Chi phí văn phòng ngày một tăng, quy trình làm việc đứt gãy, tài nguyên dùng chung không được tận dụng tối đa, tài sản thường xuyên hư hại,…là những vấn đề tưởng chừng như không thể giải quyết được. Thế nhưng cùng với sự phát triển của công nghệ, Digital Workplace – Văn phòng điện tử 4.0 đã ra đời, giảm 90% gánh nặng công việc hành chính và vận hành văn phòng!
Sự chuyển dịch một phần hay hoàn toàn từ văn phòng truyền thống lên văn phòng điện tử đã được ứng dụng từ lâu tại các doanh nghiệp trên khắp thế giới. Ban đầu sự chuyển dịch này bắt đầu từ mong muốn cải tiến và nâng cao một số nghiệp vụ trong văn phòng. Tuy nhiên, sau khi bước vào cuộc chiến với đại dịch Covid-19, các doanh nghiệp mới thực sự nhận ra tác động quan trọng không ngờ tới của Văn phòng điện tử trực tiếp lên doanh thu.
Theo báo cáo của Mckinsey:
Khi bước vào đại dịch Covid-19, hầu hết các doanh nghiệp hàng đầu trên thế giới đều đã cho nhân viên của mình làm việc tại nhà, trao đổi và làm việc trên văn phòng điện tử thay vì đến công ty. Cụ thể:
Vậy Digital Workplace – Văn phòng điện tử là gì? Đại dịch Covid-19 đã giúp doanh nghiệp khám phá và triển khai văn phòng điện tử ra sao?
Digital Workplace – Văn phòng điện tử là gì?
Digital Workplace – Văn phòng điện tử là môi trường làm việc – nơi phần mềm công nghệ, trí tuệ nhân tạo, các phương tiện truyền thông, robots tham gia hỗ trợ con người và thay thế hoàn toàn văn phòng truyền thống. Digital Workplace còn được hiểu là việc chuyển đổi mô hình làm việc từ thủ công sang tự động hóa, điện tử hóa hệ thống dữ liệu, quy trình làm việc. (Theo Ungoti)
Đó là lý do mà doanh nghiệp có thể tổ chức môi trường làm việc vượt ra khỏi 4 bức tường và không giới hạn về địa lý của nguồn lực. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn còn đang loay hoay không biết làm cách nào để chuyển đổi văn phòng điện tử mặc dù đã thấy được rõ lợi ích mà văn phòng điện tử 4.0 mang lại.
Dưới đây là các bước chuyển đổi số, dịch chuyển lên văn phòng điện tử được tổng kết từ kinh nghiệm của các doanh nghiệp trên thế giới:
3 bước cơ bản để doanh nghiệp chuyển dịch lên văn phòng điện tử
Chuyển dịch lên Văn phòng điện tử không chỉ là phương pháp thích nghi với làm việc từ xa và ứng phó đại dịch mà là một bước tiến để tối ưu chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc:
Với hệ thống văn phòng điện tử như trên, nhà quản trị hoàn toàn yên tâm mỗi khi vắng mặt vì có thể theo dõi, phê duyệt, chỉ đạo chỉ trên 1 màn hình quản lý. Bên cạnh đó, công việc tại văn phòng vẫn được triển khai trơn chu do không cần chờ đợi sếp có mặt để phê duyệt. Quy trình làm việc liên phòng ban không còn đứt gãy, “tam sao thất bản” như trước kia.
Hiện nay tại Việt Nam, văn phòng điện tử thường được xây dựng để đạt mục tiêu trở thành văn phòng không giấy tờ với quy trình nội bộ điện tử hóa.
Văn phòng điện tử 4.0 – Giảm chi phí, tăng hiệu suất
Giáo sư kinh tế Nicholas Bloom, Đại học Stanford nhận định tại TED Talks:
“Virus corona đã đẩy mọi người vào tình trạng phải làm việc cật lực ở nhà, nhưng cũng chính là cơ hội doanh nghiệp thay đổi môi trường làm việc”.
Môi trường làm việc trên Văn phòng điện tử 4.0 cắt giảm rõ rệt 5 chi phí hành chính lớn nhất của doanh nghiệp:
Tiết kiệm 61% chi phí văn phòng (Theo Mckinsey)
Thống kê của IDC đã cho thấy những con số khổng lồ về việc tiêu thụ văn phòng phẩm của văn phòng:
- Trung bình một nhân viên dùng hết 10.000 tờ giấy/ năm (tương đương 80$)
- 70% trong số 10.000 tờ giấy đó được bỏ thùng rác sau đó khoảng 3 tháng
- Hàng năm, một công ty tại Mỹ mất 120 tỷ USD, một công ty tại Thụy Điển mất khoảng 850 – 1400 Sec cho chi phí văn phòng phẩm
Với Văn phòng điện tử 4.0 – Văn phòng không giấy tờ, mọi dữ liệu, biểu mẫu, đơn từ,… đều được số hóa, lưu trữ đồng nhất và an toàn trên cùng một hệ thống. Khi cần gửi thông tin cho tất cả các phòng ban liên quan, doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn loại dữ liệu phù hợp, gửi và nhận về mọi phản hồi trực tuyến thay vì phải in ấn như trước.
Giảm 90% thời gian xử lý công việc hành chính
Nhà quản trị thường mong đợi nhân viên hoàn thành 100% danh sách công việc trong ngày, tuy nhiên mức độ hoàn thành thường chỉ đạt 60-50%. Vì sao vậy?
Thống kê của Mckinsey đã chỉ ra rằng: trung bình 1 ngày, doanh nghiệp sẽ lãng phí 40% thời gian làm việc để giải quyết các vấn đề liên quan đến thủ tục, giấy tờ hành chính.
Hơn nữa, 87% nhân viên cảm thấy không hài lòng trong quá trình làm việc do phải tạo lập, giải quyết quá nhiều giấy tờ.
Rõ ràng, nếu cắt giảm 40% thời gian xử lý công việc hành chính thì nhân viên sẽ dễ dàng đạt được hiệu quả 100% cho công việc chuyên môn và cảm thấy hài lòng hơn tại nơi làm việc.
Bên cạnh đó, giấy tờ, công văn được sửa chữa, xử lý trên máy tính cá nhân dễ gây ra tình trạng “tam sao thất bản”, sai lệch thông tin khi gửi qua lại giữa các cá nhân và bộ phận.
Khi các quy trình và dữ liệu được số hóa trên hệ thống đồng nhất, thông tin được xử lý nhanh chóng, chính xác, minh bạch qua thao tác điện tử.
Triển khai công việc hành chính dễ dàng hơn 51%
Thực tế, hơn 24% thời gian nhân viên ngồi chơi trong giờ hành chính do không có chỉ đạo của cấp trên. Tại sao lãnh đạo để điều đó xảy ra?
Nguyên nhân chính đến từ việc đơn từ đề xuất của nhân viên luôn bị trì hoãn do sếp đi công tác xa hoặc tham gia các cuộc họp. Bên cạnh đó, quy trình phê duyệt rườm rà, nhiều cửa không đi đến thống nhất dẫn đến nhân viên không có kế hoạch triển khai cụ thể.
Quy trình làm việc bị tắc nghẽn do nhân viên loay hoay tìm giấy tờ, hồ sơ, hợp đồng khách hàng. Theo thống kê của IDC, cứ 12s doanh nghiệp đối mặt với vấn đề thất lạc, tìm kiếm giấy tờ một lần tương ứng với việc doanh nghiệp chi trả 700$/ngày cho thời gian đó.
Bên cạnh đó, quy trình triển khai công việc thiếu nhất quán, đơn từ mỗi lúc tạo một biểu mẫu khác nhau dẫn đến nhầm lẫn, sai quy định. Văn phòng làm việc thiếu quy trình khiến doanh nghiệp rất khó kiểm soát công việc, chi phí và mở rộng quy mô trong tương lai.
Hiển nhiên khi áp dụng văn phòng điện tử 4.0 – doanh nghiệp có thể vận hành công việc diễn ra trơn tru và chuyên nghiệp hơn. Theo báo cáo của Adobe, doanh nghiệp có thể dễ dàng triển khai công việc hành chính hơn 51% khi áp dụng số hóa văn phòng.
Tối ưu hiệu suất sử dụng và tuổi thọ của tài nguyên chung
Tài nguyên dùng chung như phương tiện, thiết bị làm việc, phòng họp,…được doanh nghiệp lắp đặt phục vụ cho công việc nhân viên, phòng ban với mục đích đảm bảo 100% hiệu suất làm việc. Tuy nhiên chi phí tài sản dùng chung luôn nằm trong top 5 chi phí lãng phí tại các văn phòng. Nguyên nhân từ đâu?
Với văn phòng điện tử 4.0 doanh nghiệp xóa bỏ thực trạng booking tài nguyên dùng chung, máy móc, phương tiện, phòng họp bằng miệng dẫn đến chồng chéo lịch đăng ký, khó kiểm soát. Toàn bộ lịch đăng ký booking của phòng ban, cá nhân, tổ chức được đưa lên hệ thống giúp nhân viên dễ dàng quan sát lịch còn trống của tài sản, thiết bị cần đặt lịch và thực hiện đăng ký ngay trên hệ thống.
Số hóa văn phòng điện tử là gì? Thực chất số hóa văn phòng là việc doanh nghiệp đưa hệ thống tài sản vào hệ thống phần mềm để thuận tiện theo dõi, quản lý và điều phối tài sản, thiết bị, máy móc. Việc quản lý trên hệ thống phần mềm giúp doanh nghiệp, nhân viên biết chi tiết: tài sản này đang được phòng ban nào sử dụng, ai đặt lịch, giờ đặt lịch sử dụng, ai chịu trách nhiệm quản lý tài sản đó trong thời gian booking. Ngoài ra nhà quản lý có thể kiểm soát được tình trạng tài sản và lên kế hoạch bảo trì, thay mới tài sản,thiết bị kịp thời.
Nắm bắt 32% cơ hội tiếp cận khách hàng và mở rộng kinh doanh
Theo khảo sát của Adobe, các nhà quản trị thường chú trọng đến huy động vốn kinh doanh, tìm kiếm thị trường để gia tăng cơ hội mở rộng quy mô mà bỏ qua yếu tố hiện đại hóa môi trường làm việc. Đổi mới môi trường làm việc hay số hóa văn phòng giúp doanh nghiệp có 32% cơ hội tiếp cận khách hàng và mở rộng quy mô kinh doanh.
Số hóa văn phòng giúp doanh nghiệp giảm 90% gánh nặng công việc hành chính, tiết kiệm 44 800 giờ làm việc mỗi năm. Rõ ràng đội ngũ nhân viên có thêm 44 800 giờ làm việc đó để tập trung vào công việc chuyên môn, nâng cao năng lực và hiệu suất làm việc của bản thân và văn phòng thay vì phải xử lý giấy tờ hành chính.
Điện tử hóa quy trình văn phòng điện tử giúp giúp các giai đoạn công việc của văn phòng diễn ra trơn tru, khoa học làm đòn bẩy cho doanh nghiệp rút ngắn thời gian hoàn thành mục tiêu công việc. Chính những vấn đề nội tại đó sẽ giúp doanh nghiệp tăng sức cạnh tranh trên thị trường, tăng doanh thu, mở rộng dòng vốn và thu hút nhà đầu tư.
Do đó, giải pháp văn phòng điện tử trở thành một trong những phương án thực tiễn khi nhà quản trị muốn tăng doanh thu lâu dài và bền vững.
Quá trình chuyển dịch Văn phòng điện tử tại Việt Nam đang ở đâu so với Thế giới?
Trong các doanh nghiệp tại Mỹ, 45% thực hiện công việc kết nối không cần đến văn phòng, 22% nơi làm việc sử dụng nền tảng nội bộ, 18% áp dụng tự động hóa trong quy trình (Theo Ungoti).
Tại Châu Âu, Phần Lan là quốc gia dẫn đầu trong việc triển khai số hóa văn phòng (Digital Economy and Society Index – DESI). Theo sau đó là Thụy Điển, Hà Lan, Đan Mạch, Vương quốc Anh. Những quốc gia này hàng năm tiết kiệm hàng tỷ USD sau khi áp dụng văn phòng điện tử. Hàng năm những công ty ở khu vực này tiết kiệm được hơn 36.000 eur chi phí văn phòng. Điều đó tương ứng tiết kiệm 6000 giờ làm việc mỗi năm và hạn chế sai sót trong quá trình tạo lập, xử lý giấy tờ, đơn từ.
Các công ty lớn trên thế giới như Google, Microsoft, Twitter, Hitachi, Apple, Amazon, Chevron, Salesforce, Spotify đều đã “miễn dịch” với virus Corona nhờ văn phòng điện tử. Thậm chí, cổ phiếu Apple sau 2 quý đầu năm còn tăng 60%.
Tại Việt Nam, theo báo cáo của Tổng cục thống kê, nhiều doanh nghiệp không những không bị ảnh hưởng bởi đại dịch mà doanh thu còn tăng vọt. Điển hình là Tập đoàn FPT, doanh thu 5 tháng đầu năm 2020 tăng 12,4% đạt mức gần 11.200 tỷ đồng. VNDirect đạt doanh thu tháng 6 là 1.517 tỷ đồng, tăng 70% so với cùng kỳ 5 tháng đầu 2020.
Đây là kết quả của hoạt động triển khai văn phòng điện tử, cho phép toàn bộ nhân sự làm việc tại nhà, thực hiện công việc trực tuyến. Nhân viên vẫn báo cáo và đạt đúng tiến độ công việc, nhà quản trị vẫn có đầy đủ thông tin để ra chiến lược và quyết định kịp thời.
Tuy nhiên, bên cạnh các doanh nghiệp lớn đứng vững nhờ “vắc-xin” văn phòng điện tử, 41.755 doanh nghiệp rút lui khỏi thị trường chỉ trong 6 tháng đầu năm do không thể duy trì được hoạt động và doanh thu.
Theo báo cáo của Cisco: Trong số 1340 doanh nghiệp đang triển khai chuyển đổi số tại khu vực Châu Á – Thái Bình Dương có 50 doanh nghiệp Việt Nam. Con số này chỉ chiếm 0,0005% số doanh nghiệp nước ta. Tại sao lại có tụt hậu đó?
Không khó để thấy tại Việt Nam, mô hình làm việc thủ công từ lâu đã ăn sâu vào lối làm việc của từng người. Do đó chuyển đổi số văn phòng đối với các doanh nghiệp gặp rất nhiều rào cản. Theo khảo sát của Cisco, 17% sự khó khăn trong chuyển đổi số văn phòng điện tử đến từ sự hiểu biết về kỹ thuật số của cả lãnh đạo và đội ngũ nhân viên. 16,7% do doanh nghiệp thiếu nền tảng về công nghệ thông tin, sự thật để doanh nghiệp cùng lúc đổi mới hoàn toàn hệ thống tài sản, máy không là một vấn đề khá lớn về mặt tài chính. 15,7% sự thất bại trong quá trình chuyển dịch lên văn phòng điện tử đến từ việc tiếp cận sai lệch và không biết cách vận hành, quản lý.
Chính những rào cản đó mà các doanh nghiệp Việt chủ yếu thực hiện chuyển đổi số một phần. Tuy thành tựu đạt được còn thấp, nhưng 50 doanh nghiệp Việt tiên phong đã mở lối cho một cuộc cách mạng chuyển đổi số tại nước ta. Vậy các doanh nghiệp đang thực hiện chuyển đổi số như thế nào?
Công tác số hóa dữ liệu lưu trữ trên điện toán đám mây thực hiện 18%, an ninh mạng điện tử 12,7%, sử dụng công nghệ phần mềm làm bước đệm chuyển đổi số 10,7%.
Rõ ràng những con số chúng ta đạt được so với thế giới là khá tụt hậu. Về lâu về dài, để bắt kịp xu hướng chuyển đổi số của thế giới và duy trì được lợi thế trong thị trường cạnh tranh khốc liệt, các doanh nghiệp Việt bắt buộc phải tìm ra con đường triển khai văn phòng không giấy tờ với quy trình nội bộ điện tử hóa.
Tham khảo bộ giải pháp văn phòng điện tử ngay qua nhấn Đăng ký tư vấn hoặc liên hệ đến Hotline 098-308-9715.
