Bài toán làm thế nào để hoạt động quản lý nhân viên hiện trường hiệu quả trong doanh nghiệp thuộc lĩnh vực hoạt động chủ yếu bên ngoài văn phòng luôn được các cấp lãnh đạo ưu tiên hàng đầu. Bởi năng suất làm việc là một trong những yếu tố hết sức quan trọng ảnh hưởng đến tỷ lệ tăng trưởng của doanh nghiệp, đó là kết quả cho thấy hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên.
“Thời gian là vàng bạc” – câu tục ngữ này chính xác với bất kỳ một doanh nghiệp nào trong thời điểm nhạy cảm như hiện nay. Cùng với đó, doanh nghiệp cũng nhận thấy công tác quản lý thời gian và hoạt động của nhân viên không thật sự hiệu quả và phản ánh đúng thực tế.
Đặc biệt là đối với đội ngũ lao động ngoài hiện trường. Khi mà thời gian làm việc không có sự thay đổi, thậm chí là tăng lên nhưng hiệu quả về doanh số, tỷ lệ tăng trưởng lại gần như không có. Một doanh nghiệp có mức tăng trưởng đi xuống cũng đồng nghĩa với năng suất lao động của nhân viên không tốt.
Lực lượng lao động hiện trường (Field forces) là gì?
Trong lĩnh vực doanh nghiệp, thị trường kinh tế thương mại ngày nay, field forces là khái niệm chung dùng để chỉ nhân viên hiện trường, lực lượng bán hàng thường trực, đội ngũ kỹ thuật viên, nhân viên kinh doanh,… Được sử dụng phổ biến ở hầu hết các doanh nghiệp xây dựng, doanh nghiệp chuỗi bán lẻ, doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, lực lượng kinh doanh, tiếp thị,.. những địa điểm làm việc vượt ra khỏi 4 bức tường văn phòng.
Theo một nghiên cứu gần đây dựa trên câu trả lời của gần 200 đại diện nhân viên kinh doanh, bao gồm hàng chục cuộc phỏng vấn chuyên sâu khác nhau đã khiến các nhà lãnh đạo doanh nghiệp không khỏi giật mình. Cuộc nghiên cứu đã cho thấy rằng đội ngũ nhân viên kinh doanh đang gặp một số vấn đề nghiêm trọng về việc quản lý thời gian. Trong đó cho thấy chỉ 28% bộ phận kinh doanh có hệ thống quản lý thời gian chuyên nghiệp, 35% thời gian của bộ phận sales là tập trung vào hoạt động bán hàng và trong đó có đến 65% thời gian cho những hoạt động khác ngoài hoạt động bán hàng.
Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng mỗi phút trôi qua trong mỗi hoạt động không tạo ra doanh thu đã thể hiện doanh nghiệp đang mất đi cơ hội và doanh số như thế nào. Đó là lý do vì sao doanh nghiệp cần có lời giải cấp thiết cho bài toán quản lý thời gian trong bối cảnh hiện nay, nhằm làm tăng lợi ích cạnh tranh với đối thủ và hoàn thành mục tiêu.
Quản lý thời gian lao động hiện trường – yếu tố quyết định tỷ lệ tăng trưởng doanh nghiệp
Một trong những nguyên nhân khiến tình trạng năng suất doanh nghiệp hiện nay đi xuống kéo tỷ lệ tăng trưởng thấp phần nhiều nằm ở chất lượng thời gian làm việc không tốt của lực lượng nhân viên hiện trường. Đây cũng chính là yếu tố dẫn đến bất cập chưa được giải quyết mà các cấp lãnh đạo và nhà quản trị nhân sự đi tìm giải pháp để làm thế nào giám sát thời gian lao động ngoài hiện trường một cách chính xác và hiệu quả.
Dù muốn hay không thì các doanh nghiệp cũng đều phải thừa nhận sự yếu kém trong quản lý nhân sự bên ngoài văn phòng đang có ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh.
Cụ thể hoạt động quản lý nhân sự, quản lý thời gian đội ngũ lao động ngoài văn phòng gặp bất cập ở những khía cạnh sau
- Nhà quản lý gặp khó khăn trong việc điều phối, kiểm soát hoạt động nhân viên do doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, địa điểm khách hàng khác nhau
- Doanh nghiệp thiếu công cụ và phương tiện quản lý, giao tiếp một cách triệt để trong kiểm soát hoạt động công việc nhân viên
- Chất lượng dịch vụ đi xuống bởi các vấn đề phát sinh của khách hàng không được kịp thời giải quyết do thiếu phương thức kết nối, chia sẻ thông tin theo thời gian thực
- Nhà quản lý gặp vất vả và mất thời gian trong việc tổng hợp thông tin và lập bảng chấm công, bảng lương cho người lao động do dữ liệu bị phân tán, không đồng bộ
- Chi phí cho hoạt động lưu trữ giấy tờ, đơn từ, báo cáo, chiếm một phần chi phí không nhỏ cùng với chi phí chi trả cho nhân sự làm những hoạt động nghiệp vụ đó
- Đội ngũ lao động mất thời gian di chuyển, đi lại giữa các địa điểm làm việc và văn phòng bởi hoạt động chấm công
Những vấn đề bất cập đó là một trong rất nhiều trở ngại hiện nay mà doanh nghiệp đang gặp phải. Mỗi doanh nghiệp thuộc những lĩnh vực ngành nghề khác nhau sẽ có những khó khăn riêng nhưng nhìn chung là xoay quanh công tác quản lý nhân sự kém hiệu quả. Dẫn tới hiệu suất công việc và tỷ lệ tăng trưởng giảm sút nghiêm trọng.
Khó khăn trong giám sát hiện trường của mỗi doanh nghiệp
Có thể thấy, thời gian là yếu tố rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp thuộc lĩnh vực nào. Đặc biệt thời gian là yếu tố vô cùng giá trị và cần thiết với những doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực như nhà thầu xây dựng; đơn vị kỹ thuật bảo hành/bảo trì; doanh nghiệp viễn thông/truyền hình cáp, internet; doanh nghiệp thương mại,… Đều là những nhóm ngành bộ phận có tính chất công việc liên tục, độ linh hoạt cao, tiến độ công việc dựa trên năng suất làm việc thì việc quản lý thời gian tốt cho hoạt động giải quyết công việc là rất quan trọng để đảm bảo công việc đạt đúng năng suất và tiến độ.
Đối với nhóm đơn vị nhà thầu xây lắp công trình, doanh nghiệp xây dựng
Thời gian là yếu tố quyết định đến sự thành bại của dự án. Công tác quản lý, kiểm soát thời gian làm việc đội ngũ xây dựng có tốt thì mới đảm bảo công trình và dự án đạt đúng tiến độ. Ngân sách cho dự án cũng từ đó mà được tiết kiệm tối đa nhờ công tác giám sát công trường tốt từ nhà quản lý dự án.
Do đó công tác giám sát tiến độ công việc, quản lý thời gian làm việc tại trực tiếp công trường luôn được ưu tiên hàng đầu. Bởi tính chất nhóm ngành này có lực lượng lao động lớn, lại thường xuyên biến động do sự điều phối giữa các công trình, hoạt động xây dựng lại có sự liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau, có tính liên kết chặt chẽ giữa từng hạng mục công việc. Bởi vậy hoạt động quản lý nhân viên hiện trường trong nhóm ngành này còn gặp rất nhiều khó khăn và chưa thực sự đi vào thực tiễn.
Đối với doanh nghiệp viễn thông, truyền hình kỹ thuật số/internet
Với sự phát triển hiện nay của các nền tảng giải trí thông qua kỹ thuật số cùng đó kéo theo sự cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ viễn thông và các đơn vị truyền hình kỹ thuật số, internet. Cũng bởi đó, các doanh nghiệp trong thị trường viễn thông ngày nay đẩy mạnh tối đa trong việc cung cấp dịch vụ nhanh nhất đến khách hàng.
Nếu như trước đây khi chưa có sự phát triển của công nghệ viễn thông, mỗi nhân viên chỉ có thể lắp đặt được tối đa 3 đến 5 thiết bị một ngày thì giờ đây, số lượng thiết bị mỗi ngày nhân viên lắp đặt đã tăng lên gấp 3 thậm chí gấp 5 lần. Do đó, tính xuyên suốt và liên tục trong công tác giám sát và quản lý thời gian đội ngũ kỹ thuật cần phải thật được chú trọng và tối ưu. Bởi hoạt động kinh doanh, dịch vụ lắp đặt của những doanh nghiệp này có tính cạnh tranh cao, thông qua hoạt động cung cấp dịch vụ giữa các doanh nghiệp cùng với hoạt động hiệu quả của đội ngũ kỹ thuật viên, nhân viên lắp đặt thiết bị.
Nếu có sự yếu kém trong quản lý thời gian và công việc của đội ngũ này sẽ dẫn đến làm giảm lợi ích cạnh tranh giữa các doanh nghiệp, trải nghiệm dịch vụ của khách hàng bị gián đoạn kéo theo giảm sút về doanh số.
Đối với các đơn vị bảo hành, bảo trì máy móc thiết bị
Đi cùng với sự phát triển của ngành xây dựng, xây lắp thiết bị cũng sẽ dẫn đến sự phát triển của các đơn vị bảo hành/bảo trì máy móc. Đội ngũ lực lượng hiện trường trong những doanh nghiệp thuộc lĩnh vực nhóm ngành này cũng có tính chất công việc liên tục và đặt thời gian làm yếu tố quyết định đến năng suất lao động. Cùng với đó, việc di chuyển linh động giữa các công trình cần bảo trì cũng gây tốn kém không nhỏ đến thời gian và chi phí.
Trong lĩnh vực hoạt động này, nếu nhà quản lý đội ngũ kỹ thuật không có sự đồng bộ, chặt chẽ trong công tác kiểm soát thời gian, chất lượng công việc sẽ rất dễ dẫn đến thất thoát về chi phí và khiến chất lượng dịch vụ đi xuống. Từ đó số lượng đối tác và khách hàng tụt giảm dẫn đến tỷ lệ tăng trưởng giảm sút mà thời gian làm việc vẫn không thay đổi.
Đối với các doanh nghiệp thương mại, chuỗi bán lẻ
Khó khăn của các doanh nghiệp chuỗi ngành bán lẻ, doanh nghiệp thương mại đó là không gian địa lý do tính chất hoạt động theo chuỗi, nhiều chi nhánh, địa điểm phân phối khác nhau, lượng hàng hóa sản phẩm lại nhiều. Vì vậy hoạt động quản lý nhân viên bán hàng và kiểm soát thời gian của đội ngũ nhân viên này cũng khiến các cấp quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp luôn phải đau đầu suy nghĩ tìm ra giải pháp tối ưu. Các nhà quản lý không thể đi trực tiếp giám sát, quản lý từng chi nhánh, cơ sở để giám sát hoạt động của từng nhân viên bán hàng. Bởi vậy, bất cập trong công tác quản lý đội ngũ kinh doanh là điều không thể tránh khỏi.
Có thể thấy, hoạt động quản lý thời gian là việc làm cần thiết để lao động có thể hoàn thành công việc theo đúng thứ tự và thời gian nhất định. Điều này chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng thất thoát ngân sách chi trả cho thời gian chết.
Bên cạnh đó, việc các cấp lãnh đạo quản lý tốt thời gian lao động của nhân viên sẽ nâng cao hiệu suất làm việc, thời gian xử lý công việc nhanh hơn sẽ khiến tăng cường lợi ích cạnh tranh với đối thủ, giúp khách hàng có thời gian trải nghiệm xuyên suốt với dịch vụ của doanh nghiệp.
Lời giải cho bài toán quản trị năng suất trong doanh nghiệp
Đối với các cấp quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần xác định chiến lược kinh doanh phù hợp với tình hình thực tế và điểm mạnh doanh nghiệp cũng như năng lực tài chính của mình. Doanh nghiệp nếu biết lựa chọn quy mô phát triển phù hợp sẽ làm tăng khả năng sản xuất được những sản phẩm và dịch vụ có giá trị. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng cần đổi mới tư duy, hiểu được lợi ích thông qua việc ứng dụng công nghệ quản lý hiện trường dựa trên nền tảng kỹ thuật số để có sự hoạch định chiến lược trong tương lai.
Doanh nghiệp cũng cần chú trọng tập trung phát triển và nâng cao năng lực lao động công nghệ kỹ thuật, thúc đẩy triển khai những hoạt động quản lý, kinh doanh dựa trên số hóa. Sử dụng nền tảng công nghệ kỹ thuật số làm phương tiện hỗ trợ công tác vận hành quản trị doanh nghiệp. Bởi thông qua đó tiết giảm được lượng lớn nguồn ngân sách cho chi phí vận hành và nhân lực.
Đối với đội ngũ nhân viên
Trong doanh nghiệp hiện đại, hầu hết đội ngũ lao động hiện nay dành tối thiểu 8 tiếng một ngày tại nơi làm việc.
Song trong thực tế, theo một dữ liệu nghiên cứu từ INC đưa ra thì người lao động chỉ thực sự làm việc trong 2 giờ 53 phút mỗi ngày. Trong 5 giờ còn lại, người lao động bị phân tán bởi rất nhiều hoạt động ngoài lề khác khiến cho mục tiêu một ngày làm việc không đạt hiệu quả.
Để có thể tự quản lý tốt quỹ thời gian của mình, đội ngũ lao động cần lập ra mục tiêu công việc mỗi ngày để giải quyết công việc đi đúng thứ tự và thời gian đề ra. Bên cạnh đó, cần xác định những hoạt động nào là chính và những hoạt động nào không cần thiết để giảm bớt thời gian và sự tập trung cho những hoạt động đó.
Công tác quản lý thời gian sẽ đạt hiệu quả khi mỗi cá nhân biết tự quản lý quỹ thời gian của mình tốt và doanh nghiệp cải thiện được công tác quản trị năng suất chung. Có song song được hai điều này thì hiệu quả của công tác quản lý thời gian lao động của doanh nghiệp mới hoàn toàn được tối ưu.
Để doanh nghiệp tìm ra lời giải bài toán quản trị năng suất làm việc không phải việc đơn giản, nhưng cũng không phải quá phức tạp. Các nhà lãnh đạo nếu biết tìm kiếm những phương pháp làm việc mới hiệu quả, có tư duy nắm bắt kịp thời tình hình thực tế sẽ sớm nâng cao được chất lượng dịch vụ và đổi mới biện pháp quản lý đã đi vào lối mòn. Từ đó doanh nghiệp sẽ sớm đạt hiệu suất lao động mong muốn và chắc chắn tỷ lệ tăng trưởng được thúc đẩy tạo ra nền móng phát triển vững mạnh.
