Quản Lý Công Việc Ngoài 4 Bức Tường Văn Phòng: Dễ Hay Khó?

By 18 Tháng Chín, 2020Tháng Ba 11th, 2021Kiến thức, Nhân sự, Tin nổi bật

Công tác quản lý thời gian, tiến độ công việc của đội ngũ nhân viên kinh doanh, nhân viên điểm bán, lực lượng lao động ngoài hiện trường hay lao động xây dựng,… luôn khiến doanh nghiệp phải đau đầu bởi sự không hiệu quả và phản ánh đúng thực tế. Thách thức này gây không ít khó khăn cho các cấp nhà quản lý và lãnh đạo có thể đánh giá đúng năng lực và khả năng lao động cũng như giúp nhà lãnh đạo đưa ra được chiến lược thúc đẩy tăng trưởng.

Không những vậy, trong bối cảnh kinh tế hiện nay, xu thế làm việc từ xa ngày càng trở nên phổ biến hơn bao giờ hết trong hầu hết tất cả các ngành nghề, lĩnh vực. Tính chất của những bộ phận lao động này lại có tính chất liên tục, linh hoạt cao, sự di chuyển giữa các địa điểm làm việc, thời gian không cố định. 

Với mong muốn tìm ra được giải pháp hiệu quả nhất trong bài toán quản lý nhân viên hiện trường, quản lý nhân viên kinh doanh, quản lý lực lượng lao động xây dựng mà hiện nay các lãnh đạo doanh nghiệp đang phải đau đầu tìm ra lời giải.

Field forces (Lực lượng lao động hiện trường) là gì?

Field force là một khái niệm được ra đời và sử dụng lần đầu trong quân đội. Đây là thuật ngữ dành riêng cho tổ chức quy mô quân đoàn, thường dùng để phân biệt với lực lượng dã chiến. Thuật ngữ này thường được dùng để chỉ những người thực hiện nhiệm vụ cấp bách, linh hoạt, được cấp quản lý điều phối trực tiếp làm việc ngay tại hiện trường, thực địa.

Field forces được dùng để chỉ lực lượng lao động trực tiếp bên ngoài hiện trường bao gồm mọi ngành nghề. lĩnh vực khác nhau
Field forces được dùng để chỉ lực lượng lao động trực tiếp bên ngoài hiện trường bao gồm mọi ngành nghề. lĩnh vực khác nhau

Trong lĩnh vực doanh nghiệp, thị trường kinh tế thương mại ngày nay, field forces là khái niệm chung dùng để chỉ nhân viên hiện trường, lực lượng bán hàng thường trực, đội ngũ làm việc trực tiếp bên ngoài. Được sử dụng phổ biến ở hầu hết các doanh nghiệp xây dựng, doanh nghiệp chuỗi bán lẻ, doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, lực lượng kinh doanh, tiếp thị,.. những địa điểm làm việc vượt ra khỏi 4 bức tường văn phòng.

Những doanh nghiệp này có đội ngũ nòng cốt là các bộ phận nhân viên kinh doanh; nhân viên bán hàng; đội ngũ kỹ thuật; lực lượng giao nhận hàng hóa, nhóm lực lượng xây dựng,… Nhóm bộ phận lao động này đều có tình chất làm việc không cố định tại văn phòng, thường xuyên di chuyển địa điểm, không có sự kiểm soát thời gian ra/vào giờ làm việc và tính linh hoạt công việc cao. 

Do đó công tác quản lý đội ngũ lao động hiện trường này đòi hỏi sự kiểm soát sát sao về vấn đề thời gian và tiến độ xử lý công việc.

>>> Xem thêm: Giới thiệu, đánh giá chi tiết top 7 phần mềm quản lý công việc dành cho đội nhóm

Doanh nghiệp đang gặp khó khăn khi quản lý lao động hiện trường

Nguyên nhân bắt nguồn từ đâu?

Với tính chất làm việc thực chiến, địa điểm và thời gian làm việc không cố định do phải di chuyển thường xuyên, tính kết nối rộng rãi và công việc có tính linh hoạt không bị bó buộc về không gian. Nếu như đối với các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, công tác quản lý không gặp quá nhiều khó khăn thì ngược lại, đối với những doanh nghiệp có lực lượng nhân viên hiện trường lớn thì công tác quản lý thời gian, nhân sự, công việc lại đang gặp rất nhiều bất cập.

Các công tác giám sát về tiến độ làm việc, giờ làm việc bắt đầu và kết thúc, hay địa điểm di chuyển của nhân sự, gặp gỡ khách hàng của từng cá nhân ra sao để cấp quản lý kiểm soát và đánh giá được đúng thực tế hiện đang là bài toán chưa tìm ra được lời giải cho doanh nghiệp.

Tính chất công việc của lực lượng field force có tính linh động cao
Tính chất công việc của lực lượng field force có tính linh động cao

Trong bối cảnh diễn biến phức tạp bởi dịch bệnh hiện nay, doanh nghiệp đã và đang phải gánh chịu bài toán về doanh số và song song với đó các cấp quản lý vẫn loay hoay với những thách thức trong công tác quản trị nhân sự. Đặc biệt trong đó là quản lý nhân viên kinh doanh không cố định tại văn phòng, do đây là bộ phận chủ lực tạo ra sự tăng trưởng, chiếm số lượng khá đông đảo trong doanh nghiệp.

Tính chất công việc của đội ngũ kinh doanh có tính cạnh tranh cao, luồng công việc liên tục và linh hoạt, lại thường xuyên di chuyển nên khó nắm bắt tiến độ và thời gian làm việc. Hơn hết trong bối cảnh hiện nay các doanh nghiệp đang nỗ lực đẩy mạnh cách thức và mô hình kinh doanh, thay đổi chiến lược thì đội ngũ nòng cốt này lại càng phải thực chiến gắt gao hơn.

Trong khi đó, có một thực tế mà doanh nghiệp nhận thấy rằng, thời gian làm việc mỗi ngày của nhân viên không thay đổi, lực lượng field forces của doanh nghiệp đông đảo, luồng chảy công việc hàng ngày vẫn diễn ra nhưng hiệu quả tăng trưởng về doanh số lại không có, thậm chí bị giảm sút.

Vậy là do đâu? Khi các nhà lãnh đạo và các cấp quản lý đã định hình và thay đổi chiến lược, mô hình kinh doanh nhưng tỷ lệ tăng trưởng dường như vẫn chưa “thấm vào đâu” so với chi phí bỏ ra để vận hành và quản trị doanh nghiệp.

Khó khăn phổ biến trong quản lý

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đã nhận ra nhu cầu cải thiện năng suất của lực lượng lao động hiện trường đang cấp thiết hơn bao giờ hết. Câu chuyện cốt lõi của bài toán này có rất nhiều yếu tố kéo theo, đồng nghĩa với việc để thay đổi và cải thiện là không hề dễ dàng. Các yếu tố của bất kỳ giải pháp nào được đưa ra đều cần phải hoạt động đồng bộ để thu về được lợi ích tốt nhất.

Phương pháp quản lý cũ khiến chất lượng dịch vụ giảm, gây gián đoạn trải nghiệm khách hàng

Doanh nghiệp gặp một khó khăn chung đó là chưa áp dụng đầy đủ và đa dạng cách phối hợp để quản lý lực lượng lao động bên ngoài văn phòng. Do đó việc trao đổi, chia sẻ thông tin bị hạn chế.

Ví dụ điển hình nhất cho vấn đề này là lực lượng lao động hiện trường không kịp thời báo cáo, thông tin các vấn đề về nhu cầu khách hàng phát sinh ngay tại thời điểm dẫn đến việc trải nghiệm của khách hàng bị gián đoạn.

Hoạt động trao đổi, phối hợp công việc bị hạn chế do thiếu công cụ hỗ trợ
Hoạt động trao đổi, phối hợp công việc bị hạn chế do thiếu thiết bị hỗ trợ

Nhiều hoạt động công việc thừa thãi, gây mất thời gian

Một ví dụ thực tế nhất đó là các kỹ thuật viên hiện trường, nhân viên bán hàng, lao động hiện trường đang lãng phí tới 40% thời gian làm việc một ngày cho các hoạt động không làm tăng giá trị, điển hình là hoạt động chấm công. Lượng thời gian chết có thể lên đến 2 hoặc 3 giờ một ngày để di chuyển giữa địa điểm làm việc và văn phòng cho hoạt động chấm công và công tác tổng hợp thông tin, báo cáo cuối ngày.

Doanh nghiệp không tiếp cận được trực tiếp lực lượng lao động

Có thể thấy rõ nguyên nhân cơ bản dẫn đến năng suất thấp của lao động hiện trường đó là tiêu tốn quá nhiều thời gian chết. Lực lượng lao động hiện trường đông đảo nhưng doanh nghiệp lại không có cách tiếp cận cơ bản để đảm bảo hiệu quả và tối ưu hóa lực lượng đó. 

Đa số lực lượng hiện trường hiện nay đang hoạt động mà thiếu đi sự tiếp cận triệt để của các nhà quản lý nhằm đảm bảo hiệu quả và tối ưu hóa công tác quản lý.

Hiệu suất làm việc không được tối ưu, khó đánh giá năng lực

Do đó, một trong những trở ngại phổ biến nhất của doanh nghiệp hiện nay đó là các nhà quản lý nhân sự đang quản lý hiệu suất không đầy đủ, hoạt động của nhân viên khó được kiểm soát, cách tiếp cận vấn đề để đưa ra dự đoán và xử lý không chính xác. Công tác báo cáo, giải trình thông tin mất rất nhiều thời gian, do đó với những công việc mang tính cấp bách sẽ khó khăn cho nhà quản lý đưa ra quyết định xử lý vấn đề ngay lập tức.

Hoạt động quản lý và đánh giá năng lực luôn gặp khó khăn
Hoạt động quản lý và đánh giá năng lực luôn gặp khó khăn

Tháo gỡ khó khăn trong quản lý lao động hiện trường

Ứng dụng công nghệ trong công tác quản lý

Rất nhiều doanh nghiệp đã nhận thấy những thách thức này, do đó mà nhiều đơn vị đã chuyển sang phương thức quản lý mới tinh gọn hơn. Bằng ứng dụng công nghệ kỹ thuật số lên công tác quản lý lực lượng hiện trường mà các doanh nghiệp đã có những hiệu quả trông thấy. 

Tuy nhiên khi đi sâu hơn vào các hoạt động và hiện trạng thực tế của mỗi doanh nghiệp, có thể thấy các nhà quản lý hiện trường vẫn đang phải vật lộn để công tác quản lý được hoạt động một cách trơn tru và có tổ chức.

Việc ứng dụng các công nghệ kỹ thuật số hiện đại để nâng cao công tác quản lý sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng khắc phục sự rò rỉ giá trị mà lỗ hổng trong phương thức quản trị nhân sự cũ để lại. 

 Ứng dụng công nghệ kỹ thuật số hiện đại giúp nâng cao công tác quản lý
Ứng dụng công nghệ kỹ thuật số hiện đại giúp nâng cao công tác quản lý

Quản lý theo thời gian thực

Giờ đây, các nhà quản lý lực lượng hiện trường đã theo dõi được hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên hiện trường theo thời gian thực, từ đó có thể đưa ra quyết định chính xác nhất để cải thiện năng suất. Đồng thời bên cạnh đó, các nhà quản lý dự đoán được chính xác công việc và có sự điều phối hợp lý.

Quản lý được mọi lúc mọi nơi ngay trên thiết bị di động

Đặc biệt, nhà quản lý lao động hiện trường có thể cập nhật trực tiếp về tiến độ làm việc của nhân viên mọi lúc mọi nơi và tham gia xử lý vấn đề phát sinh khi cần thiết. Thông qua thiết bị di động có cài đặt ứng dụng, các nhà quản lý hoàn toàn có thể cập nhật tình hình và giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc dù ở bất kỳ đâu.

Quy trình quản lý tinh gọn giúp cải thiện năng suất

Có thể thấy những doanh nghiệp đi đầu trong việc ứng dụng những tiến bộ này đã làm cơ sở cho một “hành trình tinh gọn” toàn diện trong các hoạt động thực địa. Sự thay đổi này nhằm từng bước tạo ra cải tiến về năng suất, cùng với sự cải tiến liên tục trong công tác quản lý và thay đổi văn hóa cũng giúp doanh nghiệp tăng cường nhận thức về lợi ích của việc ứng dụng công nghệ kỹ thuật số.

Hiện nay bằng cách xây dựng và triển khai công tác quản lý trên nền tảng công nghệ kỹ thuật số tích hợp nguồn cấp dữ liệu, các doanh nghiệp cho phép các nhà quản lý có thể quản lý hiệu suất một cách chi tiết nhất. Sự tối ưu hóa của công nghệ hỗ trợ hiện đại này của lực lượng hiện trường còn được gọi là “quản lý hiệu suất 2.0”

 Quy trình quản lý tinh gọn giúp cải thiện đáng kể năng suất làm việc
Quy trình quản lý tinh gọn giúp cải thiện đáng kể năng suất làm việc

Hệ thống quản lý đồng bộ

Thông qua việc kết hợp nền tảng dữ liệu một cách nhanh chóng, doanh nghiệp có thể phát triển nền tảng công nghệ cung cấp thông tin chi tiết. Hệ thống công nghệ ứng dụng này không chỉ như một bảng điều khiển mà còn có thể hoạt động như một hệ điều hành thay thế nhiều hệ thống quản lý khác nhau, giúp doanh nghiệp tinh gọn công tác quản lý nhân sự tốt nhất.

Tiêu chí quản lý trong việc ứng dụng công nghệ trong công tác quản lý

Doanh nghiệp ngoài việc ứng dụng công nghệ vào công tác quản lý cũng cần đẩy mạnh những sáng kiến để hỗ trợ áp dụng vào thực tiễn trong quản lý quy trình. Lợi thế về tiềm năng bao gồm những cải thiện làm tăng hơn 10% năng suất cũng như cải tiến đáng kể về an toàn, chất lượng và dịch vụ khách hàng. 

Sau cuộc khủng hoảng Covid-19 thì sự chuyển mình này trở nên đặc biệt quan trọng, cho phép các doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu dịch vụ tăng đột biến. Mức năng suất cao hơn cũng cho phép lao động giảm thiểu việc tiếp xúc trong quá trình lao động ngoài hiện trường. Để nắm bắt những lợi ích trong ứng dụng công nghệ kỹ thuật số này, các nhà quản lý lao động hiện trường cần hiểu rõ hoạt động nào chiếm nhiều thời gian nhất với từng lao động, và những ai sẽ cần đào tạo thêm về những hoạt động đó. 

Bên cạnh đó vẫn có những doanh nghiệp có mức tăng trưởng thấp do khủng hoảng. Việc tạm dừng cung cấp dịch vụ thời gian này sẽ là cơ hội giúp doanh nghiệp đẩy nhanh cuộc chuyển mình với công nghệ và thay đổi mô hình hoạt động doanh nghiệp.

Các mô hình giải pháp ứng dụng quản lý được áp dụng

Việc ứng dụng nền tảng công nghệ tích hợp nguồn dữ liệu sẽ cung cấp hệ điều hành thống nhất cho phép doanh nghiệp nắm bắt tiềm năng của các tài sản dữ liệu, điều mà phương pháp quản lý cũ không khai thác được trước đây. 

Thông qua ứng dụng kỹ thuật số, hoạt động quản lý được triển khai thực hiện trên quy mô lớn, doanh nghiệp từng bước đạt được những cải tiến về năng suất, an toàn bảo mật, và cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng. 

Giao việc được gắn với địa điểm công việc

Bằng việc tự động hóa giao việc được gắn với địa điểm cho nhân viên mà nhà quản lý có thể dễ dàng điều phối nhân viên theo vị trí được xác định thông qua GPS. Từ đó giảm thiểu lượng thời gian chết của mỗi nhân viên, tiết kiệm chi phí di chuyển và nâng cao hiệu suất giải quyết công việc.

Lập kế hoạch thăm gặp khách hàng

Thông qua ứng dụng công nghệ bản đồ số GPS trên hệ thống, nhân viên và các nhà quản lý có thể dễ dàng khởi tạo kế hoạch chăm sóc, gặp gỡ đối tác, khách hàng theo định kỳ hoặc đột xuất. Các địa điểm thăm gặp khách hàng sẽ được thiết lập lịch thăm gặp kèm địa điểm và thời gian cụ thể. Thông qua đó, nhà quản lý cũng dễ dàng kiểm soát và đối chiếu thông tin cũng như đánh giá hiệu quả lịch biểu của từng nhân viên.

Kế hoạch gặp gỡ, chăm sóc sẽ dễ dàng hơn nhờ việc tự động hóa lịch biểu trên hệ thống
Kế hoạch gặp gỡ, chăm sóc sẽ dễ dàng hơn nhờ việc tự động hóa lịch biểu trên hệ thống

Tập trung giám sát công việc, vị trí làm việc và tình trạng của nhân viên

Thông qua hỗ trợ của ứng dụng quản lý lực lượng lao động hiện trường mà nhà quản lý có thể nắm bắt được vị trí chính xác của nhân viên trên bản đồ, theo dõi trạng thái công việc đã giao, tiến độ từng công việc đã hoàn thành hay chưa hoàn thành, nhận cảnh báo những công việc quá hạn,…  Để từ đó có sự điều chỉnh, điều phối nhân sự cũng như công việc được diễn ra hợp lý và trôi chảy.

Tổng hợp báo cáo công việc, lịch trình thăm gặp khách hàng

Công tác thống kê, báo cáo tổng thời gian thực tế công việc được thể hiện chi tiết và chính xác. Quãng đường di chuyển được tính toán chính xác trên bản đồ giúp bộ phận kế toán thống kê chính xác số chi phí phụ cấp cho nhân viên. Qua đó giúp doanh nghiệp quản lý và cân đối được ngân sách hợp lý.

Hoạt động báo cáo, thống kê chính xác và minh bạch

Những lợi ích này đặc biệt có giá trị đối với các doanh nghiệp khi nhu cầu trong công tác quản lý lao động bên ngoài văn phòng tăng đột biến sau cuộc khủng hoảng dịch bệnh nhằm giảm thiểu rủi ro cho lao động thực địa tại hiện trường. 

Đồng thời sự chuyển mình này cũng góp phần tiết giảm chi phí quản lý và vận hành cho doanh nghiệp thông qua việc tối ưu năng suất làm việc, đánh giá chính xác và minh bạch năng lực lao động giúp nhà quản lý hoạch định lại chiến lược. Từ đó thúc đẩy tỷ lệ tăng trưởng, tạo ra nền móng vững chắc cho doanh nghiệp trong tương lai để đối phó với mọi biến động xã hội có thể xảy ra.

Leave a Reply