Đi tìm lời giải cho bài toán quản lý nhân sự, anh Nguyễn Đức Mạnh – GĐ Công ty TNHH dịch vụ du lịch thương mại D&M đã tin tưởng và chọn sử dụng phần mềm quản lý nhân sự của FastWork để cải thiện hiệu quả quản lý trong doanh nghiệp.
Bài toán quản lý nhân sự bằng Excel tại Red River Tour
Công ty TNHH dịch vụ du lịch thương mại D&M hoạt động trong lĩnh vực du lịch, với hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức và triển khai các tours du lịch tại Phú Quốc. Hiện nay, Red River Tours đang sở hữu đội ngũ nhân viên hơn 100 người gồm nhân viên văn phòng, nhân viên dẫn Tour và nhân viên lái xe. Đồng nghĩa với việc tăng lên về số lượng nhân viên là Red River Tours gặp nhiều bất cập trong công tác quản lý nhân sự.
Công ty TNHH dịch vụ du lịch thương mại D&M hoạt động trong lĩnh vực du lịch với tên thương hiệu Red River Tours
Chia sẻ với FastWork về những khó khăn trong công tác quản lý nhân sự, anh Mạnh cho biết: “Trước khi biết đến FastWork, D&M quản lý thời gian làm việc của nhân viên trên ứng dụng Excel. Cụ thể là trưởng phòng nhân sự sẽ là người phụ trách chấm công và điều phối nhân sự làm việc theo ca trong công ty. D&M sẽ có 2 hình thức phân ca bao gồm ca hành chính đối với nhân viên văn phòng và ca linh động đối với nhân viên dẫn Tours, nhân viên lái xe, nhân viên trực tổng đài. Mỗi nhân viên sẽ được phân ca cụ thể, khi đến làm việc sẽ chủ động mở File Excel để đánh dấu công.”
Một khó khăn khác tại Red River Tours là khi nhân viên muốn xin nghỉ, làm thêm hoặc đổi ca đều phải đến trình bày trực tiếp, gửi đơn giấy hoặc gọi điện cho trưởng phòng quản lý. Điều này vô tình làm mất thời gian của cả 2 bên, giảm hiệu suất công việc và gây rối cho phòng nhân sự trong công tác tổng hợp đơn từ, tính công, làm lương.
Để giải quyết triệt để những khó khăn trên, ban lãnh đạo Red River Tours đã quyết định sử dụng bộ ứng dụng quản lý nhân sự của FastWork để thay thế hình thức quản lý cũ tại D&M. “Nếu biết đến FastWork sớm hơn thì tốt quá, tuy nhiên bây giờ vẫn chưa phải là thời gian quá muộn để Red River Tours thay đổi và kiện toàn lại bộ máy quản lý trong doanh nghiệp” anh Mạnh cho biết.
FastWork “thuốc giải” bài toán quản lý nhân viên tại Red River Tours
Gần 3 tháng sử dụng bộ ứng dụng quản lý nhân sự của FastWork, Red River Tours đã có nhiều thay đổi.
1. Quản lý thời gian làm việc của đội ngũ nhân viên trực tuyến
Thay vì điền thông tin vào bảng Excel để chấm công, với FastWork Face ID, tất cả các nhân viên tại Red River Tours sẽ thực hiện chấm công bằng cách selfie khuôn mặt thông qua app FastWork trên điện thoại di động cá nhân.
Chấm công nhanh chóng, chính xác chỉ với 1 thao tác Selfie khuôn mặt
Xem thêm: Những lợi ích khi sử dụng phần mềm chấm công di động
Phần mềm hỗ trợ phân ca linh động, mỗi khi nhân viên chấm công vào ca làm việc của mình, trưởng phòng quản lý sẽ nhận được thông báo có nhân sự chấm công vào hoặc ra, thậm chí nhà quản lý có thể Click vào thông báo để xem chi tiết, thời gian, hình ảnh, địa điểm chấm công của nhân viên.
Không chỉ cho phép chấm công tại văn phòng, FastWork Face ID còn cho phép nhân viên chấm công tại bất cứ địa điểm làm việc thực tế của mình như nhân viên dẫn tour chấm công tại địa điểm đón khách đầu tiên. Bác tài chấm công tại bãi gửi xe…
Chấm công linh động tại mọi địa điểm làm việc thực tế
Phần mềm sẽ thông báo nhắc nhở nhân viên thực hiện chấm công
2. Quản lý quy trình tạo, gửi đơn
FastWork Face ID, tích hợp hệ thống đơn từ điện tử (biểu mẫu e – form), cho phép nhân viên tại Red River Tours gửi đơn xin nghỉ phép, đổi ca, tăng ca, làm thêm… nhanh chóng bằng cách chọn mẫu đơn được chuẩn hóa sẵn trên hệ thống phần mềm, điền lý do thích hợp, chọn người theo dõi cán bộ phòng nhân sự, người nhận đơn là quản lý trực tiếp và gửi đi ngay trên chính điện thoại của mình.
Tạo – gửi đơn xin nghỉ phép, làm thêm, đổi ca… ngay trên điện thoại di động
Bằng smartphone, trưởng phòng quản lý trực tiếp sẽ tiếp nhận, phê duyệt một hoặc nhiều đơn của nhân viên cùng một lúc theo thời gian thực.
Duyệt đơn cũng được thực hiện nhanh chóng trên smartphone
Phần mềm hỗ trợ quản lý tất cả các đơn được phê duyệt, chưa phê duyệt tập trung trên một hệ thống. Tương ứng với các lý do được chọn như nghỉ phép năm, nghỉ không lương hoặc tăng ca, làm thêm… phần mềm tự động tính công, tính phép của từng nhân viên dựa trên dữ liệu chấm công, đơn từ của nhân viên đó vào bảng công tổng với số liệu chính xác, được quản lý trực tuyến bằng công nghệ điện toán đám mây.
Qua đó giúp phòng nhân sự tại Red River Tours giảm áp lực trong công tác tổng hợp đơn, tính công cho hơn 100 nhân sự.
Phần mềm tự động tính toán – tổng hợp dữ liệu công hoàn chỉnh
3. Quản lý thông tin nhân viên
FastWork Staff giúp Red River Tours giải quyết triệt để bài toán quản lý thông tin nhân sự bằng hồ sơ giấy và bằng Excel. Theo đó, tất cả các thông tin liên quan đến nhân sự như: Tên, địa chỉ, số điện thoại, email, phụ cấp, trợ cấp, thông tin đóng bảo hiểm, quá trình công tác tại công ty, thời gian bắt đầu làm việc, thời gian hết hạn hợp đồng… sẽ được số hóa lên hệ thống phần mềm và quản lý trực tuyến.
Quản lý – số hóa thông tin nhân sự tập trung trên một hệ thống trực tuyến
Phần mềm giúp cán bộ nhân sự dễ dàng tra cứu, tìm nhanh thông tin nhân viên khi cần, tổ chức thông tin khoa học. Triệt tiêu tình trạng thất lạc, lộ thông tin nhân sự.
Xem thêm:
4. Tự động hóa tính lương
Với FastWork, cán bộ phòng nhân sự tại Red River Tours cắt giảm tối đa thời gian tính lương cho nhân viên, bởi phần mềm tính lương trực tuyến sẽ liên kết với phần mềm chấm công, đơn từ, quản lý thông tin nhân sự… để đồng bộ dữ liệu vào phiếu lương. Phần mềm sẽ tự động tính lương theo công thức được cấu hình sẵn. Qua đó cắt giảm hoàn toàn các thao tác thủ công bằng tay trong công tác xử lý thông tin, dữ liệu, triệt tiêu 100% tình trạng nhầm lẫn, sai sót trong quá trình tính lương.
Hỗ trợ liên kết các phần mềm với nhau để đồng bộ dữ liệu tính lương nhân viên
Anh Mạnh chia sẻ “ Từ khi sử dụng FastWork, Red River Tours không còn tình trạng trả chậm lương cho nhân viên, phòng nhân sự tăng gấp đôi hiệu suất làm việc, mọi việc đều được đơn giản hóa, nhân viên vui vẻ, cán bộ ngơi tay.”
Xem thêm: Giải pháp tự động hóa bảng lương
Ngoài hỗ trợ Red River Tours quản lý nhân sự, FastWork còn giúp Red River Tours quản lý công việc, hoạt động tìm kiếm khách hàng… trên cùng một nền tảng. Được đánh giá là nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp hiệu quả nhất hiện nay, FastWork đang giúp +1500 doanh nghiệp cải thiện hiệu quả quản trị mỗi ngày.
Liên hệ hotline: 0983 089 715 hoặc điền thông tin dưới Form để được hỗ trợ nếu quý doanh nghiệp quan tâm tới bộ giải pháp của FastWork.
