Sáng ngày 30/9 vừa qua, tại TP Hồ Chí Minh, nhà máy thuốc lá Khánh Hội chính thức ký kết hợp đồng triển khai phần mềm quản trị điều hành doanh nghiệp toàn diện FastWork Việt Nam. Lần hợp tác này sẽ là mốc thời gian đánh dấu sự phát triển toàn diện trong vấn đề quản lý công việc và là “viên gạch” đầu tiên đặt nền móng cho Khánh Hội trên con đường số hóa.
Lập kế hoạch công việc, quản lý đội nhóm – chuyện dễ mà khó
CEO Thuốc lá Khánh Hội cho biết: anh đang gặp nhiều vướng mắc trong cách quản lý quản lý công việc giám sát tiến độ công việc của nhân viên. Bởi Khánh Hội chưa có cách quản lý khoa học và công cụ hỗ trợ giám sát thực hiện công việc.
Nhà mày thuốc lá Khánh Hội là một trong những đơn vị sản xuất, phân phối thuốc lá hàng đầu tại Việt Nam
Mặt khác, anh đang quản lý rất nhiều team làm việc và nhiều kế hoạch công việc, nên một khi các team có vấn đề phát sinh khiến anh mất nhiều thời gian để xác định vấn đề và tháo gỡ. Vô hình chung, những công việc đó đã tạo áp lực cho anh và các cộng sự của mình.
Với FastWork bài toán quản lý công việc sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết
Mấu chốt của vấn đề mà Khánh Hội đang gặp phải là yếu tố quản lý, lập kế hoạch công việc. Sử dụng FastWork, Tổng giám đốc Khánh Hội đã giải quyết triệt để những vấn đề khó khăn gặp phải trong doanh nghiệp. Từ lập kế hoạch và giao việc, quản lý đội, nhóm làm việc hiệu quả, đặc biệt là giám sát tiến độ công việc. Với FastWork mối quan hệ giữa sếp và nhân viên thân thiết hơn với tính năng tương tác trao đổi trong công việc.
Buổi hướng dẫn sử dụng phần mềm FastWork tại nhà máy thuốc lá Khánh Hội diễn ra thành công tốt đẹp
Xem thêm: Giới thiệu 3 case study chuyển đổi số thành công tại Việt Nam
Sử dụng FastWork lập kế hoạch và giao việc nhanh chóng
Giờ đây, dù ở bất cứ nơi đâu chỉ cần smartphone hoặc laptop kết nối Internet, Ban quản lý của Khánh Hội có thể khởi tạo nhanh kế hoạch công việc bằng cách nhập liệu trực tiếp, nhân bản kế hoạch mẫu hoặc nhập File Excel và giao nhanh cho nhân viên trên nhiều mô hình như: Gantt, bảng phân bổ nguồn lực, lịch biểu…
Lập kế hoạch công việc nhanh trên mô hình lịch biểu
Việc giao nhanh trên các mô hình, giúp ban giám đốc Khánh Hội tối ưu nguồn lực nhờ vào các ưu điểm khác nhau của từng mô hình. Ví dụ: mô hình phân bổ nguồn lực, giám đốc Khánh Hội sẽ có thể tìm nhanh nhân viên chưa được giao việc hoặc đang được giao ít việc để giao thêm việc. Hay mô hình Gantt chart giúp có thể dễ dàng điều chỉnh deadline của các công việc khiến cho kế hoạch làm việc không bị chồng chéo. Từ đó các nguồn lực được phân bổ và sử dụng hiệu quả hơn.
Đặc biệt, giao việc nhanh còn giúp Khánh Hội ghi lại nhanh những ý tưởng hay, sáng kiến mới nảy sinh trong quá trình thực hiện công việc thay vì note lại bằng giấy nhớ, văn bản đôi khi sẽ hay bị quên và thất lạc.
Quản lý công việc hiệu quả bằng mô hình Dashboard
Mô hình Dashboard giúp lãnh đạo Khánh Hội có cái nhìn tổng quan về tất cả công việc của cá nhân, phòng ban trong công ty. Gắn với đó là thời gian bắt đầu, kết thúc công việc; % tiến độ công việc. Đặc biệt, mô hình còn thể hiện trạng thái công việc như “đang thực hiện”, “chưa thực hiện” “hoàn thành” “quá hạn”. và tình trạng công việc, dự án “tăng tốc” “bình thường” “chậm trễ”… qua đó ban lãnh đạo sẽ biết được nhân viên của mình đang thực hiện công việc nào, tiến độ đến đâu.
Duy nhất trên 1 màn hình ban lãnh đạo Khánh Hội có thể giám sát tổng quan tất cả công việc, dự án trong công ty
Giám sát chặt chẽ tiến độ công việc với nhiều mô hình
Phần mềm sẽ tự động cập nhật tiến độ công việc khi kết thúc mỗi bước thực hiện công việc hoặc số lượng công việc hoàn thành trên tổng số công việc. Với FastWork, Giám đốc Khánh Hội có thể giám sát tiến độ công việc trực quan bằng nhiều mô hình: dạng list, kanban, gantt chart, dashboard, bảng phân bổ nguồn lực. Mỗi mô hình giúp TGĐ Khánh Hội có nhiều góc nhìn khác nhau.
Ngoài ra, Giám đốc Khánh Hội dễ dàng giám sát tiến độ công việc, dự án của từng nhân viên, từng đội, nhóm và của từng phòng ban trong công ty ngay trên di động
TGĐ Khánh Hội có thể giám sát tiến độ công việc dù ở bất cứ đâu bằng Smartphone
Nhờ chủ động theo dõi tiến độ công việc, ban lãnh đạo Khánh Hội cắt bỏ nhiều khâu “không đâu” như chat, gọi điện hỏi nhân viên đang làm gì, đến đâu rồi? Mặt khác, thông qua tiến độ công việc, lãnh đạo Khánh Hội sẽ có những dự báo về thời gian hoàn thành công việc, qua đó có những điều chỉnh để công việc được hoàn thành đúng hạn.
Tương tác trao đổi gắn với công việc
Một tính năng khác mà FastWork mang đến cho Khánh Hội đó là tương tác, trao đổi gắn với công việc. Tất cả thành viên, phòng ban liên quan tới công việc đều có thể trao đổi thông tin, tài liệu với nhau trong nội bộ công việc. Giờ đây, nhân viên của Khánh Hội không mất nhiều thời gian trao đổi vì chủ đề gắn với công việc, không bị miss các thông tin khác, dễ tìm lại thông tin và tài liệu.
Mọi thành viên liên quan đến công việc đều dễ dàng thảo luận mà không lo bị miss thông tin, không xuyên suốt
Đặc biệt, khi nhân viên làm việc tại văn phòng hoặc ngoài hiện trường đều có thể gắn thẻ tên @ sếp hoặc nhân viên phòng ban khác liên quan tới công việc để giải quyết những vấn đề phát sinh.
Không bỏ sót, quên việc với FastWork
Nhân viên tại Khánh Hội sẽ không còn quên việc, bỏ sót công việc tính năng nhắc nhở thực hiện công việc. Tương tự như thông báo của Facebook, FastWork cũng sẽ gửi notify về hệ thống khi có bất sự đổi mới về công việc. Ngoài ra, phần mềm còn gửi thông báo về smartphone hoặc email nhắc nhở thực hiện công việc, cập nhật tiến độ công việc sắp đến hạn hoàn thành.
Khi có bất cứ thay đổi mới về công việc, hệ thống sẽ tự động gửi notify
Với FastWork, nhà máy thuốc lá Khánh Hội đã có cách quản lý công việc và làm việc khoa học hơn. Tối ưu được thời gian giao việc, báo cáo công việc, nâng cao hiệu quả công việc. Với nhiều tính năng ưu việt, FastWork cam kết sẽ là đòn bẩy vững chắc giúp Khánh Hội phát triển bền vững, đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số.
