Quá trình xác định mục tiêu dự án cũng giống như xây dựng một ngôi nhà – cần bắt đầu từ một nền móng vững chắc, nếu không sẽ không thể vững bền theo thời gian. Tuy nhiên, để xây dựng mục tiêu “nền móng” đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và có chiến lược rõ ràng ngay từ đầu.
Đây là lúc các Yếu tố thành công then chốt (CSF) phát huy tác dụng. CSF là những yếu tố quan trọng mà các thành viên trong nhóm dự án cần nắm vững để đạt được mục tiêu. Khi kết hợp với kế hoạch chiến lược từ 3 đến 5 năm, CSF giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng vững chắc để đạt được mục tiêu kinh doanh đúng thời hạn & tối ưu nguồn lực
Tham khảo ngay bài viết dưới đây để hiểu rõ CSF là gì? những lợi ích & cách xây dựng Yếu tố thành công then chốt CSF. Từ đó phân bổ nguồn lực hợp lý để hoàn thành các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và đảm bảo sự thành công cho mọi dự án bạn phụ trách.
Mục lục nội dung:
CSF là gì?
CSF – viết tắt của Critical Success Factors, được hiểu là Yếu tố thành công then chốt. Đây là những yếu tố, điều kiện cần thiết và quan trọng nhất để một doanh nghiệp hay dự án đạt được mục tiêu cuối cùng. Nói cách khác, CSF chính là nhân tố chủ chốt đảm bảo sự thành công của tổ chức. Sau khi xác định được CSF, các nhà quản trị sẽ tập trung nguồn lực và nỗ lực để cải thiện & đạt được những yếu tố này. CSF được đo bằng một hoặc nhiều chỉ số KPI, tùy thuộc vào tính chất của dự án và quy định của từng doanh nghiệp.
Khái niệm CSF (còn được gọi là Key Results Areas – vùng kết quả trọng yếu) lần đầu tiên được nhắc tới vào năm 1961 trong bài báo “Khủng hoảng thông tin quản lý” của cựu Giám đốc điều hành McKinsey & Company – D. Ronald Daniel. Gần hai thập kỷ sau đó, John F. Rockart đến từ Trường Quản lý Sloan của MIT, đã phát triển và phổ biến khái niệm này đến với các nhà điều hành doanh nghiệp. Ông nhận định về CSF như sau:
“Việc đạt được các Yếu tố thành công then chốt – CSF sẽ gia tăng năng lực cạnh tranh & đảm bảo thành công cho doanh nghiệp. CSF cần phải được điều chỉnh để phù hợp với tính chất của từng lĩnh vực & chiến lược phát triển của mỗi doanh nghiệp. Khi được ứng dụng đúng cách & nhận được sự quan tâm từ các CEO, CSF sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.”
4 loại CSF – Yếu tố thành công then chốt chính
John F. Rockart đã xác định 4 loại yếu tố CSF chính mà doanh nghiệp cần quan tâm, cụ thể như sau:
1. Yếu tố môi trường
CSF môi trường đề cập đến những yếu tố đang xảy ra bên ngoài tổ chức mà doanh nghiệp không có quyền kiểm soát trực tiếp. Ví dụ: biến động kinh tế, chính sách công, chiến lược của đối thủ cạnh tranh, sự tiến bộ của công nghệ mới,… Các nhà điều hành cần phải luôn cập nhật thông tin, dự đoán những thay đổi và đón đầu xu hướng bằng cách phân tích các yếu tố môi trường có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của dự án.
Sử dụng công cụ phân tích PEST sẽ giúp CEO ra quyết định chiến lược kinh doanh phù hợp, đồng thời tận dụng cơ hội & giảm thiểu rủi ro từ các tác động môi trường bên ngoài (chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ, pháp lý,…).
2. Các yếu tố liên quan đến ngành
Là các đặc trưng cụ thể của ngành công nghiệp mà công ty bạn đang hoạt động. CSF ngành là những nhiệm vụ mà doanh nghiệp phải hoàn thành để duy trì tính cạnh tranh trong ngành. Ví dụ: một công ty sản xuất & phân phối thực phẩm có thể tập trung vào đổi mới bao bì sản phẩm – đây là một trong những yếu tố thành công quan trọng. Hướng tới đạt được mục tiêu chiến lược như tái định vị thương hiệu, giảm chi phí vận chuyển và giảm lượng khí thải carbon,…
3. Các yếu tố chiến lược
Liên quan đến các chiến lược cạnh tranh cụ thể của từng doanh nghiệp. Chúng có thể bao gồm cách thức doanh nghiệp của bạn lựa chọn để định vị và tiếp thị sản phẩm ra thị trường.
Nếu công ty A đang dẫn đầu trong ngành thì có thể tập trung vào các CSF đảm bảo khả năng duy trì thị phần và vị thế của công ty trên thị trường. Ví dụ như tăng tỷ lệ lòng trung thành của khách hàng với thương hiệu (Brand Loyalty). Ngược lại, nếu doanh nghiệp đang yếu thế trên thị trường thì nên tập trung vào các CSF để cải thiện vị thế cạnh tranh như tạo ra các dòng sản phẩm hoặc dịch vụ độc đáo,…
4. Các yếu tố thời gian/ CSF tạm thời
Hầu hết CSF đều gắn liền với các mục tiêu chiến lược lâu dài của tổ chức. Tuy nhiên, đôi khi các công ty phải đối mặt với những thách thức & có những mục tiêu cần hoàn thành trong thời gian ngắn. CSF liên quan đến những tình huống này được phân loại là yếu tố tạm thời.
Ví dụ trong thời gian đại dịch COVID-19, các doanh nghiệp phải nhanh chóng tăng số lượng đơn đặt hàng trực tuyến và cải tiến quy trình vận chuyển, giao hàng. Hay một doanh nghiệp đang trong giai đoạn mở rộng có thể xác định CSF là tăng doanh số bán hàng ở thị trường trong & ngoài nước.
Ví dụ cụ thể về CSF
Các nhà quản lý có thể tham khảo ví dụ dưới đây để hình dung rõ hơn về việc ứng dụng CSF trong quản trị doanh nghiệp.
Ví dụ: Freshest Farm Produce là công ty nông sản hoạt động với sứ mệnh “trở thành cửa hàng nông sản số 1 tại Main Street, cam kết bán các sản phẩm nông sản tươi ngon nhất, chất lượng cao nhất cho khách hàng”.
Theo đó mục tiêu chiến lược cụ thể của Freshest Farm Produce là:
- Giành được 25% thị phần địa phương
- Thực hiện lời hứa “75% sản phẩm được đưa từ nông trại đến khách hàng trong 24 giờ”
- Duy trì tỷ lệ hài lòng của khách hàng ở mức 98%
- Mở rộng danh mục sản phẩm để thu hút nhiều khách hàng hơn
- Có đủ không gian để bày bán nhiều loại sản phẩm, đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng.
Xuất phát từ những mục tiêu này, nhà điều hành Freshest Farm có thể xác định các CSF tương ứng, cụ thể:
| Mục tiêu | CSF tương ứng |
| Giành được 25% thị phần địa phương | – Tăng khả năng cạnh tranh so với các cửa hàng địa phương khác – Thu hút khách hàng mới |
| Thực hiện lời hứa “75% sản phẩm được đưa từ nông trại đến khách hàng trong 24 giờ” | Duy trì và phát triển mối quan hệ gắn kết với các nhà cung cấp nông sản địa phương |
| Duy trì tỷ lệ hài lòng của khách hàng ở mức 98% | Giữ chân nhân viên và tiếp tục cung cấp chương trình đào tạo kiến thức & kỹ năng để xây dựng đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp |
| Mở rộng danh mục sản phẩm để thu hút nhiều khách hàng hơn | Tìm kiếm các nguồn cung cấp sản phẩm nông sản mới & chất lượng tại địa phương |
| Có đủ không gian để bày bán nhiều loại sản phẩm, đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng. | – Đảm bảo tài chính để mở rộng của hàng – Quản lý công việc xây dựng cửa hàng & kiểm soát rủi ro trong quá trình kinh doanh |
Sau khi Fresh Farms có danh sách các CSF, họ có thể bắt đầu xem xét & đánh giá xem những CSF nào là quan trọng & cần thiết nhất. Fresh Farms đã chọn ưu tiên thực hiện 3 CSF sau:
- CSF đầu tiên mà Freshest Farm xác định từ danh sách trên là thu hút khách hàng mới. Nếu không có khách hàng mới, cửa hàng nông sản sẽ không thể tăng thị phần.
- CSF thứ hai là duy trì và phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp địa phương. Điều này rất quan trọng để đảm bảo chất lượng nông sản đến tay khách hàng.
- CSF thứ ba là đảm bảo nguồn tài chính cho việc mở rộng không gian bán hàng. Fresh Farms không thể đạt được mục tiêu này nếu không có đủ vốn để đầu tư xây dựng lại cửa hàng
Mối quan hệ giữa CSF và KPI (chỉ số đánh giá hiệu quả công việc)
Nhiều người lầm tưởng CSF là chỉ số đánh giá hiệu suất công việc KPIs là một Tuy nhiên, hai thuật ngữ này có những điểm khác biệt cơ bản cần được phân biệt rõ ràng.
CSF bắt nguồn từ sứ mệnh và mục tiêu của doanh nghiệp bạn. Chúng đặt ra những nhiệm vụ bạn cần thực hiện để đảm bảo thành công của dự án. Ở các doanh nghiệp trong cùng một ngành, CSF thường giống nhau. Ví dụ như tăng lợi nhuận, cải thiện sự gắn kết của nhân viên, tăng hiệu quả tuyển dụng – thu hút và giữ chân nhân tài, xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp,…
Sau khi xác định được CSF, bạn có thể sử dụng chúng để phát triển các Chỉ số đánh giá hiệu suất KPI cụ thể. Đây là những tiêu chí được các nhà quản lý sử dụng để đo lường hiệu suất làm việc. Mỗi doanh nghiệp thường có một bộ chỉ số KPIs riêng, căn cứ vào mục tiêu & định hướng phát triển của từng tổ chức.
Tham khảo thêm 18 ví dụ về Chỉ số KPI cho Nhà quản trị
CSF xác định những yếu tố then chốt dẫn đến thành công cho doanh nghiệp. Trong khi KPI được xây dựng dựa trên CSF để đo lường mức độ hiệu quả trong việc thực hiện các hoạt động nhằm đạt được CSF. KPI cung cấp dữ liệu cho phép doanh nghiệp đánh giá xem CSF có được đáp ứng hay mục tiêu có đạt được hay không. KPI được sử dụng ở các cấp độ khác nhau, có thể thể hiện mức độ hiệu quả của mục tiêu chiến lược trên toàn doanh nghiệp, hoặc để đo lường hiệu suất làm việc của đội nhóm, cá nhân.
KPI thường chi tiết và định lượng hơn CSF. Giống như nguyên nhân – hệ quả, CSF và KPI có mối liên kết chặt chẽ với nhau. Ví dụ: CSF của doanh nghiệp A là “Tăng doanh số bán hàng tại thị trường Châu Á” có thể tạo ra KPI “Tăng doanh thu bán hàng tại thị trường Châu Á thêm 12% so với cùng kỳ năm trước”.
Tóm lại:
- CSF và KPI là hai mắt xích quan trọng trong chuỗi quản trị hiệu quả
- CSF là “la bàn” định hướng, KPI là “đồng hồ” đo lường hành trình đạt mục tiêu
- Kết hợp linh hoạt CSF và KPI là chìa khóa giúp doanh nghiệp đạt được thành công trong môi trường kinh doanh cạnh tranh hiện nay.
4 Bước để xác định và phát triển CSF
CSF thường được xác định thông qua việc thu thập, phân tích và thảo luận dữ liệu. Bạn có thể mời các chuyên gia tư vấn có nhiều kinh nghiệm để hỗ trợ xây dựng CSF, hoặc thực hiện 4 bước sau để hiện thực hóa các mục tiêu chiến lược quan trọng của doanh nghiệp mình.
Bước 1. Nghiên cứu Sứ mệnh và Chiến lược phát triển của doanh nghiệp
Trước tiên, các nhà điều hành cần dành thời gian xem xét sứ mệnh, giá trị cốt lõi và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp mình. Những thách thức và ưu tiên chính mà công ty của bạn cần tập trung thực hiện ngay lúc này là gì?
Nếu chưa xác định được, hãy tiến hành Phân tích mô hình PEST để hiểu rõ hơn về các yếu tố thị trường bên ngoài đang ảnh hưởng đến tổ chức. Sau đó tiếp tục thực hiện Phân tích mô hình ma trận SWOT (xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức). Từ đó đánh giá “sức khỏe” và vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Cách tiếp cận toàn diện này sẽ giúp các CEO hiểu rõ hơn về mục tiêu cuối cùng và dễ dàng xác định CSF hơn.
Nâng cao “sức khỏe doanh nghiệp” là đòn bẩy góp phần cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh một cách bền vững. Theo nghiên cứu của McKinsey, các doanh nghiệp “lành mạnh” là môi trường tốt để phát triển nhân sự, và tăng tổng lợi nhuận cao hơn gấp 3 lần so với những doanh nghiệp “không lành mạnh”. Tham khảo giải pháp hiệu quả để cải thiện hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.
Bước 2. Đánh giá và chọn CSF quan trọng
Gắn một mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp với các CSF tương ứng. Xác định CSF bằng cách trả lời câu hỏi “Làm cách nào để đạt được mục tiêu đó?”. Bạn có thể bắt đầu bằng cách thảo luận với các giám đốc điều hành cấp cao để chọn ra các CSF tiềm năng có thể thúc đẩy sự thành công của mục tiêu chiến lược dài hạn.
Sau đó, các quản lý cấp cao sẽ thực hiện đánh giá từng CSF để lựa chọn yếu tố quan trọng nhất. Ví dụ: nếu có hai CSF – “tăng thị phần” và “thu hút khách hàng mới”, thì CSF sau sẽ được ưu tiên hơn. Vì chỉ bằng cách thu hút khách hàng mới, doanh nghiệp mới có khả năng tăng thị phần của mình.
Lưu ý: Mặc dù không có quy tắc tuyệt đối, nhưng bạn nên giới hạn số lượng CSF trong mỗi mục tiêu ở mức 5 hoặc ít hơn. Điều này giúp cho bạn tập trung hơn vào CSF. Nếu quá dàn trải công việc, bạn sẽ rơi vào tình trạng làm quá nhiều và không thực sự hoàn thành mục tiêu nào cả. Làm nhiều không có nghĩa là tốt, hoàn thành mục tiêu mới là điều chúng ta đang hướng tới!
Bước 3. Truyền đạt CSF đến các bên liên quan
Khi đã xác định được các CSF, bây giờ bạn cần suy nghĩ xem ai là người phù hợp nhất để thực hiện chúng. Các bộ phận hoặc cá nhân nào sẽ phải chịu trách nhiệm về CSF? Chìa khóa giúp bạn đạt được CSF là gì? Có bất kỳ hoạt động hoặc vai trò nào cần được thay đổi, cải tiến để thực hiện nhiệm vụ này không?
Tại bước này, CEO, nhà quản lý cần có khả năng bao quát, tính toán để phân chia nhiệm vụ đến từng phòng ban/ cá nhân phù hợp nhất. Đồng thời truyền đạt đầy đủ nội dung CSF tới các bên liên quan. Hãy đảm bảo mọi người đều hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và kết quả cần đạt được khi thực hiện. Và đừng quên trao đổi cởi mở giữa cấp quản lý và nhân viên để họ có thể thoải mái bày tỏ quan điểm và chia sẻ ý tưởng về cách thực hiện hiệu quả hơn.
Bước 4: Theo dõi và đo lường hiệu quả
Cuối cùng hãy suy nghĩ về cách thức bạn sẽ theo dõi và đo lường từng CSF. Quy trình này có thể phức tạp & khó khăn, vì bạn cần thu thập lượng lớn kết quả dữ liệu đầu vào từ nhiều bên liên quan trong doanh nghiệp.
Một cách tối ưu để theo dõi và đo lường hiệu quả CSF là đặt ra bộ chỉ số KPI khác nhau cho từng CSF. Ví dụ: nếu một trong các CSF doanh nghiệp hướng tới là giảm lượng khí thải carbon, thì bạn có thể tạo KPI tương ứng để theo dõi như “Giảm 30% lượng khí thải carbon vào năm 2026”.
Việc xác định KPI cho mỗi CSF cũng cần chi tiết & có thể đo lường một cách hữu hình. Ví dụ như: Yếu tố thành công quan trọng (CSF) là Nâng cao kỹ năng và kiến thức bán hàng cho đội Sales, thì KPI đo lường có thể gồm:
- Chỉ số KPI 1 – Hoàn thành khóa đào tạo kỹ năng bán hàng cho 1.200 nhân viên Sale trước Quý 3/2024
- Chỉ số KPI 2 – Tăng doanh thu bán hàng của sản phẩm A lên 8% trong 12 tháng tới.
Tóm lại, việc xác định các Yếu tố thành công then chốt (CSF) phải phù hợp và bám sát mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi sự tập trung và cam kết từ tất cả các thành viên trong tổ chức. Đồng thời doanh nghiệp cần xây dựng văn hóa sẵn sàng thay đổi & ứng biến linh hoạt khi đối mặt với những biến động từ thị trường. Đặc biệt là những nhóm lãnh đạo đã quen với cách quản trị cũ.
Công cụ hỗ trợ triển khai CSF hiệu quả
Như đã đề cập, việc đánh giá hiệu quả và quản lý CSF sẽ khó khăn nếu không có một công cụ để tổ chức công việc tập trung & nhận báo cáo dữ liệu realtime từ các cá nhân, phòng ban trong doanh nghiệp. Nếu không có khả năng theo dõi, sự tập trung và cam kết rất khó xảy ra. Nhân viên dễ bị phân tâm và không thực sự tập trung vào những mục tiêu quan trọng, đặc biệt là trong các tổ chức mới làm quen với CSF.
Do đó việc ứng dụng phần mềm như FastWork Work+ sẽ giúp việc thực thi CSF dễ dàng hơn, tạo ra một môi trường tập trung, duy trì tính kỷ luật để bất cứ doanh nghiệp nào cũng có thể thực hiện được CSF.
Được hơn 3500 doanh nghiệp Việt Nam tin dùng, FastWork Work+ là phần mềm quản trị công việc và hiệu suất sở hữu nhiều tính năng hữu ích như:
- Lập kế hoạch công việc & phân công, điều phối công việc
- Theo dõi & báo cáo tiến độ công việc tức thời
- Thiết lập quy trình & tự động hóa các luồng công việc
- Số hóa đề xuất công việc, phê duyệt online nhanh chóng
- Tương tác giải quyết công việc xuyên suốt, nhanh chóng
- Đo lường & Đánh giá kết quả công việc với KPI
Gửi yêu cầu Demo hoặc liên hệ Hotline 0983-089-715 để trải nghiệm miễn phí phần mềm FastWork Work+ ngay hôm nay.
