Với bối cảnh doanh nghiệp hiện nay, quy trình hành chính trong doanh nghiệp được sử dụng để quản lý một cách hợp lý các nguồn lực tác động trực tiếp đến doanh nghiệp như nhân lực, tài chính, thiết bị sản xuất,… nhằm đạt được các mục tiêu doanh nghiệp đã định hướng.
Cùng với đó sự phát triển vượt bậc của nền công nghệ kỹ thuật số đã đóng góp một phần không nhỏ vào xu hướng số hóa công tác hành chính trong doanh nghiệp. Điển hình trong đó là một loạt giải pháp phần mềm quản lý hành chính, phần mềm quản lý doanh nghiệp, quản pháp chuyển đổi số trong doanh nghiệp,…
Trong bất kỳ một doanh nghiệp hoặc tổ chức nào thì một trong những mục tiêu chính của hoạt động quản trị là phối hợp những nỗ lực chung của tập thể nhằm đạt được những mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra. Để thực hiện được điều này, nhà quản trị phải đề ra những quy trình hay những phương pháp hiệu quả được áp dụng để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp đó.
Bài viết dưới đây sẽ đi sâu vào phân tích và cho thấy điều gì giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay vận hành quy trình hành chính hiệu quả. Bên cạnh đó cũng chỉ ra cho doanh nghiệp những yếu tố cần có để có thể quản lý quy trình hành chính thành công.
Quy trình hành chính trong doanh nghiệp
Khái niệm về quy trình hành chính
Quản lý quy trình hành chính cũng giống như hầu hết các khái niệm đã được các chuyên gia trong lĩnh vực định nghĩa. Vào năm 2006 thì Jaiyeoba, đã đề cập đến hoạt động quản lý quy trình hành chính là việc phối hợp hiệu quả các nguồn lực và sự nỗ lực làm việc của toàn bộ thành viên để đạt được các mục tiêu của tổ chức/doanh nghiệp.
Cụ thể hơn, quản lý quy trình hành chính là:
- Quá trình chỉ đạo và kiểm soát hoạt động trong doanh nghiệp, đơn vị hoặc tổ chức
- Chức năng cụ thể của quản trị là phát triển và điều chỉnh quá trình ra quyết định theo cách thức hiệu quả nhất có thể
Dựa trên các định nghĩa này, một số yếu tố quan trong vốn có trong quản lý hành chính được nêu ra như sau:
- Mọi hoạt động quản lý đều được tồn tại bất biến trong mọi doanh nghiệp, tổ chức. Không thể không có quản lý hành chính nếu đã có doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị
- Mọi hoạt động quản lý đều phải có ban lãnh đạo điều phối và đưa ra quyết định
- Mục tiêu của hoạt động lý hành chính là phải đưa ra các yêu cầu để đạt được hiệu quả
- Quản lý hành chính hiệu quả đòi hỏi các yếu tố xác định có khả năng vận hành, quản trị trong mọi doanh nghiệp đạt được các mục tiêu bằng cách kêu gọi các nguồn lực hành động
>>> DOWNLOAD NGAY Bộ 25 mẫu đơn từ hành chính cần thiết cho mọi doanh nghiệp
Một quy trình hành chính sẽ bao gồm nhiều hoạt động cần phải thực hiện trong một vấn đề để đạt được mục đích của vấn đề đó. Bởi doanh nghiệp hay tổ chức được tạo thành từ một nhóm các cá nhân, cùng nhau làm việc để đạt được mục tiêu chung. Việc đạt được những mục tiêu này đòi hỏi cần có thời gian, nỗ lực và sự cam kết của các thành viên trong doanh nghiệp. Do đó, hoạt động quản lý quy trình hành chính đòi hỏi các thành viên của tổ chức phải tương tác với nhau để đạt hiệu quả làm việc tốt nhất.
Những tương tác đó được thực hiện thông qua một quy trình được xác định rõ ràng. Nguyên tắc của việc tạo ra quy trình hành chính đó là nâng cao sự vận hành trơn tru của doanh nghiệp hoặc tổ chức.
Nói tóm lại, “Quy trình hành chính” trong doanh nghiệp được hiểu đơn giản là phương pháp hoặc cách thức từng bước thực hiện được nhà quản trị áp dụng để kiểm soát và chỉ đạo hoạt động của mọi cá nhân trong doanh nghiệp.
Tính đặc thù của hoạt động quản lý quy trình hành chính
Để hoạt động tốt với vai trò một nhà quản trị, các hoạt động quản lý cần xác định rõ những câu hỏi như sau:
- Công việc sẽ được phân chia như thế nào
- Công việc được thực hiện như thế nào
- Ai sẽ là người thực hiện công việc đó
- Công việc đó được hiện với mục đích gì
- Khi nào công việc sẽ được hoàn thành
- Mức độ hiệu quả của công việc đó được thể hiện thế nào
Những nỗ lực đưa ra câu trả lời cho những câu hỏi trên sẽ khiến cho nhiệm vụ, vai trò của nhà quản lý hành chính trở nên rõ ràng nhất.
Nội dung chọn lọc liên quan, đề xuất tìm hiểu:
- Agile Organization là gì? Hành trình để trở thành một tổ chức linh hoạt
- Cách xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp hiệu quả
Doanh nghiệp hiện đại đổi mới sáng tạo trong quy trình hành chính
Ứng dụng công nghệ kỹ thuật số vào vận hành quy trình hành chính doanh nghiệp
Xu hướng chuyển đổi số và việc các Giải pháp phần mềm hỗ trợ quản lý hành chính hiện nay được các doanh nghiệp lựa chọn thay thế cho những cách thức quản lý truyền thống đang ngày được ứng dụng rộng rãi. Xu hướng này được dự báo là điều tất yếu xảy ra nhằm huy động tối đa các nguồn lực để đảm bảo và thúc đẩy sự phát triển cho doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực.
Thực tế thì công tác hành chính trong mỗi doanh nghiệp được bao gồm nhiều hoạt động khác nhau cùng với sự đa dạng về nghiệp vụ hành chính. Việc ứng dụng các giải pháp phần mềm vào các hoạt động vận hành doanh nghiệp được hiểu như là nhờ công nghệ kỹ thuật số hỗ trợ cho quy trình vận hành doanh nghiệp trở nên nâng cao và vận hành một cách trơn tru hơn.
Nói cách khác, trong bối cảnh hiện nay, việc doanh nghiệp lựa chọn ứng dụng các giải pháp phần mềm quản trị thay thế cho cách thức quản lý truyền thống là xu hướng tất yếu nhằm nhằm đảm bảo và thúc đẩy sự phát triển bền vững.
Nhưng bên cạnh đó, tính đặc thù trong các hoạt động hành chính doanh nghiệp thường xuất hiện yếu tố con người và có liên quan chặt chẽ đến nghiệp vụ chuyên môn. Do đó, yếu tố con người vẫn là điều tất yếu không thể thay đổi trong công tác vận hành và giám sát quy trình hành chính doanh nghiệp.
Cho dù doanh nghiệp ứng dụng những công nghệ hiện đại, tiên tiến giúp tinh gọn quy trình ở mức tối đa thì bên cạnh đó vẫn cần có quá trình xây dựng và điều chỉnh những quy trình đó bởi con người. Cụ thể là nhà quản trị doanh nghiệp và đội ngũ bộ phận hành chính. Bởi có sự trải nghiệm thực tế trong công việc, xử lý phát sinh trong từng trường hợp cụ thể thì mới có sự giản lược và điều chỉnh phù hợp để từ đó tạo nên một quy trình tự động hóa thống nhất.
Giúp doanh nghiệp vận hành quy trình hành chính tinh gọn
Có không ít các doanh nghiệp hiện nay vẫn đang xử lý quy trình hành chính thông qua văn bản, giấy tờ, đơn từ-đề xuất bằng phương pháp truyền thống. Hoạt động theo phương pháp này vẫn đem lại hiệu quả nhưng các doanh nghiệp đang phải thừa nhận rằng, sự rườm rà và thừa thãi trong một số bước xử lý quy trình vẫn đang gây mất thời gian và không thật sự cần thiết. Do đó để hoạt động quản lý quy trình theo phương pháp truyền thống đạt hiệu quả và trở nên thích ứng với sự phát triển hiện đại ngày này thì cần phải có sự điều chỉnh cho phù hợp.
Tùy vào từng ngành nghề, lĩnh vực cụ thể của từng doanh nghiệp sẽ có những quy định và quy trình vận hành phù hợp. Phổ biến nhất sẽ là những quy trình liên quan đến mối quan hệ và quyền lợi của người lao động với doanh nghiệp, cách thức vận hành và điều phối hoạt động trong văn phòng, hoặc những quy định xử lý và lưu trữ thông tin cá nhân mỗi lao động. Bao gồm một số quy trình cơ bản như
- Quy trình về chấm công và tính lương
- Quy trình xử lý đề xuất – đơn từ phổ biến
- Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự
- Quy trình điều phối tài nguyên chung
Mỗi quy trình trên nếu vẫn sử dụng phương pháp quản lý truyền thống sẽ mất rất nhiều thời gian và công tác nghiệp vụ thừa thai không cần thiết. Hơn nữa, những hoạt động nhỏ lẻ trong mỗi quy trình đó lại được diễn ra hàng ngày, thường xuyên. Do vậy vô hình chung đã gây ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng và hiệu quả giải quyết các công việc khác. Không kể sẽ mất một khối lượng thời gian khá lớn để xử lý từng hoạt động nhỏ trong từng quy trình đó. Nếu doanh nghiệp không có một hệ thống quản lý tinh giản chung cho các hoạt động quy trình đó sẽ rất dễ dẫn đến sự lộn xộn, thừa thãi, chất lượng công việc đi xuống.
Chính vì vậy, để tạo nên hiệu quả trong quy trình vận hành doanh nghiệp được thay thế bởi quy trình tinh gọn hơn. Đội ngũ Fastwork đã tổng hợp và nghiên cứu những quy trình phổ biến nhất trong doanh nghiệp hiện nay để đơn giản hóa và tinh giản toàn bộ hoạt động quy trình đó trong Tài liệu hướng dẫn xây dựng Quy trình hành chính.
Bộ tài liệu này sẽ không chỉ đưa ra khái quát về khái niệm, mục đích của mỗi quy trình cũng như quy định cho từng quy trình đó. Mà trong đó bộ tài liệu còn được xây dựng như một bộ tài liệu hướng dẫn vận hành doanh nghiệp vừa và nhỏ dành cho cấp quản trị và nhà lãnh đạo.
>>> DOWNLOAD TRỌN BỘ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH
Bộ hướng dẫn xây dựng Quy trình hành chính bởi Fastwork biên soạn sẽ hoàn toàn phù hợp với mọi doanh nghiệp trong tất cả các lĩnh vực. Với những nội dung và hướng dẫn chi tiết, bộ Tài liệu hướng dẫn xây dựng Quy trình hành chính từ đội ngũ Fastwork sẽ đem đến cho các nhà quản trị doanh nghiệp cái nhìn súc tích và đơn giản nhất về từng quy trình hành chính, các bước xử lý vấn đề trong doanh nghiệp.
Việc này nhằm giúp các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ có cái nhìn định hướng đề nền tảng phát triển doanh nghiệp hơn trong quá trình phát triển bền vững trong tương lai.
>>> Xem thêm Bộ tài liệu Hướng dẫn xây dựng Quy trình phòng Nhân sự
