Những bất cập trong phương thức quản lý nhân sự bằng sổ chấm công là lý do thôi thúc ban lãnh đạo Bệnh viện Đa khoa tỉnh Phú Thọ quyết định số hóa nhằm giảm thiểu tối đa các tác vụ thủ công tiêu tốn thời gian & nguồn lực. Và FastWork FaceID là giải pháp chấm công được lựa chọn thay thế, áp dụng cho 1380 nhân sự Bệnh viện.
1. Vài điểm nổi bật về Bệnh viện Đa khoa tỉnh Phú Thọ
Bệnh viện Đa khoa tỉnh Phú Thọ được thành lập từ năm 1965 với tên gọi là Bệnh viện Cán bộ. Năm 2006, Bệnh viện được đổi tên thành Bệnh viện Đa khoa tỉnh Phú Thọ và sử dụng đến nay.
Bệnh viện Đa khoa (BVĐK) tỉnh Phú Thọ là Bệnh viện tuyến cao nhất của tỉnh Phú Thọ, được xếp loại Bệnh viện hạng I với quy mô 1.500 giường bệnh, tổng số cán bộ viên chức Bệnh viện là 1.373 cán bộ, trong đó Bác sĩ và Dược sĩ Đại học là 420 người; số điều dưỡng, NHS, KTV: 746 người; cán bộ khác: 207 người.
Bệnh viện xác định sứ mệnh và tầm nhìn là địa chỉ tin cậy hàng đầu trong việc khám chữa bệnh, chăm sóc sức khỏe cho người dân trên địa bàn tỉnh Phú Thọ và các tỉnh khu vực Tây Bắc.
2. Quyết định số hóa xuất phát từ chính những bất cập trong phương thức chấm công hiện hành
Không phải là máy chấm công vân tay, sổ chấm công là công cụ được Bệnh viện Đa khoa tỉnh Phú Thọ sử dụng để quản lý thời gian làm việc của hàng nghìn nhân sự.
Hàng ngày, công việc điểm danh cán bộ y, bác sĩ sẽ do trưởng khoa đảm nhận. Các cán bộ đi làm trong ngày dù đi muộn, về sớm hay làm nửa ca đều được tính full 1 công. Cuối tháng, phòng HCNS chịu trách nhiệm tổng hợp và in bảng công ra file giấy phục vụ cho việc lưu trữ.
Nội dung hữu ích: Case-study: Hướng dẫn áp dụng FastWork chấm công, tính lương tại Bệnh viện
- Đối với công trực: Ngày trực của các cán bộ được sắp xếp từ trước theo lịch của Bệnh viện. Cuối tháng, bộ phận chuyên trách phải tổng hợp lại bảng công chấm công trực để đối chiếu làm lương & lưu trữ thông tin.
- Đối với công làm thêm: Bệnh viện đang sử dụng mẫu giấy báo làm thêm để các cán bộ kê khai thông tin nộp cho các bộ phận liên quan ký, xác nhận và tổng hợp, phục vụ cho công tác tính lương làm thêm và lưu trữ.
Thời điểm đó, bảng lương Bệnh viện đang được yêu cầu tổng hợp theo Khoa/ Trung tâm hoặc Phòng. Mỗi Khoa/Trung tâm/Phòng lại phải tổng hợp theo 3 loại đối tượng: Biên chế, HĐ 44, HĐ Xã hội hóa 116. Ngoài ra, Bệnh viện cũng cần thống kê một bảng lương, phụ cấp có thông tin STK ngân hàng, Tên ngân hàng của từng cán bộ thuộc từng đối tượng và nộp về phía Kho bạc Nhà nước tỉnh Phú Thọ chi trả lương cho các cán bộ.
Các tác vụ thực hiện hoàn toàn thủ công gây ra không ít khó khăn…
Chia sẻ với FastWork, đại diện Bệnh viện Đa khoa tỉnh Phú Thọ cho biết, đội ngũ y bác sĩ gặp khó khăn khi phải kê khai thông tin công hành chính, công làm thêm cho trưởng khoa xác nhận và tổng hợp công, hoàn thiện bảng lương từng vị trí. Thêm vào đó, số lượng Khoa/ Trung tâm lớn nên việc quá trình tổng hợp báo cáo, bảng công hành chính, công trực, công làm thêm mất rất nhiều thời gian & nguồn lực, chưa kể độ chính xác không cao. Kéo theo đó là sự chậm trễ trong công tác làm lương, trả lương khiến không ít nhân sự phàn nàn.
Cán bộ y, bác sĩ và kế toán là đối tượng nhận được lợi ích hàng đầu sau quyết định đổi mới
Để giải quyết triệt để vướng mắc gặp phải khi sử dụng sổ chấm công, Bệnh viện Đa khoa tỉnh Phú Thọ quyết định ứng dụng giải pháp chấm công di động FastWork thay thế, triển khai cho 1380 nhân sự bệnh viện.
Cụ thể:
- Thay thế toàn bộ máy vân tay lắp tại các tòa nhà, khoa và sổ ký trực bằng hình thức chấm công online trên phần mềm FastWork. Mỗi CBNV được tạo một tài khoản và tự chủ động chấm công trên app.
- Bác sĩ được cử đi học, hỗ trợ tuyến dưới thực hiện làm đơn công tác và chấm công như bình thường để ghi nhận thời gian làm việc
- Toàn bộ lịch trực ở các phòng/chuyên khoa khám chữa bệnh đều được lập online trên phần mềm. CBNV hàng tuần vào phần mềm check ca trực được phân & nhận thông báo đổi ca, tăng ca, yêu cầu điều động gấp trên phần mềm.
- Thay thế đơn giấy bằng mẫu đơn online gửi trưởng khoa duyệt online trên app
- Tự động hóa bảng công của 1380 CBNV chính xác theo hệ số công, ca trực.
- Tự động hóa tính lương cho 1380 CBNV chính xác theo bậc lương, chế độ, ưu đãi nghề, hệ số chuyên môn… theo đúng quy định hiện hành của Đa khoa Phú Thọ và quy định chung của ngành Y tế
Dưới đây là thông tin chi tiết các tính năng app FastWork hỗ trợ Bệnh viện Đa khoa Phú Thọ trong chấm công tính lương.
- Chấm công dễ dàng ngay trên smartphone
Lần đầu tiên ứng dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt AI tại Việt Nam, FastWork cho phép người dùng chấm công dễ dàng thông qua hình thức Selfie khuôn mặt. Dữ liệu chấm công cập nhật tức thời theo thời gian thực, hỗ trợ theo dõi, quản lý & lưu trữ trực tuyến. Đơn từ chấm công, làm thêm, tăng ca khởi tạo nhanh chóng theo mẫu có sẵn, gửi & phê duyệt chỉ với 1 click.
Với FastWork, đội ngũ cán bộ y, bác sĩ có thể chủ động theo dõi bảng công, bảng lương theo ngày, theo tháng mà không cần đợi đến mỗi cuối tháng bộ phận HCNS tổng hợp công rồi gửi về từ Phòng/ Khoa/ Trung tâm.
- Thiết kế sẵn các mẫu bảng công, thuận tiện cho việc quản lý
Phần mềm hỗ trợ thiết lập các mẫu bảng công hành chính, công trực, công làm thêm và bảng lương theo mẫu của Bệnh viện. Tự động tính công, tính lương, thay vì thực hiện thủ công quy trình tổng hợp, rà soát và hoàn thiện tốn kém thời gian và nguồn lực. Đề xuất bạn tham khảo video dưới đây để hiểu tổng quan cách thức chấm công trên app chấm công FastWork.
- Từ bảng công, hỗ trợ tính lương theo quy định ca kíp, ca trực làm bù nghỉ bù, điều chuyển, phụ cấp nghề, độc hại.
Từ bảng công thực, kết hợp với các quy định tính công và lương đặc thù của Đơn vị Y tế và Bệnh viện Đa khoa Phú Thọ, phần mềm FastWork xây dựng báo cáo bảng công, bảng lương chuẩn, đảm bảo tối ưu được thời gian làm bảng công bảng lương cho bộ phận C&B.
Chia sẻ với FastWork, đại diện Bệnh viện đa khoa Phú Thọ thông tin: Sau gần 2 năm vận hành, tới nay phần mềm FastWork Timesheet đã đi vào “đời sống” của Ban lãnh đạo & tập thể gần 1400 y bác sĩ của Đa khoa Phú Thọ. Trung bình hàng tháng có hơn 1000 đơn từ được tạo trên phần mềm FastWork. Hoạt động chấm công tại các khoa không gặp vấn đề, hay lỗi. Dữ liệu công chính xác tuyệt đối. Thời gian làm lương hàng tháng của kế toán giảm từ 1 tuần xuống còn 1 giờ chỉ để review số liệu 1 lượt và gửi Giám đốc duyệt lương.
FastWork.vn – Giải pháp quản trị được rất nhiều doanh nghiệp/ Đơn vị Y tế lựa chọn đồng hành trên hành trình số hóa, tiêu biểu như: Bệnh viện Âu cơ, Phòng khám Y học cổ truyền Sài Gòn, Bệnh viện Gia An 115, Bệnh viện đa khoa Thiện Nhân, Lavitec, Medihope,….
Để nhận tư vấn chuyên sâu giải pháp quản lý tổng thể cho đơn vị Y tế/ Bệnh viện và TRẢI NGHIỆM DEMO MIỄN PHÍ app chấm công, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới!
