Quyết tâm thực hiện theo chủ trương chuyển đổi số Quốc gia và đề án chuyển đổi số ngành Y tế, các đơn vị bệnh viện, phòng khám, trung tâm y tế… trên cả nước hiện nay đã và đang nhanh chóng triển khai các giải pháp công nghệ mới vào công tác quản lý, vận hành bệnh viện. Trong đó, đổi mới phương pháp quản lý nhân sự & chấm công CBNV y tế là một trong số các giải pháp đang được triển khai nhanh & rộng khắp.
Chấm công trực tuyến với phần mềm FastWork TimeSheet thay cho các thiết bị vật lý như máy vân tay, camera hay sổ chấm công… được cho là công tác số hóa bệnh viện hiệu quả, dễ triển khai và nhanh chóng đi vào thực tiễn.
Vậy giải pháp chấm công FastWork TimeSheet là gì và được triển khai như thế nào vào lĩnh vực Y tế, bệnh viện? Mời bạn đọc tham khảo qua bài viết dưới đây.
Mục lục nội dung:
1. Khả năng quản lý chấm công của phần mềm FastWork Timesheet
Khi bệnh viện chấm công bằng các thiết bị máy chấm công, camera,… được đặt cố định, rải rác tại các phòng, khoa hoặc bằng sổ sách sẽ dẫn đến nhiều bất cập như: lỗi chấm công, sai dữ liệu, nhân viên bị động khi chấm công, mất thời gian trút dữ liệu thủ công, không chấm được công khi ở ngoài văn phòng,…
Quy mô nhân sự càng đông, việc quản lý chấm công và tính lương sẽ càng áp lực. Vấn đề và rủi ro dễ gặp nhất là việc tính toán sai ngày công của nhân viên hay trả lương chậm trễ. Quy trình quản lý thủ công phức tạp, kém hiệu quả gây tốn thời gian cho cả Ban lãnh đạo, Trưởng khoa, bộ phận kế toán, và thiếu hài lòng ở cán bộ nhân viên.
Phần mềm chấm công trực tuyến FastWork Timesheet do đó đảm bảo được các nguyên tắc: Chính xác – Linh hoạt – Tức thời (real-time) mà các phương thức chấm công thủ công không thể đáp ứng được. Cụ thể:
- Tính chính xác: Phần mềm tự động tổng hợp, xử lý dữ liệu bảng công & tính lương theo công thức với độ chính xác tuyệt đối, không sai sót
- Linh hoạt cao: Cán bộ nhân viên y tế có thể đứng ở bất kỳ đâu trong khuôn viên bệnh viện/phòng khám để chấm công. Linh hoạt chấm công bên ngoài bệnh viện khi đi hỗ trợ tuyến dưới, đi công tác,…
- Real-time: Tình hình, quân số chấm công, đi làm, đang có ca trực của tất cả CBNV y tế ở tất cả các phòng/khoa, kèm báo cáo đi muộn/về sớm được gửi tới Ban lãnh đạo theo thời gian thực.
10 khả năng & tiện ích quản lý chấm công trên phần mềm FastWork Timesheet đáp ứng tối đa nhu cầu quản lý thời gian làm việc của cán bộ nhân viên tại các bệnh viện, cơ sở y tế, phòng khám bao gồm:
- CBNV chấm công trực tuyến trên app di động để báo cáo vào và kết thúc ca làm việc
- Cảnh báo khi nhân viên chấm công sai nhận dạng khuôn mặt, tự động nhắc nhở khi quên chấm công
- Tạo các địa điểm chấm công tương ứng trên phần mềm & phân quyền cho CBNV. Trực quan hóa các vị trí chấm công trên bản đồ số
- Báo cáo realtime quân số chấm công, đang làm việc, đã hết ca. Thống kê, so sánh biến động nhân sự ở các ca làm việc
- Khởi tạo, cấu hình tất cả các loại ca làm việc, thời gian ca, hệ số ca và phân ca chi tiết tới từng bác sĩ, y tá, điều dưỡng chuyên trách tại từng phòng/ khoa
- Số hóa hệ thống đơn từ, đề xuất theo quy định quy chế của bệnh viện. Toàn bộ việc gửi – duyệt – xử lý – lưu trữ giấy tờ diễn ra online
- Thiết lập các quy định về làm thêm, ngày công trực, quy định hưởng chế độ, nghỉ bù trực, công hành chính… để tự động hóa bảng công
- Hỗ trợ xem bảng công cá nhân trên di động
- Thiết lập các phiếu lương online, hệ số, cơ chế tính lương cho từng vị trí. Tự động tính lương theo công thức
- Xuất file Excel bảng công, bảng lương cán bộ nhân viên theo mẫu
2. Chấm công FastWork khác gì so với các hình thức chấm công khác?
Với đặc thù là chấm công online hoàn toàn trên app di động mà không cần lắp đặt bất kỳ thiết bị máy móc nào, phần mềm chấm công FastWork mang đến một trải nghiệm chấm công nhanh chóng – hiệu quả – tiện lợi hơn cho CBNV bệnh viện và cả đội ngũ lãnh đạo, trưởng khoa.
Công nghệ FaceID và GPS tích hợp sẵn trên phần mềm giúp đảm bảo chấm công đúng người – đúng vị trí – đúng ca làm việc:
- Không cần lắp đặt thiết bị ở các tòa nhà, khoa bệnh mà chấm công online hoàn toàn trên điện thoại.
- Không cần ký sổ trực. Phần mềm tự động điểm danh y tá, bác sĩ… khi thực hiện chấm công vào ca làm trên app
- Không cần phân ca trên excel. Phần mềm hỗ trợ trưởng khoa thực hiện lập lịch, phân ca trực online nhanh chóng trên phần mềm bằng cách sao chép lịch phân ca giữa các tuần và tự động phân ca theo lịch làm việc CBNV bác sĩ đăng ký gửi lên.
- Không cần tính công, tính lương trên Excel. Phần mềm tự động tính toán bảng công & bảng lương theo đúng chính sách, chế độ, quy định của bệnh viện và ngành Y tế.
Với rất nhiều lợi ích kể trên mà phần mềm chấm công trực tuyến FastWork hiện đang là giải pháp chấm công thay thế hiệu quả cho tất cả hình thức chấm công, ký sổ truyền thống khác.
Tiết kiệm chi phí hơn – thuận tiện hơn – hiệu quả hơn là 3 điểm mạnh mà giải pháp chấm công di động FastWork mang đến cho BLĐ bệnh viện, thay thế và giải quyết những tồn tại trong các cách chấm công truyền thống.
Bên cạnh đó, phần mềm cũng hỗ trợ tích hợp với máy vân tay từ đó đẩy dữ liệu chấm công lên phần mềm để tự động hóa bảng công cho y bác sĩ.
Xem thêm: Bệnh viện đa khoa Phú Thọ triển khai giải pháp chấm công FastWork cho 1380 y bác sĩ
3. Chi tiết các tính năng của phần mềm chấm công trực tuyến FastWork Timesheet
5 tính năng nổi bật của phần mềm FastWork Timesheet hỗ trợ chấm công hiệu quả tại bệnh viện bao gồm:
- Chấm công Y bác sĩ, nhân viên y tế online trên app
- Chấm công linh hoạt địa điểm
- Quản lý hệ thống đơn từ & quỹ phép online
- Hệ thống ca làm trực tuyến
- 100% tự động hóa bảng công & bảng lương
3.1. Chấm công Y bác sĩ, nhân viên y tế online trên app
- Hàng ngày, đội ngũ Y bác sĩ, điều dưỡng, nhân viên y tế chỉ cần truy cập phần mềm và thực hiện chấm công trên app FastWork để báo cáo vào và kết thúc ca trực. Dữ liệu chấm công ngay sau khi được ghi nhận thành công sẽ tổng hợp tự động vào bảng công cá nhân của từng y bác sĩ.
- Hình thức chấm công đơn giản chỉ cần selfie khuôn mặt trên app. Hệ thống tự động check trùng FaceID để xác nhận chấm công thành công. Phần mềm không cho phép chấm công khi đến sai địa điểm, không nhận diện được khuôn mặt hoặc chấm vào ca trực chưa được phân ca. Phần mềm cũng tự động gửi nhắc nhở khi người dùng quên chấm công.
3.2. Chấm công linh hoạt địa điểm
- Phần mềm hỗ trợ tạo không giới hạn nhiều địa điểm chấm công trong và ngoài bệnh viện thay vì lắp đặt máy vân tay rải rác tại các phòng khoa. Khi có nhiều cơ sở, chi nhánh khám chữa bệnh, Ban lãnh đạo có thể tạo các địa điểm chấm công tương ứng trên phần mềm.
- Đội ngũ Y bác sĩ, điều dưỡng, nhân viên y tế có thể đứng ở bất kỳ đâu trong khuôn viên bệnh viện/phòng khám để thực hiện chấm công mà không cần tới 1 vị trí cố định. Đồng thời, các bác sĩ có thể linh hoạt chấm công khi đi học, đi hỗ trợ tuyến dưới, hoặc đi thăm khám trực tiếp tại địa chỉ bên ngoài v.v…
- FastWork Timesheet sử dụng hệ thống GPS (và/hoặc IP Wifi) để quản lý địa điểm chấm công
3.3. Quản lý hệ thống đơn từ & quỹ phép online
FastWork Timesheet số hóa quy trình gửi duyệt – xử lý – lưu trữ đơn từ trực tuyến ngay trên app theo quy định quy chế của bệnh viện.
Với đội ngũ y bác sĩ: Sử dụng mobile app tạo nhanh các đơn từ, đề xuất theo mẫu có sẵn trên phần mềm: đơn nghỉ phép, đơn xin nghỉ, đơn nghỉ bù trực, đơn làm thêm hành chính, đơn công tác, đơn xin đi học, đơn xin đổi ca trực, đơn đề xuất khung giờ làm thêm cuối tuần, làm thêm ngày Lễ, đề xuất điều động bổ sung nhân lực, v.v… CBNV chỉ cần chọn mẫu đơn, điền thông tin và thực hiện gửi tới Trưởng khoa/quản lý phê duyệt ngay trên app di động. Đồng thời, dễ dàng theo dõi tình hình sử dụng phép, phép tồn, phép lũy kế, phép ứng… của mình trên phần mềm.
Với Ban lãnh đạo: Dù ở bất kỳ đâu, bất cứ lúc nào cũng có thể truy cập trên app để duyệt đơn từ cho cán bộ nhân viên dễ dàng, nhanh chóng
Với bộ phận kế toán: Sau khi các đơn từ được phê duyệt, phần mềm tự động tính công, trừ phép cho nhân viên mà không sợ sai sót hay thất lạc đơn từ. Nhờ đó giảm tải công việc và tiết kiệm thời gian làm công, tính lương cho bộ phận kế toán cuối tháng.
3.4. Hệ thống ca làm trực tuyến
Dùng FastWork, bạn có thể dễ dàng khởi tạo, cấu hình tất cả các loại ca làm việc, thời gian ca, hệ số ca làm cho đội ngũ y bác sĩ: ca hành chính, ca trực (ca ngày, ca đêm), ca cố định, ca trực bù, ca trực cuối tuần, trực lễ Tết, ca làm thêm…
Tính năng phân ca giúp Ban lãnh đạo, các trưởng khoa:
- Lập lịch, phân ca trực hàng tuần, giao ca trên phần mềm tới từng bác sĩ, y tá, điều dưỡng chuyên trách tại từng phòng/ khoa trong bệnh viện
- Phê duyệt đơn làm thêm, kiểm soát giờ làm thêm của từng nhân viên y tế. Phê duyệt đề xuất, đề nghị khung giờ làm thêm, bổ sung nhân lực ca tối/đêm do bác sĩ gửi lên
- Căn cứ tình hình bệnh nhân, căn cứ lịch trực đã phân, căn cứ tình hình chấm công (đang trong ca hay đã hết ca) của từng y bác sĩ để thực hiện luân chuyển ca, điều động bổ sung kịp thời – nhanh chóng với các trường hợp khẩn hoặc quá tải. Đặc biệt phù hợp, hiệu quả với các khoa có nhiều ca trực phức tạp, giờ làm việc không cố định như khoa hồi sức, cấp cứu, phẫu thuật
3.5. Tự động hóa bảng công, bảng lương
- Phần mềm FastWork xử lý tự động hoàn toàn bảng công cho 100% nhân viên, từ: Dữ liệu chấm công hàng ngày của CBNV, dữ liệu ca trực đã được phân cho CBNV, dữ liệu đơn từ phát sinh trong ngày để tính công hoặc trừ phép. VD: Đơn xin nghỉ phép sẽ được tính 1 công và trừ đi 1 phép. Đơn làm thêm sẽ được cộng giờ làm thêm theo quy định…
- FastWork hỗ trợ thiết lập các phiếu lương online, hệ số, cơ chế tính lương (chỉ số trách nhiệm, độc hại, ưu đãi nghề, lương theo vị trí, cấp bậc, các loại bảo hiểm, phụ cấp,…) cho từng cán bộ nhân viên tại các phòng/ khoa khác nhau. Tự động tính lương chính xác theo công thức, gửi Giám đốc xác nhận – duyệt phiếu lương online trên phần mềm.
3. Lợi ích khi bệnh viện, cơ sở y tế ứng dụng phần mềm FastWork Timesheet
Ứng dụng FastWork Timesheet giúp các bệnh viện, cơ sở y tế,… chuyên nghiệp hóa và đơn giản hóa quy trình chấm công tính lương. Đồng thời hỗ trợ các bộ phận, phòng ban tương tác hiệu quả và làm việc năng suất hơn.
Cụ thể với Giám đốc, trưởng khoa:
- Phân bổ, điều động, sử dụng nhân sự cán bộ y tế phù hợp hơn
- Tiết kiệm thời gian chấm công, lập lịch, phân ca, duyệt ký đơn cho trưởng khoa & ban lãnh đạo bệnh viện
- Kiểm soát chi phí nhân sự hiệu quả
Với cán bộ nhân viên, y bác sĩ:
- Đổi mới hình thức chấm công, làm đơn đơn giản hơn, tiện lợi hơn, chủ động hơn
- Chủ động theo dõi lịch trực, kế hoạch công tác hàng tuần, kiểm tra bảng chấm công & lương cá nhân bất cứ lúc nào
Với bộ phận kế toán:
- Nhận về bảng công tổng hợp từ các phòng/khoa được hệ thống xử lý tự động mà không cần phải tính tay, nhập liệu
- Giảm tải hoàn toàn việc tính lương cho kế toán cuối tháng
Nhờ các tính năng quản lý chấm công nhân sự chuyên sâu & tính ứng dụng cao, FastWork Timesheet đã được hàng trăm doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực trên khắp cả nước tin tưởng áp dụng thành công. Riêng lĩnh vực y tế, có các đơn vị khách hàng tiêu biểu đang sử dụng như Bệnh viện Đa khoa tỉnh Phú Thọ, Bệnh viện Âu Cơ, Bệnh viện Trưng Vương, Bệnh viện Gia An 115, Phòng khám Đông y Sài Gòn, LaviTec,…
Anh Lê Đình Thanh Sơn – Giám đốc Bệnh viện Đa khoa tỉnh Phú Thọ chia sẻ “Đặc thù công việc hay phải đi công tác, đi học xa nên tôi không thể quản lý sát sao tình hình nhân sự tại bệnh viện. Kể từ khi áp dụng FastWork, vấn đề đó đã được giải quyết. Dù ở bất cứ đâu, tôi đều có thể quản lý và nắm bắt chính xác tình hình quân số tại bệnh viện để phân bổ hợp lý”
Anh Lê Thanh Chiến – Giám Đốc Bệnh viện Trưng Vương chia sẻ: “Chấm công Face ID bằng di động là giải pháp tuyệt vời nhất đối với Bệnh viện tại thời điểm dịch Covid-19. Sự hỗ trợ của phần mềm giúp tôi giải tỏa nỗi lo lắng đảm bảo an toàn sức khỏe cho tất cả y bác sĩ, bệnh nhân trong bệnh viện. Đồng thời giải pháp FastWork là yếu tố giúp Ban lãnh đạo bệnh viện mạnh dạn hơn trong việc số hóa toàn bộ nghiệp vụ trong bệnh viện, tiến gần hơn tới khái niệm y tế số”
Trên đây là những thông tin tổng quan về giải pháp chấm công trực tuyến FastWork Timesheet, hy vọng các bệnh viện, đơn vị y tế có thể áp dụng hiệu quả để tối ưu hóa quy trình chấm công – tính lương, tăng hiệu quả quản lý và tiến tới chuyển đổi số toàn diện.
Quý khách hàng quan tâm đến phần mềm FastWork Timesheet xin vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để nhận Tư vấn & Demo 1-1 với chuyên viên!
