ERP được xem là giải pháp tuyệt vời của rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ tại Việt Nam. Đây là định hướng chiến lược được nhiều doanh nghiệp hướng đến trong thời đại áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý kinh doanh. Vậy dự án ERP là gì? Làm sao để triển khai ERP mang đến thành công và lợi ích cho doanh nghiệp. Câu trả lời cho các thắc mắc trên sẽ có tại nội dung bài viết dưới đây.
Mục lục nội dung:
Dự án ERP là gì?
Rất nhiều doanh nghiệp và người làm kinh doanh muốn muốn tìm hiểu dự án ERP là gì bởi sự thành công mà nó đem lại. Hiểu một cách đơn giản ERP là hệ thống hoạch định nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Bao gồm tập hợp các hoạt động có liên quan đến tư vấn, khảo sát, thiết kế, triển khai và vận hành hệ thống ERP đến các phòng ban, chi nhánh, hệ thống phân phối của các doanh nghiệp.
Vậy Phần mềm ERP là gì? Đây là một giải pháp phần mềm quản lý quy trình kinh doanh, tài chính cũng như hoạt động nhân sự, chuỗi cung ứng, sản xuất, báo cáo của các doanh nghiệp.
>>> Xem thêm Các phần mềm ERP phổ biến trên thế giới
ERP là viết tắt của từ gì? ERP được viết tắt từ Enterprise Resource Planning. Để triển khai một dự án ERP, doanh nghiệp cần vạch định danh sách mà giải pháp mang đến. Từ đó lựa chọn được nhà cung cấp phần mềm phù hợp dựa trên các tiêu chí như: Độ uy tín, kinh nghiệm triển khai. Sau đó lập một nhóm những nhân sự am hiểu về quy trình hoạt động của doanh nghiệp, kết hợp cùng đội dự án của đơn vị cung cấp phần mềm.
Tuy nhiên để doanh nghiệp có thể nắm rõ ưu nhược điểm của hệ thống Quản lý doanh nghiệp ERP nhằm có lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp mình hãy tìm hiểu ưu, nhược điểm Hệ thống Quản lý doanh nghiệp ERP một cách cụ thể và chi tiết nhất.
Tầm quan trọng của ERP đối với doanh nghiệp
Sau khi tìm hiểu dự án ERP là gì chúng ta cùng tìm hiểu tầm quan trọng của ERP đối với doanh nghiệp. Trên thực tế ERP mang đến nhiều lợi ích quan trọng đến các doanh nghiệp. Phần mềm này mang đến lợi ích cho cả bộ máy hệ thống đang được vận hành trong doanh nghiệp. Cụ thể giải pháp này mang đến lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân sự trong đơn vị.
Đối với nhà quản trị doanh nghiệp
ERP được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực dành cho các nhà quản lý, điều hành doanh nghiệp, giúp việc giám sát và kiểm soát trở nên dễ dàng hơn. Hệ thống ERP giúp nhà quản lý thực hiện công việc một cách nhanh chóng và thuận tiện, dễ dàng truy cập thông tin về nhân sự, tài chính hay các dự án quan trọng của doanh nghiệp.
Nhờ vào hệ thống này các doanh nghiệp có thể tối ưu nguồn nhân lực bao gồm: Tài sản, nhân lực, vật lực trong sản xuất và kinh doanh, từ đó thúc đẩy hiệu quả kinh doanh.
Đối với nhân viên
ERP mang đến những lợi ích gì cho nhân viên tại các doanh nghiệp? Dự án ERP mang đến hệ thống giải pháp lưu trữ thông tin thông minh từ đó giúp nhân viên dễ dàng đánh giá, phân tích thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
Nhờ vậy khối lượng công việc mà nhân viên phải xử lý hàng ngày được giảm xuống, tăng năng suất và hiệu quả hoàn thành công việc. ERP cũng giúp xây dựng quy trình làm việc một cách thống nhất và chuẩn hóa.
Đối với doanh nghiệp
Dự án ERP là gì và nó mang đến những lợi ích gì cho doanh nghiệp? ERP giúp lập kế hoạch và tổ chức doanh nghiệp theo hình thức tự động hóa. Toàn bộ hoạt động kinh doanh bao gồm điều hành, phân phối, quản lý kho hàng, quan hệ với đối tác và sản xuất của doanh nghiệp đều được quản lý thông minh. Hệ thống ERP mang đến 5 lợi ích to lớn cho các doanh nghiệp bao gồm:
- Quy trình hoạt động của doanh nghiệp được chuẩn hóa và kiểm soát chặt chẽ bằng phần mềm: Doanh nghiệp được quản trị và vận hành theo quy trình được thiết lập trên hệ thống ERP. Dữ liệu đồng bộ giữa các phòng ban, bộ phận tối ưu hóa thời gian quản lý, tra cứu. Dữ liệu minh bạch, rõ ràng.
- Cải thiện sự kiểm soát của lãnh đạo về tất cả hoạt động của doanh nghiệp được chính xác và tức thời: Dữ liệu trên phần mềm cập nhật theo thời gian thực, cho phép quản lý có thể nắm bắt tình hình doanh nghiệp chính xác nhất.
- Tối ưu quản lý mua hàng, bán hàng, tồn kho: Nhờ dữ liệu theo thời gian thực, thông tin về kho chính xác, giảm thiểu các vấn đề mua hàng không sát với thời điểm và nhu cầu của các bộ phận.
- Doanh số bán hàng của doanh nghiệp được cải thiện nhờ dữ liệu trực quan, thông tin chính xác: Quản lý hiệu quả các bộ phận phòng ban, loại bỏ các vấn đề “nhiễu” trong bán hàng, thúc đẩy xử lý đơn hàng nhanh, giao hàng đúng hạn, điều phối cách hoạt động trong phòng ban dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, ERP giúp nắm bắt thông tin khách hàng và chăm sóc khách hàng tốt hơn.
- Nâng cao tính cạnh tranh của doanh nghiệp vì quản trị & vận hành chuẩn, chuyên nghiệp, số liệu chính xác kịp thời
Tham khảo thêm Hướng dẫn doanh nghiệp lựa chọn phần mềm phù hợp – Sự khác biệt giữa ERP và CRM
Các bước triển khai dự án ERP thành công cho doanh nghiệp
Quy trình triển khai dự án ERP là gì? Doanh nghiệp cần dành nhiều thời gian chuẩn bị cũng như phối hợp ăn ý với nhà cung cấp phần mềm nhằm mang đến thành công cho dự án ERP. Cụ thể quy trình này bao gồm các bước sau đây:
Chuẩn bị dự án ERP
Các bước cần chuẩn bị cho dự án ERP là gì? Doanh nghiệp cần xác định được chính xác mục tiêu mà mình hướng đến sau khi triển khai dự án. Đây chính là kim chỉ nam giúp các doanh nghiệp có thể triển khai được các tiếp theo. Doanh nghiệp cần bám sát mục tiêu đề ra trong suốt quá trình thực hiện, từ đó tìm được nhà cung cấp giải pháp ERP phù hợp.
Nhà cung cấp uy tín, chuyên nghiệp sẽ mang đến các tư vấn hữu ích về quy trình tổng thể cũng như nghiệp vụ đặc trưng cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần thường xuyên yêu cầu nhà cung cấp phần mềm ERP cung cấp các phương án khác nhau để lựa chọn. Tại bước này doanh nghiệp cần tạo sự tin tưởng, thiện chí, chuẩn bị về mặt tinh thần, sẵn sàng hợp tác với nhà cung cấp để quá trình triển khai giải pháp diễn ra suôn sẻ, thuận lợi. Đây được xem là bước đầu tiên đóng vai trò quan trọng và ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình áp dụng ERP.
Lập kế hoạch thực hiện
Sau khi đã tìm được đơn vị cung cấp giải pháp các doanh nghiệp cần lập kế hoạch cụ thể. Kế hoạch này bao gồm nguồn tài nguyên, phạm vi rủi ro, tiêu chí thành công nhằm hoạch định các nguồn lực cần thiết.
Tại bước này doanh nghiệp cần dành nhiều thời gian nhằm định hướng về mô hình quá trình ban đầu. Cũng như đặt giả thiết nhiều tình huống xảy ra khi sử dụng hệ thống ERP. Ở cuối giai đoạn, doanh nghiệp nên nắm trong tay một kế hoạch dự án cụ thể.
Phân tích dự án
Doanh nghiệp cần đào tạo đội ngũ nhân sự của mình, tìm hiểu chi tiết dự án ERP là gì cũng như nắm bắt các kiến thức quy trình triển khai hệ thống ERP. Qua khóa đào tạo nhân viên cần hiểu biết chi tiết về quy trình và cách thức vận hành ERP nhằm phục vụ tốt công việc sau này.
Từ những trải nghiệm về giải pháp ERP, nhân viên sẽ là người đóng góp ý kiến nhằm hoàn thiện thiết kế phần mềm ERP. Ở cuối giai đoạn này, các doanh nghiệp cần đảm bảo nhân viên của mình đã được trải nghiệm mô hình cơ bản của giải pháp ERP.
Thực hiện dự án
Tại giai đoạn này nhà cung cấp phần mềm ERP sẽ bắt tay vào việc thiết kế cũng như điều chỉnh hệ thống ERP sao cho phù hợp với yêu cầu và các nghiệp vụ đặc thù, hoạt động của doanh nghiệp. Các báo cáo và tùy biến sẽ được thử nghiệm sao cho các hoạt động của giải pháp ERP được đảm bảo nhất.
Doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả của phần mềm ERP bằng cách sử dụng các tình huống và thực hiện tương tác giữa các chức năng khác nhau. Trong giai đoạn này tất cả các thư viện của hệ thống phần mềm ERP sẽ được thực hiện.
Xác nhận dự án
Sau khi hoàn thành, các doanh nghiệp cần thí điểm cách thức vận hành của hệ thống ERP. Doanh nghiệp cũng cần xác nhận lại các chức năng tùy chỉnh của phần mềm với nhóm dự án trước khi tiến hành triển khai.
Sau khi đã xác nhận dự án ERP, doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo cho người dùng cuối cùng cũng chính là nhân viên của mình.
Triển khai hệ thống ERP
Triển khai hệ thống ERP là bước cuối cùng trong quy trình triển khai giải pháp ERP. Nhằm đảm bảo các yếu tố của dự án được thực hiện chính xác, doanh nghiệp cần kiểm tra tổng thể các tính năng theo danh sách cụ thể. Ngoài ra cần đảm bảo những người triển khai dự án ERP của doanh nghiệp đang tham gia vào quy trình này. Sau khi hệ thống đã được cài đặt và vận hành và cài đặt đầy đủ, doanh nghiệp có thể đào tạo liên tục cho nhân viên để duy trì hệ thống.
Quy trình triển khai hệ thống ERP
Dưới đây là sơ đồ quy trình triển khai hệ thống ERP gồm 6 bước cơ bản:
- Thực hiện tiền đánh giá
- Đánh giá trọn gói
- Lập kế hoạch
- Triển khai đưa ERP vào quản trị doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần tìm kiếm, nhìn rõ điểm khác biệt của các ERP đang có trên thị trường, để lựa chọn phần mềm phù hợp. Sau đó, thực hiện tái cấu trúc quy trình kinh doanh để vận hành theo quy trình xây dựng trên ERP. Thực hiện cấu hình hệ thống và đào tạo đội ngũ triển khai. Dự án triển khai ERP cần có giai đoạn chạy thử nghiệm và kiểm tra xem có hiệu quả hay không, có phù hợp hay không. Sau tất cả những bước trên, doanh nghiệp tiến hành đào tạo nhân sự sử dụng trong hoạt động công việc hàng ngày.
- Chính thức đưa ERP vào để quản trị doanh nghiệp
- Hậu triển khai: Việc ứng dụng ERP càng trở nên căng thẳng trong giai đoạn hậu triển khai bởi vì một khi người sử dụng đã hiểu cách thức họ thực hiện trên hệ thống, họ có thể thấy các hạn chế và có thể làm hỏng môi trường kiểm soát của hệ thống. Tuy nhiên, là quản lý nhìn vào những lợi ích thiết thực của ERP trong dài hạn, cần phải cùng đội ngũ của mình quyết tâm triển khai ERP đến cùng. Trong giai đoạn triển khai, có thể điều chỉnh linh hoạt quy trình, chính sách để cải thiện các vấn đề có thể gặp phải.
Để nhận tư vấn giải pháp và quy trình triển khai ERP cụ thể, doanh nghiệp tham khảo MBW – đối tác triển khai chính thức hệ ERPNext – mã nguồn mở hàng đầu hiện nay, với chi phí phù hợp, triển khai tính năng chuyên sâu cho từng doanh nghiệp theo lĩnh vực.
Qua nội dung bài viết trên đã phần nào giải đáp dự án ERP là gì đến các bạn cũng như cung cấp thông tin về các bước để triển khai dự án thành công. ERP mang đến nhiều lợi ích dành cho các doanh nghiệp trong việc quản lý và hoạch định tài nguyên. Nhờ phần mềm này tất cả mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều được giám sát và vận hành một cách khoa học, thông minh nhất.
MBW triển khai dự án ERP mã nguồn mở, tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp
ERPNext là giải pháp mã nguồn mở, tất cả trong một và là hệ thống ERP phù hợp nhất vì không mất chi phí license phần mềm. Giải pháp ERPNext+ được tùy chỉnh và phát triển các module phù hợp với nhu cầu chuyên sâu ở từng lĩnh vực như xây dựng, sản xuất, phân phối, chuỗi bán lẻ, chuỗi dịch vụ hay doanh nghiệp dịch vụ….
Tại Việt Nam, MBW là đối tác chính thức triển khai ERPNext. Khi triển khai dự án ERP, đội ngũ MBW sẽ thực hiện khảo sát, phân tích để từ đó đưa ra lộ trình triển khai ERPNext cho các doanh nghiệp. Sau đó, thiết kế, tùy chỉnh và phát triển tính năng mới theo yêu cầu nhằm đáp ứng quy trình vận hành chuyên biệt của doanh nghiệp.
Quy trình các bước cụ thể MBW triển khai dự án ERP cho doanh nghiệp:
- Khảo sát & phân tích làm rõ quy trình, nghiệp vụ & hiện trạng của doanh nghiệp
- Kick-off dự án, trình bày giải pháp đề xuất, lộ trình triển khai & thành lập ban dự án
- Thiết kế hệ thống, lập trình phát triển tính năng theo quy trình, nghiệp vụ yêu cầu người dùng
- Nhập dữ liệu lên hệ thống để sẵn sàng đào tạo, kiểm thử
- Thực hiện đào tạo Key Users, End Users, hiệu chỉnh và bàn giao hệ thống
- Thực hiện nâng cấp, cải tiến hệ thống theo yêu cầu thực tế
- Thực hiện hỗ trợ vận hành hệ thống, hỗ trợ người dùng trong suốt quá trình sử dụng
Doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp ERP linh hoạt, được triển khai tùy chỉnh và chuyên sâu theo nhu cầu doanh nghiệp, gợi ý tham khảo và tìm hiểu thêm ERPNext được triển khai bởi MBW.
Nếu doanh nghiệp đang quan tâm và tìm hiểu một phần mềm Quản trị doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu quản trị cơ bản với chi phí nhỏ, tham khảo ngay Bô giải pháp Quản trị toàn diện cho mọi doanh nghiệp.
Hoặc liên hệ Hotline 0983 089 715 để được tư vấn về các giải pháp quản trị phù hợp và hiệu quả.
Chúc doanh nghiệp thành công !
