FastWork Project – Phần mềm quản lý dự án trực tuyến ra đời không chỉ giúp doanh nghiệp đạt được những lợi ích về hiệu quả công việc mà còn tối thời gian làm việc, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Mục lục nội dung:
1. Khó khăn thường gặp trong công tác quản lý dự án tại các doanh nghiệp hiện nay
Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn đang sử dụng Excel để quản lý dự án. Tuy nhiên, đặc thù của tổ chức công việc theo dự án là có sự tham gia của nhiều thành viên, thậm chí nhiều phòng ban. Chính vậy đã dẫn đến không ít khó khăn trong công tác quản lý dự án tại doanh nghiệp như:
Đối với ban lãnh đạo
- Khó theo dõi tiến độ công việc, tình trạng, trạng thái của dự án
- Ban lãnh đạo không biết ai đang làm gì? Thời gian hoàn thành công việc bao lâu?
- Không biết ai đang nhiều việc, ai ít việc để phân bổ nguồn lực thực hiện công việc hợp lý
- Giao việc bằng miệng dễ dẫn tới sai lệch thông tin công việc
- Thiếu thông tin đánh giá kết quả, hiệu suất làm việc thực tế của nhân viên
- Mất nhiều thời gian xử lý các “nút cổ chai” trong công việc
Đối với nhân viên
- Nhân viên thực hiện công việc chồng chéo, không biết việc nào cần ưu tiên làm trước, việc nào sau
- Mất nhiều thời gian tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện công việc
Đối với doanh nghiệp
- Giảm hiệu suất làm việc chung toàn doanh nghiệp
- Tốn chi phí, ảnh hưởng đến doanh thu
- Thấu hiểu điều đó FastWork Project – Phần mềm quản lý dự án trực tuyến toàn diện ra đời nhằm giúp các doanh nghiệp khắc phục triệt để những khó khăn trên. Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ trong công tác quản lý dự án chuyên nghiệp, FastWork Project đang được nhiều doanh nghiệp đánh giá là phần mềm quản lý dự án hiệu quả và được ưu tiên lựa chọn nhất hiện nay với mức chi phí vô cùng hợp lý.
2. Phần mềm FastWork Project là gì?
Nằm trong bộ công cụ quản trị công việc trực tuyến FastWork WORK+, FastWork Project là Phần mềm quản lý tiến độ dự án trực tuyến, giúp số hóa và quản lý tất cả các công việc, dự án toàn bộ công việc trong doanh nghiệp trên một hệ thống tập trung, trực tuyến. Kết nối với 2 ứng dụng FastWork Workplace quản lý công việc và FastWork Workflow tự động hóa quy trình, doanh nghiệp có thể quản lý tập trung mọi dự án và các luồng công việc đang diễn ra trong doanh nghiệp.
FastWork Project – giúp số hóa và quản lý tất cả các công việc, dự án toàn bộ công việc trong doanh nghiệp trên một hệ thống tập trung, trực tuyến
Xem thêm: FastWork Project – Phần mềm quản lý dự án trực tuyến toàn diện
3. Lợi ích vượt trội khi ứng dụng FastWork Project vào quản lý dự án trong doanh nghiệp
Bản chất là một phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp nên FastWork Project sẽ mang đến nhiều lợi ích bất ngờ trong công tác quản lý dự án. Cùng điểm qua những lợi ích mà FastWork Project mang lại dưới đây:
3.1. Quản lý tổng quan dự án trên một giao diện duy nhất
FastWork Project giúp ban lãnh đạo, nhân viên dễ dàng quản lý dự án đơn lẻ hoặc đồng thời tất cả các dự án trong doanh nghiệp tập trung trên một màn hình duy nhất. Tại mỗi dự án, cho phép quản lý chi tiết các hạng mục, công việc con tại từng hạng mục. Phân rõ vai trò trách nhiệm của từng thành viên tham gia trong dự án.
3.2. Theo dõi tiến độ, trạng thái, tình trạng sức khỏe dự án theo thời gian thực
FastWork Project giúp ban lãnh đạo theo tổng quan tiến độ các cả các dự án trên giao diện Dashboard. Hoặc chi tiết tiến độ, tình trạng sức khỏe, trạng thái… từng dự án dưới nhiều mô hình: danh sách, Kanban, lịch biểu, Gantt, bảng phân bổ nguồn lực. Đặc biệt là giúp theo dõi tình trạng sức khỏe của từng dự án theo thang cảnh báo 5 cấp độ: bình thường, chậm trễ, tăng tốc, lưu ý và rủi ro.
Giao diện tổng quan của Phần mềm quản lý dự án FastWork Project
Phần mềm tự động cập nhật tiến độ công việc theo số lượng và thời gian hoàn thành trên tổng số công việc theo thời gian thực. Bằng điện thoại, ban lãnh đạo chủ động theo dõi tiến độ dù ở bất cứ đâu. Thậm chí là xem tiến độ bằng hình ảnh thực tế dự án được nhân viên đính kèm tại công việc.
3.3. Phân bổ và sử dụng nguồn lực hợp lý
Thông qua bảng phân bổ nguồn lực giúp nhà quản lý dễ dàng nắm được khối lượng công việc của từng nhân viên, biết được nhân viên nào ít việc, nhiều việc để điều phối công việc hợp lý.
Phần mềm cho phép nhà quản lý xem nhanh 1 khoảng thời gian trống của nhân viên để giao việc trực tiếp. Đảm bảo phân bổ đều công việc để nhân sự có thời gian thực hiện công việc hợp lý, tránh ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ hoàn thành dự án.
Giới thiệu tổng quan giao diện của phần mềm quản lý dự án FastWork Project
3.4. Tương tác giải quyết công việc xuyên suốt, nhanh chóng
FastWork Project cho phép tất cả các thành viên tham gia dự án đều có thể tương tác, trao đổi thông tin ngay dưới mỗi Task công việc.
Cho phép đính kèm hình ảnh, tài liệu, file báo cáo tại mỗi công việc
Cho phép quản lý tất cả các tài liệu trong dự án tập trung, khoa học, giúp các thành viên dễ dàng tìm kiếm khi cần.
3.5. Đánh giá chính xác hiệu quả làm việc thực tế của nhân viên
Với FastWork Project, nhà quản lý sẽ có cơ sở đánh giá hiệu quả làm việc thực tế của nhân viên thông qua hệ số chỉ tiêu KPIs.
KPIs sẽ được phần mềm tự động tổng hợp trên các hệ số (mỗi công ty sẽ có các hệ số riêng), tuy nhiên thông thường các hệ số công việc hoàn thành đúng hạn, công việc hoàn thành quá hạn, công việc chưa hoàn thành/tổng số công việc được giao để quy đổi ra % KPIs thực tế đạt được của nhân viên đó.
Xem thêm: Bộ công cụ giúp doanh nghiệp quản lý dự an – công việc hiệu quả
4. FastWork Project phù hợp để quản lý dự án nào?
Phần mềm phù hợp để quản lý dự án xây dựng công trình, dự án phòng Marketing, dự án ở doanh nghiệp khối sản xuất – phân phối, khối thương mại, doanh nghiệp y tế – giáo dục và các dự án thuộc cơ quan Nhà nước.
5. Những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý dự án trực tuyến – FastWork Project
5.1. Lập nhanh kế hoạch dự án
Kế hoạch cho dự án về cơ bản là bức tranh tổng quát giúp các bên liên quan trong dự án có định hướng chung, đồng thời ngăn chặn nhầm lẫn và có những kế hoạch giải quyết khủng hoảng dự án.
Lập kế hoạch dự án và giao việc cho nhân viên nhanh chóng
FastWork Project giúp nhà quản lý lập nhanh kế hoạch dự án bằng cách nhập liệu trực tiếp trên hệ thống phần mềm, import từ File Excel hoặc nhân bản từ kế hoạch dự án mẫu. Nhân viên cũng dễ dàng khởi tạo kế hoạch dự án theo cách tương tự.
FastWork Project hỗ trợ ban lãnh đạo phân quyền chi tiết và làm rõ trách nhiệm của các thành viên tham ra dự án: ai làm gì, phụ trách công việc nào, yêu cầu cụ thể công việc là gì?… để mọi người năm bắt được công việc mình cần làm, deadline hoàn thành và chủ động thực hiện công việc khoa học, đúng thời hạn.
5.2. Giao việc nhanh chóng, điều phối nhân sự thực hiện công việc hiệu quả
Phần mềm quản lý tiến độ dự án FastWork Project giúp ban lãnh đạo giao việc cho nhân viên nhanh chóng bằng cách gắn thẻ @tennhanvien vào công việc dù ở bất cứ đâu với chiếc smartphone hoặc laptop kết nối internet. Phần mềm tự động thông báo ngay tức thì đến nhân viên khi có công việc mới được giao trên hệ thống phần mềm qua web app, di động hoặc email.
Giao việc cho nhân viên mọi lúc mọi nơi bằng máy tính hoặc điện thoại kết nối Internets
Giao diện bảng phân bổ nguồn lực giúp ban lãnh đạo biết được nhân viên nào đang nhiều việc, ít việc, khoảng thời gian trống việc của nhân viên để điều phối và phân bổ công việc hợp lý nhằm đẩy nhanh tiến độ xử lý và nâng cao chất lượng hoàn thành công việc.
5.3. Phân rã công việc theo cấu trúc WBS kết hợp với mô hình quản lý Gantt Chart
Với FastWork Project, ban lãnh đạo dễ dàng làm rõ tính chất công việc phụ thuộc và phân rã công việc theo cấu trúc WBS.
(WBS là cấu trúc chia nhỏ công việc là quá trình phân chia liên tục các đầu ra và công việc của dự án thành các thành phần nhỏ hơn có thể quản lý được.)
FastWork hỗ trợ tổ chức công việc theo mô hình WBS (Work Breakdown Structure)
Việc phân tách công việc theo WBS sẽ được thể hiện qua trên biểu đồ Gantt Chart trên phần mềm FastWork Project.
Giao diện quản lý dự án theo mô hình Gantt kết hợp WBS
Tại giao diện này, ban lãnh đạo và nhân viên dễ dàng thay đổi thời gian thực hiện công việc mà không cần mở chi tiết công việc. Khi công việc được thay đổi, hệ thống phần mềm sẽ sinh ra một thông báo gửi cho những người liên quan để dễ theo dõi công việc.
Với cấu trúc và mô hình quản lý dự án này, khi một công việc trong dự án thay đổi thời gian,… thì những công việc liên quan và phụ thuộc khác cũng thay đổi theo. Cách quản lý này đặc biệt phù hợp với những dự án phức tạp như dự án xây dựng, thi công,…
5.4. Quản lý thu chi trong dự án
Bên cạnh các tính năng quản lý công việc, tiến độ công việc trong dự án,… FastWork Project còn hỗ trợ quản lý việc thu và chi.
Giao diện tính năng quản lý thu chi trên phần mềm
Phần mềm cho phép người dùng tạo phiếu thu, phiếu chi trong từng dự án. Với mỗi thông tin phiếu thu và phiếu chi, người dùng cũng có thể thảo luận, tương tác.
Nhìn hình ảnh trên, bạn còn thấy được FastWork Project có báo cáo tổng quan về hoạt động thu chi, cùng với đó là so sánh sự chênh lệch giữa dư thực tế và kế hoạch. Từ những thông tin đó nhà quản lý kịp thời có những đánh giá, điều chỉnh phù hợp.
5.5. Cung cấp nhiều mô hình báo cáo tiến độ công việc
FastWork Project cung cấp tổng quan báo cáo tiến độ các dự án: số % dự án hoàn thành, số % dự án chưa hoàn thành và % dự án hoàn thành quá hạn… bằng giao diện Dashboard.
Nhà quản lý và nhân viên dễ dàng xem chi tiết báo cáo tiến độ công việc trong dự án dưới nhiều mô hình: Mô hình danh sách, dạng bảng (Kanban), bảng phân bổ nguồn lực, Gantt… Các giao diện thể hiện chi tiết thời gian, trạng thái, tiến độ hoàn thành gắn với từng công việc.
5.6. Cảnh báo tình trạng sức khỏe dự án
FastWork Project thông tin đến nhà quản lý về mức độ chênh lệch giữa tiến độ kế hoạch với tiến độ thực tế, KPI tiến độ,… Sức khỏe dự án, phần mềm tự động đánh giá và đưa ra cảnh báo tình trạng dự án theo 5 cấp độ, kèm theo đó là thông tin về mức thu/chi của dự án so với ngân sách.
Ngoài ra, nhà quản lý cũng có thể đánh giá tổng quan tình trạng sức khỏe dự án qua biểu đồ Donut chart, Burn-Up / Burn-Down chart.
Phần mềm cho biết dự dán đang ở tình trạng nào? KPI tiến độ công việc có theo kế hoạch hay không?
5.7. Quản lý dự án mọi lúc mọi nơi trên smartphone
Phần mềm quản lý dự án trực tuyến FastWork Project cho phép ban lãnh đạo chủ động theo dõi tiến độ công việc của các phòng ban trong công ty hoặc, cá nhân nhân viên mọi lúc mọi nơi trên di động với 2 hệ điều hành IOS và Android.
Với chiếc điện thoại kết nối Internets, nhà quản lý dễ dàng giao việc, điều phối công việc, tương tác trao đổi ý kiến, chỉ đạo xử lý công việc, xem nhanh tiến độ và giám sát hoạt động triển khai công việc trong dự án.
Quản lý và theo dõi tình tình triển khai công việc dự án trên smartphone dù ở bất cứ đâu
FastWork hỗ trợ nhân viên gửi báo cáo công việc bằng biểu mẫu động hoặc hình ảnh thực tế khi thực hiện công việc ngoài hiện trường. Ban lãnh đạo sẽ nhận được thông báo ngay tức thời về công việc vừa hoàn thành của nhân viên.
6.Điểm khác biệt của phần mềm quản lý dự án trực tuyến FastWork Project so với các phần mềm khác
- Hỗ trợ phân rã công việc theo cấu trúc WBS, làm rõ tính chất phục thuộc của các công việc trong dự án.
- Phân cấp công việc theo tính cấp thiết giúp người sử dụng biết sắp xếp thời gian để hoàn thành công việc hợp lý và khoa học.
- Cung cấp nhiều mô hình báo cáo phân tích chuyên sâu và đa dạng về tiến độ dự án
- Quản lý thu/chi trong dự án
- Liên kết với nhiều phần mềm khác: FastWork CRM, FastWork Sale, FastWork HRM, FastWork Office… trên cùng một nền tảng để tạo thành bộ công cụ quản trị và điều hành doanh nghiệp toàn diện
Chi phí hợp lý để nâng cao hiệu quả quản lý dự án
Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ trong công tác quản lý dự án chuyên biệt nhưng FastWork Project lại có giá thành vô cùng hấp dẫn so với các phần mềm khác trên thị trường.
Thông tin về bảng giá sử dụng phần mềm quản lý dự án FastWork Tại Đây.
Không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường, FastWork Project còn giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc mở, gắn kết các thành viên lại với nhau, tăng tính cộng tác và đẩy mạnh hiệu quả làm việc nhóm hiệu quả.
Hơn 1500 khách hàng và 30.000 người đang sử dụng FastWork Project hằng ngày. Liên hệ: 0983 089 715 hoặc để lại thông tin đăng ký dưới Form Đăng ký tư vấn để được tư vấn cũng như nhận demo trải nghiệm miễn phí.
