FastWork – trợ thủ đắc lực đồng hành cùng Công ty TNHH keo nhựa Quang Minh giải quyết bài toán khó trong nội bộ doanh nghiệp, bài toán quản lý nhân sự.
Tôi có hẹn cùng anh Trần Văn Trọng – Nhà sáng lập và Giám đốc Điều hành Công ty TNHH keo nhựa Quang Minh vào một buổi sáng mùa xuân khi mà cả nước đang lên dây cót chống dịch Covid-19 như chống giặc tại huyện Sơn Lôi tỉnh Vĩnh Phúc.
Cứ ngỡ để gặp anh trong những ngày này rất khó. Khó vì tất cả các công ty nào cũng phòng dịch và chính bản thân anh cũng hạn chế tiếp xúc để tránh nguy cơ lây nhiễm Virus Corona. Ấy vậy, chỉ bằng một cuộc điện thoại ngắn gọn, tôi đã có được ngay lịch hẹn cùng anh.
Có hẹn với Quang Minh vào một buổi sáng khi tỉnh Vĩnh Phúc đang nỗ lực phòng dịch Covid-19
Ngồi trong căn phòng họp ngay tại trụ sở công ty Quang Minh, chúng tôi được lắng nghe câu chuyện về doanh nghiệp từ những ngày đầu thành lập với những bài toán vận hành và quản trị cho đến quản lý nhân sự.
Keo Quang Minh và những khó khăn nội tại
Công ty TNHH keo nhựa Quang Minh tọa lạc tại xã Cao Minh, thành phố Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc. Tổng sản lượng mỗi năm của công ty có thể đạt đến 20.000 tấn, Quang Minh chuyên sản xuất và phân phối các loại keo urea – formaldehyde E0、E1、E2 và keo chống thấm Melamine. Với mục tiêu trở thành đơn vị sản xuất và phân phối hàng đầu tại Việt Nam, Quang Minh chú trọng tới 3 yếu tố cốt lõi” Chuyên môn, quản trị và công nghệ.
“Tùy vào giai đoạn nên các yếu tố sẽ trở thành vấn đề quan trọng nhất cần phải giải quyết trước. Nhưng vấn đề quản lý nhân sự là vấn đề rất cần thiết tại Quang Minh dù ở thời điểm nào”.
Quang Minh là một trong những đơn vị sản xuất và phân phổi keo nhựa hàng đầu tại Việt Nam
Nhìn vào quy mô công ty và số lượng nhân viên, tôi không nghĩ rằng nội tại Quang Minh lại đang gặp không ít những khó khăn trong công tác quản lý nhân sự.
Ánh mắt thoáng buồn, ông Trọng nói tiếp: “Rất buồn khi phải nói với các bạn, rằng Quang Minh vẫn còn nhiều bất cập trong quản lý nhân sự. Khi cả thế giới đang chuyển đổi số thì chúng tôi vẫn giậm chân tại chỗ, quản lý bằng cách ghi chép sổ sách thiếu minh bạch, mất thời gian, đặc biệt là hoạt động chấm công. Chúng tôi vẫn sử dụng hình thức chấm công bảng giấy, khi nhân viên đến công ty, công xưởng sẽ tự mình thực hiện chấm công bằng cách điền thông tin thời gian vào/ra ca làm việc vào bảng công giấy trên tường.
Cuối tháng, cán bộ nhân sự sẽ tổng hợp thành bảng công hoàn chỉnh của mỗi nhân viên từ bảng công giấy đó. Đồng thời, tra cứu lại số đơn thư để biết ai nghỉ có phép, không phép. Trước kia hoạt động theo hình thức này là bình thường, nhưng bây giờ hoạt động theo hình thức này là lỗi thời, nhất là trong thời gian có dịch như hiện nay lại càng không an toàn”.
Giải pháp giúp keo nhựa Quang Minh giải quyết triệt để các khó khăn
Không ngần ngại, chúng tôi đã đề xuất giới thiệu và hướng dẫn ông Trọng sử dụng phần mềm chấm công online bằng di động FastWork. Phần mềm chấm công rất hợp thời và khắc phục được tất cả các khó khăn mà Quang Minh đang gặp phải. Vẻ mặt hồ hởi, ông Trọng cho gọi tất cả các nhân viên có mặt tại Văn phòng và các bộ các công xưởng đến nghe và thực hiện cùng.
Phần mềm chấm công online bằng di động FastWork, được xây dựng trên nền tảng Saas, cho phép người dùng sử dụng trên 2 nền tảng web và di động với 2 hệ điều hành chính là IOS và Android.
Dù ở bất cứ đâu có kết nối Internet ban lãnh đạo Quang Minh cũng có thể điều hành và nắm bắt nhanh tình hình nhân sự trong doanh nghiệp
Theo đó, nhân viên sẽ được tạo 1 tài khoản và cấu hình các thông tin cần thiết về tên, vị trí, địa điểm làm việc, hình ảnh nhận diện…. Theo đó, nhân viên tại Quang Minh không phải chấm công bằng cách ghi lại thời gian đến công ty vào giấy mà chấm công bằng cách chụp ảnh khuôn mặt (selfie) thông qua app FastWork trên di động có kết nối wifi công ty và GPS là công ty hoặc công xưởng với sai số là 100m để khai báo vị trí và thời gian làm việc chính xác theo thời gian thực.
Nhân viên dễ dàng thực hiện chấm công bằng cách chụp ảnh khuôn mặt để khai báo địa điểm và thời gian làm việc
Thay vì gửi đơn thư giấy thiếu chuyên nghiệp khi xin nghỉ, làm thêm công tác, nhân viên tại Quang Minh gửi nhanh đơn thư bằng cách chọn các đơn thư điện tử mẫu ngay trên hệ thống phần mềm. Bằng di động, ban lãnh đạo cũng nhận được ngay đơn thư và dễ dàng thực hiện phê duyệt. Đồng thời, nắm bắt nhanh tình hình quân số, vị trí, thời gian ra/vào ca làm việc của nhân viên dù không có mặt tại văn phòng.
Vừa giới thiệu, vừa hướng dẫn nhân viên thực hiện chấm công, không ít những nhân viên tại Quang Minh không giấu nổi cảm xúc của mình “Thật buồn khi chúng tôi không biết đến phần mềm chấm công online bằng điện thoại này sớm, mới thao tác thử những cảm giác như chúng tôi đã hòa nhập với thế giới hiện đại, thế giới công nghệ ngự trị” một nhân viên tại buổi đào tạo chia sẻ.
Ngoài hỗ trợ chấm công, phần mềm còn giúp nhân viên chủ động theo dõi ngày công, quỹ phép của bản thân. Tính năng báo cáo ngày công giúp nhân viên nắm bắt tổng quan số phút đi muộn, về sớm trong tháng và chi tiết từng số phút trong ngày. Trạng thái các đơn thư đã duyệt, chờ duyệt… cũng được thể hiện chi tiết trên hệ thống.
Nhân viên chủ động theo dõi ngày công của bản thân với phần mềm chấm công bằng di động
Đặc biệt, phần mềm chấm công online bằng di động giúp Quang Minh minh bạch hóa số ngày công, bảng công của nhân viên, bởi tất cả các dữ liệu công đều được phần mềm tự động cập nhật từ hoạt động chấm công và đơn thư điện tử. Điều đó giúp cán bộ nhân sự không phải “ôm một chồng giấy” từ các xưởng về văn phòng để tổng hợp bảng công hoàn chỉnh riêng cho từng người.
Dữ liệu công chính xác, được cập nhật tự động từ hoạt động chấm công, đơn thư điện tử
“Đối với một doanh nghiệp có ít người thì việc này không tốn quá nhiều thời gian, nhưng tại Quang Minh, việc tổng hợp bảng công, đối soát công nghỉ phép và nghỉ không lương cho nhân viên có thể mất đến 3 ngày, thậm chỉ 4 – 5 ngày” một cán bộ nhân sự tại Quang Minh cho biết.
Phần mềm giúp Quang Minh triệt tiêu 100% tình trạng chấm công hộ và gian lận ngày công, bởi hình ảnh chấm công được hậu kiểm bằng công nghệ Face ID. Báo cáo công sẽ hiển thị đỏ tất cả những ngày công có hình ảnh chấm công bị sai so với ảnh nhận diện của nhân viên được cập nhật trên phần mềm. Qua đó, cán bộ nhân sự sẽ biết được ai gian lận công, chấm công hộ và có hình thức kỷ luật chính đáng.
Những ô màu đỏ là những ngày công có hình ảnh chấm công khác với hình ảnh nhận diện trên hệ thống phần mềm
Một điểm đáng lưu ý là phần mềm luôn cho ban lãnh đạo và nhân viên những con số chính xác, chính xác về thời gian làm việc, đi muộn, về sớm, làm thêm… Dựa vào những con số chính xác đó ông Trọng dễ dàng đánh giá chuyên cần và ý thức làm việc cũng như tuân thủ quy định của công ty.
Quan trọng hơn là chấm công bằng di động giúp nhân viên tại Quang Minh hạn chế tiếp xúc trực tiếp với bảng chấm công giấy, nơi mà ai cũng phải lật lật, dở dở , ghi ghi chép chép nhằm hạn chế nguy cơ lây nhiễm virus Corona.
Phần mềm giúp nhân viên tại Quang Minh hạn chế lây nhiễm virus tiềm ẩn trên bảng công chấm giấy
Kết thúc buổi giới thiệu và hướng dẫn sử dụng phần mềm tại Quang Minh, chúng tôi ra về trong những tiếng cười giòn tan của ông Trọng và tất cả nhân viên tại buổi hướng dẫn. Đặc biệt là bản hợp đồng miễn phí sử dụng vô thời hạn phần mềm chấm công bằng di động FastWork mà chúng tôi đang triển khai nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp khắc phục khó khăn trong giai đoạn phòng dịch.
Ngoài ra, FastWork còn cung cấp thêm các giải pháp: Quản lý công việc, Quản lý dự án, Quản lý quan hệ khách hàng, Quản lý đánh giá KPI… giúp doanh nghiệp vận hành và quản trị tất cả các nghiệp vụ trong doanh nghiệp trên một hệ thống tập trung trực tuyến.
Nếu bạn đang gặp vấn đề như keo Quang Minh, hãy liên hệ 0983 089 715 để được tư vấn và hưởng nhiều chương trình ưu đãi tại FastWork nhé.
