Số hóa quy trình vận hành, tổ chức bộ máy tinh gọn là chìa khóa giúp doanh nghiệp sản xuất vượt bão khủng hoảng, tăng năng lực cạnh tranh. Bắt đầu bằng việc số hóa quản lý chấm công với giải pháp FastWork TimeSheet, nhiều doanh nghiệp sản xuất đã cắt giảm được hàng loạt chi phí vận hành & quản lý thủ công. Đồng thời tối ưu nguồn lực và tăng năng suất làm việc cho đội ngũ nhân sự.
Dưới đây cách các doanh nghiệp sản xuất triển khai phần mềm FastWork TimeSheet để đơn giản hóa quy trình chấm công – tính lương hàng trăm, hàng nghìn công nhân. Mời các CEO tham khảo.
Mục lục nội dung:
1. Đau đầu khi quản lý chấm công nhân sự thủ công
Quản lý chấm công, tính lương công nhân tại nhà máy vốn là bài toán bao năm nay vẫn khiến nhiều doanh nghiệp sản xuất phải đau đầu. Nhân sự đông, chấm công thủ công bằng máy vân tay, thẻ từ hay sổ sách đều khiến Ban lãnh đạo, bộ phận kế toán và cả công nhân gặp không ít khó khăn.
Nhiều bất cập thấy rõ ở các hình thức chấm công truyền thống có thể kể đến như:
- Tốn chi phí lắp đặt máy chấm công, mua thẻ từ nhưng thường xuyên gặp tình trạng lỗi chấm công, máy hỏng, hay công nhân quên/ làm mất thẻ
- Đặc thù công việc khiến công nhân bị mờ/ mất vân tay không thể chấm được công
- Khó kiểm soát tình trạng công nhân gian lận, chấm công hộ gây sai sót bảng lương
- Quản lý, tổ trưởng xử lý giải trình chấm công, đơn từ tăng ca, đổi ca,… của từng công nhân tốn thời gian, dễ sai sót
- Dữ liệu chấm công sai, loạn, lộn xộn khiến kế toán cuối tháng phải tổng hợp & đối chiếu kiểm tra làm bảng công, tính lương rất vất vả.
Quản lý chấm công hàng trăm, hàng nghìn công nhân tại nhà máy bằng phương pháp thủ công tốn thời gian, kém hiệu quả. Thay vào đó, sử dụng phần mềm số hóa quy trình chấm công, tính lương như FastWork TimeSheet không chỉ tiết kiệm chi phí hơn, mà còn giúp Ban lãnh đạo kiểm soát toàn diện – đa chiều tình hình làm việc của nhân sự theo thời gian thực.
2. Đổi mới – đơn giản hóa chấm công DN sản xuất với FastWork TimeSheet
FastWork Timesheet là phần mềm chấm công nhân sự trực tuyến thuộc nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp FastWork. Giải pháp hiện đang được hơn 5000 doanh nghiệp là công ty sản xuất và các đơn vị thuộc nhiều lĩnh vực khác trên khắp cả nước tin dùng.
Đặc trưng của phần mềm chấm công FastWork TimeSheet là cung cấp giải pháp chấm công online, hoàn toàn trên điện thoại di động, sử dụng công nghệ FaceID để nhận diện khuôn mặt, và tích hợp GPS/IP Wifi để kiểm soát vị trí chấm công tại văn phòng, xưởng sản xuất,…
Từ quản lý chấm công, lập lịch, phân ca làm việc đến xử lý đơn từ, tính công lương đội ngũ nhân viên văn phòng, công nhân nhà máy, FastWork đều xử lý tự động, nhanh chóng, real-time. Đặc biệt, phần mềm có thể giúp doanh nghiệp sản xuất quản lý chấm công không giới hạn số lượng nhân sự. Công nhân càng đông, chấm công trên FastWork càng hiệu quả, đảm bảo sự tinh gọn và chuyên nghiệp trong từng quy trình.
Điểm nổi bật của giải pháp chấm công trực tuyến FastWork so với các hình thức chấm công khác:
- Linh hoạt lựa chọn chấm công 100% trên app mobile FastWork hoặc kết đồng bộ dữ liệu từ máy vân tay chấm công công nhân nhà máy
- Khởi tạo nhiều địa điểm chấm công (văn phòng, khách hàng, nhà máy…) & kiểm soát nhân viên chấm công đúng nơi làm việc nhờ hệ thống GPS/ IP Wifi
- Không cần ký sổ, phần mềm tự động điểm danh công nhân khi thực hiện chấm công vào ca làm trên app
- Phòng nhân sự, quản lý xếp lịch, phân ca nhanh chóng trên phần mềm, thay thế hoàn toàn excel
- Nhân viên tạo đơn (xin phép nghỉ, về sớm, vắng mặt, tăng ca, làm thêm, giải trình chấm công,… ) & gửi duyệt trên app
- Dashboard thống kê quân số chấm công, tình hình đi làm của tất cả nhân viên trên cùng 1 màn hình, kèm báo cáo đi muộn/về sớm
- Tự động hóa toàn bộ quy trình làm bảng công, tính lương tất cả nhân viên
Nhờ những tính năng chuyên sâu & nhiều tiện ích thông minh, FastWork TimeSheet hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu chấm công tính lương phức tạp với độ chính xác cao cho các doanh nghiệp sản xuất. Từ đó giảm thiểu tối đa tình trạng sai sót bảng công, trả lương chậm. Đồng thời giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian, nguồn lực & chi phí để tập trung cho mục tiêu chiến lược cốt lõi.
Tham khảo: Công ty sản xuất Mỹ Bảo số hóa toàn bộ quy trình quản lý nhân sự với FastWork
3. Chi tiết các tính năng của giải pháp chấm công trực tuyến FastWork Timesheet
Các tính năng nổi bật của phần mềm FastWork Timesheet hỗ trợ chấm công hiệu quả cho các doanh nghiệp sản xuất bao gồm:
- Quản lý chấm công đội ngũ văn phòng, sales
- Quản lý chấm công công nhân nhà máy
- Hệ thống ca làm linh hoạt
- Hệ thống tính công tự động
- Hệ thống tính lương tự động
Dưới đây là chi tiết cách áp dụng giải pháp FastWork trong hoạt động quản lý thời gian làm việc, chấm công nhân viên tại các doanh nghiệp sản xuất.
3.1. Chấm công đội ngũ văn phòng, sales
- Chấm công bằng cách selfie khuôn mặt trên app di động để nhận diện FaceID
- Khởi tạo địa điểm văn phòng để kiểm soát chấm công qua GPS, IP Wifi
- Tính năng checkin-checkout khi ra ngoài làm việc, gặp khách hàng, đi thị trường,…
- Thông báo nhắc nhở quên chấm công
- Dữ liệu chấm công ngay sau khi được ghi nhận thành công sẽ tổng hợp tự động vào bảng công cá nhân của từng nhân viên
3.2. Chấm công công nhân nhà máy
- Chấm công online nhanh chóng trên app mobile
- Kết nối, tích hợp máy chấm công/camera khi công nhân không có smartphone
- Đồng bộ lập tức dữ liệu từ máy chấm công về phần mềm
- Đối chiếu thời gian chấm vào để nhận diện ca, tính công theo ca tương ứng
- Thống kê, tổng hợp tức thời quân số công nhân/tổ đội đã chấm công, đang làm việc
3.3. Hệ thống ca làm linh hoạt
- Tạo các ca-kíp linh hoạt, phân ca, lập lịch, xoay ca theo quy định các công ty sản xuất
- Thiết lập hệ số tính công cho từng ca (ca sáng, ca chiều, ca tối, ca lỡ,…)
- Sao chép bảng phân ca giữa các tuần, tiết kiệm thời gian phân ca cho quản lý
- Cho phép nhân viên chọn ca chấm công hoặc chấm công theo ca đã phân
- Tự động đối chiếu thời gian chấm vào của công nhân để xác định ca làm
- Điều động tăng ca, làm thêm, tính thời gian tăng ca tự động
3.4. Hệ thống quỹ phép, đơn từ số
- Hệ thống phép: trừ phép, ứng phép theo quy định của công ty
- Quản lý đơn từ xin phép nghỉ, về sớm, vắng mặt, tăng ca, làm thêm, công tác…
- Linh hoạt quy định tính công cho từng loại đơn
- Thiết lập sẵn quy trình duyệt, người duyệt, người nhận thông tin,…
- Tự động tính công tăng ca, làm thêm sau khi đơn được duyệt
- Quản lý đi muộn, về sớm, xin nghỉ để trừ phép, tính lương cho nhân viên
- Quản lý thưởng, phạt theo chuyên cần căn cứ vào quy định từng công ty
3.5. Hệ thống tính công tự động
- Tính công tự động theo dữ liệu chấm công hàng ngày và ca làm
- Tính công tăng ca, ngoài giờ, làm thêm theo quy định
- Tính tổng số giờ làm việc của từng nhân viên
- Tự động toàn bộ bảng công nhân viên: văn phòng, công nhân, thời vụ…
- Hỗ trợ xuất file excel Bảng chấm công chi tiết, báo cáo chuyên cần, báo cáo phân ca
3.6. Hệ thống tính lương tự động
- Tính lương theo giờ, công nhật, công tăng ca
- Áp dụng quy định thưởng, phạt theo chuyên cần (đi muộn/về sớm/quên chấm công)
- Tính công, trả lương theo ngày cho nhân viên thời vụ
- Tính lương theo 3P: lương năng suất, lương sản lượng, chuyên cần
- Tính tạm ứng, phụ cấp, chế độ, bảo hiểm… theo quy định từng công ty
- Bảng lương chạy tự động theo công thức đã thiết lập cho từng vị trí, giảm sai sót
- Phiếu lương nhân viên online: gửi – duyệt trên phần mềm
4. Lợi ích cộp mác chấm công FaceID so với máy vân tay
Áp dụng giải pháp chấm công & quản lý nhân sự FastWork TimeSheet không chỉ mang tới trải nghiệm chấm công nhanh chóng, đơn giản & thuận tiện cho người dùng. Phần mềm còn giúp tiết kiệm chi phí, tối ưu nguồn lực cho doanh nghiệp sản xuất.
Lợi ích với Giám đốc, nhà Quản lý:
- Nắm bắt chính xác tình hình làm việc của nhân viên mọi lúc mọi nơi
- Tiết kiệm thời gian chấm công, xếp lịch, phân ca, duyệt ký đơn từ
- Tối ưu nguồn lực nhân sự & kiểm soát chi phí hiệu quả
Với đội ngũ nhân viên, công nhân:
- Đổi mới hình thức chấm công, làm đơn từ đơn giản, tiện lợi và chủ động hơn
- Chủ động theo dõi ca làm việc hàng tuần/tháng, kiểm tra bảng chấm công & lương cá nhân bất cứ lúc nào
- Tăng mức độ hài lòng với doanh nghiệp. Môi trường làm việc gắn kết, giảm xung đột với kế toán, quản lý
Với bộ phận kế toán, phòng nhân sự:
- Giảm tải hoàn toàn việc tổng hợp đơn từ, dữ liệu chấm công, đối chiếu và tính công cuối tháng
- Nhận về bảng công, bảng lương được tổng hợp realtime, tự động, chính xác tuyệt đối
Với chi phí rẻ, dễ triển khai, đến nay phần mềm chấm công trực tuyến FastWork TimeSheet đã được hàng nghìn doanh nghiệp tin tưởng áp dụng. Trong đó, có các đơn vị sản xuất tiêu biểu triển khai thành công giải pháp như:
- Công ty TNHH Suzuki Latex Việt Nam – Sản xuất bao ngón tay
- Công ty TNHH Mỹ Bảo – Sản xuất găng tay
- Công ty TNHH SX TM Hóa Keo Bình Thạnh – Sản xuất sơn
- Công ty Cổ phần Quốc tế Bảo Hưng – Sản xuất bánh kẹo
- Công ty TNHH Bao Bì Hoa Nam – Sản xuất bao bì
- Công ty Cổ phần Dệt 10-10 – Sản xuất màn tuyn
- Công ty Cổ phần Thương mại ABT – Sản xuất sàn nhựa
- Công ty TNHH Tập Đoàn DIVI – Sản xuất lò hơi
- Công ty Cổ phần Vật liệu Vĩnh Tân – Sản xuất gỗ
- Công ty TNHH Vải Hà Đông – Sản xuất vải
- …
Quý khách hàng quan tâm đến phần mềm FastWork Timesheet, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để nhận Tư vấn & Demo 1-1 với chuyên viên.
