Để khắc phục những vấn đề khó khăn trong quản lý công việc, đặc biệt là quản lý dự án, tôi đã dành nhiều thời gian tìm hiểu, dùng thử các phần mềm hỗ trợ quản lý công việc và cuối cùng, tôi quyết định chọn phần mềm quản lý công việc FastWork cho doanh nghiệp của mình.
Sáng ngày 28/10, tại Hà Nội, chúng tôi đã triển khai thành công giải pháp phần mềm dưới sự hướng dẫn và tư vấn của đội ngũ nhân viên kỹ thuật FastWork.
Điểm qua những khó khăn mà tư vấn đầu tư và thiết kế Việt Nam đang gặp phải
Là một công ty có thâm niên trong ngành tư vấn đầu tư và thiết kế, tưởng chừng mọi khó khăn sẽ được giải quyết nhanh bởi đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm. Nhưng không, chính cách quản lý công việc theo kiểu truyền thống đã khiến doanh nghiệp đang gặp nhiều khó khăn trong giai đoạn “chuyển mình” trong thời đại số.
Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và thiết kế Việt Nam là một trong những công ty hàng đầu về tư vấn đầu tư xây dựng
Khó khăn trong cách quản lý công việc hằng ngày, công việc nhóm. Người quản lý chưa biết cách giao việc cho nhân viên hiệu quả, nhân viên thường xuyên quên việc. Đối với việc nhóm thì các thành viên đang làm việc độc lập tác chiến, mạnh ai người đó làm, dẫn đến công việc không hiệu quả.
Một khó khăn nữa đang hiện hữu tại doanh nghiệp đó là các nhà quản ký chưa biết cách quản lý dự án, để nhiều dự án khủng lọt lưới và số dự án thất bại cũng tăng lên so với các năm trước.
Mọi khó khăn đã được giải quyết chỉ bằng “cái gật đầu”
Quyết định sử dụng phần mềm quản lý công việc FastWork để giải quyết khó khăn tồn tại trong doanh nghiệp có lẽ là quyết định đúng đắn nhất của tôi lúc này. Với những tính năng tuyệt diệu như giao việc nhanh trên smartphone, giám sát tiến độ, tình trạng dự án mọi lúc mọi nơi, tôi đã giảm thiểu được tối đa con số dự án thất bại trong Công ty hiện nay.
Quản lý hiệu quả với phần mềm quản lý công việc FastWork
Giờ đây, với chiếc smartphone trên tay, tôi có thể biết được nhân viên nào của mình nhiều việc, ít việc, ngày nào chưa có việc và giao việc ngay lập tức cho nhân viên đó trên các giao diện: Kanban, gantt, bảng phân bổ nguồn lực, danh sách khách hàng…
Lập kế hoạch công việc và giao việc nhanh chóng trên web app hoặc smartphone
Giao việc trên các mô hình giúp tôi phân bổ nguồn nhân lực hợp lý, giao việc đúng người đúng việc. Ngoài ra, tôi có thể quản lý tập trung tất cả các công việc của nhân viên trên một hệ thống trực tuyến.
Nhân viên dù ở bất cứ đâu như tại văn phòng hay ngoài hiện trường cũng không còn quên, bỏ sót việc bởi phần mềm sẽ tự động gửi thông báo đến smartphone, email khi có công việc mới hoặc bất cứ thay đổi nào liên quan đến công việc. Nhân viên cũng sẽ quản lý tập trung tất cả các công việc mà mình đang phụ trách trên một màn hình.
Nhân viên sẽ nhận được thông báo khi có có công việc mới và quản lý tất cả các công việc trên một hệ thống
Hơn thế, tôi sẽ chủ động theo dõi tiến độ công việc hơn bằng cách truy cập vào công việc. Phần mềm sẽ tự động cập nhật tiến độ công việc thông qua số công việc và thời gian hoan thành công việc hoặc do nhân viên tự cập nhật, nên tiến độ trên hệ thống luôn sát với thực tế. Đặc biệt hơn, tôi có thể theo dõi tổng quan tiến độ công việc của tất cả các phòng ban, từng nhân viên trong công ty một cách nhanh chóng, dễ dàng. Qua việc theo dõi tiến độ công việc tôi có thể sắp xếp lại thời gian xử lý công việc hoặc đưa ra những chiến lược cụ thể để công việc hoàn thành đúng tiến độ
Cải thiện hiệu quả công việc nhóm với phần mềm FastWork
Ứng dụng FastWork, công việc nhóm đã được cải thiện. Bới FastWork giúp xây dựng quy trình công việc, quy trình với các bước xử lý được phân quyền rõ ràng cho nhân viên, mỗi khi nhân viên hoàn thành xong quy trình này thì công việc sẽ tự động chuyển sang bước kia, kèm theo deadline hoàn thành công việc đó.
Quy trình làm việc chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp phát hiện nhanh các vấn đề phát sinh
Mặt khác, nhân viên có trong nhóm có thể trao đổi , đính kèm tài liệu gắn với công việc nhằm giải quyết công việc nhanh chóng. Trao đổi diễn ra xuyên suốt, không bị miss thông tin như trao đổi trên các ứng dụng zalo, skype…
Trao đổi gắn với công việc, giúp công việc nhóm hiệu quả hơn
Quản lý dự án trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết
Giờ đây, tôi có thể khởi tạo nhanh dự án bằng cách nhập liệu trực tiếp, nhân bản từ dự án mẫu hoặc nhập từ File bảng Excel trên các mô hình Kanban, lịch biểu, bảng phân bổ nguồn lực… Tạo và phân rã các hạng mục công việc theo cấu trúc WBS (Work Breakdown Structure) để khoanh vùng phạm vi dự án. Ngoài ra, tôi và các trưởng phòng quản lý dự án cũng sẽ dễ dàng làm rõ trình tự, trách nhiệm và tính chất phụ thuộc của các công việc trong dự án: finish to start, finish to finish , start to start, start to finish. Và đặc biệt, tôi cũng có thể giao việc và quản lý các công việc của nhân viên trong dự án dễ dàng bằng smartphone dù ở bất cứ đâu.
Giao việc dự án nhanh trên smartphone dù ở bất cứ đâu
Hơn thế, phần mềm quản lý công việc FastWork còn giúp tôi theo dõi tổng quan tiến độ của tất cả các dự án hoặc từng dự án, các công việc con trong dự án trên một màn hình smartphone hoặc web app dù ở bất cứ đâu. Phần mềm sẽ tự động cập nhật tiến độ dự án theo điểm số công việc thực hiện hoặc số thời gian thực hiện công việc. Mặt khác, nhân viên của tôi cũng có thể tự cập nhật tiến độ công việc dự án.
Giám sát tiến độ công việc, dự án bằng điện thoại dễ dàng
Một ưu điểm khác tại phần mềm quản lý công việc FastWork mà tôi rất thích đó là có cái nhìn trực quan về tiến độ dự án thông qua báo cáo tiến bộ dạng biểu mẫu động hoặc hình ảnh do nhân viên tại công trình gửi về. Ngoài ra, FastWork còn giúp tôi theo dõi tình trạng sức khỏe của dự án theo bảng thang cảnh báo 5 cấp độ: bình thường, chậm trễ, tăng tốc, lưu ý và rủi ro.
Theo dõi tình trạng dự án, tiến độ dự án… tổng quan trên giao diện dashboard
Quả thực, công việc sẽ thành công nếu như chúng ta nỗ lực cố gắng và sẽ thành công hơn nữa khi có công cụ hỗ trợ. Liên hệ 0983 089 715 để được tư vấn giải pháp giúp doanh nghiệp bạn thôi bay những khó khăn đang hiện hữu.
