Thuật ngữ Booking ra đời khi các doanh nghiệp bắt đầu xuất hiện nhiều hơn nhu cầu đăng ký sử dụng các tài sản, thiết bị chung như: Xe hơi, phòng họp, thiết bị, máy chiếu… Bởi lẽ việc sử dụng tài nguyên chung trong công ty là bình đẳng giữa các nhân viên nên xung đột khi booking (đăng ký) là điều khó tránh. FastWork booking – Phần mềm đăng ký sử dụng tài nguyên dùng chung ra đời không chỉ với sứ mệnh giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả tất cả các tài nguyên trong doanh nghiệp mà còn tối ưu thời gian sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả.
Mục lục nội dung:
Điểm mặt một vài khó khăn khi Booking mà doanh nghiệp nào cũng gặp!
Để có thể kiểm soát các booking trong doanh nghiệp tốt, đòi hỏi người tiếp nhận booking phải linh hoạt, trí nhớ tốt hay có khả năng điều phối tốt để luôn luôn nắm được tình trạng booking, hiện trạng tài nguyên để không gây ảnh hưởng đến công việc của những người liên quan.
Tuy nhiên, thực trạng cho thấy công tác quản lý booking tại các doanh nghiệp hiện nay đang gặp không ít những khó khăn.
Booking rời rạc – Khó khăn để quản lý lịch đăng ký
Doanh nghiệp bạn có đang booking bằng gọi điện, chat zalo, skype, email, thậm chí là gặp mặt trực tiếp để đăng ký? Đúng vậy, chính sự linh động trong hình thức đăng ký này lại vô tình tạo ra nhiều khó khăn cho người quản lý trong công tác ghi nhận thông tin và quản lý thông lịch đăng ký.
Khó khăn trong công tác lọc sửa đổi thông tin
Do chưa có công cụ theo dõi lịch đăng ký nên các nhân viên trong công ty dễ đăng ký trùng nhau. Vì thế nhà quản lý lại mất nhiều thời gian lọc đăng ký trao đổi với nhân viên để thay đổi lịch booking khác.
Hơn thế, việc sửa đổi thông tin booking đôi khi lại vô tình tạo ra xung đột và gây mất lòng giữa các nhân viên có cùng đăng ký.
Fastwork Booking là gì, những lợi ích khi sử dụng phần mềm Fastwork Booking
Hiểu một cách đơn giản, Fastwork booking là phần mềm đăng ký sử dụng tài nguyên dùng chung trong doanh nghiệp trực tuyến ngay trên máy tính cá nhân dù người không có mặt tại văn phòng. Giúp quá trình đăng ký và phê duyệt đăng ký diễn ra nhanh chóng, đơn giản và minh bạch.
FastWork Booking – Phần mềm đăng ký sử dụng tài nguyên dùng trực tuyến
Những lợi ích từ phần mềm mà hình thức booking truyền thống không thể đáp ứng!
1. Lợi ích từ góc độ nhân viên
- Thay vì phải soạn thảo văn bản, in và gửi đến ban lãnh đạo thì nhân viên chỉ cần mở app trên máy tính cá nhân và thực hiện đăng ký trong vòng 30s, dù không ở bất cứ đâu.
- Đồng thời nhân viên có thể nhìn nhanh lịch biểu còn trống để đăng ký tránh đăng ký bị trùng.
2. Lợi ích từ góc độ nhà quản lý
- Dễ dàng quản lý tất cả các tài nguyên trong doanh nghiệp và lịch đăng ký tập trung tất trên một hệ thống trực tuyến. Qua đó, nhà quản lý cũng có thể theo dõi được các công việc trong doanh nghiệp như lịch họp, lịch đi công tác, lịch đi gặp khách hàng của nhân viên… để đánh giá chính xác mục đích sử dụng tài nguyên có phục vụ cho công việc hay không?
- Bằng điện thoại, nhà quản lý có thể xem tất cả lịch đăng ký và thực hiện phê duyệt ngay tức thì (Realtime).
3. Lợi ích dưới góc độ doanh nghiệp
- Tối ưu thời gian sử dụng tất cả các tài nguyên trong doanh nghiệp.
- Cải thiện hiệu quả công việc nhờ tận dụng tối đa tài nguyên.
- Thông tin đăng ký, phê duyệt minh bạch, triệt tiêu được những hiểu lầm không đáng có.
Những tính năng nổi bật của phần mềm Fastwork Booking
1. Quản lý danh mục và phân quyền sử dụng tài nguyên
Dễ dàng khởi tạo nhanh danh sách tài nguyên dùng chung trong doanh nghiệp theo nhóm: phương tiện vận tải, phòng họp, thiết bị chụp chiếu, truyền dẫn… để dễ quản lý. Trong từng nhóm tài nguyên sẽ được phân loại nhỏ hơn như: Xe bán tải, xe con 4 chỗ, xe 7 chỗ… Đối với các tài nguyên, người quản lý sẽ phải chỉ ra các thông tin, thuộc tính con của tài nguyên đó để người đăng ký có thể xem nhanh trước khi đăng ký sử dụng. Ví dụ: Nhóm tài nguyên Phòng họp sẽ được phân loại thành: phòng họp nhỏ, phòng họp lớn, phòng họp truyền thống hoặc phòng họp trực tuyến…
Nhà quản lý cũng dễ dàng phân quyền sử dụng đối với các nhóm tài nguyên. Ví dụ: Đối với nhóm tài nguyên thiết bị chụp chiếu bao gồm máy ảnh, máy quay, đèn chiếu sáng… sẽ phân quyền sử dụng cho phòng marketing để phục vụ công tác xây dựng các ấn phẩm truyền thông.
2. Dễ dàng đăng ký sử dụng tài nguyên trực tuyến
Nhân viên dễ dàng đăng ký sử dụng tài nguyên bằng cách Tick chọn các tài nguyên được phân quyền sử dụng và chọn thời gian sử dụng phù hợp để hoàn tất đăng ký ngay trên laptop cá nhân mà không cần phải gửi email, chat zalo… thiếu chuyên nghiệp như trước kia.
Phần mềm sẽ đồng bộ tất cả các lịch đăng ký sử dụng tài nguyên trên giao diện Calendar và thống kê toàn bộ đăng ký trên một lịch biểu chung. Do đó, khi đăng ký nhân viên có thể xem nhanh tất cả các lịch đăng ký có trên lịch biểu và chọn lịch biểu còn trống (tính available) của tài nguyên để tránh đăng ký trùng.
Giao diện Dashboard như một báo cáo tổng quan về số lịch đăng ký sử dụng tài nguyên
Hơn thế, phần mềm còn hỗ trợ người dùng đăng ký sử dụng đồng thời nhiều tài nguyên một lúc hoặc đăng ký nhiều ngày sử dụng cùng lúc. Giúp nhân viên không mất nhiều thời gian xử lý nghiệp vụ đăng ký.
3. Linh động phê duyệt đăng ký sử dụng
Nhà quản lý sẽ cấu hình phân quyền phê duyệt đối với từng nhóm tài nguyên bao gồm nhóm tài nguyên cần phê duyệt và nhóm không cần phê duyệt. Đối với nhóm tài nguyên không cần phê duyệt, hệ thống phần mềm sẽ mặc định người nào đăng ký trước sẽ có quyền sử dụng trước. Tất cả các lịch đăng ký đều được thể hiện rõ ràng trên hệ thống phần mềm và ai cũng có thể thấy. Doanh nghiệp sẽ triệt tiêu được tình trạng “thiên vị” trong công tác sử dụng tài nguyên.
Dễ dàng phê duyệt đồng ý hoặc từ chối đăng ký
Đối với nhóm tài nguyên cần phê duyệt, người quản lý dễ dàng thực hiện phê duyệt đồng ý hay từ chối ngay trên điện thoại di động.
Hơn thế, FastWork Booking còn hỗ trợ nhắc nhở người đăng ký nếu đăng ký trùng với đăng ký trước đó. Đây được xem là một trong những tính năng nổi bật của FastWork Booking mà chưa một đơn vị Booking tài nguyên nào có.
Hệ thống sẽ cảnh bảo đến người đăng ký nếu đăng ký trùng với lịch trước đó
4. Thống kê và thông báo tự động
Một trong những ưu điểm nữa mà các hình thức booking khác chưa thể đáp ứng đó là FastWork Booking hỗ trợ nhà quản lý dễ dàng thống kê toàn bộ lịch đăng ký sử dụng tài nguyên theo ngày/tuần/tháng và đo lường chính xác thời gian sử dụng tài nguyên theo giờ để tối ưu hiệu suất sử dụng tài nguyên trong doanh nghiệp.
Thống kê theo ngày/tuần/tháng
Phần mềm đăng ký sử dụng tài nguyên dùng chung – FastWork Booking còn hỗ trợ nhà quản lý xem, theo dõi lịch đăng ký dưới nhiều loại lịch biểu khác nhau.
Hệ thống phần mềm sẽ tự động sinh ra thông báo gửi đến những người liên quan khi có cá nhân thực hiện đăng ký và phê duyệt hoặc từ chối phê duyệt.
Nhà quản lý sẽ nhận thông báo có đăng ký mới của nhân viên theo thời gian thực
Hơn thế, phần mềm cũng tự động nhắc nhở nhân viên về lịch booking sắp đến hạn.
Tại sao nên sử dụng phần mềm FastWork Booking
Có lẽ, bạn đang băn khoăn một số lý do tại sao nên sử dụng phần mềm đăng ký sử dụng tài nguyên FastWork Booking mà không phải sử dụng các hình thức đăng ký truyền thống. Dưới đây là một số lý do đáng để bạn quan tâm.
Dễ dàng kiểm kê tất cả các tài nguyên
Người quản lý dễ dàng kiểm kê tất cả các tài nguyên dùng chung trong doanh nghiệp một cách nhanh nhất, tổng quan nhất trên một giao diện duy nhất với FastWork Booking. Đồng thời biết được hiện trạng của tất cả các tài nguyên đang sử dụng.
Tìm kiếm nhanh tài nguyên bằng bộ lọc thông minh
Quản lý tập trung trực tuyến
Dễ dàng quản lý tập trung tất cả các lịch đăng ký sử dụng tài nguyên trên một hệ thống trực tuyến. Bằng web app nhà quản lý, người đăng ký có thể xem và theo dõi lịch đăng ký mọi lúc mọi nơi.
Quản lý trực tuyến trên một hệ thống duy nhất
Tối ưu thời gian sử dụng tài nguyên
Đăng ký và phê duyệt nhanh chóng trên phần mềm giúp doanh nghiệp giảm thời gian chờ trong quá trình đăng ký và duyệt đăng ký.
Tối ưu thời gian đăng ký và phê duyệt đăng ký
Hơn thế, phần mềm giúp theo dõi chính xác thời gian sử dụng tài nguyên, điều đó giúp tận dụng tối đa thời gian sử dụng các tài nguyên trong doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả sử dụng.
Về chi phí sử dụng phần mềm FastWork Booking
Mang đến nhiều tiện ích và lợi ích, nâng cao hiệu quả công tác đăng ký sử dụng tài nguyên mà chi phí chỉ khoảng 23.000 VNĐ/tài khoản/tháng, rẻ hơn gấp nhiều lần so với các phần mềm Booking khác trên thị trường.
Tuy nhiên, nếu bạn đăng ký sử dụng phần mềm đăng ký sử dụng tài nguyên dùng chung trực tuyến ngay hôm nay sẽ nhận được nhiều ưu đãi từ FastWork.
Kết luận
FastWork Booking – phần mềm đăng ký sử dụng tài nguyên dùng chung trực tuyến đầu tiên tại nước ta, với nhiều tính năng vượt trội, FastWork Booking giúp nâng cao hiệu quả quản lý và cải thiện năng suất sử dụng tài nguyên trong doanh nghiệp.
Xem chi tiết: FastWork Booking – phần mềm đăng ký sử dụng tài nguyên dùng chung trực tuyến
Hơn 1500 doanh nghiệp, thuộc mọi ngành nghề, quy mô tại nước ta đã tin dùng phần mềm FastWork Booking. Một số khách hàng đang áp dụng giải pháp của FastWork là: VPBank, Seongon, Chuỗi nhà hàng bán lẻ Metro Mart, Bệnh viện Trưng Vương, Nhà máy thuốc lá Khánh Hội, Ta Coffee, Bệnh viện nhiệt đới Trung Ương, Dệt may 10, Bóng đèn Điện Quang, Phú Hưng Thịnh, Gốm Phước…
Hơn 15.000 khách hàng đã tin dùng phần mềm của FastWork
Nếu bạn có nhu cầu nhận TƯ VẤN MIỄN PHÍ và DEMO TRẢI NGHIỆM FastWork Booking – Phần mềm đăng ký sử dụng tài nguyên dùng chung trực tuyến, hãy để lại thông tin đăng ký dưới form hoặc liên hệ: 0983 089 715 để được tư vấn.
