ những vấn đề mà chúng tôi phải đối mặt nếu xoay sở với cách làm cũ”.
Dựa trên tinh thần đó, Đồng Lợi đã tìm hiểu và triển khai các công nghệ mới vào quản lý doanh nghiệp. Bước đầu, Đồng Lợi ứng dụng là phần mềm quản lý công việc dự án FastWork – giải pháp chuyển đổi số bước đầu thay thế cho giải pháp Excel và Email truyền thống.
>>> Có thể bạn quan tâm: Doanh Nghiệp Việt Nam Đang Ở Đâu Trong Cuộc Đua Chuyển Đổi Số
Bắt tay với FastWork – giải pháp giúp Đồng Lợi phát triển bền vững
“Chúng tôi biết tới phần mềm quản lý công việc FastWork cũng là cái duyên và thật sự rất hài lòng. Nó giống như là giải pháp quản lý công việc sinh ra để dành riêng cho chúng tôi vậy, xét cả những lợi ích hữu hình và vô hình. FastWork làm việc hiệu quả ngang với bàn tay của 6-7 con người được training thành thục.”
FastWork thay thế N công cụ quản lý bằng một hệ thống tập trung trực tuyến
FastWork thay thế gần 90% tính năng quản lý công việc của Gmail và Excel, tất cả công việc gói gọn trong một giao diện quản lý, dễ dàng nhìn được tổng quan đa dự án và chi tiết từng dự án.
Tất cả nhân viên cũng như nhà quản lý dễ dàng nhìn thấy công việc mình phụ trách, nhìn thấy tiến độ, trình trạng các dự án một cách trực quan, trực tuyến chỉ qua vài cú click. Thậm chí có thể giám sát công việc, dự án dù ở bất cứ đâu thông qua smartphone kết nối Internet.
FastWork giảm bớt công sức quản lý dự án
“Đúng là khi tìm được công cụ hỗ trợ đắc lực, một người có thể đồng thời quản lý nhiều dự án khác nhau. Tôi không còn tốn nhiều công sức để ghi nhớ nhiệm vụ của thành viên và nhắc nhở deadline nữa, vì hệ thống sẽ tự động cập nhật tiến độ công việc.
FastWotk giúp Đồng Lợi quản lý dự án, phân rã công việc và làm rõ tính chất phụ thuộc trong công việc dễ dàng hơn
Phần mềm quản lý dự án FastWork có những tính năng đơn giản nhưng rất cần thiết và hữu ích, như đánh dấu nhiệm vụ khẩn cấp, cảnh báo nhiệm vụ trễ deadline. Từng nhiệm vụ trên FastWork dễ dàng quy trách nhiệm cho từng nhân sự, bởi tính năng giao việc trực quan, mọi người đều biết “who is doing what by when”.
FastWork giúp giảm bớt số lượng nhân sự thực thi
Từ khi sử dụng phần mềm, nhân sự dễ dàng hoàn thành các nhiệm vụ thuộc nhiều dự án khác nhau, mà không bị sót/ quên việc. Nhân viên dễ dàng cập nhật kết quả công việc trong dự án và thông báo sẽ được gửi tới người giao việc ngay lập tức. Người quản lý và nhân viên có thể cùng review, phản hồi, trao đổi về kết quả công việc đó ngay tại phần comment bên dưới.
FastWork giúp nhân viên dễ dàng trao đổi giải quyết công việc
Nhắc đến lợi ích này, anh Cường chia sẻ: “So với quá khứ phải reply các luồng email dài dằng dặc để trao đổi về rất nhiều nhiệm vụ đơn lẻ, tính năng này giúp việc quản lý công việc dự án, giám sát tình trạng, tiến độ công việc nhẹ nhàng hơn khá nhiều.”
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp giúp Đồng Lợi tăng khả năng bảo mật thông tin
Đặc thù công việc ở Đồng Lợi là hợp tác với các cộng tác viên theo dự án – là những nhân sự không gắn bó lâu dài. Vậy làm thế nào để ngăn chặn thông tin nội bộ rò rỉ ra ngoài bởi những cá nhân đã nghỉ việc?
Đây là cách xử lý đơn giản mà toàn vẹn của Đồng Lợi: “Từ khi áp dụng FastWork, tất cả đều được gói gọn trong hệ thống nội bộ, dữ liệu không còn phân mảnh ở email hay các file chia sẻ công khai. Mọi thông tin trao đổi giải quyết công việc cũng được lưu trữ trên hệ thống phần mềm, gắn với công việc. Nếu các cộng tác viên (hay kể cả là nhân viên) không làm việc cho tổ chức nữa, deactive tài khoản là họ sẽ không thể access vào hệ thống nội bộ.”
“Điều mình hài lòng nhất khi ứng dụng giải pháp chuyển đổi số trong doanh nghiệp của FastWork với chi phí khá hợp lý so với những giải pháp quản lý tương tự. Hơn nữa, FastWork có đội ngũ tư vấn và chăm sóc khách hàng nhiệt tình luôn hỗ trợ nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi khi có vấn đề phát sinh” anh Cường cho biết.
Với trải nghiệm hài lòng này, hiện tại Đồng Lợi đang sử dụng thêm các ứng dụng công nghệ khác như: Giải pháp quản lý nhân sự – HRM, giải pháp quản trị quan hệ khách hàng – CRM, giải pháp giám sát thời gian làm việc của nhân viên…”
Công nghệ chưa bao giờ là rào cản – sự chuẩn bị tâm lý mới là thách thức. Nếu bạn có một tâm thế sẵn sàng tận dụng sức mạnh của công nghệ hiện đại, chắc chắn doanh nghiệp của bạn sẽ có những bước tiến vững vàng.
