Thống kê, hàng năm một doanh nghiệp tại Mỹ phải bỏ ra 8000 USD chi phí biểu mẫu truyền thống (traditional form) cho một nhân viên và lãng phí 40% thời gian làm việc trong ngày của nhân viên để xử lý thủ tục hành chính. Đây cũng chính là nguyên nhân khiến giải pháp Auto form (tự động hóa biểu mẫu) đang được ứng dụng và lan rộng ra khắp thế giới nhằm hạn chế tối đa những “lãng phí” về nguồn lực cho doanh nghiệp.
Mục lục nội dung:
E form & Auto form là gì?
Con số 8000$/năm cho chi phí biểu mẫu giấy trên một nhân viên là con số không hề nhỏ. Có thể đối với các doanh nghiệp lớn, con số này không ảnh hưởng nhiều đến doanh thu hàng năm nhưng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, con số 8000 USD lại là một phần đáng kể trong kế hoạch tài chính. Các nhà quản lý luôn đau đáu nỗi trăn trở làm sao để cắt giảm khoản chi phí đó, chuyển sang nâng cao chất lượng sản phẩm, mở rộng thị trường.
Thật may mắn khi biểu mẫu điện tử đã ra đời, giờ đây doanh nghiệp có thể tạo lập, quản lý các đơn từ, đề xuất-xét duyệt, theo dõi booking công việc trên cùng một hệ thống phần mềm,…Ứng dụng thành công giải pháp biểu mẫu điện tử, doanh nghiệp cắt giảm 90% chi phí và tiết kiệm 44.800 giờ/năm dành cho công việc hành chính để tập trung giải quyết công việc chuyên môn.
E form là gì?
E form (biểu mẫu điện tử) là các mẫu đơn trên ứng dụng phần mềm web hoặc di động được sử dụng để tạo lập đơn từ, đề xuất, xử lý dữ liệu,…
Nội dung của các biểu mẫu điện tử cũng giống như biểu mẫu bằng giấy nhưng e form cho phép người dùng tạo lập và tùy chỉnh trên phần mềm và lưu trữ bằng công nghệ Cloud (điện toán đám mây).
E form giúp gì?
- Thu thập dữ liệu thông qua các biểu mẫu tùy chỉnh
- Tạo lập đơn từ, đề xuất – xét duyệt, booking trên hệ thống phần mềm
- Phần mềm quản lý công văn đến/đi khoa học
- Xử lý dữ liệu thời gian thực, an toàn và chính xác
- Tránh tình trạng “tam sao thất bản” các giấy tờ, hồ sơ
- Tạo báo cáo tự động
- Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự, giao việc theo thời gian và áp KPI trực tiếp trên e form
E-forms được thiết kế để tối ưu hóa hiệu quả công việc. Chúng có thể được lưu trữ trên đám mây cho phép nhiều người dùng truy cập vào cùng một biểu mẫu thuận tiện trong việc thông báo công việc với đội ngũ nhân viên.
Auto form là gì?
Auto form (tự động hóa biểu mẫu) là việc đưa các công việc tạo lập, chia sẻ ý tưởng, đề xuất – xét duyệt, booking tài nguyên chung, công tác quản lý dữ liệu, tài sản,…sang hình thức điện tử để loại bỏ lãng phí và tăng tính linh hoạt trong quy trình xử lý công việc hành chính.
Theo Process
Tự động hóa biểu mẫu áp dụng cho tất cả đơn từ: chấm công, xin nghỉ, đề xuất, xét duyệt, bảng câu hỏi, hợp đồng, khảo sát,… trên ứng dụng và có thể chia sẻ chúng với mọi người hoặc in ra giấy khi cần.
Ưu điểm vượt trội của số hóa – tự động hóa biểu mẫu
E-form và Auto-form cắt giảm tối đa chi phí, quy trình hành chính cồng kềnh của doanh nghiệp.
1. Cắt giảm trực tiếp chi giấy tờ, in ấn, chi phí quản lý hành chính
Theo thống kê của IDC, một nhân viên:
- Dùng hết 10.000 tờ giấy/năm (tương đương 80$) và bỏ 70% số đó vào thùng rác sau khoảng 3 tháng
- Mất 120$ để đọc và tạo lập, xử lý một đơn từ.
- Khoảng 12s văn phòng sẽ gặp vấn đề thất lạc giấy tờ một lần.
Tính sơ sơ doanh nghiệp cũng tiêu tốn khoảng 300$ cho một nhân viên xử lý công việc hành chính trong một năm. Giả sử doanh nghiệp có 100 nhân viên, mỗi năm doanh nghiệp phải chi 30.000$ cho chi phí hành chính văn phòng của mình chưa tính đến việc giảm năng suất, hoàn thành KPI và các yếu tố khác. Vậy doanh thu từ đâu nếu doanh nghiệp tiếp tục lãng phí như vậy?
2. Nhân viên không còn “xao nhãng” bởi công việc hành chính
Thông thường, nhân viên chỉ đạt 60% hiệu suất công việc mỗi ngày.
Tại sao vậy?
Thực tế, mỗi ngày nhân viên dành 40% thời gian làm việc của mình để tạo lập, đề xuất, xử lý các giấy tờ, thủ tục hành chính. Theo báo cáo của Do Form: một nhân viên văn phòng trung bình dành 552 giờ mỗi năm để hoàn thành các công việc hành chính hoặc các công việc lặp đi lặp lại. Điều đó dẫn đến tổn thất 5 nghìn tỷ đô la chi phí năng suất mỗi năm.
Con số đó quá lớn so với ngân sách dành cho chi phí văn phòng. Vậy làm sao để nhân viên dành 100% thời gian làm việc cho công việc chuyên môn?
3. Tự động hóa biểu mẫu giúp công việc trôi chảy, không còn tắc nghẽn
Khi cần bất kỳ thông tin gì, nhân viên lại loay hoay lục tìm biểu mẫu, hợp đồng, giấy tờ. Ngoài ra, các đơn từ, đề xuất quá hạn chưa trình lãnh đạo xét duyệt dẫn đến tắc nghẽn công việc.
Quy trình thẩm định, phê duyệt đơn từ đề xuất diễn ra trong thời gian dài, thiếu minh bạch hoặc có quá nhiều quy trình, quản lý chồng chéo, nhiều đầu mối. Điều đó khiến nhân viên chờ đợi thông tin làm cho khối lượng công việc bị trì hoãn.
Khi các biểu mẫu, hợp đồng, giấy tờ được số hóa trên cùng hệ thống, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi các đơn từ, đề xuất và thực hiện quản trị từ xa tránh sự tắc nghẽn, gián đoạn công việc.
4. Đồng nhất và minh bạch quy trình, thông tin
Thông thường, thời gian chờ đề xuất – xét duyệt tốn của doanh nghiệp 350$ – 700$/ngày của doanh nghiệp. Tình trạng này dẫn tới nhân viên mất 24% thời gian làm việc để chờ đợi (theo Ana.net).
Văn phòng điện tử sẽ xóa bỏ thời gian chờ đợi này do mọi quy trình đều được tự động hóa. Nhân viên nhận việc theo quy trình, minh bạch, công khai trên hệ thống, tránh sai sót, thiếu thông tin. Bên cạnh đó, nhà quản trị cũng cập nhật theo thời gian thực về tiến độ công việc để đưa ra quyết định kịp thời.
5. Thông tin được lưu trữ đồng nhất, bảo mật
Bảo mật thông tin là công việc được ưu tiên số một trong mọi doanh nghiệp. Theo khảo sát của Mckinsey Global:
- 60% người quản lý cho rằng tài liệu bằng giấy sẽ dễ bị đánh cắp hơn tài liệu điện tử
- 56% nhà quản lý cho rằng thủ đoạn đánh cắp thông tin chỉ diễn ra khi doanh nghiệp sử dụng tài liệu giấy
Do đó, tự động hóa biểu mẫu Auto Form sẽ trở thành xu hướng trong tương lai gần của các doanh nghiệp. Cùng với tốc độ chuyển đổi số, e form trở thành yêu cầu bức thiết của các doanh nghiệp, đặc biệt các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang đi tìm chỗ đứng trên thị trường.
E form & Auto Form – bước đầu của chuyển đổi số
Dễ dàng để thấy rằng “chuyển đổi số” đang là cụm từ nằm trong top những từ khóa được tìm kiếm nhiều nhất. Theo nghiên cứu của Mckinsey Global cho biết “ 70% các nhà quản trị cho rằng chỉ các doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số mới duy trì được lợi thế cạnh tranh trong 5 năm tới”.
Đứng trước nhiệm vụ cấp bách đó, không ít doanh nghiệp vẫn đang loay hoay tìm cách thực hiện chuyển số. Mặc dù các nhà quản lý, đội ngũ lãnh đạo được nghe rất nhiều về lợi ích chuyển đổi số tuy nhiên vấn đề về cách thức thực hiện lại chưa được cung cấp nhiều thông tin. Điều đó dẫn tới việc các doanh nghiệp có nhu cầu số hóa, chuyển đổi mô hình làm việc nhưng lại không biết bắt đầu từ đâu.
Theo đúc rút từ các doanh nghiệp đã chuyển đổi số kỹ thuật trên thế giới, chuyển đổi số là việc doanh nghiệp thực hiện 4 bước sau:
Bước 1: Số hóa dữ liệu
Bước đầu tiên của chuyển đổi số là đưa toàn bộ dữ liệu ở dạng hiện hữu sang dạng kỹ thuật số là việc doanh nghiệp áp dụng e form & auto form vào quy trình tạo lập, quản lý theo dõi công việc trên hệ thống phần mềm.
Bước 2: Số hóa quy trình làm việc
Các quy trình công việc liên phòng ban, đề xuất, xét duyệt, cấp pháp thu hồi tài sản, xử lý công văn sẽ được thao tác trên phần mềm bằng công nghệ AI.
Bước 3: Tự động hóa doanh nghiệp.
Tự động hóa biểu mẫu, tự động hóa máy móc thiết bị, quy trình quản lý, đề xuất – xét duyệt,… đó là những công việc doanh nghiệp phải thực hiện trong quá trình chuyển đổi số.
Bước 4: Quản trị doanh nghiệp từ xa
Giải pháp văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp có thể làm việc từ xa, làm việc tại nhà hiệu quả.
Qua các bước chuyển đổi số, ta thấy số hóa dữ liệu, tự động hóa biểu mẫu là bước đi đầu tiên đặt nền móng trong công cuộc chuyển đổi số. Để doanh nghiệp không bị tụt hậu sau 5 năm tới đòi hỏi ngay thời điểm hiện tại doanh nghiệp cần bắt tay vào chuyển đổi biểu mẫu điện tử.
Thế giới chứng minh “E-form là xu hướng tương lai” như thế nào?
Thế giới đã bắt tay vào cuộc của chuyển đổi số văn phòng, số hóa dữ liệu, biểu mẫu của mình như thế nào?
Đầu tháng 7 năm 2020 Google rót vốn hơn 10 tỷ USD vào Ấn độ để đẩy nhanh quy trình số hóa tài liệu, số hóa văn phòng điện tử. Cùng với đó, theo báo cáo của công ty Bất động sản JLL, công ty này đã áp dụng e form cho hơn 11.500 cửa hàng bán lẻ và thực hiện toàn bộ mẫu khảo sát khách hàng bằng biểu mẫu điện tử.
Tại Hoa Kỳ, theo kết quả nghiên cứu của McKinsey chỉ ra rằng: Tốc độ chuyển đổi số dữ liệu, tự động hóa biểu mẫu ở quốc gia này đạt 75% so với toàn thế giới vào năm 2025 và mức độ tác động của chuyển đổi số tới GDP khoảng 25%. Sau quá trình áp dụng tự động hóa biểu mẫu, tự động hóa quy trình nội bộ các doanh nghiệp tại Hoa Kỳ hàng năm tiết kiệm 120 tỷ USD cho chi phí văn phòng.
Với ngành y tế, The Dental Economy đã triển khai e form vào đầu năm 2018 và tiết kiệm được 25% thời gian làm việc hành chính lập biểu mẫu, hồ sơ cho bệnh nhân.
Tại Europe, theo báo cáo của Untigo, các công ty đang sử dụng e-form vào tất cả các dữ liệu nội bộ lẫn khách hàng và mỗi năm các doanh nghiệp tại khu vực này tiết kiệm được 6000 giờ làm việc.
Các công ty như Google, Microsoft, Twitter, Hitachi, Apple, Amazon, Chevron, Salesforce, Spotify đều đã triển khai văn phòng điện tử 4.0 và số hóa biểu mẫu hướng tới 100% công ty chuyển đổi số thành công đến năm 2030. Kết quả hàng năm những công ty này tiết kiệm được hàng tỷ USD.
Con số 50 doanh nghiệp Việt sử dụng tự động hóa biểu mẫu điện Auto form có quá ít ỏi?
Tại Việt Nam, các doanh nghiệp đã và đang đẩy mạnh công cuộc chuyển đổi số.
Nhờ nắm bắt xu hướng thế giới về văn phòng điện tử 4.0, nhiều công ty tại Việt Nam đã thực hiện số hóa toàn bộ dữ liệu hành chính, số hóa quy trình làm việc và thực hiện quản trị công việc từ xa. Đơn cử như tập đoàn FPT đã bắt đầu công cuộc chuyển đổi số từ năm 2015, doanh thu hàng năm của đơn vị này luôn trong top 10 doanh nghiệp có lợi nhuận cao nhất tại Việt Nam. Ước tính lãi ròng sau 7 tháng đầu năm 2020 tăng 14% lên 1.922 tỷ đồng sau làn sóng Covid đợt 1.
Tuy nhiên tiến độ số hóa dữ liệu vẫn còn rất chậm, chủ yếu thành tựu số hóa văn phòng đến từ các “ông lớn”. Theo báo cáo của Cisco mới chỉ có 50 doanh nghiệp Việt Nam thực hiện giải pháp chuyển đổi số trong tổng 1340 doanh nghiệp tại Châu Á – Thái Bình Dương.
Trong khi đó, hầu hết nhân viên tại các công ty ở Việt Nam mất 30-40% thời gian làm việc để xử lý các công việc liên quan đến giấy tờ hành chính. Vậy 60% thời gian còn lại có đủ cho họ hoàn thành công việc chuyên môn và tăng năng suất định kỳ không?
Hiển nhiên, đội ngũ nhân viên có thể tiết kiệm được 40% thời gian đó để tập trung chuyên môn, tăng năng suất lao động nếu áp dụng số hóa văn phòng – văn phòng không giấy tờ.
Vậy tại sao lại chỉ có 50 doanh nghiệp nhìn thấy lợi ích đó? Nguyên nhân doanh nghiệp chưa số hóa văn phòng đến từ rất nhiều luồng rào cản nhưng một trong số đó chắc chắn đến từ việc doanh nghiệp không biết thực hiện từ đâu.
Vậy số hóa biểu mẫu được thực hiện ra sao?
Dưới đây là các bước số hóa biểu mẫu, tự động hóa quy mẫu điện tử:
Các bước số hóa biểu mẫu, tự động hóa biểu mẫu
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu cần số hóa trong doanh nghiệp
Các dữ liệu cần số hóa chủ yếu trong doanh nghiệp là: đơn từ, bảng công, bảng lương, đề xuất – xét duyệt, hợp đồng, mẫu đăng ký booking, mẫu giao việc, hồ sơ nhân sự,…
Bước 2: Lựa chọn phần mềm công nghệ uy tín
Phần mềm sẽ có chức năng đưa toàn bộ dữ liệu giấy sang dạng kỹ thuật số thông qua việc nhập liệu các thông số cơ bản vào phần mềm.
Bước 3: Đăng ký sử dụng e-form trên phần mềm
Bước 4: Thực hiện đưa dữ liệu vào biểu mẫu điện tử được tạo sẵn trên ứng dụngvà tiến hành sử dụng
Công cuộc chuyển đổi số ngày một gấp rút hơn, điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp cần nhanh chóng bắt tay vào chuyển đổi mô hình làm việc của mình. Theo khảo sát của Mckinsey doanh nghiệp có thể bị tụt hậu và không có sức cạnh tranh trong 5 năm tới nếu không nhanh chóng thực hiện chuyển đổi số.
